Białystok: Świadczenie usługi w zakresie prowadzenia księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Biura Zarządu Stowarzyszenia Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego.
Numer ogłoszenia: 16211 - 2015; data zamieszczenia: 06.02.2015
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego , ul. Lipowa 32 lok. 209, 15-427 Białystok, woj. podlaskie, tel. 85 661 15 38, faks 85 661 15 38.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://bof.org.pl/

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: stowarzyszenie.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usługi w zakresie prowadzenia księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Biura Zarządu Stowarzyszenia Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi w zakresie prowadzenia księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Biura Zarządu Stowarzyszenia Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego, dalej BZSBOF. Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego jest samorządnym stowarzyszeniem gmin, powołanym w celu wspierania idei samorządności lokalnej, ochrony wspólnych interesów, wymiany doświadczeń, promocji osiągnięć oraz koordynacji wspólnych przedsięwzięć i inwestycji 2. Obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa będzie obejmowała w szczególności: 1) Prowadzenie przez Wykonawcę ksiąg rachunkowych Zamawiającego, na które składają się: a) dziennik, b) księga główna i księgi pomocnicze, c) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych. 2) Prowadzenie i kompletowanie dokumentacji podatkowej, na którą składają się między innymi: a) dane wynikające z ksiąg rachunkowych, b) odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług. 3) Sporządzanie deklaracji podatkowych i innych. 4) Sporządzanie sprawozdań finansowych. 5) Sporządzanie wniosków kredytowych. 6) Prowadzenie obsługi kadrowej Zamawiającego. 7) Prowadzenie obsługi płacowej Zamawiającego, w tym sporządzanie listy płac wynagrodzeń w ramach umów o pracę, sporządzanie listy płac wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych, sporządzanie i przesyłanie do właściwego oddziału zakładu ubezpieczeń społecznych miesięcznych deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych, sporządzanie rocznych informacji o dochodach, sporządzanie i przesyłanie do właściwego oddziału zakładu ubezpieczeń społecznych dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej. 8) Sporządzanie informacji i analiz o wynikach działalności. 9) Świadczenie usług doradztwa z zakresu rachunkowości, podatków, zagadnień finansowych i kadr dotyczących działalności prowadzonej przez Zamawiającego. 2. Do zadań Wykonawcy będzie należeć również: 1) Prowadzenie ewidencji syntetycznej i szczegółowej zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie o rachunkowości. 2) Sporządzanie sprawozdań finansowych dla celów statystycznych. 3) Ocena w świetle prawa rachunkowego i podatkowego dokumentów księgowych oraz decydowanie o sposobie ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach. 4) Ustalanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy i rozliczeń podatku VAT, sporządzanie miesięcznych deklaracji na podatek VAT, sporządzenie zeznania rocznego na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych oraz innych niezbędnych dokumentów i informacji dostarczonych przez Zamawiającego. 5) Badanie otrzymanych od Zamawiającego dokumentów pod względem formalnym i informowania go o zauważonych brakach lub wadach w przedkładanych dokumentach natychmiast po stwierdzeniu uchybień. 6) Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego - w terminie wynikającym z przepisów prawa. 7) Informowanie Zamawiającego o urządzeniach księgowych (ewidencjach), które Zamawiający obowiązany jest prowadzić samodzielnie w miejscu wykonywania działalności oraz przeprowadzać kontrole ich poprawności. 8) Informowanie o zobowiązaniach podatkowych. 9) Udzielanie niezbędnych porad i opinii z zakresu prawa podatkowego, bilansowego i pracy. 10) Przekazywanie Zamawiającemu niezbędnych informacji wynikających z ksiąg rachunkowych. 11) Obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014 - 2020 12) Weryfikacja przez biegłego rewidenta sprawozdań z realizacji dotacji POPT. 3. Szacunkowa liczba dokumentów księgowych w ocenie Zamawiającego nie przekroczy 100 sztuk miesięcznie, a zatrudnienie w Biurze Zarządu Stowarzyszenia Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego nie przekroczy 10 osób. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do oddelegowania pracownika do wykonywania czynności objętych zamówieniem w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu minimum 2 godziny dwa dni w tygodniu. 5. Szczegóły organizacyjno-techniczne obsługi zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym po zawarciu umowy..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.10.00 - Usługi księgowe 79.21.11.00 - Usługi księgowania 79.21.11.10 - Usługi zarządzania listami płac 92.20.00.00 - (2) Usługi radiowe i telewizyjne .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 48.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Nie wymaga się wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający dokona na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W celu potwierdzenia warunku Wykonawca wykazać wykonanie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanie, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy: co najmniej 2 usług polegających na obsłudze księgowej stowarzyszeń przez okres co najmniej 3 lat, co najmniej 1 usługi polegającej na obsłudze księgowej stowarzyszenia utworzonego przez jednostki samorządu terytorialnego.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający dokona na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W celu potwierdzenia warunku Wykonawca winien wykazać się dysponowaniem osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: minimum jedną osobą z uprawnieniami doradcy podatkowego, minimum jedną osobą z uprawnieniami biegłego rewidenta, minimum jedna osobą - specjalista z zakresu kadrowo-płacowego, która posiada minimum 3 - letnie doświadczenie w zakresie obsługi kadrowo- płacowej.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający dokona na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• określenie dostaw lub usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie
  Za główne usługi, których dotyczy obowiązek wskazania w wykazie i załączenia ww. dowodów, uznaje się usługi niezbędne do wykazania spełniania warunku określonego w sekcji III.3.2 ogłoszenia. Zamawiający nie wymaga złożenia do oferty wykazu wszystkich wykonanych usług oraz informacji o usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie.;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 96
• 2 - Termin płatności - 4

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Strony dopuszczają możliwość zmiany umowy w stosunku do treści złożonej oferty w następującym zakresie i okolicznościach: 1) zmiany podmiotu trzeciego, w tym podwykonawcy usług wykazanych w ofercie, pod warunkiem wyrażenia zgody Zamawiającego na taką zmianę oraz wykazaniu Zamawiającemu spełnienie warunków określonych w SIWZ dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia, 2) zmiany osób wskazanych w ofercie, pod warunkiem wyrażenia zgody Zamawiającego na taką zmianę oraz wykazaniu Zamawiającemu spełnienia warunków określonych w SIWZ dotyczących dysponowania osobami, 3) stawki podatku od towarów i usług, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 157, poz. 1314), zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przez wykonawcę zamówienia publicznego; w takim przypadku każda ze stron umowy, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów dokonujących tych zmian, może zwrócić się do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia. 2. Warunkiem dokonania zmiany, o której mowa w ust. 1 jest złożenie uzasadnionego wniosku przez stronę inicjującą zmianę lub sporządzenie przez strony stosownego protokołu wraz z opisem zdarzenia lub okoliczności stanowiących podstawę do żądania takiej zmiany.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://bof.org.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego ,ul. Lipowa 32, lok. 209, 15-427 Białystok.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 17.02.2015 godzina 09:15, miejsce: Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego ,ul. Lipowa 32, lok. 209, 15-427 Białystok.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Dokumenty Wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: 1)jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w sekcji III.4.2 przedkłada dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 2) jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ppkt 1 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem, 3) dokumenty, o których mowa w ppkt 1 lub zastępujący je dokument o którym mowa w ppkt 2, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 4)w przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu. 5) Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. 1) każdy Wykonawca zobowiązany jest złożyć oddzielnie dokumenty określone w sekcji III.4.2 i III.4.4, 2) warunki dotyczące wymaganego posiadania wiedzy i doświadczenia, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz sytuacji ekonomiczno-finansowej będą badane łącznie - powinien złożyć co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu składa pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w ich imieniu bądź każdy z Wykonawców oddzielnie. 3. Poleganie na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy. 1) Zgodnie z art. 26 ust. 2b) ustawy Pzp, Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach ekonomicznych lub finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów (przedstawione w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii) do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia . 2) Zobowiązanie do udostępnienia zasobów w trybie art. 26 ust. 2b ustawy winno być sporządzone zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu, który takie zobowiązanie podejmuje. W przypadku innych podmiotów, na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, kopie dokumentów stanowiące dowody, muszą być poświadczane za zgodność z oryginałem przez te podmioty. 3) Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z ust. 2b, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. 4) Jeżeli wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust.1 pkt 2-3 ustawy Pzp, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, zobowiązany jest udowodnić, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz, że stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów. 5) Udostępnienie potencjału dotyczącego wiedzy i doświadczenia wiąże się z udziałem podmiotu udostępniającego w realizacji zamówienia. 4. Dowodami, o których mowa w sekcji III.4.1 są:1) poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 2) oświadczenie wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zamówień, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie