Gdynia: świadczenie specjalistycznych usług w zakresie kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im. J. Burdzińskiego w Gdyni
Numer ogłoszenia: 103937 - 2009; data zamieszczenia: 02.07.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: SP ZOZ Szpital Miejski im. J. Brudzińskiego , ul. Wójta Radtkego 1, 81-348 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 058 6207501, faks 058 6201114.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://szpitalmiejski-gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: świadczenie specjalistycznych usług w zakresie kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im. J. Burdzińskiego w Gdyni.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego specjalistycznych usług w zakresie kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im. J. Burdzińskiego w Gdyni zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, będących w zasobie Szpitala, transport i przechowywanie/archiwizacja dokumentacji archiwalnej w pomieszczeniach własnych Wykonawcy w odległości możliwie najbliższej od siedziby Zamawiającego wraz z późniejszą obsługą. 2. Zgromadzona dokumentacja w Szpitalu Miejskim im. J. Brudzińskiego w Gdyni obejmuje m.in. : a) dokumentację medyczną - historie choroby w ilości około 2000 (słownie: dwa tysiące) metrów bieżących akt w ilości około 450 000 (słownie: czterysta pięćdziesiąt tysięcy) sztuk, - historie chorób w większości umieszczone są w kopertach o rozmiarze ok. 40 cm x 45 cm, b) dokumentację kadrową w ilości około 200 (słownie: dwieście) metrów bieżących akt, c) dokumenty płacowe w tym listy płac w ilości około 100 (słownie: sto) metrów bieżących akt, d) ewidencję środków trwałych w ilości około 50 (słownie: pięćdziesiąt) metrów bieżących akt, e) dokumenty księgowo-finansowe w ilości około 50 (słownie: pięćdziesiąt) metrów bieżących akt, f) pozostałe w ilości około 50 (słownie: pięćdziesiąt) metrów bieżących akt. 3. Na podstawie inwentaryzacji zasobów archiwalnych oraz dokumentacji Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego w Gdyni do zarchiwizowania, w poszczególnych rodzajach, objętych niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości ok. 2 450 (słownie: dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt) metrów bieżących akt. Zamawiający zastrzega, że wymieniona ilość akt może ulec zmianie o wielkość ? 10 % (słownie: dziesięć procent). 4. Wykonawca jest zobowiązany - przed terminem składania ofert - do dokonania wizji pomieszczeń, w których jest aktualnie przechowywana dokumentacja, w uzgodnionym z Zamawiającym terminie. Wykonawca jest zobowiązany do ustalenia terminu dokonania wizji lokalnej z p. Dariuszem Nitką - Z-cą Dyrektora ds. Technicznych oraz p. Małgorzatą Zander - Kierownikiem Działu Statystyki i Dokumentacji Chorych-tel.: 058-620-75-01 (dni robocze - w godzinach: 10.00- 13.00). 5. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia zrealizowany był zgodnie z warunkami umowy, której wzór stanowi integralną część SIWZ. 6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia ..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00 - Usługi archiwizacyjne .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 120.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium: 1/ wadium: 10 000 PLN, 2/ zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 2 % ceny całkowitej przedmiotu zamówienia obliczonej w następujący sposób : cena ( brutto w skali jednego miesiąca ) pomnożona przez 120 ( okres na który zostanie zawarta umowa)

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a/ posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b/ posiadają niezbędna wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia - Wykonawca jest zobowiązany legitymować się wykonaniem , w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywaniem - w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - przynajmniej dwóch usług odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia (według Wspólnego Słownika Zamówień - CPV: usługi archiwizacyjne) o wartości brutto łącznej nie mniejszej niż: 100 000 zł, Wykonawca jest zobowiązany udokumentować posiadanie przez osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wymaganych uprawnień: zaświadczenie o ukończeniu kursu archiwisty I stopnia lub II stopnia; c/ znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonania zamówienia; d/ nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu wg formuły spełnia/nie spełnia na podstawie danych (informacji) zawartych w wymaganych dokumentach i oświadczeniach.
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: A. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - Zamawiający żąda złożenia: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 4, 5, 6, 7, 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, c) aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 9 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, d) aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu- wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, e) oświadczenie potwierdzające, że Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, f) oświadczenie zgodne z art. 44 ustawy Prawo zamówień publicznych. B. W celu potwierdzenia , że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, Zamawiający żąda złożenia: a) oświadczenia, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. C. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje lub będzie dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Zamawiający żąda złożenia: a) wykazu usług odpowiadających swoją wartością i rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, b) dokumentu/ów potwierdzających, że usługi wskazane w wykazie usług zostały wykonane należycie, c) wykazu osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, z podaniem następujących danych : osobowych (imię i nazwisko), firma, dot. ich kwalifikacji zawodowych, dot. ich doświadczenia , dot. ich wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia oraz zakres wykonywanych czynności, d) pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie, o którym mowa w pkt c, Wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował, e) dokumenty potwierdzające posiadanie przez osoby wskazane w wykazie wskazanym w pkt. c następujących uprawnień i zaświadczeń: zaświadczenie o ukończeniu kursu archiwisty I stopnia lub II stopnia, f) oświadczenia, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub będzie dysponował potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia innych podmiotów. D. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - Wykonawcy są zobowiązani dołączyć dodatkowo: a) dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie kopii, b) każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia jest zobowiązany do złożenia dokumentów wymienionych w pkt.A) ust.a), b), c), d) oraz oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana - Zamawiający zażąda - przed podpisaniem umowy - umowy regulującej współpracę tych podmiotów. Umowa regulująca współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w szczególności, powinna zawierać: - strony umowy z oznaczeniem lidera, - cel zawarcia umowy, - okres obowiązywania umowy (obejmujący okres realizacji przedmiotu zamówienia), - solidarną odpowiedzialność każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wobec Zamawiającego za wykonanie przedmiotu umowy, - wyłączenie możliwości wypowiedzenia umowy przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do czasu wykonania przedmiotu zamówienia, - nakaz powiadamiania Zamawiającego o dokonywanych zmianach w umowie w formie pisemnej.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.szpitalmiejski-gdynia.pl.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Szpital Miejski im.J.Brudzińskiego w Gdyni, ul. Wójta Radtkego 1, 81- 348 Gdynia, Dział ds. zamówień publicznych, pok.nr 11, dokument bezpłatny.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 22.07.2009 godzina 10:00, miejsce: Szpital Miejski im.J.Brudzińskiego w Gdyni, ul. Wójta Radtkego 1, 81- 348 Gdynia, Dział ds. zamówień publicznych, pok.nr 11.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.3.13) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1/ przedmiot zamówienia nie jest finansowany ze środków Unii Europejskiej, 2/ Zamawiający nie dopuszcza formy elektronicznego porozumiewania się z Wykonawcami, 3/ numer postępowania : SM/ZP/N/26/09-DO, 4/ Wykonawcy są zobowiązani także do złożenia : a) formularza oferty, 5/ termin wykonania zamówienia: dokonanie uporządkowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnych, sporządzenie niezbędnej ewidencji uporządkowanych zasobów oraz transport do miejsca przechowywania - od daty podpisania umowy do dnia 30 września 2009 roku, sukcesywne świadczenie usług archiwizacyjnych - przez okres 120 miesięcy od daty podpisania umowy, 6/ oświadczenia o dokonaniu wizji lokalnej pomieszczeń Zamawiającego, w których jest aktualnie przechowywana dokumentacja.