Hajnówka: Świadczenie usług organizacji imprez edukacyjno-rekreacyjnych oraz sportowo-rekreacyjnych odbywających się w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej.
Numer ogłoszenia: 161825 - 2013; data zamieszczenia: 14.08.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 145021 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiat Hajnowski, ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, woj. podlaskie, tel. 085 6823371, faks 085 6824220.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług organizacji imprez edukacyjno-rekreacyjnych oraz sportowo-rekreacyjnych odbywających się w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I ZAMAWIAJĄCY Starostwo Powiatowe w Hajnówce realizuje w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej projekt Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej dwie imprezy o charakterze pikniku: 1. Święto miodobrania. 2. Rodzinny maraton - sztafeta w Puszczy Białowieskiej. Grupą docelową imprez są mieszkańcy regionu Puszczy Białowieskiej i turyści odwiedzający region - dzieci, młodzież i dorośli. Opis poszczególnych imprez: Pakiet I ŚWIĘTO MIODOBRANIA Cel imprezy: Święto miodobrania ma mieć charakter edukacyjno - rozrywkowy. Celem imprezy jest pogłębienie wiedzy oraz zainteresowanie mieszkańców rejonu Puszczy Białowieskiej techniką produkcji miodu, poznaniem jego właściwości oraz promocją miodów z regionu Puszczy Białowieskiej. Piknik ma skupić producentów miodu z regionu Puszczy Białowieskiej. Elementy rozrywkowe i zabawowe mają służyć podniesieniu atrakcyjności imprezy, a tym samym zachęceniu uczestników do aktywnego udziału w całym wydarzeniu i realizacji celu imprezy. Miejsce organizacji imprezy: Impreza zorganizowana zostanie na Parkingu gminnym w Białowieży, woj. podlaskie Czas: Impreza zorganizowana zostanie w miesiącu sierpniu lub wrześniu 2013 r., w sobotę lub niedzielę (impreza jednodniowa), w godzinach co najmniej od 14 do 19. Wykonawca organizując imprezę musi uwzględnić specyfikę tego terminu (np. warunki atmosferyczne, porę zapadania zmierzchu, itp.) W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien zrealizować: 1. Plenerową imprezę edukacyjno-rekreacyjną typu piknik, obejmującą: a) realizację zakładanych celów imprezy pn. Święto miodobrania wokół których przeprowadzone zostaną wszystkie atrakcje, a wszystkie elementy imprezy będą ze sobą spójne i komplementarne, b) realizację poszczególnych elementów/stref/atrakcji w ramach imprezy, zaplanowanie i przeprowadzenie zadań do wykonania przez uczestników, c) rozplanowanie terenu imprezy (w formie schematu) ze szczegółowym zaznaczeniem poszczególnych elementów/stref/atrakcji, d) zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego imprezy w postaci sprzętu technicznego, oświetleniowego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu imprezy i atrakcji zaplanowanych podczas imprezy e) zapewnienie drobnych upominków dla uczestników imprezy i ich wręczenie za aktywny udział w grach i konkursach przeprowadzonych w trakcie imprezy dla minimum 100 uczestników, o łącznej wartości 1500 zł brutto, f) wykreowanie wizerunku imprezy zgodnie z założeniami imprezy pn. Święto miodobrania (szczegółowy opis w Wymaganiach wspólnych dla obu imprez , I. Wytyczne dotyczące promocji imprez.) g) umożliwienie degustacji miodów produkowanych w regionie Puszczy Białowieskiej, zapewnienie ich opisów oraz przeprowadzenie konkursu wśród uczestników Święta miodobrania na najlepszy miód spośród degustowanych i wybór zwycięskiego miodu h) Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do akceptacji dokładny plan Święta miodobrania najpóźniej 10 dni przed jego realizacją. Zmawiający może wprowadzić zmiany do przedstawionego planu. W ramach imprezy Święto miodobrania zorganizowane zostaną co najmniej: a) Strefa edukacji: w formie zabezpieczonego miejsca: namiotów i kramów (minimum 10 szt.) o łącznej minimalnej powierzchni 54 m2, gdzie zapewnione zostaną atrakcje o charakterze edukacyjnym - minimum 10 atrakcji związanych z promocją pszczelarstwa wśród dzieci, młodzieży i dorosłych, takie jak np.: stoiska regionalnych pszczelarzy, wyrobów pszczelarskich, stoiska wyrobów kulinarnych, w których składnikiem jest miód, gry i zabawy, konkursy. Miejsce powinno posiadać zadaszenie chroniące przed ewentualnymi niesprzyjającymi warunkami pogodowymi. b) Strefa sceny: w ramach której, Wykonawca wyznaczy osobę do prowadzenia imprezy (konferansjera), który przeprowadzi program wydarzeń na scenie obejmujący co najmniej: 1. Pokaz pracy pszczelarzy wraz z wyjaśnieniem kolejnych etapów powstawania miodu - minimum 6 pokazów trwających ok.15-20 min. 2. Prezentacja sprzętu i akcesoriów pszczelarskich niezbędnych do kolejnych etapów produkcji miodu wykorzystywanych wcześniej (historycznych) i obecnie. - 1 prezentacja ok.20 min na temat sprzętu historycznego i 2 prezentacje na temat sprzętu obecnego, każda trwająca ok. 15 min. 3. Poznanie tajemnic miodu i jego wartości odżywczych., np. w formie krótkich rozmów z technikiem żywienia lub ekspert ds. dietetyki 4. Zastosowanie miodu w życiu codziennym (kuchnia, medycyna) , np. w formie krótkich rozmów z osobami kompetentnymi w tych dziedzinach 5. Konkursy wiedzy o tematyce pszczelarskiej dla najmłodszych, młodzieży i dorosłych wraz z nagrodami - minimum 3 konkursy 6.Występy zespołów ludowych lub rozrywkowych (wokalnych, tanecznych) - minimum 3 lokalne zespoły, jeden występ powinien trwać ok. 30 min 7. Końcowy występ - zespół folkowy, występ powinien trwać minimum 45 minut. Pakiet II RODZINNY MARATON - SZTAFETA W PUSZCZY BIAŁOWIESKIEJ Cel imprezy: Rodzinny maraton - sztafeta w Puszczy Białowieskiej ma na celu zachęcenie rodzin do wspólnego spędzania czasu w formie aktywnej w otoczeniu przyrody Puszczy Białowieskiej. Miejsce organizacji imprezy: Impreza zorganizowana zostanie w Gminie Hajnówka, woj. Podlaskie, na terenie puszczy. Czas: Impreza zorganizowana zostanie w miesiącu sierpniu lub wrześniu 2013 r. , w dniu wolnym od pracy (sobota lub niedziela), czas trwania imprezy ok. 6 godzin. Wykonawca organizując imprezę musi uwzględnić specyfikę tego terminu (np. warunki atmosferyczne, porę zapadania zmierzchu, itp.) W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien zrealizować: 1. Otwarcie zapisów najpóźniej 3 tygodnie przed planowaną imprezą. 2. Zapewnienie obsługi sędziowskiej do przeprowadzenia zawodów. 3. Wytyczenie dwóch tras zawodów (krótszej i dłuższej) przebiegających przez obszar Puszczy Białowieskiej w Gminie Hajnówka o długości ok. 500 m i 1 km. 4. Zapewnienie numerów startowych dla wszystkich zawodników - ok. 300 osób. 5. Zapewnienie podium dla zwycięzców. 6. Wykonanie medalu pamiątkowego dla wszystkich uczestników zawodów oraz pucharów dla zwycięzców. 7. Zapewnienie płotków zabezpieczających na starcie i mecie. 8. Ubezpieczenie uczestników zawodów od nieszczęśliwych wypadków. 9. Zapewnienie obsługi spikerskiej zawodów. 10. Zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego imprezy w postaci sprzętu technicznego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu imprezy. 11. Zapewnienie obsługi administracyjnej zawodów. 12. Zapewnienie moderatora imprezy. 13. Wykreowanie wizerunku imprezy (szczegółowy opis w Wymaganiach wspólnych dla obu imprez , I. Wytyczne dotyczące promocji imprez). 14. Zorganizowanie atrakcji wspólnej dla uczestników imprezy w formie, np. ogniska, przejazdu kolejką wąskotorową itp. 15. Zapewnienie posiłku regeneracyjnego dla uczestników - ok. 300 osób (bigos, kiełbasa, chleb, musztarda, ketchup, kawa/herbata, woda w butelkach plastikowych 0, 5 l/osobę) 16. Przygotowanie informacji o wynikach zawodów i przekazanie ich Zamawiającemu po zakończeniu zwodów. 17.Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do akceptacji dokładny plan maratonu rodzinnego najpóźniej 10 dni przed jego realizacją. Wymagania wspólne dla obu imprez wymienionych w niniejszym ogłoszeniu: I. WYTYCZNE DOTYCZĄCE PROMOCJI IMPREZ 1. Działanie promujące imprezy muszą: a) rozpowszechniać informację o imprezie oraz zapewnić skuteczną rekrutację uczestników, b) działania muszą być dostosowane do wymagań grup docelowych (np. dzieci, młodzież, rodzice, turyści, sportowcy). Dobór działań powinien zapewnić dotarcie do każdej z grup docelowych imprezy, c) dobór działań, a także czas ich trwania i intensywność powinny zapewnić osiągnięcie jak najlepszej skuteczności i efektywności, d) wszystkie materiały promujące imprezę powinny być zgodne z wytycznymi dokumentów programowych regulujących wymogi dotyczące informacji i promocji Programu Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wykonawca ma obowiązek zapoznać się z w/w dokumentami i je stosować w materiałach promocyjnych. 2. Działania promujące imprezy powinny obejmować co najmniej: a) przygotowanie i druk plakatów z opisem imprezy o wielkości co najmniej formatu A3, wydruk w pełnym kolorze 4/0 CMYK - w ilości co najmniej 50 szt./imprezę, b) plakatowanie na 7 dni przed rozpoczęciem imprezy w miejscach do tego przeznaczonych, w ilości 50 szt. c) przygotowanie: - Pakiet I: dwóch banerów obustronnych o wymiarach ok. szerokość 700 cm - wysokość 125 cm w uzgodnieniu z Zamawiającym i powieszenie go w mieście Hajnówka, przy budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce oraz w Białowieży - Pakiet II: jednego baneru obustronnego o wymiarach ok. szerokość 700 cm - wysokość 125 cm w uzgodnieniu z Zamawiającym i powieszenie go w mieście Hajnówka, przy budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce d) baneru jednostronnego do powieszenia w dniu imprezy na scenie/w miejscu odbywania się imprezy. e) umieszczenie ogłoszenia o imprezie w telewizji kablowej w Hajnówce f) Wszelkie materiały i projekty przygotowane w ramach koncepcji imprezy i jej promocji wymagają akceptacji Zamawiającego i muszą być przekazane do akceptacji Zamawiającego w terminie umożliwiającym wprowadzenie ewentualnych poprawek (co najmniej na 5 dni roboczych przed ich drukiem / dystrybucją / emisją). II. WYMAGANIA TECHNICZNO-ORGANIZACYJNE 1. Wykonawca zobowiązany jest zadbać o zabezpieczenie techniczne i organizacyjne imprezy niebiletowanej zgodne z wymaganiami technicznymi miejsca realizacji imprezy oraz artystów/wykonawców/wystawców. 2. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania niezbędnej dokumentacji i dokonania wszelkich uzgodnień potrzebnych do realizacji imprezy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3. Miejsce, w którym będzie odbywała się impreza powinno zostać zabezpieczone w taki sposób, aby spełniało w szczególności przepisy prawa budowlanego, przepisy sanitarne i przepisy dotyczące ochrony przeciwpożarowej. 4. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć imprezę pod względem medycznym. 5. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zaplecza sanitarno-higienicznego imprezy w postaci min. 4 kabin, które będą wyposażone co najmniej w: toaletę, pisuar, umywalkę z wodą, mydło, papier toaletowy, wskaźnik wolne/zajęte. 6. Wykonawca odpowiedzialny jest za wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 7. Wykonawca musi zapewnić sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz środki gaśnicze niezbędne do zabezpieczenia imprezy. 8. Wykonawca musi zabezpieczyć i zapewnić energię elektryczną na potrzeby organizacji całej imprezy i wszystkich jej elementów. 9. Wykonawca musi zapewnić utrzymanie porządku na terenie imprezy poprzez ustawienie 10 sztuk koszy na śmieci o pojemności minimum 120 l oraz posprzątanie terenu po jej zakończeniu wraz z wywozem śmieci. 10. Wykonawca informuje Zamawiającego o konieczności zgłoszenia przeprowadzenia imprezy do właściwych organów. Zamawiający na wniosek Wykonawcy występuje do właściwych organów z wnioskiem o uzyskanie pozwoleń na przeprowadzenie imprez. Teren imprez zostanie udostępniony przez właściciela terenu bezpłatnie. 11. Zamawiający ma prawo do korekt merytorycznych, stylistycznych i graficznych na każdym etapie realizacji zadania. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy telefonicznie i e-mailowo. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawcy do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego na własny koszt, na każdym etapie realizacji zadania celem przekazania uwag. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji lub odrzucenia części lub całości poszczególnych elementów koncepcji imprezy i promocji imprezy najpóźniej na 10 dni przed imprezą. 13. W przypadku materiałów drukowanych Wykonawca przekaże Zamawiającemu po jednym egzemplarzu wydrukowanych materiałów do archiwizacji. 14. W przypadku działań promujących imprezę, Wykonawca zobowiązany jest udokumentować wszystkie formy przeprowadzonej promocji. 15. Wykonawca wyznaczy z imienia i nazwiska co najmniej jedną osobę do kontaktów z Zamawiającym w trakcie przygotowania i realizacji niniejszego zamówienia, jak również podczas trwania imprezy, która będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. 16. W dniu organizacji imprezy, Wykonawca zobowiązuje się pozostać w pełnej dyspozycji Zamawiającego i wykonywać wszelkie czynności niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia imprezy. 17. Wykonawca zapewni obsługę i personel niezbędny dla właściwego wykonania przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje odpowiedzialność za sprawy techniczne i ogólny nadzór dotyczący zobowiązań wyszczególnionych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. 18. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi ze szczególną starannością i poufnością, zgodnie z obowiązującymi standardami, gwarantując jednocześnie najwyższy poziom tych usług. 19. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody w mieniu Wykonawcy powstałe w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia. 20. Wykonawca zobowiązany jest do poniesienia wszystkich kosztów i wykonania wszelkich czynności podczas organizacji imprezy, tak aby przebiegła ona sprawnie, terminowo i w określonym czasie zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, (w tym również w razie potrzeby, napraw bieżących sprzętu podczas trwania imprezy). Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie zgodnie z Kodeksem Cywilnym. 21. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie wszystkich przewidzianych prawem zobowiązań w zakresie ubezpieczenia, opieki medycznej, obciążeń podatkowych i innych, odnoszących się do osób zatrudnionych w celu wykonania zadań wynikających z przedmiotu zamówienia. 22. Wykonawca jest zobowiązany do ubezpieczenia OC imprezy. Wykonawca na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem imprezy przedstawi kopię polisy ubezpieczeniowej przedmiotowej imprezy. 23. Po stronie Wykonawcy pozostaje zapewnienie wymaganej obsługi technicznej i zaplecza technicznego zgodnie z riderami artystów/zespołów, z którymi Wykonawca będzie zawierał umowy, które musi obejmować: aparaturę nagłośnieniową oraz oświetleniową, scenę, pełną obsługę nagłośnienia , oświetlenia i sceny. 24. Wykonawca musi zapewnić transport, montaż i demontaż urządzeń technicznych. 25. Wykonawca w obrębie sceny umieści informację z nawaą imprezy w formie banneru, dostosowanego do zadaszenia sceny. Informacja ta musi być umieszczona w sposób umożliwiający jej dostrzeżenie z odległości co najmniej 30 m. 26. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ochronę i bezpieczeństwo imprezy od momentu rozpoczęcia przygotowań na terenie imprezy do momentu jej zakończenia. Podczas imprezy Wykonawca zapewni obecność minimum 4 ochroniarzy. 27. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom imprezy. Wszelkie atrakcje wskazane w koncepcji imprezy muszą posiadać wymagane prawem atesty / certyfikaty bezpieczeństwa i być zgodne z przepisami prawa. 28. Zamawiający dopuszcza możliwość zorganizowania przez Wykonawcę dodatkowych stref - degustacji i rekreacji, na i poza terenem imprezy.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet V ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych, Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Część NR: 1   

Nazwa: ŚWIĘTO MIODOBRANIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 01.08.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Kamrat Konsulting, Mechaników 105, 65-119 Zielona Góra, kraj/woj. lubuskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 46429,75 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 29950,00

• Oferta z najniższą ceną: 29950,00 / Oferta z najwyższą ceną: 29950,00

• Waluta: PLN.

Część NR: 2   

Nazwa: RODZINNY MARATON - SZTAFETA W PUSZCZY BIAŁOWIESKIEJ

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 01.08.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Ośrodek Sportu i Rekreacji, ks. Dziewiatowskiego 2, 17-200 Hajnówka, kraj/woj. podlaskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 13008,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 15940,00

• Oferta z najniższą ceną: 15940,00 / Oferta z najwyższą ceną: 24850,00

• Waluta: PLN.