Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Nadzór autorski i wsparcie dla systemu Ready_™

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO RYBNIK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276255430

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Bolesława Chrobrego 2

1.5.2.) Miejscowość: Rybnik

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-200

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL227 - Rybnicki

1.5.7.) Numer telefonu: +324392302

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zam_pub@um.rybnik.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.rybnik.eu

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-f64e1a8b-7f0d-11ee-a60c-9ec5599dddc1

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Nadzór autorski i wsparcie dla systemu Ready_™

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f64e1a8b-7f0d-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00039979

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-01-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00524402/32/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.19 Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów (eDokumenty)

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00494022

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

art. 305 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych gdyż zachodzi okoliczność, o której mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1a
Usługa wsparcia, utrzymania i dostosowania systemu do przepisów prawa może być zrealizowana tylko przez jednego Wykonawcę (twórcę programu) firmę eDokumenty gdyż przez innego wykonawcę jest ze względów technicznych niemożliwa. W/w firma jest jedynym Wykonawcą zdolnym do realizacji zamówienia z uwagi na niezbywalne prawo do kodów źródłowych eksploatowanego w UM oprogramowania, które wprost uniemożliwiają powierzenie realizacji zamówienia innemu wykonawcy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP.271.86.2023

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 998200,00 PLN

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 197000,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest nadzór autorski i wsparcie dla systemu Ready_™.
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia obsługi serwisowej dla systemu Ready_™ w zakresie:
1) nadzoru autorskiego:
a) doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności poprzez udostępnianie nowych wersji oprogramowania,
b) diagnozowania i usuwanie nieprawidłowości w działaniu systemu,
c) dostosowywania funkcjonalności systemu w zakresie gromadzenia i archiwizacji dokumentów oraz komunikacji elektronicznej, określonych w bieżących przepisach prawa tj. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
d) wskazywania rozwiązań zastępczych w korzystaniu z oprogramowania systemowego na czas usuwania uszkodzeń bądź instalowania nowych wersji,
e) dostarczania, poprzez udostępnienie, nowych wersji oprogramowania dla Zamawiającego w terminach ich ukazywania się,
f) usunięcia wszelkich awarii / usterek, które pojawią się w systemie (dotyczy to zarówno błędów programowych jak i ewentualnych naruszeń integralności danych z pominięciem błędów operatorów), które będą spowodowane niewłaściwym działaniem oprogramowania,
g) udostępniania aktualizacji systemu Ready_™ i aplikacji wspomagających pracę w systemie, dostarczanych przez Wykonawcę w celu uzupełnienia funkcjonalności. Aktualizacje nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.
2) wsparcia w zakresie:
a) doradztwa związanego z eksploatacją i administracją systemu,
b) dostępu do aktualnej dokumentacji technicznej,
c) optymalizacji konfiguracji systemu zarządzania bazą danych w zakresie wymaganym przez system,
d) wykonania okresowych aktualizacji systemu i upgrade’ów serwerów, na których został zainstalowany system eDokumenty (ESOD-UM-APP, ESOD-UM-BAZA, ESOD-JOM, MRD, ESOD-TZR, ESOD-ZZM) w razie wystąpienia takiej konieczności. Aktualizacje i upgrade`y nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.
Wykonawca w ramach nadzoru autorskiego w okresie trwania umowy zobowiązuje się do realizacji ulepszeń i rozszerzeń wdrożonego oprogramowania w ilości nie przekraczającej 40 godzin rozwojowych.
W/w prace będą realizowane w oparciu o odrębne zlecenie ze strony Zamawiającego określające zakres, termin wykonania i jakość zmian oraz uzgodnioną z Wykonawcą pracochłonność. Wykonawca zastrzega możliwość odmowy realizacji prac jeżeli pracochłonność przekracza dostępny uzgodniony budżet godzin rozwojowych pozostały do realizacji.
W zakresie nadzoru autorskiego Wykonawca zobowiązuje się do:
1) przeanalizowania zgłoszonej usterki i usunięcia w terminie nie dłuższym niż wskazany poniżej, w zależności od rodzaju usterki. Usterki będą klasyfikowane przez Wykonawcę. Rodzaje usterek:
a) usterka nieistotna - zakłócenie działania oprogramowania polegające na nienależytym działaniu jego części nieograniczające działania całego systemu; niemające istotnego wpływu na zastosowanie oprogramowania i niebędące awarią lub błędem - w kolejnych wersjach oprogramowania,
b) usterka istotna (błąd) - zakłócenie działania oprogramowania polegające na nienależytym działaniu lub niedziałaniu co najmniej jednej z funkcji; istnieje obejście zakłócenia w ramach funkcjonującego oprogramowania powodujące znaczne nakłady pracy, zaś cały system funkcjonuje; termin usunięcia określony przez Wykonawcę pisemnie (mailem) w okresie 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego. Zaproponowany termin wymaga uzyskania zgody Zamawiającego i nie może być dłuższy niż 30 dni liczone do daty zgłoszenia przez Zamawiającego,
c) usterka krytyczna (awaria) - zakłócenie działania oprogramowania uniemożliwiające realizowanie czynności w co najmniej jednej z jego części; nie istnieje obejście zakłócenia w ramach Oprogramowania; termin usunięcia: niezwłocznie, nie dłużej niż 1 dzień roboczy od daty zgłoszenia,
2) dostosowania systemu do zmian w przepisach prawnych na dzień przed wejściem przepisu w życie lub w innym terminie ustalonym przez Strony,
3) doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności w postaci nowych wersji oprogramowania,
4) podjęcia wszelkich działań zmierzających do jak najszybszego usunięcia zgłoszonego problemu wg ustaleń,
5) zachowania poufności i nie przekazywania osobom trzecim udostępnionych materiałów serwisowych bez pisemnej zgody Zamawiającego,
6) dostarczenia przed rozpoczęciem działań serwisowych podpisanego oświadczenia o zachowaniu poufności przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 1 do wzoru umowy),
Termin okresowych aktualizacji i upgrade’ów serwerów będzie każdorazowo uzgadniany z Zamawiającym.
W odniesieniu do Wykonawców mających siedzibę poza granicami Polski Zamawiający dopuszcza zatrudnienie pracowników na podstawie równoważnych regulacji prawnych kraju macierzystego.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 186984,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 186984,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 186984,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: eDokumenty Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6263016935

7.3.3) Ulica: Plac Kościuszki 9

7.3.4) Miejscowość: Bytom

7.3.5) Kod pocztowy: 41-902

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-12-28

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 186984,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące