Ogłoszenie nr 2021/BZP 00058011 z dnia 2021-05-19

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
”Asysta techniczna elektronicznego systemu obiegu dokumentów i zintegrowanego systemu zarządzania gminą”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Słupsk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 770979625

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Zwycięstwa 3

1.5.2.) Miejscowość: Słupsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 76-200

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL636 - Słupski

1.5.7.) Numer telefonu: 59 84 88 300

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.um.slupsk.pl/

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

”Asysta techniczna elektronicznego systemu obiegu dokumentów i zintegrowanego systemu zarządzania gminą”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f84b9964-9b68-11eb-90e5-2aec432e2be5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00058011

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-05-19

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00001241/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Asysta techniczna elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

1.3.5 Asysta techniczna zintegrowanego systemu zarządzania gminą.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00030756/01

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Systemy informatyczne Mdok i KSAT2000i są eksploatowane przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Słupsku. Dotychczasowe umowy na świadczenie usługi asysty technicznej dla ww. systemów informatycznych obowiązują do dnia 30 kwietnia 2021 r. Z uwagi na fakt, iż konieczna jest kontynuacja eksploatacji ww. systemów, dla zabezpieczenia ich prawidłowej pracy niezbędne jest zapewnienie asysty technicznej. Zgodnie z posiadaną wiedzą nadzór techniczny nad przedmiotowymi systemami może być wykonywany jedynie przez autora programów, czyli Firmę COIG S.A. z siedzibą w Katowicach, która posiada wyłączne prawa autorskie do systemów Mdok i KSAT2000i w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Nikt też, poza autorem systemów, nie może świadczyć dla nich usług serwisowych bez kodów źródłowych. Zmiana obecnie funkcjonujących w siedzibie Zamawiającego systemów nie jest również uzasadniona ze względów ekonomicznych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: SRZP.271.6.2021

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 315600 PLN

Część 1

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Część I - Asysta techniczna systemu MdokŚwiadczenie przez 12 miesięcy, począwszy od dnia 01.05.2021r. asysty technicznej wdrożonego u Zamawiającego Systemu Obsługi Spraw i Dokumentów Mdok. W ramach usługi asysty technicznej Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemu Mdok, tj.: zapewnienia ciągłości funkcjonowaniaSystemu, a w szczególności: 1) modyfikacji Systemu w terminach:a) co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie przepisu, dla którego ustalono vacatio legis,b) co najmniej 14 dni od daty ogłoszenia zmiany przepisów prawa w przypadku przepisów, dla których nie ustalono vacatio legis; 2) aktualizacji Systemu z zachowaniem funkcjonalności opracowanych wcześniej specjalnie dla Zamawiającego oraz integracji z innymi programami i systemami – z zastrzeżeniem przypadków, gdy Wykonawca zaproponuje alternatywną funkcjonalność lub integrację, której działanie da identyczny rezultat – w terminie jednego miesiąca od dnia opublikowania najnowszej stabilnej wersji Systemu; 3) przekazywania Zamawiającemu w uzasadnionych przypadkach aneksu do dokumentacji użytkowej Systemu, po jego modyfikacji lub aktualizacji, w terminie 14 dni roboczych od dnia dokonania zmian; 4) przyjmowania zgłoszeń błędów Systemu przez całą dobę, we wszystkie dni tygodnia, za pośrednictwem systemu typu Serwis Desk pod wskazanym adresem internetowym lub telefonicznym Wykonawcy, 5) usuwania błędów w funkcjonowaniu Systemu w terminie: a) dla błędów kategorii krytyczny – co najmniej do rozpoczęcia drugiego dnia roboczego następującego po dniu przyjęcia zgłoszenia błędu, b) dla błędów kategorii wysoki – co najmniej 7 dni roboczych następujących po dniu przyjęciazgłoszenia błędu, c) dla błędów kategorii średni – co najmniej 14 dni roboczych następujących po dniu przyjęcia zgłoszenia błędu; 6) przekazywania Zamawiającemu pełnego i aktualnego opisu tabel i pól bazy danych, każdorazowo po zmianie struktury bazy danych, w ostatnim dniu każdego kwartału w czasie obowiązywania Umowy; 7) udzielania przeszkolonym użytkownikom Zamawiającego telefonicznej pomocy konsultacyjnej i doradczej w formie hot-line związanej z funkcjonowaniem Systemu pod wskazanym numerem telefonu, w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 15:30; 8) udzielania przeszkolonym użytkownikom i administratorom Systemu pomocy w wyjaśnianiu błędów i usuwaniu skutków błędów popełnionych przez pracowników Zamawiającego w trakcie eksploatacji Systemu, w tym pomocy w odtwarzaniu bazy danych poprawnie zarchiwizowanych przez Zamawiającego; 9) udzielania przeszkolonymadministratorom Systemu wsparcia technicznego w przypadku konieczności reinstalacji oprogramowania i bazy danych poprawnie zarchiwizowanych przez Zamawiającego; 10) udzielania Zamawiającemu pomocy i wsparcia w dostosowaniu Systemu (w ramach istniejących w Systemie funkcjonalności) do zmian organizacyjnych i zmian wynikających z wewnętrznychregulacji prawnych Zamawiającego; 11) udostępnienia Zamawiającemu na bieżąco informacji o dokonanych przez Wykonawcę czynnościach administracyjnych na bazie danych; informacje te będą zawierać wskazanie osoby wykonującej czynności oraz określenie czasu i zakresu wykonanych czynności; 12) przekazywania Zamawiającemu bieżących informacji na temat nowych wersji Systemu, nowych funkcjonalności lub rozszerzeń Systemu oraz nowych rozwiązań technologicznych w tym opcji dostępnych za dodatkowym wynagrodzeniem; 13) dostosowywania Systemu w celu wymiany danych z systemami, z którymi wymiana danych już funkcjonuje i w zakresie, w jakim taka wymiana danych funkcjonuje - w terminie co najmniej 10 dni roboczych od zaistnienia w Systemie zmian, wymagających takiego dostosowania, nie dotyczy to zmian wynikających ze zmian i modyfikacji systemów, z którymi dane wymienia

4.5.3.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

4.5.5.) Wartość części: 51600 PLN

Część 2

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Część II - Asysta techniczna systemu KSAT2000i w zakresie modułów: ASA, CKK,DOM, EGZ, EDG, EK, EWD, FA, GMK, GMM, GOP, IA, KG, MAJ, NZ, ORG, BUD, BUDSPRVAT7, BUD-APF, PL, POD, ADH, RSŚwiadczenie przez okres 12 miesięcy, począwszy od dnia 01.05.2021r. asysty technicznej wdrożonego u Zamawiającego systemu KSAT2000i (wraz z uruchomionym webservice'em) w zakresie modułów: ASA, CKK, DOM, EGZ, EDG, EK, EWD, FA, GMK, GMM, GOP, IA, KG, MAJ, NZ, ORG, BUD, BUD-SPRVAT7,BUD- APF, PL, POD, ADH, RS (wraz z submodułami). W ramach usługi asysty technicznej Wykonawca zobowiązujesię do zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemu KSAT2000i w zakresie ww. modułów, tj.: 1. dostosowywania Systemu do zmian prawnych wynikających ze zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa z terminem realizacji prac ustalonym na : a). co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie przepisu, dla którego ustalono vacatio legis, b). co najmniej 14 dni od daty ogłoszenia zmiany przepisów prawa w przypadku przepisów, dla których nie ustalono vacatio legis; 2. informowania Zamawiającego, z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem o terminach i zakresie prac, związanych z dostosowaniem Systemu do zmian prawnych opisanych powyżej; 3. usuwania zgłoszonych błędów Systemu w terminie: a) dla błędów kategorii krytyczny - interwencje serwisowe podejmowane będą z czasem reakcji do 24 godzin od momentuprzyjęcia zgłoszenia, zaś przywrócenie przez Wykonawcę ciągłości funkcjonowania systemu winno nastąpić w terminie 48 godzin od przyjęcia zgłoszenia, w przypadku utraty ciągłości działania z winy systemu będącego przedmiotem tej umowy; b) dla błędów kategorii wysoki - realizacja zgłoszeń nastąpi w terminie do 10 dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia; c) dla błędów kategorii średni - realizacja zgłoszeń nastąpi w terminie do 60 dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia. 4. szkolenia w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy liderów wydziałowych i administratorów lub przekazywania drogą elektroniczną materiałów szkoleniowych oraz dokumentacji stosownie do wprowadzanych zmianami prawa 5. udzielania Użytkownikom Systemu telefonicznej pomocy konsultacyjnej i doradczej w trybie „hot-line” związanej z funkcjonowaniem Systemu w związku z uprzednio przesłanymi zgłoszeniami serwisowymi lubbłędami Systemu w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 16:00 przy zastrzeżeniu, że Użytkownik zapoznał się z dostarczoną przy zakupie dokumentacją, posiada podstawową wiedzę dotyczącą obsługi komputera oraz posiada wiedzę na temat Systemu i wiedzę merytoryczną;6. aktualizacji Systemu/Modułu do najnowszej wersji, zgodnie z przyjętą przez Wykonawcę polityką wersjonowania. O możliwości aktualizacji Systemu/Modułu Zamawiający zostanie poinformowany z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem;7. pomocy w formie konsultacji, w usuwaniu problemów w funkcjonowaniu systemu, jako zdarzeń niezależnych odsystemu oraz błędów spowodowanych przez algorytmy Systemu.8. okresowa weryfikacja zajętości przestrzeni tablic w systemie KSAT2000i.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

4.5.5.) Wartość części: 264000 PLN

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

Część 1

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 1)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY (dla części 1)

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 1

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 63468

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 63468

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 63468

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA (dla części 1)

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

Wykonawca

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: COIG SPÓŁKA AKCYJNA

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6340134205

7.3.3) Ulica: Mikołowska

7.3.4) Miejscowość: Katowice

7.3.5) Kod pocztowy: 40-065

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.3.8.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA (dla części 1)

8.1.) Data zawarcia umowy: 2021-04-29

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 63468,00

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2022-04-30

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

Część 2

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 2)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY (dla części 2)

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 1

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 324720

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 324720

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 324720

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA (dla części 2)

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

Wykonawca

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: COIG SPÓŁKA AKCYJNA

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6340134205

7.3.3) Ulica: Mikołowska

7.3.4) Miejscowość: Katowice

7.3.5) Kod pocztowy: 40-065

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.3.8.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA (dla części 2)

8.1.) Data zawarcia umowy: 2021-04-29

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 324720,00

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2022-04-30

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

2021-05-19 Biuletyn Zamówień Publicznych

Ogłoszenie o wyniku postępowania - - Usługi