Ostrów Mazowiecka: Wdrożenie systemu informatycznego do ewaluacji strategii oraz przeprowadzenie szkoleń z zarządzania strategicznego.
Numer ogłoszenia: 157007 - 2011; data zamieszczenia: 06.06.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 124503 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Ostrów Mazowiecka, ul. 3-go Maja 66/16, 07-300 Ostrów Mazowiecka, woj. mazowieckie, tel. 029 6440759, faks 029 6440760.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wdrożenie systemu informatycznego do ewaluacji strategii oraz przeprowadzenie szkoleń z zarządzania strategicznego..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Wspólny Słownik Zamówień: 80510000-2 usługi szkolenia specjalistycznego oraz usługi wdrażania oprogramowania 72263000-6 Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia na przeprowadzenie szkoleń w zakresie opracowania strategii oraz wdrożenia systemu informatycznego do ewaluacji strategii wg podanych poniżej wymagań. Zadanie jest częścią projektu Urząd na miarę potrzeb i oczekiwań realizowanego przez Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. W zakresie dostarczanego systemu do ewaluacji strategii, szkoleń wdrożeniowych i szkoleń z zarządzania Zamawiający bezwzględne wymaga spełnienie wszystkich podanych poniżej wymagań funkcjonalnych i technicznych I. Wymagania funkcjonalne systemu do ewaluacji strategii Moduł definiowania modelu zarządzania przez cele Lp.Opis wymagania 1.System ma zapewnić definiowanie zarządzania przez cele zgodnego z misją, wizją i strategią organizacji 2.System ma zapewnić definiowanie i redefiniowanie strategii organizacji w postaci map strategii 3.System ma zapewnić definiowanie celów organizacji na wszystkich szczeblach zarządzania, w układzie powiązanych ze sobą kart wyników do poziomu szeregowego pracownika włącznie 4.System ma zapewnić odwzorowanie powiązań między elementami modelu systemu zarządzania przez cele, a także obliczenie, w oparciu o dane historyczne, korelacji między nimi 5.System ma zapewnić sprawdzanie poprawności kart wyników z możliwością mapowania powiązań między strategiami, czynniki sukcesu o znaczeniu krytycznym 6.System ma zapewnić możliwość analizy istotności każdego elementu modelu zdefiniowanego w kartach wyników w odniesieniu do strategii i wizji organizacji 7.System ma zapewnić definiowanie celów organizacji dla wszystkich komórek organizacyjnych 8.System ma zapewnić definiowanie miar, stopnia realizacji celów zd finiowanych w postaci przejrzystego modelu graficznego 9.System ma zapewnić przeglądanie zawartości wybranej karty wyników w strukturze hierarchicznej oraz wybieranie, elementów informacyjnych oraz elementów łączonych w niej zawartych (które mają być wyświetlone) 10.System ma zapewnić powiązanie celów z procesami, działaniami, projektami je realizującymi, zdefiniowanymi w narzędziu informatycznym służącym do zarządzania procesami organizacji 11.System ma zapewnić prezentowanie miar zarówno w hierarchii (drzewo: perspektywa - cele strategiczne - mierniki) oraz w modelu nie hierarchicznym (mapa miar) wraz z możliwością rejestrowania i analizy powiązań przyczynowo-skutkowych 12.System ma zapewnić automatyczne wyliczanie korelacji pomiędzy miarami 13.System ma zapewnić definiowanie własnych (obok standardowych), elementów modelu ewaluacji strategii 14.System ma zapewnić definiowanie wielu zakresów oceny dla miary (np.: kilka poziomów ostrzegawczych) 15.System ma zapewnić definiowanie jednostek miar stopnia realizacji celów oraz częstotliwości pomiarów (okresów pomiarowych) 16.System musi zapewniać definiowanie zarówno standardowych okresów czas typu: tydzień, dekada, miesiąc, kwartał, półrocze, rok, jak również niestandardowych okresów typu: kadencja. 17.System musi zawierać kreatora do definiowania okresów czasu 18.System musi zapewnia możliwość definiowanie ustawień wartości do wykorzystania w kartach wyników strategicznych, które będą prezentować wartość oczekiwaną, rzeczywistą oraz alarm w odniesieniu do określonych funkcji (minimalizacja, maksymalizacja, normalizacja, tolerancja) 19.System ma zapewnić definiowanie wyglądu graficznego indykatora (wskaźnika) wartości chwilowych, 20.System ma zapewnić definiowanie wyglądu wykresów przedstawiających wybrane elementy monitorowania realizacji strategii (np., celów, trendów wyników, alarmów) 21.System ma zapewnić nawigację w ramach modelu pozwalającą na przechodzenie (drill down) pomiędzy kolejnymi poziomami hierarchii perspektyw, celów, mierników, 22.System ma zapewnić definiowanie formuł matematyczno-logicznych do przetwarzania ciągów danych wejściowych (w tym: średnia, maksymalna, minimalna, suma, zakres, wartość całkowita) 23.System ma zapewnić definiowanie szablonów modeli ewaluacji strategii, 24.System ma zapewnić definiowanie szablonów wykresów, 25.System ma zapewnić definiowanie zakresu informacji zawartych w elemencie modelu oraz z nim związanych co najmniej w zakresie: Nazwa elementu, Opis elementu, Symbol elementu, Rodzaj elementu ( Perspektywa, Cel strategiczny, Krytyczny czynnik sukcesu, Miernik), Definicja miernika (jednostka, definicja wartości, częstotliwość gromadzenia danych -miesiąc, kwartał, rok, sposób akumulacji (ostatnia, średnia, suma), Definicja serii prezentowanych danych (np. Bieżąca Wartość, Cel, Alarm), z określeniem Czasokresu gromadzenia i prezentacji danych, Sposobu gromadzenia danych ( ręcznie, jako obliczana formuła, automatycznie za pomocą SQL, OLAP), Zasad alarmowania, osób alarmowanych, Definicja wartości - w postaci tabeli wartości poszczególnych serii danych, Definicja agregacji danych z elementów niższych poziomów, Definicja graficznego sposobu przedstawiania elementu (rodzaj wykresu, rodzaj zegara, układ wykresu, graficzne atrybuty wykresu), 26.System ma zapewnić kopiowanie już istniejącej struktury karty wyników (tj. z perspektywami, celami strategicznymi i miarami) do zakładania nowych kart wyników 27.System ma zapewnić podświetlanie kart wyników oraz ich elementów, gdzie są wprowadzone błędne formuły wyliczenia ich wartości 28.System ma zapewnić automatyczne sprawdzanie błędów oraz ich prezentowanie w formułach wyliczania wartości serii danych Moduł realizacji systemu zarządzania przez cele (ewaluacji strategii) Lp. Opis wymagania 1.System ma zapewnić prezentowanie indywidualnego profilu użytkownika narzędzia pozwalającego na: publikowanie ostatnich zmian, nowości (planów działań, komentarzy, nowych elementów modelu, faktów, informacji, zasad, przeglądu najlepszych i najgorszych wyników), pojawiających się w systemie ewaluacji strategii, publikowanie elementów modelu systemu ewaluacji strategii, które są w odpowiedzialności użytkownika systemu, publikowanie elementów modelu systemu ewaluacji strategii, które są w stanie alertu 2.System ma zapewnić prezentowanie struktury celów, mierników i innych elementów systemu ewaluacji strategii zarówno w hierarchii (drzewo: perspektywa - cele strategiczne - mierniki) oraz w modelu nie hierarchicznym (mapa miar) wraz z możliwością rejestrowania i analizy powiązań przyczynowo-skutkowych, 3.System ma zapewnić prezentowanie krytycznych ścieżek spełnienia lub zagrożenia realizacji celów strategicznych, 4.System ma zapewnić analizę wpływu poszczególnych elementów modelu systemu ewaluacji strategii na realizację elementów nadrzędnych 5.System ma zapewnić prezentowanie poszczególnych elementów modelu systemu ewaluacji strategii w zakresie: zegara przedstawiającego aktualną wartość miernika, wykresu przedstawiającego trend wartości miernika umożliwiającego porównanie z wartościami celu oraz alarmu, zadań, działań, komentarzy, ryzyk zadań strategicznych, związanych z analizowanym elementem modelu systemu zarządzania przez cele (perspektywą, celem, miernikiem), wartości: aktualnej, celu, alarmu dla danego elementu 6.System ma zapewnić możliwość wprowadzania (manualne), z poziomu interfejsu użytkownika, części danych (nie pobieranych automatycznie), z zachowaniem uprawnień użytkownika do elementów modelu 7.System ma zapewnić prezentowanie analiz i raportów/sprawozdań z możliwością generowania wyników w okresie wymaganym przez użytkownika 8.System ma zapewnić prezentowanie aktualnych wartości wyników dla mierników stopnia realizcji poszczególnych celów modelu 9.System ma zapewnić prezentowanie trendów wartości wyników dla mierników stopnia realizacji poszczególnych celów modelu 10.System ma zapewnić prezentowanie struktury wartości wyników dla mierników stopnia realizacji poszczególnych celw modelu 11.System ma zapewnić nawigację w ramach modelu pozwalającą na przechodzenie (drill down) pomiędzy kolejnymi poziomami hierarchii perspektyw, celów, mierników 12.System ma zapewnić alarmowanie zagrożeń niedotrzymania oraz braku osiągania założonych celów poprzez wysyłanie wiadomości e-mail z linkiem do miernika strategii 13.System ma zapewnić kontrolowanie wprowadzenia danych, a w przypadku ich braku alarmowanie poprzez wysyłanie wiadomości e-mail z linkiem do miernika strategii 14.System ma zapewnić możliwość tworzenia notatek, komentarzy, z określeniem: Tytułu komentarza, Daty utworzenia komentarza, Elementów połączonych z komentarzem, Daty ostatniej modyfikacji oraz identyfikacji osoby modyfikującej, 15.System ma zapewnić tworzenie zadań, planów działań, z określeniem: Tytułu zadania Statusu działania np.:(nowe, oceniane, w trakcie zatwierdzania, zatwierdzone, nie rozpoczęte, w trakcie realizacji, zakończone) Ról osób uczestniczących w zadaniu (właściciel zadania, zlecający zadnie, akceptujący zadanie) Planowanej daty zakończenia zadania, Daty rozpoczęcia realizacji zadania. 16.System ma zapewnić tworzenie Ryzyk z określeniem: Nazwy ryzyka Opisu ryzyka Efektu finansowego ryzyka Sposobu ograniczenia (łagodzenia), ryzyka Ważności ryzyk z określeniem ryzyk (małych, dużych, krytycznych) Osób do których będzie publikowany dokument identyfikujący ryzyko, 17.System ma zapewnić tworzenie Dokumentów z możliwością określania: Rodzajów dokumentów (formalne, nieformalne, strategiczne, jakościowe, procesowe), Statusu dokumentów np.: (projekt, w trakcie modyfikacji, do zatwierdzenia, zatwierdzony, archiwizowany), Osób / grup osób, którym dokument będzie publikowany, Załączników w postaci plików osadzonych lub linków do dokumentów o dowolnej lokalizacji, Właściciela dokumentu. 18.System ma zapewnić możliwość filtrowania zdefiniowanych zadań, komentarzy, ryzyk, dokumentów, uwag, z wykorzystaniem atrybutów zdefiniowanych w poszczególnych elementach, 19.System musi zapewniać możliwość definiowania raportów/sprawozdań z realizacji strategii 20.System musi zapewniać użycie w raportach/sprawozdaniach odwołań do elementów strategii (perspektywa, czynnik sukcesu, cel strategiczny, miernik) 21.System musi zapewniać harmonogramowe przesyłanie zdefiniowanych raportów/sprawozdań do zdefiniowanych odbiorców z aktualnymi danymi (np. za ostatni okres pomiarowy) 22.System musi zapewniać wyszukiwanie informacji zawartych w z efiniowanej mapie strategii II Wymagania techniczne Moduł konfiguracji i zarządzania Lp. Opis wymagania 1.System ma zapewnić definiowanie praw dostępu włącznie z możliwością zarządzania dostępem do każdego elementu modelu 2.System ma zapewnić możliwość tworzenia grup użytkowników i definiowania uprawnień do elementów modelu w oparciu o stworzone grupy 3.System ma zapewnić możliwość definiowania własnych oraz wspólnych folderów/zakładek gromadzących elementy współdzielone przez użytkowników 4.System ma zapewnić system musi posiadać możliwość pobierania danych (typu: cele, wartości krytyczne, wartości wynikowe) z dowolnych systemów informatycznych opartych na bazie zgodnej ze standardem SQL lub OLAP 5.System ma zapewnić automatyczne, okresowe pobie anie danych ze źródeł dla zasilenia wskaźników 6.System musi pozwalać na wprowadzanie ręcznie danych do mierników przez przeglądarkę internetową 7.System musi posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika końcowego (prezentującego strategię w postaci kart wyników i jej elementów tj. perspektyw, kluczowych czynników sukcesu, celów strategicznych i miar) 8.System musi posiadać przeglądarkowy interfejs użytkownika końcowego prezentującego strategię 9.System musi zapisywać model strategii w bazie danych 10.System ma zapewnić współpracę z serwerem http: MS IIS, Apache 11.System musi zapewniać integracje użytkowników z ActiveDirectory lub LDAP 12.System musi zapewnić podział użytkowników na administratorów, projektantów oraz użytkowników końcowych 13.System ma zapewnić możliwość załączania dokumentów dowolnych formatów 14.System ma zapewnić eksportowanie danych wartościowych z mierników do pliku Excel z poziomu portalu użytkownika 15.System ma zapewnić współpracę z następującymi platformami baz danych: MS SQL, Oracle 16.System musi mieć możliwość rozbudowy o w pełni zintegrowany z systemem moduł do modelowania procesów oraz możliwości powiązywania cech procesu z miernikami z karty wyników. Oba rozwiązania muszą pracować na jednolitej platformie systemowej oraz aplikacyjnej 17.Dostarczony przez Wykonawcę system do ewaluacji strategii ma zapewniać pracę na serwerze HP DL380G7 QC E5506 o następujących parametrach: Procesor IntelR XeonR E5506 (2.13 GHz, 4MB L3 Cache, 80W, DDR3-800) Obudowa serwerowa RAC 2U Pamięć operacyjna 2 szt. x 2048MB DDR3 1333 ECC Karta sieciowa - zintegrowana z płytą 4 x 10/100/1000 Kontroler RAID - Smart Array P410i/ZM Dyski twarde - 4 dyski HP SAS 300GB 2,5 G6 18.Dostarczony system do ewaluacji strategii musi zapewniać co najmniej 1 roczne wsparcie techniczne producenta oprogramowania. 19.Dostarczony system do ewaluacji strategii musi funkcjonować na rynku przez okres min. 5 lat. III Wymagania na licencje Lp. Opis wymagania 1.Dostawca musi dostarczyć system informatyczny do ewaluacji strategii, którego licencja zapewnia: Wykorzystanie jednej instancji serwera Pracę co najmniej 15 użytkowników aktywnych z możliwością projektowania modeli i map strategii. Pracę co najmniej 20 użytkowników biernych z możliwością przeglądania strategii 2.Dostawca musi dostarczyć serwerowy system operacyjny o następujących parametrach: Graficzny serwerowy system operacyjny w polskiej wersji językowej z możliwością instalacji na dowolnym zestawie komputerowym, wbudowana zapora internetowa, wsparcie dla większości powszechnie używanych drukarek i urządzeń sieciowych, możliwość zdalnej konfiguracji, administrowania oraz aktualizowania systemu, hierarchiczny dostęp do systemu zabezpieczony hasłem, współpraca z usługą Active Directory, interaktywna pomoc do systemu. Dodatkowo w pełni kompatybilny z systemem do ewaluacji strategii opisanym w III Wymagania na licencje LP1. Windows Server 2008 R2 Standard wraz z licencją dostępową dla 35 użytkowników lub równoważny (za produkt równoważny zamawiający uważa system operacyjny w 100% kompatybilny, tj. realizujący wszystkie funkcje systemu Windows Server 2008 R2 Standard z nie mniejszą prędkością i charakteryzujący się interfejsem obsługiwanym przez użytkownika w ten sam sposób) system dodatkowo musi być w pełni kompatybilny/zgodny z oferowanym systemem do ewaluacji strategii 3.Dostawca musi dostarczyć motor bazy danych o następujących parametrach: Licencja Serwer bazodanowy posiadający graficzny interfejs użytkownika w polskiej wersji językowej z możliwością instalacji na dowolnym zestawie komputerowym. Możliwość zdalnej konfiguracji, administrowania oraz aktualizowania, współpraca z usługą Active Directory, interaktywna pomoc do systemu, zorganizowany system szkoleń i materiały edukacyjne w języku polskim. Z możliwością wykorzystania do pracy na co najmniej jednym procesorze i obsługi bazy o pojemności większej niż 6 GB. System musi obsługiwać bazy danych systemu do ewaluacji strategii opisanego w III Wymagania na licencje LP1, posiadać licencje dla minimum 35 użytkowników oraz być w pełni zgodny z Systemem operacyjnym opisanym w PKT III Wymagania na licencje LP2 Podane wymagania dotyczą serwera, którego parametry znajdują się w II Wymagania techniczne - LP 17 opisu wymagań. IV Wymagania na szkolenia wdrożeniowe Lp. Opis wymagania 1.Wykonawca przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego szkolenie dla 1 grupy (do 10 osób) projektantów modeli do ewaluacji strategii w wymiarze 8 godz. szkolenia 2.Wykonawca przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego szkolenie zakresie administracji systemem ewaluacji strategii dla 1 grupy (do 3 osób) w wymiarze 8 godz. szkolenia. 3.Wykonawca przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego szkolenie dla z wykorzystania systemu ewaluacji strategii dla 4 grup (do 10 osób) w wymiarze 4 godz. szkolenia. V Wymagania na usługi wdrożeniowe Lp.Opis wymagania 1.Wykonawca zainstaluje i skonfiguruje serwer i system do ewaluacji strategii w siedzibie Zamawiającego w zakresie: Instalacji systemu operacyjnego serwera Instalacji serwera bazodanowego Instalacji serwera ewaluacji strategii Konfiguracja serwera http oraz systemu ewaluacji strategii Rejestracja 35 użytkowników Powiadomienie użytkowników o adresie http pod którym dostępna będzie aplikacja w przeglądarce 2.Wykonawca udzieli wsparcia technicznego do systemu ewaluacji strategii w wymiarze do 10 osobodni w okresie 4 miesięcy od opracowania wskaźników strategii VI Wymagania na przeprowadzenie szkoleń z zarządzania strategicznego Lp. Opis wymagania 3.Wykonawca przeprowadzi w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (oddalone nie więcej niż 150 km od siedziby zamawiającego) następujące szkolenia: Zarządzanie strategiczne -szkolenie dla 1 grupy (10 osób) w wymiarze 16 godz. (2 dni) Zarządzanie zespołem zadaniowym -szkolenie dla 1 grupy (10 osób) w wymiarze 16 h (2 dni) Zarządzanie budżetem -szkolenie dla 1 grupy (10 osób) w wymiarze 16 godz. (2 dni) Komunikowanie misji i celów strategicznych -szkolenie dla 1 grupy (10 osób) w wymiarze 16 godz. (2 dni) W raz z ofertą należy dostarczyć płytkę CD/DVD zawierającą wersję demonstracyjną oferowanego systemu informatycznego do ewaluacji strategii spełniającego wszystkie wymagania podane w SIWZ Zamawiający zastrzega sobie prawo do zaproszenia Wykonawcy w celu zaprezentowania wymagań określonych w przedmiocie zamówienia z dołączonej do oferty płyty CD/DVD.;.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.51.00.00 - Usługi szkolenia specjalistycznego .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt jest dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ,Priorytet Dobre rządzenie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 02.06.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• mis MIS Spółka Akcyjna, Berenta 35, Wrocław, kraj/woj. Polska.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 288130,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 352764,00

• Oferta z najniższą ceną: 352764,00 / Oferta z najwyższą ceną: 352764,00

• Waluta: PLN.