Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa kompleksowego sprzątania pomieszczeń o różnym przeznaczeniu (przestrzeń biurowa, mieszkalna, konferencyjna) zlokalizowanych w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Książki

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 528799030

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wróblewskiego 6

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-148

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@instytutksiazki.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.instytutksiazki.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa kompleksowego sprzątania pomieszczeń o różnym przeznaczeniu (przestrzeń biurowa, mieszkalna, konferencyjna) zlokalizowanych w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c490d93e-61cb-4167-9c1f-1358c3d2c48e

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00032254

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-01-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki/proceedings

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki/proceedings

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: XII. SPOSÓB KOMUNIKACJI W POSTĘPOWANIU, ŚRODKI KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ I OSOBY WYZNCZONE DO KOMUNIKOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI.
1. Sposób Komunikowania się z Wykonawcami:
1.1. W postępowaniu Zamawiający wymaga przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://instytutksiazki.ezamawiajacy.pl w zakładce „Korespondencja”. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy, w tym wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy jej użyciu dostępna jest w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki
1.2. Oferty i oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów przekazywanych w postępowaniu uważa się datę ich złożenia/wysłania na Platformie,
1.3. Szczegóły na temat wykonywania poszczególnych czynności w toku postępowania zawarte są w Instrukcji użytkownika (Wykonawcy):
a) zapoznanie się z dokumentami zamówienia – ogłoszenie i SWZ;
b) zadawanie pytań Zamawiającemu;
d) przygotowanie/uzupełnianie oferty przed otwarciem ofert;
e) załączanie dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa;
g) wycofanie oferty;
h) modyfikacja oferty;
1.4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu;
2. Ogólne zasady korzystania z Platformy:
2.1. zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Instytutu Książki; pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki ;
2.2. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”;

Pozostałe szczegóły w części XII SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegóły w części SWZ: XXIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegóły w części SWZ: XXIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OZP.261.2.2025/PZP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego sprzątania pomieszczeń o różnym przeznaczeniu (przestrzeń biurowa, mieszkalna, konferencyjna) zlokalizowanych w Warszawie, na potrzeby Instytutu Książki.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku A do SWZ, oraz we wzorze umowy – załącznik 2 do SWZ.
3. Wykonawca musi zaoferować przedmiot zamówienia zgodny z opisem przedmiotu zamówienia określonym w załączniku A do SWZ, realizacja przedmiotu zamówienia musi być zgodna z zał. 2 do SWZ tj. ze wzorem umowy;

4.2.6.) Główny kod CPV: 90919200-4 - Usługi sprzątania biur

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamówienie z prawa opcji nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego. Dla zamówienia podstawowego i opcjonalnego nie jest zmieniony ops przedmiotu zamówienia.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Punktowy, wg wzoru podanego w SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny i kosztu

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu (rozdział VI SWZ) oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu (poniżej).
2. O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: „Nie dotyczy”
2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: „Nie dotyczy”
2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia dodatkowych warunków
2.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
2.4.1. Dotyczącej Wykonawcy:
Wykonawca musi wykazać się wiedzą i doświadczeniem w wykonaniu, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywaniu, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
Wykonawca wykonał należycie co najmniej dwie umowy obejmujące swym zakresem sprzątanie pomieszczeń biurowych o łącznej powierzchni minimum 1 000 (jeden tysiąc) m2 każda, w tym co najmniej jedna z nich musi zawierać także powierzchnię mieszkalną w zakresie minimum 5 maksymalnie 10 % powierzchni, trwającą minimum 11 miesięcy każda, o łącznej wartości minimum 130 000,00 zł.
Za jedną umowę będzie uważana jeden pisemny kontrakt, a nie suma pojedynczych zleceń, ale także umowa ramowa pod warunkiem zgodności z treścią warunku co do ich przedmiotu, okresu realizacji.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- warunek określony w pkt 2.4.1. musi spełniać jeden z Wykonawców samodzielnie dla danej części,
3. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

IV. PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
1. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
a) opisu/ów technicznego/ych sporządzonych i/lub wydruk/i ze stron internetowych, bądź katalog/i producenta/ów pozwalające na ocenę zgodności oferowanych produktów wykorzystanych do wykonywania usługi sprzątania oraz jego parametrów zgodnych SWZ (OPZ). Wykonawca winien w załączonych materiałach jednoznacznie wskazać, która pozycja (jeśli jest ich kilka na wydruku) dotyczy oferowanego produktu tak, by można było jednoznacznie stwierdzić, do którego z parametrów odnoszą się wykazywane normy – dotyczy rozdziału IV Załącznika A do SWZ (OPZ) w zakresie pkt. 7 lit. a-h, l-m, oraz potwierdzenie spełniania warunku wskazanego w pkt. 7.1 OPZ (załącznik A).
2. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę rozwiązań równoważnych, o których mowa pkt. 5 rozdziału III SWZ wykonawca zobowiązany jest do złożenia przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że zaoferowane rozwiązania równoważne spełniają wymagania Zamawiającego wskazanego w załączniku A do SWZ.
3. Jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia i odrzuci taką ofertę.
4. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Wnosi się wadium w wysokości 2 500,00 zł
Szczegóły w części XV SWZ WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Szczegóły w załączniku 2 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-01-22 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki/proceedings

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-01-22 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-02-20