Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby POWER oraz Programu FERS 2021-2027 na terytorium Polski, w tym w Warszawie w formie stacjonarnej lub w formie on-line.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.3.) Oddział zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141681456

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Domaniewska 39a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-672

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223783100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@cpe.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.cpe.gov.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://bip.cpe.gov.pl/p158/zamowienia-publiczne/ogloszenia-o-zamowieniach

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wsparcie w realizacji programów UE

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby POWER oraz Programu FERS 2021-2027 na terytorium Polski, w tym w Warszawie w formie stacjonarnej lub w formie on-line.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-de10c760-53ff-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00010898

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-01-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00007234/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.15 Organizacja spotkań KM POWER

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Przedmiot niniejszej umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00299425/01

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: WA.263.43.2021.BS

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 404000 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027) na terytorium Polski, w tym w Warszawie w formie stacjonarnej lub w formie on-line. Zamawiający w zależności od potrzeb i/ lub sytuacji epidemicznej będzie zlecał spotkania w formie stacjonarnej lub online lub hybrydowo - połączenie usług formy stacjonarnej z usługami online, zgodnie
z cenami zaproponowanymi w formularzu ofertowym.
Dot. spotkań stacjonarnych: 2. Warunki ogólne dot. świadczenia usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby PO WER i FERS na terytorium Polski, w tym w Warszawie:
a) Rezerwacja usług będzie dokonywana nie później niż na 20 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania. Wykonawca podpisując umowę jest zobligowany do zapewnienia m.in. usług hotelarskich, gastronomicznych, wynajmu sali/ sal konferencyjnych, usługi transportowej oraz usługi tłumaczenia symultanicznego zgodnie z pkt. 1 w żądanym przez Zamawiającego miejscu oraz terminie. W przypadku faktycznego braku miejsc w obiektach hotelowych, spełniających warunki określone w opisie przedmiotu zamówienia (pkt. 1), w danym terminie, termin oraz/ lub lokalizacja spotkania może zostać ponownie wyznaczona przez Zamawiającego i może on odstąpić od żądania lokalizacji w centrum miasta. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza wykorzystanie do realizacji usługi większej liczby hoteli znajdujących się w niewielkiej odległości od siebie (maksymalnie 5 km). Zastosowanie wskazanego rozwiązania wymaga każdorazowej akceptacji Instytucji Zarządzającej.
b) Wykonawca przedstawi w terminie do 3 dni od daty przekazania zlecenia dot. organizacji spotkania do akceptacji Zamawiającego propozycje co najmniej 3 obiektów, które spełniają warunki określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wskaże obiekt do realizacji zlecenia z przedstawionych propozycji pod warunkiem spełniania wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. W przypadku braku obiektów w danej miejscowości Wykonawca przedstawi dostępny obiekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość niedokonania wyboru z 3 przedstawionych propozycji i wówczas Zamawiający zażąda od Wykonawcy przedstawienia kolejnych lokalizacji/ obiektów. W przypadku braku innych obiektów Zamawiający skorzysta z możliwości wskazanej w pkt 2a.
c) Minimalna liczba uczestników spotkań - 10 osób, średnia liczba uczestników spotkań– 45 osób, maksymalna liczba uczestników spotkań– 150 osób z możliwością zwiększenia w wyjątkowych sytuacjach do 20% tej liczby. Zamawiający każdorazowo wskaże w zleceniu planowaną liczbę uczestników.
d) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:
 hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do +/- 30% wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do +/- 10% wartości danego zamówienia/zlecenia; Zamawiający może korygować zlecenie dowolną ilość razy, ale korekta nie może przekroczyć ww. limitów;
 gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do +/- 30% wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do +/- 10 % wartości danego zamówienia/zlecenia; Zamawiający może korygować zlecenie dowolną ilość razy, ale korekta nie może przekroczyć ww. limitów;
 pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do +/- 100%; Zamawiający może korygować zlecenie dowolną ilość razy w zależności od potrzeb.
f) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji spotkań jednodniowych bądź dwudniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części tych usług dla określonej indywidualnie liczby osób lub 1 usługi, tj. np. tylko z usługi cateringowej i/lub hotelowej i/lub tłumaczeniowej i/lub wynajmu sali i/lub zapewnienia transportu i/lub tłumaczenia itp. lub dowolnej kombinacji usług wskazanych w formularzu ofertowym.
g) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu spotkania na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolację
w niedzielę.
h) W uzasadnionych przypadkach w sytuacji braku obiektów hotelowych spełniających wymagania określone w pkt 1 Zamawiający, za zgodą Instytucji Zarządzającej, może wyrazić zgodę na organizację spotkań w innych dostępnych na tym terenie obiektach hotelowych, których standard nie będzie niższy od obiektu hotelowego 4 gwiazdkowego.
Usługi online: 3. Warunki ogólne dot. świadczenia usług organizacji spotkań online:
a) Rezerwacja usług będzie dokonywana nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania; za zgodą Wykonawcy w okresie krótszym.
b) Bezkosztowa rezygnacja z organizacji spotkania może nastąpić w terminie 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.
c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług określonych w ofercie na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do +/- 100%; Zamawiający może korygować zlecenie dowolną ilość razy w zależności od potrzeb.
d) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji spotkań jednodniowych bądź dwudniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części tych usług dla określonej indywidualnie liczby osób lub 1 usługi, tj. np. tylko z usługi tłumaczeniowej i/lub usług głosowania i/lub zapewnienia wsparcia osobie niepełnosprawnej itp. lub dowolnej kombinacji usług wskazanych w formularzu ofertowym.
e) Zamawiający informuje, iż stosując zapis „dzień” spotkania w formularzu ofertowym rozumie przez to czas faktycznego rozpoczęcia do momentu jego faktycznego zakończenia, przy czym maksymalny czas spotkania szacuje się na 10 godzin zegarowych.
Szczegółowy opis w zał. nr 4 do SWZ

4.5.3.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 9

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 9

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 7

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 7

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 43264 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 55831,90 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 43264 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

6.7.) Wskazanie, czy najkorzystniejsza oferta wykonawcy, któremu udzielono zamówienia uwzględnia określone w kryteriach:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: AGNIESZKA LITEWNICKA SHE PERFECT

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5222556700

7.3.3) Ulica: Andrzeja Szomańskiego 22

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 02-495

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2022-01-11

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 496920 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty społeczne

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE