Gdynia: Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 w dniu 10 października 2014
Numer ogłoszenia: 107134 - 2014; data zamieszczenia: 28.03.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miasta Gdyni , Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, woj. pomorskie.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 w dniu 10 października 2014.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 ,w skrócie MFG Gdynia 2014, w tym: 1 Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum 2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości oraz pracownika Zamawiającego odpowiedzialnego za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals. 3. Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów 5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych 6.Organizacja trzech paneli MFG 2014, w tym panelu: Gospodarka morska, panelu: Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, panelu: Kultura jako jako czynnik rozwoju miast 7. Organizacja, w ramach panelu Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, seminarium tematycznego: Mobilność geograficzna a rozwój gospodarczy regionów obszaru Południowego Bałtyku, zgodnie z zadaniami gminy Gdynia w ramach uczestnictwa w projekcie Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Program Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 - 2013. Strona internetowa projektu: www.sb-professionals-project.eu. 8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki. 9. Zatrudnienie moderatora (prowadzącego) Forum 10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu 11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady 12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli 13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami 14. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja 15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych 16. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe) 17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej 18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline 19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej Promocja Forum na stronach partnerów Forum 20. Promocja Forum we współpracy z partnerami projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals 21. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego 22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum . 23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego 24. Stworzenie aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem, udostępnienie jej w sklepach oraz na stronie internetowej wydarzenia 25. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk 26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego 28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego 29.Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum oraz przekazanie jej pracownikowi Zamawiającego odpowiedzialnemu za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals, w celu publikacji na stronie projektu oraz Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości. 30. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum 31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum 32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 17.10.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 200 000 zł netto każde.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz ofertowy, 2. Opracowanie zakresu tematycznego trzech następujących paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 (w skrócie MFG Gdynia 2014): panelu: Gospodarka morska, panelu: Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, panelu: Kultura jako czynnik rozwoju miast

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Atrakcyjność i oryginalność opracowania zakresu tematycznego MFG 2014 złożonego wraz z ofertą - 50

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gdynia.pl/bip/uslugi
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, Gdynia, ul. 10 lutego 24, pok. 508.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 14.04.2014 godzina 10:00, miejsce: Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie