Skierniewice: Kompleksowa obsługa organizacyjna międzynarodowego sympozjum - 24th International EUCARPIA Symposium Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide
Numer ogłoszenia: 171537 - 2011; data zamieszczenia: 21.06.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Ogrodnictwa , ul. Konstytucji 3 Maja 1/3, 96-100 Skierniewice, woj. łódzkie, tel. 46 833 20 21, faks 46 833 32 28.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.insad.pl, www.inhort.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa obsługa organizacyjna międzynarodowego sympozjum - 24th International EUCARPIA Symposium Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja Sympozjum międzynarodowego prowadzonego w języku angielskim - EUCARPIA Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide w dniach 2-5 września 2012, z uwzględnieniem wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7 września. Przewidywana liczba uczestników - 150 Minimum 100, maksimum 250 Opłata za bankiet sympozjalny - 50 euro (zgłoszenie i wpłata w trakcie rejestracji lub też zgłoszenie j.w. wpłata w recepcji, po przyjeździe) Część A Zaprojektowanie, uruchomienie i prowadzenie strony internetowej Sympozjum w języku angielskim (projekt, domena, hosting oraz wprowadzanie zmian i nowych treści przez okres od podpisania umowy do 31 października 2012 roku), w tym: 1. Rejestracja zgłoszeń uczestników Sympozjum on-line. 2. Rejestracja zgłoszeń na bankiet sympozjalny on-line. 3. Umożliwienie pełnego dostępu Zamawiającemu do systemu on-line na podstawie hasła, pozwalające na bieżącą kontrolę, co do liczby zgłoszeń i wpływów finansowych utworzenie połączenia (link) do strony internetowej Instytutu Ogrodnictwa www.inhort.pl. Wpłaty wpisowego wpływać będą na konto bankowe Instytutu Ogrodnictwa (przelewem na konto IO lub kartą płatniczą - stosownie do systemu posiadanego przez IO). 4. Opracowanie formularza uzgodnionego z Zamawiającym w celu uzyskiwania danych do wystawiania faktur. 5. Zamieszczenie szczegółowych informacji o możliwości rezerwacji hoteli w Warszawie. Wytypowanie 3 hoteli w różnych kategoriach cenowych, i przeprowadzenie negocjacji cenowych, umieszczenie aktywnych połączeń z hotelami do obsługi gości Sympozjum, przy czym jeden hotel (kategorii 4-5-gwiazdkowej) powinien znajdować się w odległości nie większej niż 1 km od miejsca obrad, drugi hotel (2 lub 3-gwiazdkowy) i trzeci hotel (kategorii 1-gwiazdkowej/hostel/akademik) powinny znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od miejsca obrad i być dobrze skomunikowane z miejscem obrad transportem publicznym. Rezerwacja miejsc i opłaty będą wykonywane bezpośrednio przez uczestników w wybranych miejscach hotelowych. 6. Zamieszczenie informacji o możliwości uczestnictwa w wycieczkach posympozjalnych wraz z ich kompleksową obsługą ze zbieraniem chętnych, ustaleniem wysokości opłat i zebraniem wpłat od uczestników, w tym: jedno- i dwudniowych wycieczek zawodowo-turystycznych (cztery warianty), jednodniowych wycieczek turystycznych do Krakowa i Wieliczki oraz Krakowa i Byłego Nazistowskiego Obozu Zagłady Auschwitz, przy założeniu minimalnej liczby chętnych. 7. Przyjmowanie i obsługa abstraktów on-line, wg systemu opracowanego przez Wykonawcę. Formularz abstraktu (do 1 strony) wg wymagań edytorskich Zamawiającego. 8. Przyjmowanie kilkustronicowych doniesień sympozjalnych on-line, wg wymagań edytorskich Zamawiającego. 9. Przyjmowanie i obsługa abstraktów on-line, wg opracowanego formularza (do 1 strony). 10. Przyjmowanie doniesień sympozjalnych, wg opracowanej instrukcji (kilkustronicowych). 11. Przyjmowanie opłat za bankiet sympozjalny, wycieczki posympozjalne i innych opłat (na życzenie uczestnika). 12. Umożliwienie Zamawiającemu przeniesienia strony Sympozjum na serwer IO oraz przekazanie techniczne umożliwiające umieszczanie informacji w okresie 24 miesięcy po zakończeniu umowy. Część B Wynajem miejsca obrad i obsługa techniczna Sympozjum 1. Wynajęcie atrakcyjnego miejsca obrad Sympozjum w Warszawie, w obrębie historycznego centrum miasta ograniczonego ulicami: Bugaj, Boleść, Mostowa, Długa, Marszałkowska, Świętokrzyska, Bartoszewicza, Zajęcza, Dobra i Białoskórnicza, dla prowadzenia obrad oraz pomieszczeń przylegających dla zorganizowania recepcji Sympozjum, wystawienia 120 tablic do prezentacji posterów, zlokalizowania mini wystawy kwiatów, zorganizowania spotkania powitalnego, serwowania lanczów w formie bufetowej oraz zorganizowania przerw kawowych. Sala obrad powinna zapewnić 250 miejsc siedzących w ustawieniu teatralnym i 3 miejsca siedzące przy stole prezydialnym, powinna być wyposażona w ekran umożliwiający czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektor multimedialny stosowny do stopnia zaciemnienia pomieszczenia oraz co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe. Sala obrad powinna posiadać otwieralne okna umożliwiające dobre wietrzenie pomieszczenia podczas przerw w obradach lub posiadać klimatyzację. Sala obrad musi mieć techniczne możliwości przeorganizowania na potrzeby urządzenia w niej spotkania powitalnego, jeśli nie byłoby oddzielnej sali odpowiedniej do tego celu. Miejsce obrad winno mieć szatnię dla uczestników sympozjum z miejscem na pozostawienie bagaży (dla co najmniej 30 osób) oraz bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu dla uczestników sympozjum lub zapewnienie dwóch stanowisk komputerowych z bezpłatnym dostępem przewodowym do internetu. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. Miejsce obrad nie może być zlokalizowane przy samej ulicy Świętokrzyskiej ze względu na uciążliwości związane z budową II linii metra. Miejscem obrad nie może być sala sportowa, kinowa ani wystawowa. Obsługa miejsca obrad musi obejmować przygotowanie sali obrad, w tym ustawienie krzeseł, stołu prezydialnego, wietrzenie i sprzątanie w czasie przerw i innych niezbędnych czynności przygotowawczych i obsługi w całym wynajętym obiekcie lub jego części wynajętej na potrzeby przeprowadzenia Sympozjum. 2. Obsługa sesji posterowych (wystawienie tablic umożliwiających przymocowanie 120 papierowych posterów o wymiarach 120 x 100 cm (wys. x szer.) techniką samoprzylepnych stików lub rzepów lub pinezkami. 3. Przygotowanie i organizacja kateringu na przyjęcie powitalne, lancze i przerwy kawowe. 4. Prowadzenie i obsługa techniczna recepcji w miejscu obrad (sieć komputerowa, laptopy 2 szt., drukarka laserowa 1 szt., personel do rejestracji 2 osoby mówiące po angielsku, koordynator projektu) oraz możliwość przyjmowania opłat na miejscu (w tym przy użyciu karty) i wystawiania faktur; recepcja czynna przez 5 godzin 2 września oraz 7 godzin 3 września, 4 godziny 4 i 5 września. 5. Przygotowanie, wykonanie i zamontowanie przed budynkiem oraz w sali obrad 3 sztuk rozwijanych plakatów z nazwą konferencji, o wielkości 200 x 80 cm, wydrukowanie 15 plakatów papierowych foliowanych A2 z nazwą, miejscem i programem Sympozjum. Plakaty do zwrotu do Zamawiającego po zakończeniu Sympozjum. 6. Opracowanie graficzne i wydrukowanie przy merytorycznej pomocy Zamawiającego książki abstraktów zawierającej także szczegółowy program sympozjum, przekazywanej uczestnikom w czasie rejestracji. Liczba książek powinna o 20% przekraczać liczbę uczestników. 7. Przygotowanie i rozmieszczenie w miejscu obrad piktogramów i informacji w języku angielskim, ze wskazaniem sali obrad, toalet, bufetu i innych przydatnych miejsc, po konsultacji z Zamawiającym. 8. Obecność koordynatora niezbędna w czasie całego Sympozjum w dniach 2 - 5 września 2012 r. 9. Informacja o miejscu obrad wraz z adresem i mapką dojazdową zostanie umieszczona na stronie internetowej Sympozjum. Część C Materiały informacyjne i promocja 1. Przygotowanie, zapakowanie i przekazanie uczestnikom Sympozjum w recepcji, w czasie rejestracji pakietu konferencyjnego, zawierającego: książki abstraktów, identyfikatory plastikowe dla uczestników i organizatorów, smycz z nadrukiem, torba konferencyjna płócienna lub jutowa o wymiarach 38 x 40 cm z uszami o długości ok. 72 cm, z nadrukiem nazwy i logo Sympozjum z jednej strony oraz nadrukiem nazwy i logo Instytutu Ogrodnictwa z drugiej, pendrive o pojemności 4GB z prezentacją Instytutu, muzyką Chopina, folklorem łowickim, abstraktami itp. 2. Przygotowanie i obsługa 4 godzinnej wycieczki autokarowej (wraz z niezbędnym ubezpieczeniem NW uczestników) po Warszawie (panoramiczne zwiedzanie Warszawy, w tym Stare Miasto - Zamek Królewski, Kolumna Zygmunta, Rynek Starego Miasta, Barbakan, Uniwersytet Warszawski, Kościół Św. Krzyża, Park Łazienki Królewskie; historyczne miejsca i pomniki - Pomnik Bohaterów Getta, Grób Nieznanego Żołnierza, Teatr Wielki, Pomnik Chopina; Stadion Narodowy) - zabezpieczenie transportu autokarowego, przewodników w języku angielskim, zorganizowanie na zakończenie wycieczki koncertu w Pałacu na Wodzie lub Podchorążówce w Łazienkach Królewskich. Autokary muszą być nowoczesne i komfortowe, z automatyczną klimatyzacją, toaletą i panoramicznymi oknami. 3. Organizacja i wykonanie grupowego zdjęcia uczestników Sympozjum, i umieszczenie go w formie elektronicznej na stronie Sympozjum do pobrania przez uczestników. Część D Organizacja i zapewnienie cateringu wraz z serwisem kelnerskim dla uczestników Sympozjum, w tym: 1. Spotkanie powitalne 3-godzinne (welcome reception), w niedzielę, 2 września przygotowane dla 70% uczestników, z menu koktajlowym (przekąski na zimno - w tym mini-kanapki i 3 rodzaje sałatek, pakiet napoi do 3 godzin - napoje bezalkoholowe, kawa, herbata, wino i piwo, ciasto. 2. Pięć przerw kawowych, w tym: jedna 3 września, po dwie 4 i 5 września - kawa, herbata i woda mineralna bez ograniczeń, soki, drobne ciasteczka różne) 3. Trzy lancze z menu bufetowym na stojąco (2 zupy do wyboru, 3 dania główne do wyboru, w tym jedno rybne i jedno wegetariańskie - codziennie inne, 3 surówki, kawa, herbata, woda, soki). 4. Pakiet przekąskowy dla uczestników panoramicznego zwiedzania Warszawy - woda mineralna, paluszki/krakersy, wafelki i owoce twarde myte (wyłącznie polskie produkty). 5. Przygotowanie i zorganizowanie bankietu sympozjalnego (symposium dinner) zasiadanego, poza miejscem obrad, w lokalu gastronomicznym 4-5 gwiazdkowym z tradycyjną kuchnią polską - zapewnienie transportu do i z kolacji na trasie hotele-restauracja, menu (aperitif, przystawki, zupa z kuchni polskiej, 3 dania główne (mięsne, rybne, wegetariańskie) z kuchni polskiej, 3 ciasta z kuchni polskiej, deser lodowy, wino białe i czerwone, piwo polskie, kawa, herbata, woda mineralna, soki, zimne napoje gazowane), asysta hostess ze znajomością czynną angielskiego - 1 hostessa na maksimum 50 osób, muzyka na żywo (stosowna dla proponowanego lokalu). Uwaga! Katering i bankiet sympozjalny należy przygotować i serwować z uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów o randze międzynarodowej. Zamawiający nie dopuszcza np., używania naczyń jednorazowych. Obsługa gastronomiczna winna posługiwać się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym. Część E Organizacja i obsługa wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7 września (odpłatnie z wpłat uczestników - ceny do ustalenia i zamieszczenia wraz ze szczegółowym programem na stronie internetowej sympozjum przez Wykonawcę) 1.Organizacja i obsługa jedno- i dwudniowych wycieczek zawodowo-turystycznych (4 opcje tras uzgodnione z Komitetem Organizacyjnym, zapewnienie transportu autokarowego, zapewnienie przewodników turystycznych na miejscu, noclegów w pojedynczych pokojach (chyba, że ktoś wskaże partnera do pokoju 2-osobowego), organizacja lanczów i kolacji w terenie (ew. pakietów lanczowych do autokaru); skalkulowanie kosztów dla każdej z opcji, przy założeniu minimalnej liczby uczestników - 20 osób, i zapewnieniu 2 miejsc bezpłatnych dla Komitetu Organizacyjnego.. Projektowane trasy wycieczek: A. Wycieczka 1-dniowa (Żelazowa Wola) - Konstantynów Łódzki, gospodarstwo ogrodnicze J. Ciepłucha - Żelazowa Wola, muzeum i park - Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika - Piaseczno k/W-wy, gospodarstwo ogrodnicze in vitro B. Wycieczka 1-dniowa Kazimierz Dolny - Piaseczno k/ W-wy gospodarstwo ogrodnicze in vitro - Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika - Kazimierz Dolny n/Wisłą, zwiedzanie - Końskowola k/Puław - gospodarstwo szkółkarskie L.G. Kurowscy C. Wycieczka 2-dniowa Kraków - Krzywaczka k/Krakowa, gospodarstwo szkółkarskie MJ Szewczyk - Kraków, gospodarstwo ogrodnicze in vitro T. Kusibab - Kraków zwiedzanie miasta (nocleg) - Tomaszkowice k/Wieliczki, hodowla różanecznika, P. Muras - Wieliczka, zwiedzanie Kopalni Soli D. Wycieczka 2-dniowa Poznań - Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika - Smolice k/Krotoszyna, Przedsiębiorstwo hodowlano-Nasienne W. Legutko - Kalisz/Kórnik/Poznań (nocleg) - Poznań, Instytut Genetyki Roślin PAN - Poznań, zwiedzanie miasta 2. Organizacja i obsługa posympozjalnych jednodniowych wycieczek turystycznych do Krakowa i Wieliczki oraz Krakowa i Byłego Nazistowskiego Obozu Zagłady Auschwitz, przy założeniu minimalnej liczby chętnych 25 osób. Uwaga! 1. Usługi należy wykonać z należytą starannością, z uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów naukowych o randze międzynarodowej. 2. Wykonanie każdego z powyższych zadań wymaga przedstawienia projektu do akceptacji Zamawiającego (dwuosobowo).

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.41.30.00 - Usługi w zakresie projektowania stron WWW 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 63.51.00.00 - Usługi biur podróży i podobne 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.10.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: 1. Wadium w wysokości 5.000,- PLN, (słownie złotych: pięć tysięcy 00/100) należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 2. Wadium może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na konto PEKAO S.A. I O/Skierniewice 42 1240 3321 1111 0000 2853 6660 i powinno znaleźć się na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 4. Dowód wniesienia wadium należy dołączyć do oferty

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w ww. zakresie. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia w oparciu o oświadczenie załączone do oferty.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje minimum trzy usługi organizacji naukowych konferencji/sympozjów międzynarodowych (każde dla min. 150 osób i min. dwudniowe, prowadzone w języku angielskim, obejmujące, co najmniej: stworzenie i obsługę strony www. w języku angielskim, organizację i zapewnienie usług kateringowych, wynajem i obsługę techniczną miejsc spotkań, przygotowanie materiałów promocyjnych, organizacja wycieczek) w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia w oparciu o oświadczenie załączone do oferty.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponował następującymi osobami: 1.) Koordynator - osoba z biegłą znajomością języka angielskiego, posiadająca min. 3-letnie udokumentowane doświadczenie w realizacji konferencji/sympozjów międzynarodowych, obejmującej wynajem i obsługę miejsca odbycia takich spotkań, prowadzenie rejestracji uczestników, abstraktów, zapewnienia usług kateringowych i turystycznych, co najmniej 2-dniowych, na co najmniej 150 osób. 2.) Dwie osoby do obsługi recepcji - z biegłą znajomością języka angielskiego, z udokumentowanym doświadczeniem w obsłudze dwóch spotkań międzynarodowych (min. 150 osób i min. dwa dni) i z odpowiednim przygotowaniem administracyjnym do obsługi systemu rejestracji. 3.) Informatyk odpowiedzialny za przygotowanie i obsługę strony Sympozjum - z biegłą znajomością języka angielskiego i doświadczeniem w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w obsłudze stron dwóch spotkań międzynarodowych, w których uczestniczyło min. 150 osób i min. dwudniowe. Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że posiada środki finansowe w wysokości 300.000,- PLN oraz ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min. 300.000,- PLN. Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 80
• 2 - Ocena funkcjonalności i atrakcyjności miejsca obrad - 20

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach: 1) zmiany urzędowej stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena brutto, cena netto pozostanie bez zmian, 2) zmiana miejsca obrad będzie możliwa tylko w przypadku zamknięcia obiektu decyzją administracyjną z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w dacie złożenia oferty lub gdy wystąpiły inne przyczyny uniemożliwiające korzystanie z obiektu, które powstały po dacie zawarcia umowy i nie można ich było przewidzieć, 3) zmiana terminów pośrednich, o których mowa w § 2 ust. 2 może nastąpić o ile nie spowoduje to zmiany terminu konferencji oraz terminu zakończenia realizacji umowy i wynikać będzie z obiektywnych przeszkód uniemożliwiających podejmowanie działań przez Wykonawcę; przesunięcie terminu może nastąpić nie więcej niż o 14 dni. 4) zmiana osób proponowanych w ofercie do realizacji zamówienia będzie możliwa, o ile Wykonawca wskaże osoby do wykonania zamówienia z kwalifikacjami i doświadczeniem nie mniejszym, niż osoby wskazane w ofercie, 5) zmiany danych adresowych i podmiotowych Zamawiającego i Wykonawcy, 6) zmiany adresu strony internetowej Zamawiającego i Wykonawcy

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.insad.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, Dział Zamówień Publicznych i Inwestycji, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18, pok. 19.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 01.07.2011 godzina 11:00, miejsce: Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18, pok. 21 - sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie