Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Europejskiego Centrum Filmowego CAMERIMAGE w Toruniu.
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 385314450
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Rynek Nowomiejski 28
1.5.2.) Miejscowość: Toruń
1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100
1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ecfcamerimage.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ecfcamerimage.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia
SEKCJA II - INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Europejskiego Centrum Filmowego CAMERIMAGE w Toruniu.
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-df8ad899-613d-11eb-86b1-a64936a8669f
2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00004556
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2021-01-29
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
SEKCJA III - UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://www.soldea.pl/epz/epz/.
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://www.soldea.pl/epz/epz/.
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w języku polskim, złożona w postaci elektronicznej oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym pod rygorem nieważności. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem https://www.soldea.pl/epz/epz Za datę i godzinę złożenia oferty rozumie się datę i godzinę jej wpływu na Platformę EPZ, tj. datę i godzinę ujawnioną w poświadczeniu złożenia pliku, zgodnie z czasem serwera Platformy EPZ.2. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę zobowiązany jest założyć konto na platformie do komunikacji elektronicznej EPZ pod adresem https://www.soldea.pl/epz/epz/Oznacza konieczność akceptacji regulaminu platformy i zapoznania się z instrukcjami.3.Osoby wskazane do porozumiewania się z wykonawcami w zakresie: dotyczącym postępowania/zamówienia;a. Kazimierz Suwała office@ecfcamerimage.plw zakresie dotyczącym zagadnień proceduralnych;b. Jacek Martenka zamowienia@ecfcamerimage.pl4. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej ,,zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby", przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych, z zastrzeżeniem rozdziału 11 pkt. 1 SWZ dotyczącego podpisu .5.W przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w , Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku korzystając na Platformie EPZ . W przypadku gdy wykonawca nie wyodrębni i nie zabezpieczy w ten sposób poufności informacji, Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za ewentualne ujawnienie ich treści razem z informacjami jawnymi.6.Zadawanie pytań przez Wykonawców odbywa się tylko w zakładce ,,Pytania do SWZ". Odpowiedzi na pytania zamawiający zamieszcza na własnej stronie internetowej pod adresem www.ecfcamerimage.pl7. Za datę wpływu ofert, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę wygenerowaną przez Platformę EPZ.8. Terminem przekazania informacji do wykonawcy przez zamawiającego jest data wygenerowana przez Platformę EPZ.9. Po terminie składnia ofert/ wniosków, wykonawca znajdzie kierowane do niego wezwania lub informacje w zakładce ,,Do Wykonawcy"10. Odpowiedzi na żądania Zamawiającego są składane przez Wykonawcę w oknie Platformy EPZ przeznaczonym do składania plików do Zamawiającego w podziale na pliki jawne i te z zastrzeżoną tajemnicą przedsiębiorstwa.11. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 20 MB każdy w formatach: pdf, doc, docx, xls, xlsx, xades,xml, zip. Za pośrednictwem Platformy EPZ można przesłać wiele pojedynczych plików we wskazanym formacie lub plik archiwum (ZIP) zawierający wiele pojedynczych plików, w tym wypadku w dowolnym akceptowalnym przez Zamawiającego formacie.12. Rekomendacje Zamawiającego:a) Zaleca się sporządzenie oferty i oświadczenia w formacie PDF i podpisanie podpisem w formacie PAdES.b) Nie zaleca się stosowania podpisu zewnętrznego XADES (2 pliki do przekazania)
3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: nie dotyczy
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): a) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.b) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Europejskiego Centrum Filmowego.b) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.c) Dane osobowe wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.d) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 7 do SWZ.e) Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych wykonawcy w celu innym niż cel określony w lit. b powyżej. Jeżeli administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO.f) Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Do obowiązków tych należą:- obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego;- obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane wykonawca przekazuje zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego.g) W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem w postępowaniu, wykonawca składa oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO - treść oświadczenia została zawarta jest w formularzu ofertowym.
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje, że: Posiada Pani/Pan:- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony DanychOsobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;2. Nie przysługuje Pani/Panu:- związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo dousunięcia danych osobowych;- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20RODO;- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO."Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.Udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO (związanych z prawem wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.
SEKCJA IV - PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 2600.1.2021
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

2. W ramach wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do:1) prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej Zamawiającego, w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu techniki komputerowej, zwanych dalej usługami finansowo-księgowymi, w szczególności:a) ksiąg rachunkowych Zamawiającego zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej Ustawą o rachunkowości;b) odrębnych ewidencji dla celów podatku od towarów i usług;c) ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.2) prowadzenia obsługi kadrowo-płacowej,3. Przez księgi rachunkowe Zamawiającego rozumie się:a) dziennik służący do zapisywania operacji gospodarczych w porządku chronologicznym;b) ewidencję syntetyczną (konta księgi głównej) służącą do zapisywania operacji gospodarczych w porządku systematycznym;c) ewidencję analityczną (konta ksiąg pomocniczych) służącą do uszczegóławiania i uzupełniania zapisów kont księgi głównej;d) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.4. W zakresie wykonania przedmiotu zamówienia obejmującego prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:1) zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych w terminach wymaganych przez przepisy Ustawy o rachunkowości.2) prowadzenie księgowości pełnej poprzez prowadzenie księgi głównej (kont syntetycznych) i ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych, pozwalających na dokonywanie wydruków dokumentów potwierdzenia sald z kontrahentami,3) bieżącego prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej w oparciu o własne dekrety sporządzone na dokumentach księgowych dostarczonych przez Zamawiającego, w oparciu o Ustawę o rachunkowości i zakładowy plan kont zatwierdzony przez Zamawiającego, co oznacza m.in.:a) dekretację, tj. ocenę dokumentów księgowych pod względem ich zgodności z prawem podatkowym, podejmowanie decyzji o sposobie ich zakwalifikowania i zaksięgowania,b) dokonywanie zapisów księgowych przy użyciu komputera, tzn. ewidencjonowanie w poszczególnych zdarzeń gospodarczych oraz sporządzenie miesięcznych wydruków zestawień obrotów i sald, dzienników, itp.;c) generowanie i archiwizowanie wydruków zestawień obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych za okres miesięczny, kwartalny i roczny narastająco, generowanie i archiwizowanie zestawień należności i zobowiązań za okres miesięczny, kwartalny i roczny narastająco;d) naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Polityką Rachunkowości ECFC kosztów amortyzacji środków trwałych znajdujących się w ewidencji;e) ustalenie i udokumentowanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy Zamawiającego, zatrudnionych pracowników, wyliczeń podatku VAT i innych zobowiązań publiczno-prywatnych oraz sporządzenie stosownych deklaracji (w tym m.in. bieżące prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży dla potrzeb podatku VAT),f) prowadzenie odrębnej ewidencji dla celów rozliczania podatku od towarów i usług oraz generowania pliku JPK VAT, oraz innych niezbędnych informacji podatkowych i deklaracji podatkowych.4) terminowego przygotowywania i przekazywania przewidzianych przepisami prawa sprawozdań i deklaracji, w tym statystycznych i finansowych i budżetowych do właściwych organów oraz przechowywania potwierdzonych kopii tych sprawozdań, w tym:a) sporządzania i składania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zamawiającego oraz doręczania do właściwego Urzędu Skarbowego miesięcznych deklaracji podatkowych dla podatku VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych, a także zeznania rocznego sporządzonego na podstawie danych wynikających z wpisów do ksiąg oraz innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Zamawiającego, w wymaganych prawem terminach;b) sporządzania obowiązkowych sprawozdań GUS.5) sporządzania okresowych sprawozdań finansowych wymaganych obowiązującymi przepisami obejmujących m.in. bilans, oraz informację dodatkową, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu dokonywania potwierdzeń obrotów i sald z kontrahentami, za okres kwartalny i roczny, 6) sporządzanie sprawozdań i zestawień na potrzeby organizatorów ECFC, tj.: Gminy Miasta Toruń oraz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego obejmujących min. rozliczenia dotacji podmiotowej, celowej, a także wynikających z zawartych umów w zakresie realizacji zadań instytucji oraz sprawozdań lub zestawień dotyczących wykonania planu finansowego a także wsparcie przy przygotowywaniu planów finansowych na kolejne lata zgodnie z obowiązującymi przepisami w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego, 7) sporządzania dla Zamawiającego wydruków zestawień obrotów i sald kont syntetycznych, wskazanych kont analitycznych oraz wydruków w innych przekrojach według potrzeb Zamawiającego, 8) prowadzenie ewidencji księgowej, rozliczeń finansowych projektów zgodnie z zawartymi umowami, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi do danego projektu lub na potrzeby Zamawiającego oraz przygotowywania wniosków o dofinansowanie i o płatność w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania ze środków Funduszy Unii Europejskiej lub innych, w tym krajowych, źródeł bezzwrotnych, 9) prowadzenie ewidencji księgowej pozwalającej Zamawiającemu na sporządzenie rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych w oparciu o numer rejestrowy zamówienia, 10) współpraca z innymi podmiotami, organizacjami w celu prawidłowej realizacji projektów realizowanych przez Zamawiającego ze środków Funduszy Unii Europejskiej lub innych, w tym krajowych, źródeł bezzwrotnych,11) rozliczanie i przygotowywania deklaracji na PFRON,12) wystawianie faktur sprzedaży innych niż dot. sprzedaży biletów.13) sporządzanie dokumentów sprzedaży, w tym faktur, rachunków, faktur korygujących i not korygujących,14) prowadzenie zaawansowanych biznesowych analiz kosztowych, przychodowych, zarządzania projektem, zarządzania budżetem i innych niezbędnych dla Zamawiającego,15) dokonywanie księgowań według cech pozwalających na tworzenie relacji kont księgowych do cech dokumentów i dokonywania analiz wydatków pod względem zarządczym.5. W zakresie wykonania przedmiotu zamówienia obejmującego obsługę kadrowo-płacową, zwaną dalej usługami płacowo-kadrowymi Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:1) prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej(kartotek personalnych pracowników zatrudnionych u zamawiającego na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie umowy cywilno-prawnej) oraz przygotowania dokumentacji związanej z nawiązaniem stosunku pracy oraz z rozwiązaniem stosunku pracy,2) sporządzania i składania w imieniu Zamawiającego, na podstawie upoważnienia, zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego pracowników i nie pracowników w terminach ustawowych, a także zgłoszeń zmiany danych i wyrejestrowania, w tym: zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia członków rodziny, zgłoszenia płatnika składek, a w przypadku zmiany danych, wymagających zgłoszenia, zgłoszenia tych zmian,3) ewidencji czasu pracy, ewidencji absencji według jej rodzaju,4) ewidencji zwolnień lekarskich,5) obliczania wynagrodzeń za pracę, sporządzania list płac, co oznacza m.in.:a) sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników;b) sporządzanie list płac i list dodatkowych (np. nagród, premii, dodatków, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop);c) sporządzanie miesięcznych zestawień list płac;d) prowadzenia ewidencji wynagrodzeń dla potrzeb wyliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych.6) sporządzania raportów dla pracowników,7) obliczania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,8) przygotowania zaświadczeń, wniosków i druków ZUS w przypadku zasiłków opiekuńczych lub innych zasiłków przysługujących za czas niezdolności do pracy,9) rozliczania umów cywilno-prawnych, w tym sprawdzania poprawności danych w rachunkach pod względem ich zgodności z przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi,10) wystawiania zaświadczeń dla pracowników oraz rozliczania delegacji,11) sporządzania deklaracji podatkowych i ZUS (miesięcznych-DRA, imiennych RCA, RSA, RZA),12) sporządzania rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych,13) sporządzania rocznego rozliczenia podatku dochodowego pracowników zatrudnionych przez Zamawiającego,14) kontroli prawidłowości rozliczeń z ZUS oraz US,15) sporządzanie na potrzeby Zamawiającego zestawień lub sprawozdań dotyczących rozliczeń z pracownikami oraz na potrzeby organizatora lub w ramach prowadzonych projektów.16) generowanie wszelkich niezbędnych dla ZUS deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników i innych,17) naliczanie i wypłata składek na PPK pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych na podstawie ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych ( Dz. U. z 2020 r. poz.1342)
4.2.6.) Główny kod CPV: 79211000-6 - Usługi księgowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 48 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena będzie oceniana metodą punktową wg wzoru: Cena najniższa ze wszystkich ofert x100pkt x Znaczenie kryterium 100% / Cena oferty badanej
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w powyższym zakresie jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku lub będące następstwem świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym za rażące niedbalstwo na kwotę nie niższą niż 100 000,00 zł.4) zdolności technicznej lub zawodowej:Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, jeżeli:A) Doświadczenie zawodowe.Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej przez okres jednego roku należycie:1 usługę polegającą na prowadzeniu pełnej księgowości,1 usługę kadrowo - płacową, lub obydwie usługi łącznie, na kwotę nie mniejszą niż 100 000 zł prowadzoną dla podmiotu zaliczonego do jednostek sektora publicznego np. Instytucja Kultury lub jednostka budżetowa Wykaz usług stanowi wzór nr 5 do SWZB) Kadra. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca na czas realizacji zamówienia będzie dysponował w trakcie realizacji zamówienia co najmniej 2 osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych niezbędnych do wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 76a ust. 3 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) tj. osoby, które:- mają pełną zdolność do czynności prawnych;- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe;oraz posiadają co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w księgowości.Wykaz osób stanowi wzór nr 6 do SWZWeryfikacja spełnienia ww. warunków nastąpi na podstawie oświadczeń Wykonawcy w formie wykazu usług i osób wraz z dokumentami tam wskazanymi.W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności: 1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby; 2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia; 3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:
Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, następujących podmiotowych środków dowodowych dot.:1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w powyższym zakresie jeżeli Wykonawca przedłoży dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia (np. opłacona polisę lub wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej) za szkody powstałe w związku lub będące następstwem świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym za rażące niedbalstwo na kwotę nie niższą niż 100 000,00 zł2) zdolności technicznej lub zawodowej:Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, jeżeli:A)Doświadczenie zawodowe .Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej przez okres jednego roku należycie:1 usługę polegającą na prowadzeniu pełnej księgowości,1 usługę kadrowo - płacową,lub obydwie usługi łącznie,na kwotę nie mniejszą niż 100 000 zł dla podmiotu zaliczonego do jednostek sektora publicznego np. Instytucja Kultury lub jednostka budżetowa. Weryfikacja spełnienia warunku na podstawie wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;B) KadraZamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca na czas realizacji zamówienia będzie dysponował w trakcie realizacji zamówienia co najmniej 2 osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych niezbędnych do wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 76a ust. 3 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) tj. osoby, które:- mają pełną zdolność do czynności prawnych;- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe;- posiadają co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w księgowości.Weryfikacja spełnienia warunku nastąpi na podstawie wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Zamawiający w celu weryfikacji wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. tj. w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury żąda: odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
nie dotyczy
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
nie dotyczy
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak
6.4.1) Informacje dotyczące wadium:
1) Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie: 7000,00 zł (słownie: siedem tysięcy zł).2) Wadium musi obejmować pełen okres związania ofertą tj. do dnia 10 marca .3) Wadium może być wniesione w jednej lub kilku formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp.4) Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy numer 04 1130 1075 0002 6190 0220 0006 Wadium musi wpłynąć na wskazany rachunek bankowy zamawiającego najpóźniej przed upływem terminu składania ofert (decyduje data wpływu na rachunek bankowy zamawiającego).5) Wadium wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach należy załączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu i powinno zawierać następujące elementy:- nazwę dającego zlecenie (wykonawcy), beneficjenta gwarancji (zamawiającego), gwaranta/poręczyciela oraz wskazanie ich siedzib. Beneficjentem wskazanym w gwarancji lub poręczeniu musi być Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE, ul. Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń - określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,- kwotę gwarancji/poręczenia,- termin ważności gwarancji/poręczenia,- zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji/poręczenia bezwarunkowo, na pierwsze pisemne żądanie zamawiającego, w sytuacjach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.6) W przypadku, gdy wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium, w przypadku o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp.7) Zamawiający dokona zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1-5 ustawy Pzp.8) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami na podstawie art. 98 ust. 6 ustawy Pzp
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1 Oświadczenie: a) o niepodleganiu wykluczeniu i o spełnianiu warunków udziału wpostępowaniu/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których tezdolności są wymagane.3. Pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Zamawiający przewiduje, na podstawie art. 436 i art.439 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, zasady dokonywania zmian postanowień niniejszej umowy, w zakresie:1) zmiany wysokości wynagrodzenia w przypadku: a) zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, z tym zastrzeżeniem, że wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów;b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, z tym zastrzeżeniem, że wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy wynikającą ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących niniejsze zamówienie do wysokości obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia;c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z tym zastrzeżeniem, że wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących niniejsze zamówienie;d) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, z tym zastrzeżeniem, że wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobligowany ponieść w przypadku zmiany przepisów dotyczących zasad gromadzenia lub wpłat podstawowych finansowanych przez podmiot zatrudniający do pracowniczych planów kapitałowych w odniesieniu do osób bezpośrednio wykonujących niniejsze zamówienie;- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.e) zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia, z tym zastrzeżeniem, że:- poziom zmiany wynagrodzenia zostanie ustalony na podstawie wskaźnika zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za prace, ogłoszonego w komunikacie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, ustalonego począwszy od następnego miesiąca w którym nastąpiła zmiana; - zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy wynikającą ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących niniejsze zamówienie do wysokości obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia - maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza zamawiający, to łącznie 5% w stosunku do wartości wynagrodzenia brutto określonego ;2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy w formie pisemnego aneksu na podstawie art. 455 ustawy Pzp1) Na podstawie art. 455 ust1 pkt 1 ustawy Pzp wynagrodzenie określone w umowie może zostać zmienione po pierwszym roku jej obowiązywania i w kolejnych latach o wskaźnik inflacji za rok poprzedni ogłaszany przez GUS - Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za IV kwartał roku poprzedniego nie więcej jednak niż 5% wynagrodzenia ; 3. Następujące zmiany są zmianami nieistotnymi w rozumieniu art. 454 ust.2 uPzp1) zmiana nr rachunku bankowego Wykonawcy, 2) zmiana osób wskazanych w umowie,3) zmiana danych teleadresowych stron umowy zawartych w § umowy, nie stanowi zmiany Umowy, wymaga jednak pisemnego zawiadomienia drugiej strony o dokonaniu zmiany w powyższym zakresie oraz udokumentowania powiadomienia.4. Zmiana postanowień umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron wyrażoną w formie pisemnego aneksu - pod rygorem nieważności.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII - PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2021-02-10 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: ? za pośrednictwem Platformy https://www.soldea.pl/epz/epz/
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-02-10 12:00
8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-03-10
8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak
8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3
8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:
CENA - 100%