Wrocław: Świadczenie usług gastronomicznych podczas organizowanego uroczystego bankietu dla uczestników Wrocław Global Forum
Numer ogłoszenia: 123495 - 2013; data zamieszczenia: 25.06.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Wrocław Urząd Miejski Wrocławia, pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 7779230, 7779231, faks 71 7779229.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług gastronomicznych podczas organizowanego uroczystego bankietu dla uczestników Wrocław Global Forum.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Świadczenie usług gastronomicznych podczas organizowanego uroczystego bankietu dla uczestników Wrocław Global Forum.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 12.06.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: .

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Józef Nawrot Nelson, ul. Kościuszki 34, 50-012 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 33600,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 47122,50

• Oferta z najniższą ceną: 47122,50 / Oferta z najwyższą ceną: 47122,50

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  - uniknięcie naruszenia zasady celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków usługa może być świadczona przez jednego wykonawcę - uniemożliwienie terminowej realizacji - ustawodawca wskazuje, że dla skorzystania z tej przesłanki istotny jest sam fakt zagrożenie terminów do realizacji zamówienia w innej procedurze. Żadne inne okoliczności takie jak np. staranność zamawiającego, możliwość przewidzenia przeszkód w dochowaniu terminów czy też wina jakiegokolwiek podmiotu z punktu widzenia tego przepisu nie są istotne. - brak możliwości oszacowania przedmiotu zamówienia Zastosowanie pełnych trybów konkurencyjnych tj. przetargu nieograniczonego i ograniczonego nie dawałoby gwarancji, że w przetargu zostanie wyłoniony wykonawca dający gwarancję albo rękojmię wykonania usługi na poziomie odpowiadającym randze tego wydarzenia. Przedmiotem zamówienia są usługi restauracyjne, które należą do kategorii usług o charakterze niepriorytetowym. W omawianym przypadku mamy do czynienie z usługą restauracyjną o specjalnym przeznaczeniu dla tzw. grupy osób zaliczanych do VIP będących gośćmi Organów Gminy Wrocław. Specyfika tej usługi związana jest z charakterem działalności prowadzonej przez Biuro Prezydenta tzn. wymaga szczególnego podejścia przy podejmowaniu ważnych krajowych i zagranicznych gości m.in. oczekiwania wysokiego poziomu jakości ich świadczenia, uwzględnienia okoliczności i procedur bezpieczeństwa w danym miejscu, podlegającego weryfikacji przez odpowiednie służby ochrony, ponieważ w oficjalnej kolacji wezmą udział ważne osoby państwowe i międzynarodowe. Konferencja Wrocław Global Forum - organizowana przez Miasto Wrocław, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, amerykański think tank Atlantic Council of the United States oraz Convention Bureau Wrocław. To prestiżowe spotkanie przedstawicieli świata polityki, biznesu, ekspertów, dziennikarzy i intelektualistów z Europy oraz Stanów Zjednoczonych. Wspomniane Forum po raz czwarty zagości we Wrocławiu w dniach 13-15 czerwca br., stając się znakomitą okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i otwartych dyskusji na temat polityki, stosunków transatlantyckich, polityki energetycznej i polityki bezpieczeństwa w szerokim gronie wszystkich uczestników. W ramach w/w konferencji odbędzie się oficjalna kolacja powitalna wydawana przez Prezydenta Wrocławia. Celem zamówienia jest zapewnienie na najwyższym poziomie obsługi restauracyjnej tego wydarzenia. Charakter i jego ranga powodują, że wykonawca musi się wykazać należytą starannością i rzetelnością w wykonaniu usługi. Jakość w/w usługi ma bezpośredni wpływ na postrzeganie miasta Wrocławia i Polski przez jej mieszkańców i osoby z zagranicy. Głównym celem spotkań będzie to, że Wrocław stanie się miejscem spotkań i wymiany poglądów kilkuset czołowych polityków, dyplomatów, intelektualistów, przedstawicieli biznesu oraz mediów z całego świata. Wydarzenie odbędzie się w Teatrze Lalek lub Ratuszu, w zależności od pogody jaka będzie danego wieczoru, w obiektach jak najbardziej adekwatnych i reprezentacyjnych do rangi wydarzenia a wskazany Wykonawca posiada wszelkie, niezbędne kompetencje do realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z protokołem dyplomatycznym. Realizacja zamówienia w pełnej procedurze trybów podstawowych uniemożliwi także terminowe wykonanie zamówienia, ponieważ mając nawet zaplanowany na uroczystość budżet, nie możliwym jest dokładając wszelkiej należytej staranności, przy realizacji tej rangi usługi, aby oszacować przedmiot zamówienia, bowiem dopiero po potwierdzeniu przez uczestników konferencji wiadoma jest liczba osób biorących w niej udział. Od rangi gości, niezbędne jest zatem potwierdzenie udziału zależy ostateczny charakter, wielkość jak i wycena zamówienia. Zamknięcie listy osób biorących udział w uroczystym bankiecie nastąpi w dniach 10-12 czerwca br. O ostatecznym charakterze bankietu decyduje ranga osób biorących w niej udział Zamawiający nie jest w stanie do dnia dzisiejszego określić zakresu ani wartości zamówienia. Do dnia dzisiejszego nie była znana liczba oraz ranga potwierdzonych gości. Powyższe uniemożliwiłoby terminowe wykonanie zadania. Zatem zastosowanie ma art. 5 1a ust.4 ustawy Pzp. W tym czasie nie ma fizycznej możliwości zorganizowania postępowania konkurencyjnego. Musimy także pamiętać, iż wszczynając postępowanie zgodnie z trybami konkurencyjnymi zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym, że w przypadku dostaw i usług termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Nawet posiadając informację potwierdzającą ilość osób biorących udział w konferencji 7 dni przed planowaną realizacją zamówienia nie można by było przeprowadzić postępowania w trybach konkurencyjnych biorąc pod uwagę terminy samych odwołań. Mogłoby to spowodować, że nie zorganizowano by uroczystego bankietu dla gości konferencji ze względów proceduralnych. W opisanej sytuacji zamawiający przy zachowaniu należytej staranności nie może zastosować innego trybu niż zamówienie z wolnej ręki, gdyż mogłoby to uniemożliwić realizację świadczenia usługi restauracyjnej. Niezastosowanie w/w trybu doprowadziłoby do sytuacji w której zamawiający musiałby zrezygnować z świadczenia usługi kolacji powitalnej podczas konferencji. Głównym, oczywistym powodem dla którego nie można przeprowadzić postępowania w trybie konkurencyjnym jest także brak możliwości oszacowania przedmiotu zamówienia z należytą starannością tj. zgodnie z art. 29 ustawy Pzp. Opisanie w SIWZ: przewidywana ilość uczestników 150-250, jest niejednoznaczne i co więcej jako takie nieuczciwe w rozumieniu art. 7 ustawy Pzp. Zupełnie inaczej kalkuluje się ofertę dla 150 a inaczej dla 250 osób. Nie można także określić dokładnie miejsca bankietu, ponieważ zależy ono od warunków atmosferycznych. Jeśli będzie słonecznie wskazane jest aby bankiet odbył się w Teatrze Lalek, który daje możliwość skorzystania z Parku Staromiejskiego, w przypadku zaś deszczowej pogody Wykonawca musi wykazać się elastycznością w sytuacji w której zapadnie decyzja o przeniesieniu bankietu do Ratusza, nawet na kilka godzin przed planowanym rozpoczęciem uroczystości. Specyfika wydarzenia wymaga więc, aby Wykonawca świadczący usługę był nieprzerwanie w pełnej gotowości do jej realizacji. Zgodnie z protokołem dyplomatycznym oraz zwyczajem panującym na najwyższych szczeblach władzy przy podejmowaniu gości podczas konferencji przyjętej jest wydawanie oficjalnych i eleganckich kolacji z udziałem głów państw w których uczestniczą zaproszeni goście. Skutkowałoby to także nie wywiązaniem się naszej jednostki z zobowiązania się do dołożenia wszelkich niezbędnych i słusznych starań aby konferencja w tym, kolacja powitalna odbyła się na najwyższym poziomie. Wydaje się, że jedynym rozwiązaniem aby w tych okolicznościach udzielić zamówienia zgodnie z przepisami P.z.p. będzie skorzystanie z możliwości jakie daje art. 5 ust. 1a. W związku z powyższym wybór innego trybu mógł doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków tj. zwiększenia kosztów usługi bez gwarancji uzyskania oczekiwanego efektu.