Lublin, 22.05.2024

 

Our file ref: / Numer referencyjny      PRC_07_2024                                      

Date: / Data:              May 22, 2024 /            22 maja 2024

Invitation to bid for the delivery of office supplies/Zaproszenie do składania ofert dot. dostawy materiałów biurowych

                       

Submission deadline:  May 29 2024 @ 16:00 hrs. / Termin składania ofert: 29 maja 2024, godzina 16.00

 

If you do not receive all pages, please contact us immediately. Thank you. / Jeśli formularz nie jest kompletny - prosimy o niezwłoczny kontakt. Dziękujemy

 

 

MESSAGE: / WPROWADZENIE:

The German Red Cross (GRC) is supporting the Polish Red Cross (PRC) in the development and capacity building, needed to response to the humanitarian crisis affected by the war in Ukraine. / Niemiecki Czerwony Krzyż (NCK) wspiera Polski Czerwony Krzyż (PCK) w rozwoju oraz budowaniu zdolności reagowania na kryzys humanitarny spowodowany wojną w Ukrainie.

 

The Polish Red Cross is inviting to tender companies able to provide items/services as indicated on Annex I, Technical Specifications. / Polski Czerwony Krzyż zaprasza do składania ofert firmy, które mogą dostarczyć przedmioty/usługi, jak wskazano w załączniku I, Specyfikacja techniczna.

 

 

 

By participating in this tender, you are accepting the terms and conditions as settled in these documents. / Biorąc udział w tym przetargu, akceptujesz warunki określone w tych dokumentach.

 

Tender requirements: / Wymagania ofertowe:

Bidders are requested to read carefully and ensure compliance with all instructions herein. Non-compliance with instructions in this document may disqualify the bidders from the tender exercise. / Oferenci proszeni są o uważne przeczytanie i zastosowanie się do wszystkich instrukcji zawartych w niniejszym dokumencie. Niezastosowanie się do instrukcji zawartych
w niniejszym dokumencie może wykluczyć oferentów z postępowania przetargowego

 

1. Procurement procedure: / Rodzaj postępowania:

The procurement is handled via open procedure. / Postępowanie jest prowadzone w trybie otwartym.

The open procedure is a public tender. The tender is published in a locally common way, e.x. on websites and is open to all interested bidders. / Procedura otwarta jest postępowaniem publicznym. Postępowanie publikowane jest w sposób zwyczajowo powszechny, m.in. na stronach internetowych i jest otwarte dla wszystkich zainteresowanych oferentów.

 

1. Detailed Specifications: / Szczegółowe specyfikacje:

Goods must meet the specifications mentioned in Annex I, Technical Specification. / Towary muszą spełniać specyfikacje wymienione w Załączniku 1, Specyfikacja techniczna.

The supplied goods must be of sound, fair, marketable quality and fit for its intended use. / Dostarczone towary muszą być solidnej, uczciwej jakości handlowej i zgodne z przeznaczeniem.

 

Alternatives: / Alternatywne opcje: Any variance from the PRC required specifications mentioned on Annex I MUST be clearly indicated in the offer. / Wszelkie odstępstwa
od wymaganych specyfikacji PCK wymienionych w załączniku I MUSZĄ być wyraźnie wskazane
w ofercie.

 

1. Brochures with information / Broszury informacyjne

Please provide technical brochures indicating more detailed information on the products your company is offering. We require technical specifications. /  Prosimy o dostarczenie broszur technicznych zawierających bardziej szczegółowe informacje na temat produktów oferowanych przez Państwa firmę. Wymagamy przesłania specyfikacji technicznych. NIE DOTYCZY/NOT REQUIRED

 

1. 4.              Warranty Requirements: / Wymagany okres gwarancyjny:

All items / equipment should be covered by manufacturer standard warranty (where applicable), which should not be less than one (1) year from the date of delivery dispatch of the goods including worldwide warranty by the manufacturer. Please clearly state the warranty duration and coverage in your quotation, (where applicable). / Wszystkie przedmioty/wyposażenie powinny być objęte standardową gwarancją producenta (jeśli dotyczy), która nie powinna być krótsza niż jeden (1) rok od daty dostawy towaru, w tym ogólnoświatowa gwarancja producenta. Proszę wyraźnie określić czas trwania i zakres gwarancji w ofercie (jeśli dotyczy).

 

1. Delivery terms: / Warunki dostawy:

Goods shall be delivered following DAP INCOTERMS 2020. The supplier shall be responsible for all costs arising from forwarding and delivering of goods to the actual point of delivery including loading, transport and Insurance, etc. /where applicable// Towar zostanie dostarczony zgodnie z DAP INCOTERMS 2020. Dostawca ponosi wszelkie koszty związane ze spedycją i dostawą towaru do faktycznego miejsca dostawy, w tym załadunek, transport, ubezpieczenie itp. /jeżeli dotyczy/

 

Exact delivery address shall be shared with the selected supplier/s at the time of award of purchase order

Please include in your offer transportation unit costs separately to deliver the whole consignment as per Annex II Offer. /where applicable/ Dokładny adres dostawy zostanie udostępniony wybranemu dostawcy/om w momencie przyznania zamówienia.

Prosimy o uwzględnienie w ofercie jednostkowego kosztu transportu, aby dostarczyć całą przesyłkę zgodnie z Załącznikiem II Oferta./jeżeli dotyczy/

 

1. Packaging: / Opakowanie:

All goods must be packed in standard manufacturer's packing (individually) and must be packed suitable as per requirements in Annex I for road transportation, including rough handling to destination as per clause 5. /where applicable// Wszystkie towary muszą być zapakowane w standardowe opakowanie producenta (indywidualnie) i muszą być zapakowane zgodnie z wymogami załącznika I dotyczącymi transportu drogowego, w tym nieostrożnego obchodzenia się z miejscem docelowym zgodnie z klauzulą 5 /jeżeli dotyczy/.

 

1. Weights and Dimensions: / Waga i wymiary:

Please state type of packaging, net and gross weight, size, and dimensions (volume). Wherever possible, manufacturer's standard marking, and labelling shall be applicable with the name of the product, quantity (Net weight in kg), production date, etc. /where applicable/ / Proszę podać rodzaj opakowania, wagę netto i brutto, wymiary i wymiary (objętość). Wszędzie tam, gdzie to możliwe, należy zastosować standardowe oznakowanie i oznakowanie producenta z nazwą produktu, ilością (masa netto w kg), datą produkcji itp. /jeżeli dotyczy/

 

 

1.         Price:  / Cena:

Price should be quoted per unit (pcs) inclusive of all costs as loading, unloading, taxes, duties, levies, and insurance. Transportation costs for the delivery of the goods at the final destination should be indicated separately as per Annex II Offer. / Cena powinna być podana za jednostkę (szt.) wraz ze wszystkimi kosztami, takimi jak załadunek, rozładunek, podatki, cła, opłaty
 i ubezpieczenie. Koszty transportu związane z dostawą towarów do miejsca docelowego powinny być wskazane osobno zgodnie z szablonem cenowym załącznika II - oferta.

 

All prices offered MUST include VAT. / Wszystkie oferowane ceny MUSZĄ zawierać podatek VAT.

 

9. Liquidated Damages: / Likwidacja uszkodzeń:

Arrival of goods after agreed delivery schedule will be subject to deduction of damages from the invoice 0.1% per day up to a maximum of 0.5% per day, up to a maximum of 5% of the total contractual value for a maximum period of (10) ten days. After (10) ten days of delayed delivery, the issued purchase order shall be considered NULL and VOID. / Dostawa towarów po uzgodnionym harmonogramie dostaw będzie podlegało potrąceniu odszkodowania z faktury 0,1% dziennie do maksymalnie 0,5% dziennie, maksymalnie do 5% całkowitej wartości kontraktowej przez maksymalny okres ( 10) dziesięć dni. Po (10) dziesięciu dniach opóźnionej dostawy, wystawione zamówienie zakupu będzie uważane za nieważne.

 

10. Language: / Język:

All documents should be submitted in Polish and English (where applicable) / Wszystkie dokumenty należy składać w języku polskim i angielskim (jeśli dotyczy).

 

11. Payment:  / Płatności:

Within 30 calendar days from date of receipt of goods with all supporting documents in order by the Buyer, i.e., commercial invoice, signed delivery note Goods Received Note (GRN), issued by consignee and satisfactory inspection report from the inspection agency / buyer (where applicable). / W ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania towaru wraz ze wszystkimi wymaganymi przez Kupującego dokumentami, tj. fakturą handlową, podpisanym dokumentem WZ, wystawionym przez odbiorcę oraz satysfakcjonującym raportem z kontroli od agencji kontrolnej / kupującego (odpowiednio).

 

Payment will be made ONLY to company's commercial bank account. / Płatność zostanie dokonana wyłącznie na oficjalne konto bankowe dostawcy przedmiotu zamówienia/usługi.

 

12. Validity: / Ważność:

Your offer must remain valid for a minimum of 30 days from the submission of the quotation, before which a Purchase/Order, if placed, should be accepted by you.  / Oferta musi pozostać ważna przez minimum 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.

 

13. Required Documents/Certificates: / Wymagane dokumenty/certyfikaty:

Administrative documents and certificates that must be submitted with your offer are: / Dokumenty administracyjne i zaświadczenia, które należy złożyć wraz z ofertą to:

1. Annex III - Self-Declaration / Załącznik III - Oświadczenie Oferenta

• The signee of the attached "Declaration of Conformity" assures that no reasons for exclusion as mentioned per EU guideline 2014/24/EU, Art. 57, Paragraph 1 exists. / Sygnatariusz załączonej ,,Deklaracji zgodności" zapewnia, że nie ma powodów do wykluczenia, o których mowa w wytycznych UE 2014/24/UE, art. 57 ust. 1.
• the tenderer fulfils GRC/PRC's claim on good governance, environmental and social responsibility. / Oferent spełnia wymagania NCK/PCK dotyczące dobrego zarządzania, odpowiedzialności środowiskowej i społecznej.
• the tenderer agrees on participation in checks and audits as described. / Oferent wyraża zgodę na udział w kontrolach i audytach zgodnie z opisem.

 

1. b.     Annex II Offer- Including Price, delivery date, validity of the offer, and acceptance of Payment Terms. / b. Załącznik II Oferta  - Zawiera cenę, termin dostawy, ważność oferty oraz akceptację warunków płatności.

 

1. c.     Acknowledgment of the ITB. Please attach to your offer Signed and Stamped copy of the ITB / Akceptacja warunków. Proszę dołączyć do oferty podpisaną i opieczętowaną kopię zaproszenia do składania ofert.

 

1. d.     Company Registration Certificate / Dokument rejestracyjny firmy (CEIDG, KRS etc.)
2. VAT Identity Card / TAX Number / Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)

 

 

14. Evaluation & Award of Contract / Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty

The decision for the award of contract will be determined via standard value method (Credit points divided by total price; ratio 50/50% [cost/criterions]). Credit points will be added up through the following criteria: terms of payment. Score for each criterion is 0 (unacceptable), 1 (bad), 2 (satisfactory), 3 (good), 4 (very good) or 5 (excellent). In case of equal results, the offer with the higher credit point score will be awarded.  / Decyzja o udzieleniu zamówienia zostanie podjęta metodą wartości standardowej (punkty kredytowe podzielone przez cenę całkowitą; stosunek 50/50% [cena/kryteria]). Punkty kredytowe będą sumowane według następujących kryteriów: termin płatności. Punktacja dla każdego kryterium wynosi 0 (nieakceptowalna), 1 (zła), 2 (satysfakcjonująca), 3 (dobra), 4 (bardzo dobra), 5 (doskonała). W przypadku równych wyników, oferta z wyższą punktacją kredytową zostanie przyznana.

 

 

In case of competitive procedure PRC reserves the right to award a contract based on the first non-negotiated offer. / W przypadku procedury konkurencyjnej PCK zastrzega sobie prawo do udzielenia zamówienia na podstawie pierwszej nienegocjowanej oferty.

 

The PRC may - but is not obliged to - ask each tenderer individually for clarification of its quote including, samples, breakdowns of prices etc. within a reasonable time limit to be fixed by the evaluation committee. The samples will remain property of the PRC. The tenderer has to bear possible additional costs for a sample delivery abroad. / PCK może - ale nie jest do tego zobowiązane - poprosić każdego oferenta indywidualnie
o wyjaśnienie jego oferty, w tym próbek, zestawienia cen itp. w rozsądnym terminie, który zostanie ustalony przez komisję oceniającą. Próbki pozostaną własnością PCK. Oferent musi ponieść ewentualne dodatkowe koszty za dostarczenie próbki za granicę

 

15. Required Documents with Invoice: / Dokumenty rozliczeniowe wymagane wraz
    z fakturą:

The successful bidder, upon completion of the delivery of the goods, must submit the following documents in ORIGINAL form to the PRC: / Oferent, który otrzyma realizację zamówienia, po zakończeniu dostawy towarów, jest zobowiązany przedłożyć do PCK następujące dokumenty w ORYGINALNEJ formie:

a)          Commercial Invoice / faktura

b)          Delivery Note / dowód dostawy

c)          Goods Receive Note / protokół odbioru dostawy

 

16. Pertinent information:  / Niezbędne informacje:

a)      Bidder must indicate EXACT delivery date on the offer / Oferent musi wskazać w ofercie DOKŁADNY termin dostawy

b)      The PRC reserves the right to accept or reject any or all offers, and the lowest bid need not be necessarily awarded the contract. / PCK zastrzega sobie prawo do przyjęcia lub odrzucenia dowolnej lub wszystkich ofert, a najniższa oferta cenowa nie jest równoznaczna
 z otrzymaniem realizacji zamówienia.

c)                  PRC not accepts partial bids. / PCK nie dopuszcza ofert częściowych.

d)      PRC reserves the right to split up the order between sellers. / PCK zastrzega sobie prawo do podziału zamówienia pomiędzy sprzedawców.

 

e)      In case of competitive procedure PRC/GRC reserves the right to award a contract based on the first non-negotiated offer. PRC/GRC will not enter into any negotiation./  W przypadku procedury konkurencyjnej PCK/NCK zastrzega sobie prawo do udzielenia zamówienia na podstawie pierwszej nienegocjowanej oferty. PCK/NCK nie podejmie żadnych negocjacji.

 

f)        Should your offer be accepted, you will be required to sign, stamp and return our formal Purchase Order confirming your acceptance of the agreed terms and conditions. / W przypadku, gdy oferta zostanie przyjęta, Usługodawca będzie musiał podpisać, opieczętować i odesłać nasze formalne Zamówienie zakupu potwierdzające akceptację uzgodnionych warunków zgodnie z załączonym Załącznikiem I.

 

g)      The Polish Red Cross reserves the right to waive any specification or condition stated in this request for quotation in the interest of operational needs or to ensure best value for money and suitability to beneficiaries.  / Polski Czerwony Krzyż zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wszelkich specyfikacji lub warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym
w interesie potrzeb operacyjnych lub w celu zapewnienia najlepszego stosunku jakości do ceny
i przydatności dla beneficjentów.

 

h)             The items offered must comply with our required specification as stated above. The PRC reserves the right to accept the alternative options only when those are in line with our technical requirements as well as and to waive any other specification or condition different from the statement in this request for quotation in the interest of operation needs or to ensure best value and suitable to the beneficiaries. Alternative are permitted and options MUST be clearly marked as such. / Oferowane produkty muszą być zgodne z wymaganą specyfikacją, jak podano powyżej. PCK zastrzega sobie prawo do zaakceptowania alternatywnych opcji tylko wtedy, gdy są one zgodne z naszymi wymaganiami technicznymi, a także do odstąpienia od wszelkich innych specyfikacji lub warunków innych niż stwierdzenie w niniejszym zapytaniu ofertowym w interesie potrzeb operacyjnych lub w celu zapewnienia najlepszej wartości
 i odpowiednie dla beneficjentów. Opcje alternatywne są dopuszczone i MUSZĄ być wyraźnie oznaczone.

 

i)               Please be informed that the actual required quantity may differ (increase or decrease up to +-10%) from the requested quantities depending on operational needs and available funding and hence the PRC should not be held responsible for any such change in required quantities. / Informujemy, że rzeczywista wymagana ilość może różnić się (zwiększyć lub zmniejszyć do +-10%) od wymaganych ilości w zależności od potrzeb operacyjnych i dostępnego finansowania,
 a zatem PCK nie powinno ponosić odpowiedzialności za takie zmiany w wymaganych ilościach.

 

17. Principles of Conduct Clause: / Klauzula zasad postępowania:

Supplier seeking to work with the PRC shall respect the following principles:  / Usługodawca, który chce współpracować z PCK musi przestrzegać następujących zasad:

 

a)    Business Ethics: supplier is expected to maintain the highest degree of business ethics when working with the PRC.  /  Etyka biznesowa: od dostawcy oczekuje się zachowania najwyższego poziomu etyki biznesowej podczas współpracy z PCK.

 

b)    Transparency of information provision: supplier shall not be involved in any fraudulent activities, misrepresent information or facts for the purpose of influencing the selection and contract awarding process in its favour.  / Transparentność informacji: dostawca nie może być zaangażowany w żadne nieuczciwe działania, nieprawdziwe informacje lub fakty w celu wywarcia wpływu na proces wyboru
 i udzielenia zamówienia na jego korzyść.

 

c)     Fair competition: supplier shall not be involved in any corrupt, collusive or coercive practices. / Uczciwa konkurencja: dostawca nie może być zaangażowany w żadne praktyki korupcyjne, zmowy cenowe lub działać pod przymusem.

 

d)    Officials not to benefit: The Supplier represents and warrants that no official of the PRC has been, or shall be, admitted by the Supplier, to any direct or indirect benefit arising from this tender, Purchase Order / Contract or the award thereof. The Supplier agrees that breach of this provision is a breach of an essential term of this Purchase Order/Contract. / Pracownicy nie odnoszą korzyści: Usługodawca oświadcza i gwarantuje, że żaden pracownik PCK nie został ani nie zostanie dopuszczony przez Usługodawcę do jakichkolwiek bezpośrednich lub pośrednich korzyści wynikających z niniejszego przetargu, Zamówienia / Umowy lub ich udzielenia. Usługodawca zgadza się, że naruszenie tego postanowienia jest naruszeniem istotnego warunku niniejszego Zamówienia/Umowy.

 

e)    All or None Clause: / Klauzula ,,wszystko lub nic":

Quotations received from suppliers with any connection whatsoever to the PRC will not be accepted. If it is discovered, subsequently to the signing of a contract that there exists any such connection, the contract shall immediately become null and void. All cost in relation to cancellation of contracts shall be borne by the supplier and additionally his/her earnest money and security money shall be forfeited. / Oferty otrzymane od usługodawców z jakimkolwiek powiązaniem z PCK nie będą akceptowane. Jeżeli zostanie stwierdzone, po podpisaniu umowy, że istnieje taki związek, umowa staje się natychmiast nieważna. Wszelkie koszty związane z anulowaniem umowy ponosi usługodawca, a dodatkowo jego zadatek i zabezpieczenie przepadają.

 

The supplier agrees that breach of any of these provisions is a breach of an essential term of this ITB.

If at any time during the registration or procurement process the PRC determines that the supplier is in violation of the above-mentioned principles, that supplier's request for registration or bid may be rejected as ineligible.

All costs in relation to the cancellation of contracts shall be borne by the supplier. / Jeśli w dowolnym momencie podczas procesu rejestracji lub zamówienia PCK stwierdzi, że dostawca narusza powyższe zasady, wniosek tego dostawcy o rejestrację lub ofertę może zostać odrzucony jako nieuprawniony. Wszelkie koszty związane z anulowaniem umowy ponosi dostawca.

 

18. Conditions for submission of offers: /

Submission of offers and further communication / Sposób składania ofert: /

Składanie ofert i dalsza komunikacja

 

1)             All bids, including annexes and supporting documents must be submitted in a sealed envelope. /  Wszystkie oferty wraz z załącznikami i dokumentami uzupełniającymi należy składać w zapieczętowanej kopercie.

1. a.     Sealed Envelope / Zapieczętowana koperta

When submitting the offer, please place the technical offer in a separate envelope marked as "A/technical offer" and the financial offer on a separate envelope marked as "B/financial offer".

Technical offer includes tender document, annex III (declaration of conformity), and other brochures/samples/specifications; financial - annex II Offer.  / Przygotowując ofertę proszę zapakować w oddzielne koperty opisane odpowiednio: "A/dokumentacja techniczna", "B/dokumentacja finansowa". Przez dokumentację techniczną rozumie się podpisane zaproszenie do składania ofert, załącznik III - deklaracja zgodności, oraz wszelkie broszury/próbki/specyfikacje; dokumenty finansowe - załącznik II - oferta.

 

Please state on the envelope: / Proszę zawrzeć na kopercie:

Tender Documents - Please do not open! / Oferta - proszę nie otwierać!

Ref. PRC_07_2024 / Numer referencyjny PRC_07_2024

 

Address: / Adres:       Polish Red Cross, Lublin Regional Branch / Lubelski

Oddział Okręgowy Polskiego Czerwonego Krzyża

                                   Bursaki 17

                                   20-323 Lublin

POLAND

 

 

Your sealed envelope, along with all required documents complete in all respect must be sent no later than May 29, 2024, by 16.00 hours.  / Zapieczętowana koperta, wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami kompletnymi pod każdym względem, musi zostać przesłana nie później niż do 29 maja 2024 r., do godziny 16.00.

 

1. Communication: / Komunikacja:

Any tenderer requiring clarifications on the tender documents and / or requirements, during the tendering process, will need to submit their queries in WRITING ONLY to the following emails address: pawel.szema@pck.pl, no later than up May 24, 2024, 16.00 hours. / Oferenci żądający wyjaśnień dotyczących dokumentacji przetargowej i/lub wymagań w trakcie procesu przetargowego są zobowiązani składać swoje zapytania TYLKO PISEMNIE na adres e-mail: pawel.szema@pck.pl, nie później niż do dn. 24  maja   2024 r., godz. 16.00.

 

 

 

19.  Process to be Confidential / Poufność procesu przetargowego:

Information relating to the tender and recommendations for the award of a contract shall not be disclosed to tenderers or any other person not officially concerned with such process until the award to the successful Tenderer has been announced.  / Informacje dotyczące przetargu i zalecenia dotyczące udzielenia zamówienia nie będą ujawniane oferentom ani innym osobom, które nie są oficjalnie związane z tym procesem, do czasu ogłoszenia wyboru wykonawcy.

 

20. The Polish Red Cross reserves the right to reject any or all tenders. In no event will the Polish Red Cross be liable for any damages whatsoever including, without limitation, damages for loss of profit, in any way connected with the cancellation of a tender even if the PRC has been advised of the possibility of damages by the Tenderer. / Polski Czerwony Krzyż zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnej lub wszystkich ofert.
    W żadnym wypadku Polski Czerwony Krzyż nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, w tym w szczególności odszkodowanie z tytułu utraty zysku,
    w jakikolwiek sposób związane z unieważnieniem przetargu, nawet jeśli PCK został poinformowany przez Oferenta o możliwości wystąpienia szkody .

 

21. Acknowledgement: / Potwierdzenie:

Please acknowledge your acceptance to bid by signing on the last Page of the Invite to Tender along with the Declaration of Conformity (Annex III) and attach it with your quotation.  / Prosimy o potwierdzenie przyjęcia zasad składania ofert poprzez podpisanie ostatniej strony zaproszenia do składania ofert wraz z Deklaracją Zgodności (Załącznik III) i dołączenie jej do oferty.

N.B. Kindly submit your best firm offers as negotiations will not be entered into. /

 Uwaga: Prosimy o przedłożenie przemyślanych ofert, ponieważ nie przewiduje się negocjacji cenowych.

 

 

        

 

Thanks, and best regards,

/ Dziękuję,

Łącząc wyrazy szacunku,

----------------------------------

Paweł Szema

Logistic Officer - Lublin, Poland

/ Specjalista ds. logistyki - Lublin, Polska

Polish Red Cross / Polski Czerwony Krzyż

 

 

Attached: / Załączniki:

Annex I - Technical Specification / Załącznik I - Specyfikacja techniczna

Annex II - Offer / Załącznik II - Oferta

Annex III - Declaration of Conformity / Załącznik III - Deklaracja zgodności