Łódź: Doręczanie środków pieniężnych osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz drukowanie dowodów ich przekazania
Numer ogłoszenia: 184773 - 2016; data zamieszczenia: 19.08.2016
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łodzi, ul. Kilinskiego 102/102a, 90-012 Łódź, woj. łódzkie, tel. 0-42 6324034, faks 0-42 6324130.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Doręczanie środków pieniężnych osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz drukowanie dowodów ich przekazania.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest doręczanie środków pieniężnych, osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz drukowanie dowodu ich przekazania. 2. Realizacja zamówienia rozpocznie się z chwilą przekazania przez Zamawiającego pierwszych środków. 3. Środki pieniężne o których mowa w pkt. 1, będą mogły być przekazywane za pomocą przekazu pocztowego. 4. Szacunkowa ilość przekazów, którą Zamawiający zamierza nadać wynosi 15500 szt. 5. Nadawcą przekazów będą: 1) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łodzi, ul. Kilińskiego 102/102a, 2) I Wydział Pracy Środowiskowej w Łodzi przy ul. Tybury 16, 3) II Wydział Pracy Środowiskowej w Łodzi przy ul. Grota -Roweckiego 30, 4) III Wydział Pracy Środowiskowej w Łodzi przy ul. Będzińskiej 5 6. Ilość wskazana w pkt. 4 jest wielkością orientacyjną. Wykonawcy, z tego tytułu nie będzie przysługiwać roszczenie o realizację usługi w wielkości podanej w przytoczonym punkcie. 7. Przedmiot zamówienia musi być dostarczany na terenie całego kraju, w tym głównie odbiorcom z terenu miasta Łodzi. 8. Doręczanie przekazów adresatom będzie odbywać się na zasadach określonych w niniejszym zaproszeniu oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 9. Realizacja zamówienia przez Wykonawcę będzie odbywać się w następujący sposób: 1) Zamawiający przekaże na wskazane przez Wykonawcę konto, środki pieniężne przeznaczone na wypłaty dla osób uprawnionych do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz zestawienie wypłat w formie elektronicznej, zawierające następujące dane: a) imię i nazwisko, b) adres zamieszkania lub pobytu, c) kwotę do wypłaty, d) opłatę należną Wykonawcy, 2) zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy, drugi dla Zamawiającego, 3) drukowanie (wypełnianie) przez Wykonawcę przekazów odbywać się będzie na podstawie zestawienia wypłat przekazanego przez Zamawiającego, 4) nadanie przekazów rozpocznie się w dniu następnym po dniu wpływu środków pieniężnych na konto Wykonawcy, 5) w przypadku, gdy dzień nadania przypada na dzień wolny od pracy, nadanie przekazów nastąpi w pierwszym dniu roboczym po tym dniu, 6) w przypadku, gdy środki pieniężne przeznaczone na wypłaty dla osób uprawnionych dostarczone Wykonawcy nie mogą być przez niego przyjęte z przyczyn niezależnych to zostaną zwrócone na rachunek bankowy Zamawiającego w ciągu 3 dni od dnia dostarczenia ich do przyjęcia, 7) przekazy będą wypłacone wyłącznie adresatowi w miejscu jego zamieszkania lub pobytu, 8) Wykonawca zobowiązany będzie do wypłaty adresatowi przekazu w ciągu 4 dni roboczych, od daty otrzymania od Zamawiającego zestawienia wypłat i środków pieniężnych na wypłaty, z zastrzeżeniem ppkt. 9, 9) w przypadku nieobecności adresata w miejscu, o którym mowa w ppkt. 7, będzie on miał możliwość podjąć należne mu świadczenie w punkcie kasowym Wykonawcy na podstawie awiza w terminie 7 dni (w jednym ze wskazanych przez Wykonawcę punkcie znajdującym się najbliżej miejsca zamieszkania lub pobytu adresata), 10) Wykonawca będzie miał obowiązek w dniu przeprowadzenia negocjacji przedstawić wykaz punktów, w których będzie można odebrać przekaz, 11) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wypłatę przekazów nie doręczonych adresatom z powodu ich nieobecności, od dnia następnego, w wytypowanych punktach kasowych Wykonawcy zlokalizowanych obszarowo na terenie: a) I Wydział Pracy Środowiskowej 91-016 Łódź ul. Tybury 16, obejmuje swym zasięgiem terytorialnym Centrum Obsługi Mieszkańców dzielnicy Bałuty oraz Centrum Obsługi Mieszkańców dzielnicy Polesia z wyłączeniem następujących ulic: 1 Maja, 28 Pułku Strzelców Kaniowskich, 6 - go Sierpnia od nr 10 - dk, od nr 11 - dk, Gdańska od nr 13 dk, od nr 28 - dk, Inżynierska, Karolewska n-ry 1-53, n-ry 2-44, Kopernika, Legionów n-ry 36-150, n-ry 37-123, Lipowa, Łąkowa, Mała, Parkowa, Plac Hallera, Pl. Barlickiego, Pogonowskiego, Politechniki n-ry 1-11, n- ry 2-14, Proletariacka, Próchnika od nr 18- dk, od nr 35 - dk, Ptasia, Radwańska od nr 23 - dk, od nr 22 - dk, Rembielińskiego, Skłodowskiej - Curie, Sowia, Stefanowskiego, Struga od nr 13 - dk, od nr 22 - dk, Więckowskiego od nr 21 - dk, od nr 22 -dk, Włókniarzy od nr 199 - dk, od nr 200- dk, Wołowa, Wólczańska 1-225, Wróblewskiego nr-y 1-29, Zamenhofa od nr 11- dk, od nr 12 - dk, Zielona od nr 12 - dk, od nr 13 - dk, Żeligowskiego, Żeromskiego, Żwirki od nr 7 - dk, 22 - dk, b) II Wydział Pracy Środowiskowej 93- 217 Łódź ul. Grota - Roweckiego 30, obejmuje swym zasięgiem terytorialnym Centrum Obsługi Mieszkańców dzielnicy Śródmieścia oraz dzielnicy Widzew, c) III Wydział Pracy Środowiskowej 93-540 Łódź ul. Będzińska 5, obejmuje swym zasięgiem terytorialnym Centrum Obsługi Mieszkańców dzielnicy Górna oraz częścią Centrum Obsługi Mieszkańców dzielnicy Polesia, w skład której wchodzą ulice wymienione w ppkt. a. 12) Wykonawca zobowiązany jest informować za pomocą awiza adresatów o możliwości wypłaty przekazu w danym punkcie kasowym, zawierającym adres punktu kasowego położonego najbliżej miejsca zamieszkania lub pobytu adresata, termin i godziny możliwości odbioru przekazu przez adresata, czynnym 5 dni w tygodniu przez minimum 8 godzin dziennie, 13) przekaz będzie awizowany dwa razy, 14) w przypadku niemożności odebrania przekazu przez adresata, kwota świadczenia może być wypłacona osobie posiadającej oryginał jednorazowego pisemnego upoważnienia udzielonego przez adresata i potwierdzonego przez pracownika Zamawiającego imienną pieczątką i podpisem oraz pieczątką nagłówkową Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi, 15) w przypadku pobytu adresata w szpitalu kwota świadczenia może być wypłacona osobie posiadającej oryginał jednorazowego pisemnego upoważnienia udzielonego przez adresata i potwierdzonego przez lekarza jego podpisem i imienną pieczątką oraz pieczęcią szpitala, 16) w przypadku nie zgłoszenia się adresata po odbiór przekazu, Wykonawca przekazuje, najpóźniej w 7 dniu licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego awiza, powtórne awizo o możliwości jego odbioru, 17) w przypadku powtórnego awiza termin odbioru przekazu w punkcie kasowym Wykonawcy wynosi 7 dni po pozostawieniu drugiego awiza, 18) świadczenie nie podjęte w terminie przez adresata zostanie zwrócone na rachunek bankowy Zamawiającego niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni po upływie ostatecznego terminu odbioru przekazu, 19) Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu zestawienie przekazów pieniężnych, zawierające co najmniej: a) imię i nazwisko, b) adres zamieszkania lub pobytu osoby uprawnionej do wypłaty, c) kwotę wypłaconą, d) potwierdzenie odbioru przez adresata lub osobę upoważnioną i datę doręczenia, wraz oryginałami upoważnień, o których mowa w pkt 9 ppkt. 14 i 15. 10. Wykonawca musi zapewnić możliwość obsługiwania zestawienia wypłat dostarczonych w formacie elektronicznym przez Zamawiającego. Przez ich obsługę należy rozumieć: 1) import danych do realizacji zbiorczej przekazów (np.: 100 jednocześnie) do systemu Wykonawcy w postaci elektronicznej (np.: przez stronę www) z wygenerowanych przez Zamawiającego plików. Ewentualna konwersja do innej struktury danych wymaganej przez system Wykonawcy leży po stronie Wykonawcy, 2) zapewnienie możliwości wydruku przez Zamawiającego potwierdzenia nadania przekazu. 11. W pozostałym zakresie do przekazów dostarczonych w formacie elektronicznym stosuje się określone wyżej zapisy dotyczące przekazów papierowych. 12. Wypełniony przekaz zawierać będzie następujące informacje: 1) imię i nazwisko, 2) adres zamieszkania lub pobytu osoby uprawnionej do wypłaty, 3) kwotę do wypłaty. 13. Wykonawca zobowiązany będzie przetwarzać przekazane przez Zamawiającego dane osobowe adresatów wyłącznie w zakresie i celu przedmiotu zamówienia, tj. doręczania środków pieniężnych osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz drukowania dowodów ich przekazania oraz zabezpieczenia tych danych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2016 r. poz. 922). 14. Stosowane przez Wykonawcę środki techniczne i organizacyjne będą spełniały wymogi bezpieczeństwa zawarte w ogólnie obowiązujących przepisach prawa w tym w ustawie o ochronie danych osobowych, a w szczególności będą pozwalały zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, modyfikacją, utratą, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem przed zakończeniem procesu przetwarzania danych. 15. Zamawiający jako administrator danych osobowych przetwarzanych w zbiorze danych, w celu realizacji niniejszego zamówienia w drodze umowy powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych m.in. w zakresie: imion i nazwisk, adresu zamieszkania, miejsca pobytu, PESEL, rodzaj i wysokość świadczenia. 16. Wykonawca będzie przetwarzał powierzone dane wyłącznie w zakresie i celu, o których mowa w zaproszeniu, tj. doręczania środków pieniężnych osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz drukowania dowodów ich przekazania oraz zabezpieczenia tych danych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2016 roku poz. 922). 17. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Wykonawcy będzie prowadził ewidencję osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych. Wykonawca będzie zobowiązany na żądanie Zamawiającego dostarczyć do Zamawiającego listę tych osób z podaniem imienia i nazwiska. 18. Osoby wymienione w pkt. 17 przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych zostaną zaznajomione z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ) oraz powinny być zaznajomione z przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunkach technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. nr 100 poz.1024). 19. Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego obowiązane będą do ochrony danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem, oraz do zachowania danych w tajemnicy. Obowiązek ten istnieje również po ustaniu zatrudnienia. 20. System informatyczny służący do przetwarzania danych oraz system zarządzania tym przetwarzaniem będzie spełniał wymagania określone przez przepisy Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. nr 100, poz. 1024), o których mowa w pkt 18. 21. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania nieograniczonej w czasie tajemnicy poufności, która obejmuje w szczególności: 1) informacje przekazywane w przekazach, 2) dane dotyczące podmiotów otrzymujących przekazy, 22. Za naruszenie tajemnicy poufności uważa się w szczególności ujawnienie lub przetwarzanie informacji lub danych objętych tajemnicą poufności osobom nie uprawnionym. 23. Po zakończeniu przetwarzania danych w bazie, Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu bazy do Zamawiającego. Zwrot bazy danych odbywać się będzie za pokwitowaniem. 24. Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność odszkodowawczą za przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszego zamówienia w sposób naruszający zasady określone w ustawie o ochronie danych osobowych. 25. Podstawą obliczenia należności za każdy miesiąc kalendarzowy będzie suma opłat za przekazy faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia lub wydania w punkcie kasowym, w okresie rozliczeniowym, potwierdzone co do ilości na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe brutto ustalone w wyniku przeprowadzonych negocjacji. 26. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. 27. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury VAT , w terminie do 30 dni od daty dostarczania Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę wraz z egzemplarzem zestawienia o którym mowa w pkt. 9 ppkt. 19 i oryginałami upoważnień, o których mowa w pkt. 9 ppkt. 14 i 15. 28. Faktury będą dostarczane odpowiednio do nadawców przekazów wymienionych w pkt. 5. 29. Należności wynikające z faktury płatne będą przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 30. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. 31. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT w czasie trwania zamówienia, Wykonawca zastosuje podatek VAT obowiązujący w dniu wystawienia faktury, co skutkować może zmianę cen jednostkowych brutto, obowiązujących opłat. 32. Zamawiający żąda, aby Wykonawca w ciągu 3 dni od podpisania umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy. 33. W razie wystąpienia zwłoki w realizacji przedmiotu zamówienia, nawet jeżeli Zamawiający nie poniesie strat, Wykonawca zapłaci z tytułu opóźnienia Zamawiającemu kary umowne przewidziane w Istotnych Postanowieniach Umowy. 34. Zamawiający będzie miał możliwość potracenia kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy. 35. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia ustalane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 36. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 37. Wykonawca zobowiązuje się posiadać przez cały okres realizacji umowy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie mniejszą niż 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych) oraz regularnie opłacać składki ubezpieczeniowe od wskazanego powyżej ubezpieczenia. 38. Kopię polisy wymienionej w pkt. 37 oraz kopię zawartej umowy wraz z Ogólnymi Warunkami Ubezpieczenia zawartej na okres realizacji umowy wraz z dowodem uiszczenia składki Wykonawca obowiązany jest przedstawić Zamawiającemu w dniu negocjacji. 39. Wykonawca obowiązany jest przedkładać Zamawiającemu kopie dokumentów wskazanych w pkt 38 wraz z dowodami uiszczenia składki na następne okresy płatności w terminie 5 dni roboczych (za dni robocze Zamawiający uznaje dni od poniedziałku do piątku za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) przed upływem okresu ubezpieczenia wynikającego z poprzedniego okresu płatności. 40. W przypadku stwierdzenia, iż Wykonawca narusza obowiązek posiadania ubezpieczenia lub opłacenia składek z tego tytułu Zamawiający jest uprawniony do zawarcia takiego ubezpieczenia i / lub zapłaty takiej składki na koszt Wykonawcy, potrącając stosowne kwoty z wynagrodzenia Wykonawcy, co nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku uiszczenia kar umownych.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 64.11.00.00 - Usługi pocztowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 18.08.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• POCZTA POLSKA S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 69285,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 133657,15

• Oferta z najniższą ceną: 133657,15 / Oferta z najwyższą ceną: 133657,15

• Waluta: PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W dniu 5 lipca 2016 roku Wykonawca INPOST FINANSE Sp. z o.o., ul. Malborska 130, 30-624 Kraków świadczący usługę doręczania środków pieniężnych osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń z pomocy społecznej oraz drukowania dowodów ich przekazania wypowiedział umowę zawartą dnia 25 stycznia 2016 roku. Umowa została zawarta w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łodzi w dniu 19 lipca 2016 roku został poinformowany przez dotychczasowego Wykonawcę o braku zaplecza osobowego i infrastruktury powodującej niemożność dalszej realizacji świadczenia usługi. Jednocześnie wskazał w okresie wypowiedzenia Pocztę Polską S.A. jako podwykonawcę jej realizacji. Zaistniała sytuacja jest sytuacją wyjątkową, której Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć. Z uwagi na fakt, że Zamawiający nie może zaprzestać wypłaty świadczeń, czyli realizacji obowiązku wynikającego z ustawy konieczne jest wyłonienie nowego Wykonawcy, co związane jest z podjęciem natychmiastowych, niezbędnych działań. W chwili obecnej na rynku istnieje tylko jeden Wykonawca mogący zrealizować tego typu usługi tj. Poczta Polska, którą również wskazał dotychczasowy Wykonawca jako swojego podwykonawcę