Lublin, 18/09/2023

.

 

From:    / Od:    Polish Red Cross / Polski Czerwony Krzyż  

Our file ref / Nr ref.:       PRC_17_2023                                 

Date: / Data:             18th,September 2023 / 18 września 2023 r.                

 

Invitation to Tender for "The security services of mass events" training organization / Zaproszenie do składania ofert - organizacja szkolenia z zakresu "Służb porządkowych imprez masowych".

                            

Submission deadline: 26th September 2023 @ 16:00 hrs. / Termin składania ofert: 26 września 2023 r. godz. 16.00

 

If you do not receive all pages, please contact us immediately. Thank you. / Jeśli formularz nie jest kompletny - prosimy o niezwłoczny kontakt. Dziękujemy

 

 

MESSAGE: / WPROWADZENIE:

The German Red Cross (GRC) is supporting the Polish Red Cross (PRC) in the PRC Lublin region branch development and capacity building needed to respond to the  the humanitarian crisis resulting from the war in Ukraine. / Niemiecki Czerwony Krzyż (NCK) wspiera Polski Czerwony Krzyż (PCK) w rozwoju lubelskiego oddziału PCK oraz budowaniu zdolności reagowania na kryzys humanitarny spowodowany wojną w Ukrainie.

 

The Polish Red Cross is inviting Companies from Lubelskie area to provide their best offers for "The security services of mass events" training organization in Zamość / Polski Czerwony Krzyż zaprasza do składania ofert cenowych firmy z regionu lubelskiego, które moga zapewnić organizację szkolenia z zakresu - "Służb porządkowych imprez msowych".  

 

The documents attached contain  information regarding our specific needs in organising training and as well as clear instructions for submitting your offer. / Załączone dokumenty zawierają dalsze informacje dotyczące naszych konkretnych potrzeb w zakresie organizacji szkolenia oraz jasne instrukcje dotyczące złożenia oferty.

 

By participating in this tender, you are accepting the terms and conditions as settled in these documents. / Biorąc udział w tym przetargu, akceptujesz warunki określone w tych dokumentach.

 

I.Tender requirements: / Wymagania oferowe:

The PRC requests your best firm offer for the following services: / PCK zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na następującą usługę:

 

1. 1.       Organization of the training "Security services of mass events". / Zorganizowanie szkolenia z zakresu "Służb porządkowych imprez masowych"
2. 2.       Providing qualified trainers (min. 2 years of experience in training in the field of mass events security services) / Zapewnienie wykwalifikowanej kadry trenerów (min. 2 lata doświadczenia w prowadzeniu szkoleń z zakresu służb porządkowych imprez masowych)
3. Providing of all needed materials/scripts for training participants / Zapewnienie wszystkich niezbędnych materiałów/skryptów dla uczestników szkolenia
4. Providing Polish-Ukraininan interpreter / Zapewnienie tłumacza polsko-ukraińskiego
5. 5.       Providing training completion certificates / Wydanie zaświadczeń potwierdzających ukończenie szkolenia
6. 6.       Meals / coffee breaks : / Zapewnienie wyżywienia
7. 7.       Coffee break with service (hot drinks: coffee and tea service), sweets/cookies and snacks, tableware, mineral water, juice)   The service needs to be provided for all participants on each day of the training. / Zapewnienie przerwy kawowej: słodycze/ciastka, słone przekąski, zastawa stołowa, woda mineralna, sok) + serwis - Usługa zapewniona dla wszystkich uczestników w każdym dniu szkolenia
8. 8.       Lunch: One-course for 15 people (max. 15 portions) / obiad jednodaniowy dla 15 osób (maks. 15 porcji). Please note: Vegan and vegetarian options should be included in the offer  / Uwaga: powinna być zapewniona także opcja wegańska/wegetariańska wyżywienia.

 

1. 9.       Conference room for 15 people, fully equipped (e.g. wi-fi, sound system, projector with screen, flipchart, air-condition) for all days of training / Sala konferencyjna na 15 osób, w pełni wyposażona (np. dostęp do wi-fi, nagłośnienie, projector z ekranem, flip-chart, klimatyzacja) na każdy dzień szkolenia.

 

II.Detailed Specifications: / Szczegółowe specyfikacje:

Detailed specifications for the required service are given in Annex II (Specifications & Offer), which must be returned completed with the services offered, signed and stamped  

 

Szczegółowe specyfikacje wymaganej usługi znajdują się w Załączniku II (Szablon specyfikacji i oferta), które należy zwrócić wraz z oferowanymi usługami, podpisany i podstemplowany.

 

 

III.Date of order fulfillment: / Data realizacji zamówienia

 

The service is expected to be provided from October tp December 2023/ Zamówienie będzie realizowane od października do grudnia 2023 r.

 

IV.Price:  / Cena:

Price should be quoted as service conducting in PLN following the attached pricing format (Annex II). / Cena powinna być podana za przeprowadzenie usługi  w polskich złotych - PLN, według załączonego wzoru (Załącznik II)

 

All prices offered MUST include VAT. / Wszystkie oferowane ceny MUSZĄ zawierać podatek VAT.

 

V.Payment:  / Płatności:

Within 30 calendar days from the date the service has been satisfactorily provided . The supplier will need to provide Commercial invoice, signed Service receipt note issued and signed by PRC and the supplier . / W terminie 30 dni kalendarzowych od daty wykonania usługi na zlecenie Zamawiającego. Wykonawca Usługi dostarczy wszystkie niezbędne dokumenty tj. fakturę oraz , podpisany dokument realizacji usługi wystawiony przez Zamawiajacego i podpisany przez obydwie strony (protokół odbioru usługi).

 

 

VI.Validity: / Ważność:

Your offer must remain valid for a minimum of 30 days from the submission date, before which a Purchase Contract/Order, if placed, should be accepted by you.  / Oferta musi pozostać ważna przez co najmniej 30 dni od daty jej złożenia do dnia realizacji zamówienia.

 

VII.Language: / Język:

All documents, markings and labelling should appear in English and Polish (where applicable). / Wszystkie dokumenty, oznaczenia i etykiety powinny być w języku angielskim i polskim (jeśli dotyczy).

 

VIII.Required Documents/Certificates: / Wymagane dokumenty/Certyfikaty:

The administrative documents/certificates  required to be completed, signed, stamped and returned with the offer are: / Wymagane dokumenty administracyjne/certyfikaty to:

1. a.                   Company Registration Certificate - if applicable / Dokument rejestracyjny firmy - jeśli dotyczy (CEIDG, KRS etc.)
2. VAT Identity Card / TAX Number / Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)
3. c.                   References from entities that have used the company's services in the field of product handling in the last 2 years. Referencje od podmiotów, które skorzystały z usług w firmy w zakresie zgodnym z tematem zamówienia w przeciągu ostatnich 2 lat.

 

IX.Pertinent information:  / Niezbędne informacje:

1. a.                   PRC reserves the right to accept the whole or part of your offer and the lowest evaluated bid will not necessarily be awarded the contract. / PCK zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub części oferty, a najtańsza oceniona oferta niekoniecznie musi być ofertą zwycięską.
2. Should your offer be accepted, you will be required to sign and return a formal Purchase Order confirming your acceptance of the agreed terms and conditions. / Jeśli oferta zostanie przyjęta, Dostawca będzie zobowiązany podpisać i odesłać formalne Zamówienie zakupu/dostawy usługi potwierdzające akceptację uzgodnionych warunków.
3. The Polish Red Cross reserves the right to waive any specification or condition stated in this request for quotation in the interest of operational needs or to ensure best value for money and suitability to beneficiaries.  / Polski Czerwony Krzyż zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wszelkich specyfikacji lub warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym w interesie potrzeb operacyjnych lub w celu zapewnienia najlepszego stosunku jakości do ceny i przydatności dla beneficjentów.
4. d.                   The items services offered must comply with our required specification as stated above. The PRC reserves the right to accept the alternative options only when those are in line with our technical requirements as well as and to waive any other specification or condition different from the statement in this request for quotation in the interest of operation needs or to ensure best value and suitable to the beneficiaries. / Oferowane produkty/usługi muszą być zgodne z wymaganą specyfikacją, jak podano powyżej. PCK zastrzega sobie prawo do zaakceptowania alternatywnych opcji tylko wtedy, gdy są one zgodne z wymaganiami technicznymi, a także do odstąpienia od wszelkich innych specyfikacji lub warunków innych niż stwierdzenie w niniejszym zapytaniu ofertowym w interesie potrzeb operacyjnych lub w celu zapewnienia najlepszej wartości i odpowiednie dla beneficjentów.

 

X.Principles of Conduct Clause: / Klauzula zasad postępowania:

Supplier seeking to work with the PRC shall respect the following principles:  / Usługodawca, który chce współpracować z PCK musi przestrzegać następujących zasad:

 

Business Ethics: supplier is expected to maintain the highest degree of business ethics when working with the PRC.  /  Etyka biznesowa: od dostawcy oczekuje się zachowania najwyższego poziomu etyki biznesowej podczas współpracy z PCK.

 

Transparency of information provision: supplier shall not be involved in any fraudulent activities, misrepresent information or facts for the purpose of influencing the selection and contract awarding process in its favour.  / Transparentność informacji: dostawca nie może być zaangażowany w żadne nieuczciwe działania, nieprawdziwe informacje lub fakty w celu wywarcia wpływu na proces wyboru i udzielenia zamówienia na jego korzyść.

 

Fair competition: supplier shall not be involved in any corrupt, collusive or coercive practices. / Uczciwa konkurencja: dostawca nie może być zaangażowany w żadne praktyki korupcyjne, zmowy cenowe lub działać pod przymusem.

 

Officials not to benefit: The Supplier represents and warrants that no official of the GRC has been, or shall be, admitted by the Supplier to any direct or indirect benefit arising from this tender, Purchase Order / Contract or the award thereof. The Supplier agrees that breach of this provision is a breach of an essential term of this Purchase Order/Contract. / Pracownicy nie odnoszą korzyści: Usługodawca oświadcza i gwarantuje, że żaden pracownik PCK nie został ani nie zostanie dopuszczony przez Usługodawcę do jakichkolwiek bezpośrednich lub pośrednich korzyści wynikających z niniejszego przetargu, Zamówienia / Umowy lub ich udzielenia. Usługodawca zgadza się, że naruszenie tego postanowienia jest naruszeniem istotnego warunku niniejszego Zamówienia/Umowy.

 

If at any time during the registration or procurement process the GRC determines that the supplier is in violation of the above-mentioned principles, that supplier's request for registration or bid may be rejected as ineligible.  All costs in relation to the cancellation of contracts shall be borne by the supplier. / Jeśli w dowolnym momencie podczas procesu rejestracji lub zamówienia PCK stwierdzi, że dostawca narusza powyższe zasady, wniosek tego dostawcy o rejestrację lub ofertę może zostać odrzucony jako nieuprawniony. Wszelkie koszty związane z anulowaniem umowy ponosi dostawca.

 

XI.All or None Clause: / Klauzula ,,wszystko lub nic":

Quotations received from suppliers with any connection whatsoever to the PRC will not be accepted. If it is discovered, subsequently to the signing of a contract that there exists any such connection, the contract shall immediately become null and void. All cost in relation to cancellation of contracts shall be borne by the supplier and additionally his/her earnest money and security money shall be forfeited. / Oferty otrzymane od usługodawców z jakimkolwiek powiązaniem z PCK nie będą akceptowane. Jeżeli zostanie stwierdzone, po podpisaniu umowy, że istnieje taki związek, umowa staje się natychmiast nieważna. Wszelkie koszty związane z anulowaniem umowy ponosi usługodawca, a dodatkowo jego zadatek i zabezpieczenie przepadają.

 

The PRC reserves the right to accept or reject any or all offers, and the lowest bid will not be  accepted without assigning any reason.

Failure to comply with any of the above requirements will justify rejection of the offer.  / PCK zastrzega sobie prawo do przyjęcia lub odrzucenia dowolnej lub wszystkich ofert, a najniższa oferta nie musi być przyjmowana bez podania przyczyny.

Niespełnienie któregokolwiek z powyższych wymagań będzie uzasadniać odrzucenie oferty.

 

1. XII.                                  Conditions for submission of offers: / Submission of offers and further communication / Sposób składania ofert: / Składanie ofert i dalsza komunikacja

 

1)                  All bids, including annexes and supporting documents must be submitted in a sealed envelope or to the designated email address. /  Wszystkie oferty wraz z załącznikami i dokumentami uzupełniającymi należy składać w zapieczętowanej kopercie.

1. a.      Sealed Envelope / Zapieczętowana koperta

When submitting the offer, please place the technical offer in a separate envelope marked as "A/technical offer" and the financial offer on a separate envelope marked as "B/financial offer".

Technical offer includes tender document, annex I (declaration of conformity), and other brochures/samples/specifications/training program within training methods; financial - annex II Offer.  / Przygotowując ofertę proszę zapakować w oddzielne koperty opisane odpowiednio: "A/dokumentacja techniczna", "B/dokumentacja finansowa". Przez dokumentację techniczną rozumie się podpisane zaproszenie do składania ofert, załącznik I - deklaracja zgodności, oraz wszelkie broszury/próbki/specyfikacje/program szkolenia wraz z zastosowanymi metodami szkolenia; dokumenty finansowe - załącznik II - oferta.

 

 

Please state on the envelope: / Proszę zawrzeć na kopercie:

Tender Documents - Please do not open! / Oferta - proszę nie otwierać!

Ref. PRC_17_2023 / Numer referencyjny PRC_17_2023

 

 

 

Address: / Adres:            Polish Red Cross, Lublin Regional Branch / Lubelski Oddział Okręgowy Polskiego Czerwonego Krzyża

                             Bursaki 17

                             20-323 Lublin

POLAND

 

Your sealed envelope, along with all required documents complete in all respect must be sent no later than 26th of September 2023, by 16.00 hours.  / Zapieczętowana koperta, wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami kompletnymi pod każdym względem, musi zostać przesłana nie później niż do 26 września 2023 r., do godziny 16.00.

 

1. b.      Communication: / Komunikacja:

Any tenderer requiring clarifications on the tender documents and / or requirements, during the tendering process, will need to submit their queries in WRITING ONLY to the following emails address: kinga.zielnicka@pck.pl, no later than up 14th of September 2023, 16.00 hours. / Oferenci żądający wyjaśnień dotyczących dokumentacji przetargowej i/lub wymagań w trakcie procesu przetargowego są zobowiązani składać swoje zapytania TYLKO PISEMNIE na adres e-mail: kinga.zielnicka@pck.pl, nie później niż do dn. 22 września 2023, godz. 16.00.

 

1. a.       Process to be Confidential / Poufność procesu przetargowego:

Information relating to the tender and recommendations for the award of a contract shall not be disclosed to tenderers or any other persons not officially concerned with such process until the award to the successful Tenderer has been announced.  / Informacje dotyczące przetargu i zalecenia dotyczące udzielenia zamówienia nie będą ujawniane oferentom ani innym osobom, które nie są oficjalnie związane z tym procesem, do czasu ogłoszenia wyboru wykonawcy.

 

The Polish Red Cross reserves the right to reject any or all tenders. In no event will the Polish Red Cross be liable for any damages whatsoever including, without limitation, damages for loss of profit, in any way connected with the cancellation of a tender even if the PRC has been advised of the possibility of damages by the Tenderer. / Polski Czerwony Krzyż zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnej lub wszystkich ofert. W żadnym wypadku Polski Czerwony Krzyż nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, w tym w szczególności odszkodowanie z tytułu utraty zysku, w jakikolwiek sposób związane z unieważnieniem przetargu, nawet jeśli PCK został poinformowany przez Oferenta o możliwości wystąpienia szkody .

 

 

XIII.Evaluation & Award of Contract / Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty

The decision for the award of contract will be determined via standard value method (Credit points divided by total price; ratio 50/50% [cost/criteria]). Credit points will be added up through the following criteria: terms of payment, validity of offer. Score for each criterion is 0 (unacceptable), 1 (bad), 2 (satisfactory), 3 (good), 4 (very good) or 5 (excellent). In case of equal results, the offer with the higher credit point score will be awarded.  / Decyzja o udzieleniu zamówienia zostanie podjęta metodą wartości standardowej (punkty kredytowe podzielone przez cenę całkowitą; stosunek 50/50% [cena/kryteria]). Punkty kredytowe będą sumowane według następujących kryteriów: termin płatności, ważność oferty. Punktacja dla każdego kryterium wynosi 0 (nieakceptowalna), 1 (zła), 2 (satysfakcjonująca), 3 (dobra), 4 (bardzo dobra), 5 (doskonała). W przypadku równych wyników, oferta z wyższą punktacją kredytową zostanie przyznana.

 

In case of competitive procedure PRC reserves the right to award a contract based on the first non-negotiated offer. / W przypadku procedury konkurencyjnej PCK zastrzega sobie prawo do udzielenia zamówienia na podstawie pierwszej nienegocjowanej oferty.

 

The PRC may - but is not obliged to - ask each tenderer individually for clarification of its quote including, samples, breakdowns of prices etc. within a reasonable time limit to be fixed by the evaluation committee. / PCK może - ale nie jest do tego zobowiązane - poprosić każdego oferenta indywidualnie o wyjaśnienie jego oferty, w tym próbek, zestawienia cen itp. w rozsądnym terminie, który zostanie ustalony przez komisję oceniającą.

 

XIV.Acknowledgement: / Potwierdzenie:

Please acknowledge your acceptance to bid by signing on the last Page of the Invitation to Tender along with the Declaration of Conformity (Annex I) and attach it with your quotation.  / Prosimy o potwierdzenie przyjęcia zasad składania ofert poprzez podpisanie ostatniej strony zaproszenia do składania ofert wraz z Deklaracją Zgodności (Załącznik I) i dołączenie jej do oferty.

 

 

N.B. Kindly submit your best firm offers as negotiations will not be entered into. /

 Uwaga: Prosimy o przedłożenie przemyślanych ofert, ponieważ nie przewiduje się negocjacji cenowych.

         

 

Thanks, and best regards,

/ Dziękuję,

Łącząc wyrazy szacunku,

----------------------------------

Kinga Zielnicka

International Affairs - Lublin, Poland

/ Współpraca międzynarodowa - Lublin, Polska

Polish Red Cross / Polski Czerwony Krzyż

  

Attached: / Załączniki:

Annex I - Declaration of Conformity / Załącznik I - Deklaracja zgodności

Annex II - Specifications & Offer / Załącznik II - Specyfikacje & Oferta