Cieszyn: DYGITALIZACJA ZBIORÓW KSIĄŻNICY CIESZYŃSKIEJ W CIESZYNIE.
Numer ogłoszenia: 134821 - 2008; data zamieszczenia: 19.06.2008
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, 43-400 Cieszyn, woj. śląskie, tel. 033 8513840, fax 033 8513840.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.kc-cieszyn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: DYGITALIZACJA ZBIORÓW KSIĄŻNICY CIESZYŃSKIEJ W CIESZYNIE..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest DYGITALIZACJA ZBIORÓW KSIĄŻNICY CIESZYŃSKIEJ W CIESZYNIE. Dygitalizacja i mikrofilmowanie zbiorów Książnicy Cieszyńskiej będzie sukcesywnie wykonywane przez okres od III kwartału 2008 roku do 31 października 2009 roku. Szczegółowe informacje formalne i techniczne: a) Przedmiotem dygitalizacji i mikrofilmowania jest: a.1. kolekcja prasy regionalnej ze zbiorów Książnicy Cieszyńskiej, częściowo wyposażona w kopie mikrofilmowe. Czasopisma nie posiadające dotychczas kopii mikrofilmowych Wykonawca zobowiązany będzie zdygitalizować i zmikrofilmować, czasopisma wyposażone w poprawnej jakości kopie mikrofilmowe - tylko zdygitalizować. a.2. kolekcja rękopisów z biblioteki Leopolda Jana Szersznika, częściowo wyposażona w kopie mikrofilmowe. Rękopisy nie posiadające dotychczas kopii mikrofilmowych Wykonawca zobowiązany będzie zdygitalizować i zmikrofilmować, rękopisy wyposażone w kopie mikrofilmowe - tylko zdygitalizować (na podstawie oryginałów). a.3. Pełną listą dygitalizowanych i mikrofilmowanych obiektów, z uwzględnieniem istniejących już kopii mikrofilmowych, zawiera Załącznik nr 1 do SiWZ-u. Z przeznaczonymi do dygitalizacji i mikrofilmowania zbiorami zapoznać się można podczas wizji lokalnej, której termin ustalić należy telefonicznie z kierownikiem Działu Gromadzenia, Opracowania i Udostępniania Zbiorów Książnicy Cieszyńskiej, nr +33 851 38 45. a.4. W przypadku czasopism, które posiadają kopie mikrofilmowe, Wykonawca zobowiązany będzie wykonać ich dygitalizację na podstawie mikrofilmów, chyba, że stopień wyeksploatowania lub uszkodzenia kopii mikrofilmowych uniemożliwiać będzie poddanie ich procesowi dygitalizacji. W takim przypadku z obiektami tymi postępować należy, jak z pozostała częścią przeznaczonych do dygitalizacji i mikrofilmowania zbiorów. Dygitalizacja rękopisów będzie realizowana wyłącznie na podstawie oryginałów. a.5. W przypadku obiektów, które nie posiadają kopii mikrofilmowych, Wykonawca zobowiązany jest do wykonania klatek negatywowych mikrofilmu ze skanów. Zamawiający nie dopuszcza dwukrotnego naświetlania materiałów dygitalizowanych. a.6. Prace powinny być wykonane z należytą starannością i terminowo, w okresie od III kwartału 2008 r. do 31 października 2009 r. a.7. Przedmiotem dygitalizacji i mikrofilmowania będzie ok. 309 500 stron, a przedmiotem dygitalizacji 96 000 klatek mikrofilmów. Średnio w ciągu miesiąca skanowaniu i mikrofilmowaniu poddawane będą obiekty oryginalne i mikrofilmy w łącznej liczbie ok. 25 400 stron i klatek, przy systematycznym przekazywaniu druków i mikrofilmów do skanowania. W pierwszym i drugim kwartale realizacji zamówienia liczba skanowanych stron może ulec zmianie, w zależności od terminu podpisania umowy. O kolejności przekazywanych do dygitalizacji i mikrofilmowania obiektów decydować będzie Zamawiający. a.8. Zamawiający zastrzega, iż ze względów technicznych łączna liczba stron i klatek mirofilmów wymagających dygitalizacji może ulec zwiększeniu, maksymalnie o 2 000 stron i klatek mikrofilmów. Wynagrodzenie Wykonawcy obliczone zostanie według podanej w ofercie Wykonawcy stawki jednostkowej od każdej strony i klatki mikrofilmu przekraczającej podane w pkt.1.7 ilości. Ewentualna zmiana ilości stron i klatek zostanie przez Zamawiającego i Wykonawcę uwzględniona w umowie poprzez zawarcie stosownego aneksu. a.9. Dygitalizowane zbiory nie mogą opuszczać siedziby Książnicy Cieszyńskiej, dlatego też Wykonawca, z którym zostanie zawarta umowa obowiązany będzie zainstalować urządzenia wymienione w załączniku nr 7, w pomieszczeniach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca będzie mógł dygitalizować przekazywane zbiory tylko w pomieszczeniu wskazanym przez Zamawiającego. Pomieszczenie to użyczone zostanie Wykonawcy na czas realizacji zamówienia bezpłatnie, przy czym jego ewentualne dostosowania do potrzeb procesu dygitalizacji i mikrofilmowania Wykonawca zobowiązany będzie zrealizować samodzielnie i na własny koszt, wcześniej uzgadniając zakres ewentualnych zmian dostosowawczych z Zamawiającym oraz stosując się do obowiązujących w tej mierze przepisów prawnych. Podczas użytkowania użyczonego pomieszczenia, Wykonawca zobowiązany będzie przestrzegać obowiązujących w Książnicy Cieszyńskiej przepisów w zakresie ochrony i bezpieczeństwa. Wizji lokalnej pomieszczeń, w które Zamawiający przeznaczy dla Wykonawcy, dokonać można w godzinach 08.00 - 15.00, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z kierownikiem Działu Gromadzenia, Opracowania i Udostępniania Zbiorów, tel. (033) 851 38 41. a.10. Zbiory do mikrofilmowania i dygitalizacji przekazywane będą przez kierownika Działu Gromadzenia, Opracowania i Udostępniania Zbiorów (czasopisma) oraz kierownika działu Zbiorów Specjalnych (rękopisy), na podstawie protokołów przekazania, zawierających szczegółową listę tytułów i sygnatur. a.11. Do każdego skanowanego obiektu należy przygotować mikrofilm negatywowy oraz komplet informacji w postaci cyfrowej zawierający: macierz archiwalną w formacie TIFF na przenośnych dyskach twardych, publikacja gotowa do prezentacji, format PDF i DjVu (parametry plików powinny zostać dobrane tak, by szczegóły skanowanych dzieł były czytelne) na płytach DVD. a.12. Oznakowanie kompletu powinno być zgodne z przekazanym wykazem na zamówieniu (sygnatura, tytuł czasopisma, rok, numery) - w formie naklejki na pudełku oraz na płycie. a.13. Dane techniczne skanowanych plików: I) parametry skanowania dla plików przeznaczonych do archiwizacji: - dla skanów powstałych z papierowych (i pergaminowych) oryginałów: format TIFF, tryb graficzny - true color, 300 dpi, jeden plik zawierać może cyfrową kopię tylko jednej strony, - dla skanów z mikrofilmów: format TIFF, tryb graficzny - skala szarości, rozdzielczość skanowania dobierana indywidualnie dla każdego tytułu i formatu drukarskiego zmikrofilmowanego czasopisma, pozwalająca na uzyskanie plików o rozdzielczości równej co najmniej 300 dpi w warunkach skanowania tegoż czasopisma z papierowego oryginału, jeden plik zawierać może cyfrową kopię tylko jednej strony oryginalnego obiektu (także w przypadku skanowania mikrofilmów, których klatki zawierają obraz dwu stron oryginału), II) parametry dla plików użytkowych: - pliki DjVU: 300 dpi, tryb graficzny dobrany - w drodze bieżących uzgodnień z Zamawiającym - indywidualnie do cech zdygitalizowanych partii czasopism i rękopisów, charakteryzujących się jednolitą formą graficzną (parametry powinny zostać dobrane tak, by szczegóły skanowanych dzieł były czytelne), plik o objętości nie przekraczającej 50 MB obejmujące zestandaryzowane dla danego obiektu czasopisma liczby skanów (w przypadku czasopism - w zależności od objętości, numery z kolejnych lat, lub kwartałów, lub miesięcy - lub tygodni; w przypadku rękopisów - w zależności od objętości danej jednostki, albo całość, albo wydzielone opisem katalogowym części), wyposażone w warstwę OCR (z wyłączeniem obiektów rękopiśmiennych i drukowanych czcionkami gotyckimi) wygenerowaną automatycznie z kompresora DjVU oraz system nawigacji, pozwalający na poruszanie się pomiędzy rocznikami i numerami zdygitalizowanego czasopisma lub wydzielonymi katalogowo częściami rękopisu, - pliki PDF: 300 dpi, tryb graficzny dobrany - w drodze bieżących uzgodnień z Zamawiającym - indywidualnie do cech zdygitalizowanych partii czasopism i rękopisów charakteryzujących się jednolitą formą graficzną (parametry powinny zostać dobrane tak, by szczegóły skanowanych dzieł były czytelne), pliki o objętości nie przekraczającej 100 MB obejmujące zestandaryzowane dla danego obiektu liczby skanów (w przypadku czasopism - w zależności od objętości, numery z kolejnych lat, lub kwartałów, lub miesięcy - lub tygodni; w przypadku rękopisów - w zależności od objętości danej jednostki, albo całość, albo wydzielone opisem katalogowym części), wyposażone w system nawigacji, pozwalający na poruszanie się pomiędzy rocznikami i numerami zdygitalizowanego czasopisma lub wydzielonymi katalogowo częściami rękopisu, III) skanowane pliki powinny być pozbawione przebitek (podkładka z czarnej karty), a.14. w przypadku czasopism skanowane będą wyłącznie strony zadrukowane (bez okładek, wyklejek, pustych przekładek itp.), w przypadku jednostek rękopiśmiennych - skanowane będą oprawy oraz strony pokryte tekstem i/lub grafiką. Wyjątkiem będą tylko rękopisy średniowieczne, które należy skanować w całości, włącznie z oprawami (jednak bez współczesnych obwolut, teczek ochronnych itp.), wyklejkami i pustymi strony; rękopisy wymagające całościowej dygitalizacji zostały w wykazie znajdującym się w załączniku nr 1 oznaczone gwiazdką. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 211 000,00 euro.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 74.81.13.30 - Usługi przygotowywania mikrofilmów Kod CPV wg słownika 2008: 79.96.13.30 - Usługi przygotowywania mikrofilmów Oryginalny kod CPV: 74.81.00.00 - Usługi fotograficzne i pomocnicze Kod CPV wg słownika 2008: 79.96.00.00 - Usługi fotograficzne i pomocnicze .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: data zakończenia: 31.10.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

• Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium..

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: - spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy PZP i nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie Art. 24 ust. 1 i 2 ustawy PZP. - Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia, Wykonawca musi spełniać następujące warunki (w przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniany będzie ich łączny potencjał techniczny i kadrowy oraz łączne kwalifikacje i doświadczenie): a) Posiadać przeciętne zatrudnienie w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w wysokości minimum 5 pracowników. b) Posiadać minimum 2 pracowników, zdolnych do wykonania zadania i mających min. 3 letnie doświadczenie z zakresu archiwizacji zbiorów bibliotecznych i archiwalnych. c) udokumentować wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie co najmniej trzech samodzielnie wykonanych realizacji odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia tj. skanowania starodruków, książek, inkunabułów itp., o wartości minimum 100.000 zł za każdą realizację. Realizacja powinna obejmować obróbkę zeskanowanych obrazów w formatach TIFF, PDF, DjVu oraz nagranie na taśmę mikrofilmową. d) Posiadać specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie w tym: - jeden skaner do mikrofilmów, pozwalający na uzyskiwanie kopii cyfrowych o rozdzielczości określonej w pkt. 1.12. - dwa skanery bezdotykowe-książkowe do dygitalizacji zbiorów zszytych i oprawnych, w tym jeden do formatu A2 i drugi do formatu A1, które to urządzenia powinny być wyposażone w: 1. *zimne oświetlenie* nie emitujące promieniowania UV i IR, 2. oświetlenie oddalone od skanowanego obiektu w odległości minimum 70 cm, załączane tylko podczas skanowania, 3. czas naświetlenia 0,3 sekundy, - stoły formatu A2 i A1 z półkami szalkowymi dopasowującymi się do grubości grzbietu skanowanego obiektu, wraz z szybę szklaną dociskową stosowaną opcjonalnie, - głowicą skanującą w trybie od 256 odcieni szarości, poprzez kolor 24 bitowy z opcją 36 bitów, - rzeczywistą rozdzielczość skanowania od 100 dpi do 600 dpi dla formatu A1, - oprogramowanie wypłaszczające z funkcją zapisu metadanych - brak refleksów świetlnych w przypadku oryginałów o wysokim połysku, - wyeliminowanie zniekształceń stron w okolicach grzbietu książki. e) zainstaluje sprzęt we wskazanym miejscu na terenie Książnicy na okres realizacji przedmiotu zamówienia. - Wykonawcy ubiegający się o wykonanie zamówienia muszą posiadać polisę ubezpieczeniową lub inny dokument potwierdzający, że są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie mniejszą niż 100 000,00 zł. Ocena spełnienia warunków zostanie dokonana wg formuły *spełnia - nie spełnia* na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów lub oświadczeń. Niespełnienie chociaż jednego warunku skutkować będzie wykluczeniem wykonawców z postępowania i odrzuceniem oferty.
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców powinien przedłożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia lub dokumenty: 1. Aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, który potwierdza prawo Wykonawcy do występowania w obrocie prawnym oraz wskazuje osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku, gdy nie wszystkie powyższe informacje znajdują się w dokumencie rejestrowym należy również załączyć inne dokumenty prezentujące powyższe dane np. statut, umowę spółki itp. 2. Aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 3. Aktualnych zaświadczeń właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający żąda następujących dokumentów: 4.1. Ogólnej informacji o firmie wg wzoru - załącznik nr 3 4.2. Wykazu doświadczenia, polegającego na wykonaniu (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych), w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), minimum trzech realizacji odpowiadającym swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia tj. skanowania starodruków, książek, inkunabułów itp., o wartości minimum 100.000 zł za każdą realizację. Realizacja powinna obejmować obróbkę zeskanowanych obrazów w formatach TIFF, PDF, DjVu oraz nagranie na taśmę mikrofilmową, z podaniem ich wartości, dat i miejsca wykonania oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane w opisanym zakresie oraz że zostały wykonane należycie jak również wartość wykonanych prac. Dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi mogą być referencje, protokoły, umowy itp. Wykaz musi zawierać co najmniej 3 realizacje. W przypadku wykazania kontraktów zawartych w walucie innej niż PLN, wartość kontraktu należy przeliczyć na PLN po kursie średnim NBP obowiązującym w dniu podpisania kontraktu (w takim przypadku prosimy o podanie daty podpisania kontraktu). Wartość kontraktów należy również przedstawić w EURO - załącznik nr 4.3. Informacji przedstawiającej przeciętną ilość zatrudnionych pracowników w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, sporządzoną według wzoru- załącznik nr 5. 4.4. Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności - załącznik nr 6 Dla każdej z osób wymienionych w wykazie należy załączyć życiorys zawodowy przygotowany wg wzoru - załącznik nr 6a Kwalifikacje oraz doświadczenie każdej z osób określone w życiorysie muszą jasno odpowiadać profilowi określonemu przez Wykonawcę. 4.5. Wykaz sprzętu do wykonania zamówienia w ilości min dwóch skanerów bezdotykowych- książkowych do dygitalizacji zbiorów zszytych i oprawnych, w tym jeden do formatu A2 i drugi do formatu A1 o parametrach technicznych określonych w warunkach zamówienia - załącznik nr 7 5. Polisy ubezpieczeniowej lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie mniejszą niż 100 000,00 zł. 6. Oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy - załącznik nr 8 do niniejszej SIWZ). Wykonawcy mający siedzibę, miejsce zamieszkania lub miejsce pochodzenia poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej postępują zgodnie z uregulowaniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DZ.U. z 2006 r. nr 87, poz. 605).

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: Nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.ks.cieszyn.bip-gov.info.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, 43-400 Cieszyn, tel./fax.: 0 33 851 38 40; e-mail: kcc@cieszyn.petex.bielsko.pl.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 07.07.2008 godzina 11:00, miejsce: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, 43-400 Cieszyn, pok. 06..

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.3.6) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego EOG oraz Funduszu Promocji Kultury - w ramach programu Promesa Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.