Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa wsparcia organizacji, produkcji, udostępniania wystaw i wydarzeń organizowanych przez Zachętę — Narodową Galerię Sztuki oraz zarządzanie centralnym punktem informacji

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275949

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Stanisława Małachowskiego 3

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-916

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: office@zacheta.art.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://zacheta.art.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa wsparcia organizacji, produkcji, udostępniania wystaw i wydarzeń organizowanych przez Zachętę — Narodową Galerię Sztuki oraz zarządzanie centralnym punktem informacji

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6dc5b6f2-c9ed-11ee-a84d-d63fc4d19e65

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00102411

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zacheta.ezamawiajacy.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zacheta.ezamawiajacy.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w tomie I SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/02/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługa wsparcia organizacji, produkcji, udostępniania wystaw i wydarzeń organizowanych przez Zachętę — Narodową Galerię Sztuki oraz zarządzanie centralnym punktem informacji przez okres 12 miesięcy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 75124000-1 - Usługi administracyjne w zakresie rekreacji, kultury i religii

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

92521000-9 - Usługi świadczone przez muzea

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

79714000-2 - Usługi w zakresie nadzoru

63513000-8 - Usługi informacji turystycznej

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe kwalifikacje pracowników wykonawcy

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie w realizacji tożsamych usług

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie,
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie,
c) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie,
d) zdolności technicznej lub zawodowej:
I. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeśli czas prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał co najmniej jedno zamówienie polegające na stałym wsparciu organizacji, produkcji oraz udostępniania wystaw i wydarzeń, przy czym zamówienia te były wykonywane na rzecz Zamawiających, którzy są formami organizacyjnymi działalności kulturalnej w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tj. Dz.U. 2024 poz. 87), tj. w szczególności: teatry, opery, operetki, filharmonie, orkiestry, instytucje filmowe, kina, muzea, biblioteki, domy kultury, ogniska artystyczne, galerie sztuki oraz ośrodki badań i dokumentacji w różnych dziedzinach kultury a Zamawiający na rzecz których Wykonawca świadczył usługi powinni wykazywać frekwencję nie niższą niż podanie wartości wykonanych usług, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Pod pojęciem wsparcia organizacji, produkcji oraz udostępniania wystaw i wydarzeń, Zamawiający rozumie wykonywanie co najmniej następujących czynności:
a. Obserwacja, zbieranie informacji dotyczących sposobu poruszania się i zachowania zwiedzających indywidualnych, grup zorganizowanych, grup zorganizowanych o specjalnych potrzebach (grup osób z dysfunkcjami motorycznymi, wzroku, słuchu i innymi) w zaproponowanej scenografii i architekturze w celu bieżącej weryfikacji:
⁃ funkcjonalności wymienianych elementów dla użytkowników (publiczności) o zróżnicowanych możliwościach i potrzebach, szczególnie osób z dysfunkcjami (m.in. dotyczy to elementów takich jak: zaciemnienie sal, nietypowe ciągi komunikacyjne, nagłe zmiany oświetlenia i natężenia dźwięku, hałas, nietypowe podłoże),
⁃ poziomu przyjazności wymienionych elementów w ocenie użytkowników (publiczności) zróżnicowanych możliwościach i potrzebach, szczególnie osób z dysfunkcjami;
b. Informowanie zwiedzających o możliwościach i sposobach zwiedzania / uczestniczenia;
c. Komunikowanie się ze zwiedzającymi, w tym turystami z zagranicy niemówiącymi w języku polskim i osobami z dysfunkcją wzroku lub słuchu w celu zapewnienia komfortowego i bezpiecznego zwiedzania/uczestniczenia;
d. Przekazywanie informacji dotyczących:
⁃ sposobów zwiedzania (indywidualnie, w grupach, z przewodnikiem),
⁃ poruszania się po terenie wystawy/wydarzenia,
⁃ usług i serwisów (edukacyjnych, księgarskich, przewodnickich lub gastronomicznych) dla zwiedzających oferowanych przez Zamawiającego, uzupełniających wizytę w galerii.
e. Pomoc w organizacji warsztatów dla dzieci i dorosłych;
Na potrzeby oceny powyższego warunku udziału w postępowaniu Zamawiający przyjmuje, że jedno zamówienie jest równoznaczne z jedną zawartą umową w ramach której realizowane były ww. obowiązki, której termin realizacji obejmował co najmniej 12 następujących po sobie miesięcy.
II. w zakresie dysponowania osobami odpowiednimi do realizacji zamówienia:
1) Zamawiający wymaga by wykonawca dysponował w czasie realizacji zamówienia co najmniej 8 osobami, które:
a) posiadają znajomość języka angielskiego w stopniu zaawansowanym w mowie i piśmie (poziom minimum B2);
b) są niekarane;
c) posiadają przeszkolenie w zakresie pierwszej pomocy;
d) ukończyły szkolenie ECHOCAST lub równoważne zakończone wydanym certyfikatem*,
e) Posiadają wykształcenie wyższe, tj. uzyskały stopnień zawodowy co najmniej licencjat lub są studentami wydziałów nauk społecznych, humanistycznych lub szkoły artystycznej;
2) Zamawiający wymaga by wykonawca dysponował w czasie realizacji zamówienia co najmniej jedną osobą spełniająca warunki określone w punkcie II ppkt 1) a – e wskazana do pełnienia roli stałego Koordynatora usługi posiadająca minimum roczne doświadczenie przy kierowaniu zespołami wykonującymi usługi zbieżne z przedmiotem zamówienia w instytucjach kultury, których roczna frekwencja wyniosła min. 130 000 osób i złożonych z minimum 10 osób, pod pojęciem kierowania Zamawiający uzna działania polegające na wydawaniu poleceń oraz organizowaniu zespołu poprzez ustalanie grafiku prac z uwzględnieniem wymiaru pracy świadczonej przez danego pracownika, dokonywanie rozliczeń wynagrodzeń, składek na ubezpieczenie społeczne.
*Zamawiający pod pojęciem równoważne szkolenie uzna takie, które zostało zakończone egzaminem warunkującym uzyskanie certyfikatu, oraz swoim zakresem obejmowało kompetencje społeczne ze szczególnym uwzględnieniem:
1) obsługi klienta;
2) wsparcie w określaniu tras zwiedzania;
3) Metody uzyskiwania informacji zwrotnej od klienta;
4) sposób przyjmowania skarg i zażaleń;
Ponadto pracownicy skierowani do realizacji przedmiotu zamówienia:
• muszą uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Zachętę po ustalonym terminie, szczególnie w zakresie przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie danych osobowych;
• muszą odbyć szkolenie w zakresie kontaktu z osobami posiadającymi różnorodne niepełnosprawności, organizowane przez koordynatora ds. dostępności – przynajmniej trzy osoby (Zamawiający będzie wymagał zapewnienia ciągłej obecności przynajmniej jednej takiej osoby w trakcie całego dnia pracy).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: a) Oświadczenie Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 1689) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, w celu potwierdzenia braku podstawy do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP – według załącznika nr 3 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty – Załącznik nr 4 do SWZ.
b) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych/uprawnień i dokumentami, które pozwolą Zamawiającemu przyznać punkty w kryteriach oceny ofert - według załącznika nr 5.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia został określony we wzorze umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-02-21 15:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zacheta.ezamawiajacy.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-02-21 15:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni