Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w ramach operacji pn. “Lubuskie Forum Innowacji Rolniczych” zgodnie z planem Operacyjnym na 2025 r, w ramach Planu Działania KSOW+(...)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: LUBUSKI OŚRODEK DORADZTWA ROLNICZEGO

1.3.) Oddział zamawiającego: LODR

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 001059001

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: 91

1.5.2.) Miejscowość: Kalsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 66-100

1.5.4.) Województwo: lubuskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL432 - Zielonogórski

1.5.7.) Numer telefonu: 68 385 2091

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@lodr.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.lodr.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Rolnicza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w ramach operacji pn. “Lubuskie Forum Innowacji Rolniczych” zgodnie z planem Operacyjnym na 2025 r, w ramach Planu Działania KSOW+(...)

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b37f8c01-6858-42dd-b010-c8e30fe13944

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00088989

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-02-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Operacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II: Wsparcie operacji realizowanych w ramach KSOW+. Instytucja Zarządzająca Planem Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/lodr

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/lodr

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Informacje o środkach komunikacji
elektronicznej, przy użyciu, których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach
technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej.
2. Komunikacja między zamawiającymi a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje,
przekazywane powinny być z pośrednictwem Platformy zakupowej formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
3. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuję się datę ich przesłania za
pośrednictwem Platformy zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po których pojawi się
komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.
4. Zamawiający dopuszcza awaryjnie, komunikację z pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby
uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami:
w sprawach merytorycznych: a.zajda-sipa@lodr.pl
w sprawach proceduralnych: e.karpowicz@lodr.pl
5. Komunikacja ustna dopuszczalna jest tylko w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą
ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia oraz ofert, o ile jej treść jest udokumentowana.
6. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej.
Informacje, zawiadomienia, zmiany, odpowiedzi – z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie
przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej do konkretnego wykonawcy.
7. Wykonawca, jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na Platformie
zakupowej przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do
folderu SPAM.
W pozostałym zakresie obowiązują zapisy SWZ i ustawy Pzp

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://platformazakupowa.pl/pn/lodr

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Lubuski Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Kalsku, Kalsk 91, 66
100 Sulechów, tel.: 68 385 20 91, e-mail: sekretariat@lodr.pl;
Lubuski Ośrodek Doradztwa Rolniczego (w skrócie LODR) wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych, z którym można
kontaktować się w sprawach związanych Pani/Pana danymi osobowymi; dane kontaktowe, adres e-mail: 68 385 20 91 wew. 341, tel.
kom. 513 978 936, lub poprzez e-mail: iod@lodr.pl;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania
na podstawie przepisów prawa, w tym na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 26.09.2001 r.;
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych, bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, jest związany z udziałem w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO;
Posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art.17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 1/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w obiekcie usytuowanym w odległości do 40 km od siedziby Zamawiającego LODR Kalsk 91,
w ramach operacji pn.: Lubuskie Forum Innowacji Rolniczych zgodnie z Planem Operacyjnym na 2025r. w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich KSOW+, Instytucja Zarządzająca Planem Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi, dla łącznej liczby 50 uczestników gdzie:
a) I termin priorytetowy i akceptowalny przez Zamawiającego w dniach: 13-14.03.2025 r,
lub w
b) II terminie, jednak realizacja dwudniowej konferencji nastąpi najpóźniej do dnia 28.03.2025 r
Dokładny termin, w przypadku II terminu, ustalony będzie w porozumieniu Wykonawcy z Zamawiającym. Zamawiający dokona akceptacji II terminu.
Konferencja musi się odbyć w dniach od poniedziałku do piątku.

W ramach realizacji konferencji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: noclegów ze śniadaniem, serwisu kawowego, obiadu, kolacji, najmu i obsługi technicznej sal konferencyjnych, oraz najem maksymalnie 50 miejsc parkingowych, dla grupy stanowiącej łącznie maksymalnie 50 osób.
2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

55400000-4 - Usługi podawania napojów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-03-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnianie kryteriów.

Numer Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów
1 Cena oferty brutto 100,00

Kryterium: Cena oferty brutto - wartość punktowa oferty, liczona będzie wg wzoru:
Pc = (Cmin /C bad) x 100
gdzie: Cmin – najniższa cena całkowita brutto spośród badanych ofert
Cbad – cena całkowita brutto badanej oferty
Pc – liczba punktów badanej oferty w kryterium cena

2.Maksymalna liczba punktów do uzyskania w tym kryterium to 100,00. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający poprawi w ofertach:
a) Oczywiste omyłki pisarskie,
b) Oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia - zgodnie z art. 112 ustawy Pzp, mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, tj:
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się doświadczeniem w wykonaniu (lub wykonywaniu w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (dwóch) usług – kompleksowej organizacji konferencji/seminariów/szkoleń obejmujących co najmniej:
- zapewnienie minimum 1 noclegu,
- wyżywienie,
- zapewnienie sali konferencyjnej,
dla liczby co najmniej 30 osób (uczestników) , wykonanych bez zastrzeżeń ze strony zlecających.
Zamawiający za 1 usługę uzna jedną umowę = jedną konferencję/seminarium/szkolenie. Jeśli w ramach jednej umowy Wykonawca zrealizował więcej niż jedną konferencję/seminarium/szkolenie, Zamawiający uzna to jako jedną (1) usługę.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, Oświadczenia
o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej – Załącznik nr 7 do SWZ, składane na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp., oraz Oświadczenia o aktualności danych stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykonawca dołącza do oferty oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w Załącznikach nr 3 i 4 do SWZ.
2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia tj:
1) Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, dokumentów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu określonych w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ:
Wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, ilości osób biorących udział, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których dostawy te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty, w tym oświadczenie Wykonawcy. Okres 3 lat, o którym mowa powyżej liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
Wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SWZ
Jeżeli podmiotowe środki dowodowe są w posiadaniu Zamawiającego, Wykonawca nie ma obowiązku ich przedstawiania, wskazuje jedynie miejsce gdzie te środki się znajdują potwierdzając ich aktualność i prawidłowość.
3. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może złożyć wymaganych przez Zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, Wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu lub kryterium selekcji dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub
finansowej.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga przedmiotowych środków dowodowych

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i
spełnieniu warunku udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie te ma potwierdzać brak podstaw
wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub
sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu
udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków
udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (t. j. w formie
elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Dopuszcza się także
złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie
elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o
notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez
opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem, podpisem
zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez
upełnomocnionego

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 p.z.p. oraz wskazanym we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
2. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-02-12 14:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/lodr

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-02-12 14:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-03-13