Bia³ystok: Kompleksowa organizacja konferencji Forum Samorz±dowego Partnerstwa Wschodniego 19-20.09.2013 r.
Numer og³oszenia: 167891 - 2013; data zamieszczenia: 23.08.2013
OG£OSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Us³ugi

Zamieszczanie og³oszenia: obowi±zkowe.

Og³oszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie by³o przedmiotem og³oszenia w Biuletynie Zamówieñ Publicznych: tak, numer og³oszenia w BZP: 226644 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówieñ Publicznych zosta³o zamieszczone og³oszenie o zmianie og³oszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJ¡CY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Bia³ystok, ul. S³onimska 1, 15-950 Bia³ystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJ¡CEGO: Administracja samorz±dowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiaj±cego: Kompleksowa organizacja konferencji Forum Samorz±dowego Partnerstwa Wschodniego 19-20.09.2013 r..

II.2) Rodzaj zamówienia: Us³ugi.

II.3) Okre¶lenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: 1. Kompleksowa organizacja konferencji Forum Samorz±dowego Partnerstwa Wschodniego. 1.1. Przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 200 osób. 1.2.Termin wydarzenia: 19- 20 wrze¶nia 2013 r. 2. Do zadañ Wykonawcy nale¿a³a bêdzie koordynacja przygotowañ i realizacji konferencji, a w szczególno¶ci: 2.1. Wykonawca jest zobowi±zany do konsultacji z Zamawiaj±cym procesu realizacji ca³o¶ci us³ugi oraz sprawowania nadzoru nad ca³o¶ci± przebiegu wydarzeñ. W tym celu Wykonawca zapewni koordynatora (lub koordynatorów), który bêdzie zobowi±zany do: - koordynacji ca³o¶ci us³ugi oraz kontaktu z Zamawiaj±cym, - wspó³pracy przez ca³y okres realizacji zamówienia z przedstawicielami: 1) obiektu, w którym odbywa siê konferencja (m.in. w zakresie koordynacji prac monta¿owych), 2) hoteli, 3) firmy cateringowej, 4) firmy odpowiedzialnej za obs³ugê techniczn±, 5) firmy transportowej; - osobistej obecno¶ci w trakcie ka¿dego z wydarzeñ objêtego przedmiotem zamówienia oraz reagowania w przypadku spostrze¿enia nienale¿ytego wykonywania zamówienia. Osobista obecno¶æ nie dotyczy realizacji us³ugi transportowej. 2.2. Wykonawca zapewni sta³± obecno¶æ personelu technicznego (co najmniej dwóch osób) o kwalifikacjach niezbêdnych do prawid³owej realizacji przedmiotu zamówienia. 2.3. Osoby wymienione powy¿ej bêd± ubrane stosownie do rangi spotkañ i swojej roli. 2.4. Po zakoñczeniu realizacji ka¿dej z czê¶ci zamówienia, Wykonawca zapewni sprz±tniêcie przestrzeni, w której bêd± siê one odbywaæ oraz pomieszczeñ pomocniczych. 3. Do zadañ Wykonawcy nale¿eæ bêdzie równie¿ rezerwacja pokoi hotelowych, a w szczególno¶ci: 3.1. Wykonawca dokona wstêpnej rezerwacji miejsc noclegowych dla uczestników konferencji 3.2. Wykonawca na podstawie wstêpnej rezerwacji, dokona osobi¶cie rezerwacji pokoi dla maksymalnie 70 wskazanych uczestników konferencji. 3.3. Wykonawca na podstawie wstêpnej rezerwacji, zapewni mo¿liwo¶æ dokonania indywidualnej rezerwacji przez pozosta³ych maksymalnie 130 uczestników konferencji. 3.4. Wykonawca op³aca noclegi uczestników, o których mowa w pkt. 3.2., w ilo¶ci zgodnej z realnie wykorzystan± liczb± pokoi. 4. Opis zadañ z zakresu transportu. 4.1. Wykonawca w dniach 18- 21 wrze¶nia 2013 r. zaplanuje oraz zapewni odbiór z hali przylotów i dowóz do hali odlotów lotniska Warszawa - Okêcie dla maksymalnie 70 osób oraz wszystkie przejazdy na trasie Warszawa- Bia³ystok, Bia³ystok- Warszawa dla maksymalnie 70 osób. Na hali przylotów lotniska Wykonawca zorganizuje oznakowany, dobrze widoczny punkt informacyjny, do którego bêd± zg³aszaæ siê przylatuj±ce osoby. Osoba/osoby aktywnie obs³uguj±ce punkt informacyjny musz± pos³ugiwaæ siê jêzykiem rosyjskim oraz angielskim w stopniu podstawowym-komunikatywnym. 4.2. Wykonawca zapewni w dniu 20 wrze¶nia 2013 r. transport w czasie wizyt studyjnych na terenie miasta i okolic (maksymalnie 5 busów - 20 osobowych). 5. Wymogi dotycz±ce materia³ów konferencyjnych: 5.1. Na podstawie wytycznych i materia³ów przekazanych przez Zamawiaj±cego Wykonawca opracuje projekty graficzne, wykona oraz dostarczy do wskazanych miejsc materia³y informacyjne tj: 500 szt. zaproszeñ, 3 szt. roll-upów, 3 szt. bannerów (Wykonawca umie¶ci jeden banner stoj±cy na ramie o wymiarach 4x10 m przed wej¶ciem do budynku konferencji oraz dwa na sali konferencyjnej o wymiarach 3x6 m ka¿dy, w miejscach wskazanych przez Zamawiaj±cego), oraz dla maksymalnie 200 osób: - materia³y w formie ksi±¿eczki zawieraj±cej informacje nt. konferencji i jej program, - imienne identyfikatory dla uczestników spotkañ: badge + smycz. 6. T³umaczenie symultaniczne w dniu 19 wrze¶nia 2013 r. T³umaczenie symultaniczne kabinowe trzech jêzyków: polskiego, rosyjskiego, angielskiego. Do realizacji zamówienia skierowanych zostanie po 2 t³umaczy z ka¿dego jêzyka obcego. Wykonawca zapewnia ca³y sprzêt techniczny potrzebny do realizacji t³umaczenia oraz jego nagrywania 7. Wyposa¿enie i obs³uga techniczna w dniu 19 wrze¶nia 2013 r. 7.1. Konferencja odbêdzie siê w obiekcie: Centrum Nowoczesnego Kszta³cenia Politechniki Bia³ostockiej. Zamawiaj±cy dopuszcza mo¿liwo¶æ zmiany obiektu na 30 dni przed planowanym rozpoczêciem konferencji o czym powiadomi Wykonawcê. Zamawiaj±cy wynajmie i op³aci koszty wynajmu obiektu. 7.2. Wykonawca zapewni niezbêdny sprzêt i wyposa¿enie do przeprowadzenia konferencji w ww. miejscu w tym: a)meble konferencyjne, b) wyposa¿enie sekretariatu konferencji umiejscowionego przy sali konferencyjnej, c) wyposa¿enie recepcji konferencji, d) techniczne wyposa¿enie konferencyjne i obs³uga konferencji, e) aran¿acja wnêtrz, f) ¶rodki audiowizualne, g) technika sceniczna, h) odpowiednie oznakowanie pomieszczeñ obiektu, u³atwiaj±ce poruszanie siê w trakcie konferencji. 8. Catering ¦wiadczenie us³ugi cateringowej, w dniach 19-20.09.2013 w zakresie przerw kawowych i lunchów Wymagania dotycz±ce obs³ugi: - 20 kelnerów (10 obs³uguj±cych na sali oraz 10 obs³uguj±cych bufety) posiadaj±cych minimum 2 letnie do¶wiadczenie w zawodzie, ze znajomo¶ci± jêzyków obcych (jêzyk angielski i rosyjski w stopniu podstawowym - komunikatywnym, ze wzglêdu na du¿± ilo¶æ osób z zagranicy), - Zapewnienie niezbêdnego wyposa¿enia do obs³ugi cateringu.

II.4) Wspólny S³ownik Zamówieñ (CPV): 79.95.20.00 - Us³ugi w zakresie organizacji imprez 79.95.00.00 - Us³ugi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg ograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze ¶rodków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 25.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 5.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• KDK Sp. z o.o., ul. Mokotowska 14, 00-561 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa warto¶æ zamówienia (bez VAT): 159918,70 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNI¯SZ¡ I NAJWY¯SZ¡ CEN¡

• Cena wybranej oferty: 132227,00

• Oferta z najni¿sz± cen±: 132227,00 / Oferta z najwy¿sz± cen±: 267803,20

• Waluta: PLN.