Łódź: Świadczenie usługi restauracyjnej podczas jednodniowej Konferencji w dniu 30 maja 2014 r., w Zduńskiej Woli dla 120 osób z okazji Wojewódzkich Obchodów Dnia Rodzicielstwa Zastępczego.
Numer ogłoszenia: 165822 - 2014; data zamieszczenia: 16.05.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi, ul. Snycerska 8, 91-302 Łódź, woj. łódzkie, tel. 0-42 203 48 00, faks 0-42 203 48 17.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usługi restauracyjnej podczas jednodniowej Konferencji w dniu 30 maja 2014 r., w Zduńskiej Woli dla 120 osób z okazji Wojewódzkich Obchodów Dnia Rodzicielstwa Zastępczego..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usługi restauracyjnej podczas jednodniowej Konferencji w dniu 30 maja 2014 r.,w Zduńskiej Woli dla 120 osób z okazji Wojewódzkich Obchodów Dnia Rodzicielstwa Zastępczego. Zakres świadczonej usługi: W ramach usługi, Wykonawca ma obowiązek zapewnić: 1)Potrawy określone w menu dla 120 osób, w tym stały serwis kawowy i serwis gastronomiczny. Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 3 dni przed planowaną Konferencją o ostatecznej liczbie uczestników, z zastrzeżeniem możliwości skrócenia tego okresu za obustronną zgodą; 2)Podanie potraw zgodnych z menu. Zamawiający nie wyraża zgody na dokonywanie zmian w posiłkach wchodzących w skład zestawu usługi; 3)Obsługę kelnerską przez cały czas trwania Konferencji; 4)Przygotowanie stołów, w tym nakrycie i dekoracja; 5)Zapewnienie zastawy dla każdego uczestnika Konferencji; 6)Sprzątanie stołów i zastawy przez czas trwania Konferencji i po jej zakończeniu. Czas realizacji usługi: W dniu 30 maja 2014 r., w godzinach: 09:00 - 16.00. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania usługi restauracyjnej na co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem Konferencji i 15 minut przed rozpoczęciem przerwy na ciepły poczęstunek w formie obiadu. Wykonawca odpowiada za ustawienie i przygotowanie stołów (obrusy, dekoracja) oraz zobowiązany jest do posprzątania stołów i zabrania naczyń oraz resztek posiłku po zakończeniu Konferencji. Wykonawca zapewni również obsługę kelnerską (oddelegowane osoby, które przygotują usługę restauracyjną, będą uzupełniać kawę, herbatę, soki owocowe i wodę mineralną w razie zużycia oraz będą sprzątać w trakcie i po usłudze restauracyjnej). 1)Serwis kawowy poprzedzający rozpoczęcie Konferencji w formie bufetu szwedzkiego, w tym: kawa mielona i rozpuszczalna - co najmniej 200 ml/os.,herbata - co najmniej 200 ml/os.,woda mineralna niegazowana - co najmniej 250 ml/os.,soki (jabłkowy, pomarańczowy) - co najmniej 200 ml/os.,cukier, mleko do kawy, cytryna (bez ograniczeń na osobę),przekąski deserowe (mini babeczki owocowe, ciasteczka koktajlowe) - co najmniej 3 szt./os.,owoce w kawałkach (truskawki, winogrona, kiwi) co najmniej 200 g/os 2)Serwis kawowy w trakcie Konferencji w formie bufetu szwedzkiego, w tym: mielona i rozpuszczalna - co najmniej 200 ml/os.,herbata - co najmniej 200 ml/os.,woda mineralna niegazowana - co najmniej 250 ml/os.,soki (jabłkowy, pomarańczowy) - co najmniej 200 ml/os.,cukier, mleko do kawy, cytryna (bez ograniczeń na osobę),przekąski deserowe (mini babeczki owocowe, ciasteczka koktajlowe) - co najmniej 3 szt./os.,owoce w kawałkach (truskawki, winogrona, kiwi) co najmniej 200 g/os. 3)Ciepły poczęstunek w formie obiadu (podanie do stołu), w tym: Pierwsze danie zupa krem serowa/brokułowa z prażonymi migdałami - co najmniej 300 ml/os. Drugie danie Roladki z kurczaka nadziewane liśćmi szpinaku - co najmniej 250 g/os.;pieczone ziemniaki lub kulki ziemniaczane - co najmniej 150 g/os.;warzywa na parze (kalafior, brokuły, marchewka) - co najmniej 150 g/os.,bukiet świeżych surówek - co najmniej 150 g/os. Deser (ciasto): ciasto czekoladowe z sosem truskawkowym lub malinowym- co najmniej 150 g/os lub deser lodowy - co najmniej 150 g/os.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 16.05.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Hades Sp. z o.o., ul. Złotnickiego 21, 98-220 Zduńska Wola, kraj/woj. łódzkie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 5428,66 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 5892,00

• Oferta z najniższą ceną: 5892,00 / Oferta z najwyższą ceną: 5892,00

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi organizuje od 2009 r. Wojewódzkie Obchody Dnia Rodzicielstwa Zastępczego, których nadrzędnym celem jest promowanie idei rodzicielstwa zastępczego, jako alternatywy do umieszczania dzieci w placówkach opiekuńczo-wychowawczych, wzmacnianie więzi w rodzinie zastępczej oraz podkreślanie znaczenia rodziców w wychowaniu dziecka. Z uwagi na fakt, iż realizacja zadania, zgodnie z ustawą o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, dotyczy organizowania i prowadzenia rodzin zastępczych, które jest zadaniem własnym powiatu, Wojewódzkie Obchody dotychczas są organizowane co roku na terenie innego powiatu: poddębicki, m. Łodzi, łęczycki, tomaszowski, pabianicki. Ustalono, iż w roku 2014 Obchody odbędą się w powiecie zduńsko - wolskim, na które składać się będą: Konferencja oraz Wojewódzki Piknik Rodzin Zastępczych. Konferencja planowana jest na 120 osób, wśród których zaproszonymi gośćmi będą przedstawiciele powiatowych centrów pomocy rodzinie, ośrodków pomocy społecznej, organizacji pozarządowych oraz rodzin zastępczych z terenu województwa. Ustalono, iż Konferencja odbędzie się dnia 30 maja br., w powiecie zduńsko -wolskim. Obchody będą organizowane we współpracy z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Zduńskiej Woli oraz organizacją pozarządową, zrzeszającą rodziny zastępcze. W związku z powyższym należało znaleźć odpowiednią Salę Konferencyjną w powiecie zduńsko-wolskim, spełniającą odpowiednie warunki lokalowo-techniczne, tj: miejsce na ponad 120 osób, wydzielone miejsce na podanie poczęstunku konferencyjnego, w tym ciepłych dań, sprzęt audiowizualny. W dniu 9 kwietnia br. dokonano przeglądu 4 sal konferencyjnych z uwzględnieniem możliwości zorganizowania na danej sali cateringu: 1)Powiatowy Międzyszkolny Ośrodek Sportowy w Zduńskiej Woli - sala konferencyjna przystosowana na występy artystyczne przewidziane na 90 osób, brak miejsca dla 120 osób na przerwę kawową oraz poczęstunek, 2)Hotel Hades Zduńska Wola- sala konferencyjna wraz z nagłośnieniem oraz sprzętem audiowizualnym przystosowana na przyjęcie 120 gości, miejsce na przerwę kawową dla 120 osób oraz miejsce na poczęstunek dla 120 osób, miejsce na rejestrację uczestników konferencji, parking, szatnia, 3)Hotel Opis Zduńska Wola - sala konferencyjna przystosowana dla maks. 100 osób, 4)Hotel Pod słońcem - sala konferencyjna przystosowana dla maks. 70 osób. Spośród ww. sal tylko jedna spełnia warunki lokalowe, techniczne, gastronomiczne i sanitarne - tj. sala konferencyjna Hotelu Hades. Pozostałe sale nie posiadają odpowiednich warunków lokalowych, technicznych, gastronomicznych i sanitarnych oraz nie posiadają sali na przewidzianej dla 120 osób. Wybrana sala dostępna jest na więcej niż 120 osób, posiada również odpowiedni sprzęt techniczny i gastronomiczny. W związku z faktem, że podczas konferencji dla przedstawicieli jednostek organizacyjnych pomocy i integracji społecznej z całego województwa, konieczne jest zapewnienie uczestnikom poczęstunku oraz ciepłego posiłku, koniecznym jest udzielenie zamówienia obejmującego usługę restauracyjną polegającą na przygotowaniu i podaniu poczęstunku, w tym posiłku składającego się z ciepłych dań dla uczestników konferencji, którymi jak wspomniano, będą przedstawiciele powiatowych centrów pomocy rodzinie, ośrodków pomocy społecznej, organizacji pozarządowych oraz rodzin zastępczych z terenu całego województwa. Ze względu na wynajem Sali konferencyjnej w Hotelu Hades, której przedsiębiorstwo prowadzi również usługi restauracyjne, w celu zapewnienia uczestnikom poczęstunku oraz ciepłego posiłku w miejscu konferencji konieczne jest udzielenie zamówienia działającej w tym miejscu firmie, co możliwe jest jedynie w trybie zamówienia z wolnej ręki realizowanego w oparciu o przepis art.66 w związku z art. 5 ust. 1a) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zastosowanie innego trybu udzielenia zamówienia na przygotowanie i podanie poczęstunku wiązałoby się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów oraz zmianą organizacji konferencji bądź jej wydłużeniem (co związane jest m.in. z dojazdem uczestników). W przypadku udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki na rzecz firmy organizującej w tym miejscu Konferencję, Zamawiający poniesie jedynie koszty poczęstunku oraz ciepłego posiłku. Udzielenie zamówienia w innym trybie mogłoby zatem skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, co zgodnie z art.5 ust.1a pkt1 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowi uzasadnioną podstawę do zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Ze względu na fakt, iż usługi restauracyjne należą do kategorii usług o charakterze niepriorytetowym określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2012 roku w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym oraz powyższą argumentację, udzielenie zamówienia w trybie określonym w art.66 w związku z art. 5 ust.1a ustawy Prawo zamówień publicznych jest uzasadnione.