Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Asysta techniczna elektronicznego systemu obiegu dokumentów i zintegrowanego systemu zarządzania gminą

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Słupsk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 770979625

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Zwycięstwa 3

1.5.2.) Miejscowość: Słupsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 76-200

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL636 - Słupski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.um.slupsk.pl/

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Asysta techniczna elektronicznego systemu obiegu dokumentów i zintegrowanego systemu zarządzania gminą

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-db6b2f89-9f99-11ec-baa2-b6d934483bfb

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00146306

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-05-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00022199/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Asysta techniczna elektroniczego systemu obiegu dokumentów

1.3.4 Asysta techniczna zintegrowanego systemu zarządzania gminą

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00080262/01

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Systemy informatyczne MDOK i KSAT2000i są eksploatowane przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Słupsku. Dotychczasowe umowy na świadczenie usługi asysty technicznej dla ww. systemów informatycznych obowiązują do dnia 30 kwietnia 2022 r. Z uwagi na fakt, iż konieczna jest kontynuacja eksploatacji ww. systemów, dla zabezpieczenia ich prawidłowej pracy niezbędne jest zapewnienie asysty technicznej. Brak zabezpieczenia tych usług stwarza zagrożenie dla ciągłości pracy i obsługi interesantów Urzędu Miejskiego.
Zamówienie będzie udzielane w zakresie usług chronionych prawami autorskimi i może zostać wykonane tylko i wyłącznie przez jednego dostawcę czyli firmę COIG S.A., która jest właścicielem całości praw autorskich i majątkowych do systemów MDOK i KSAT. Jako producent, jest jedynym podmiotem uprawnionym do modernizacji systemów oraz dokonywania zmian w kodzie źródłowym i świadczenia serwisu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: AT.ZP.271.3.2022.ZCH

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Część I - Asysta techniczna systemu Mdok
Świadczenie przez 12 miesięcy, począwszy od dnia 01.05.2022r. asysty technicznej wdrożonego u Zamawiającego Systemu Obsługi Spraw i Dokumentów Mdok. W ramach usługi asysty technicznej Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemu Mdok, tj.: zapewnienia ciągłości funkcjonowania Systemu, a w szczególności:
1) modyfikacji Systemu w terminach:
a) co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie przepisu, dla którego ustalono vacatio legis,
b) co najmniej 14 dni od daty ogłoszenia zmiany przepisów prawa w przypadku przepisów, dla których nie ustalono vacatio legis;
2) aktualizacji Systemu z zachowaniem funkcjonalności opracowanych wcześniej specjalnie dla Zamawiającego oraz integracji z innymi programami i systemami – z zastrzeżeniem przypadków, gdy Wykonawca zaproponuje alternatywną funkcjonalność lub integrację, której działanie da identyczny rezultat – w terminie jednego miesiąca od dnia opublikowania najnowszej stabilnej wersji Systemu;
3) przekazywania Zamawiającemu w uzasadnionych przypadkach aneksu do dokumentacji użytkowej Systemu, po jego modyfikacji lub aktualizacji, w terminie 14 dni roboczych od dnia dokonania zmian;
4) przyjmowania zgłoszeń błędów Systemu przez całą dobę, we wszystkie dni tygodnia, za pośrednictwem systemu typu Serwis Desk pod wskazanym adresem internetowym lub telefonicznym Wykonawcy,
5) usuwania błędów w funkcjonowaniu Systemu w terminie:
a) dla błędów kategorii krytyczny – co najmniej do rozpoczęcia drugiego dnia roboczego następującego po dniu przyjęcia zgłoszenia błędu,
b) dla błędów kategorii wysoki – co najmniej 7 dni roboczych następujących po dniu przyjęcia zgłoszenia błędu,
c) dla błędów kategorii średni – co najmniej 14 dni roboczych następujących po dniu przyjęcia zgłoszenia błędu;
6) przekazywania Zamawiającemu pełnego i aktualnego opisu tabel i pól bazy danych, każdorazowo po zmianie struktury bazy danych, w ostatnim dniu każdego kwartału w czasie obowiązywania Umowy;
7) udzielania przeszkolonym użytkownikom Zamawiającego telefonicznej pomocy konsultacyjnej i doradczej w formie hot-line związanej z funkcjonowaniem Systemu pod wskazanym numerem telefonu, w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 15:30;
8) udzielania przeszkolonym użytkownikom i administratorom Systemu pomocy w wyjaśnianiu błędów i usuwaniu skutków błędów popełnionych przez pracowników Zamawiającego w trakcie eksploatacji Systemu, w tym pomocy w odtwarzaniu bazy danych poprawnie zarchiwizowanych przez Zamawiającego;
9) udzielania przeszkolonym administratorom Systemu wsparcia technicznego w przypadku konieczności reinstalacji oprogramowania i bazy danych poprawnie zarchiwizowanych przez Zamawiającego;
10) udzielania Zamawiającemu pomocy i wsparcia w dostosowaniu Systemu (w ramach istniejących w Systemie funkcjonalności) do zmian organizacyjnych i zmian wynikających z wewnętrznych regulacji prawnych Zamawiającego;
11) udostępnienia Zamawiającemu na bieżąco informacji o dokonanych przez Wykonawcę czynnościach administracyjnych na bazie danych; informacje te będą zawierać wskazanie osoby wykonującej czynności oraz określenie czasu i zakresu wykonanych czynności;
12) przekazywania Zamawiającemu bieżących informacji na temat nowych wersji Systemu, nowych funkcjonalności lub rozszerzeń Systemu oraz nowych rozwiązań technologicznych w tym opcji dostępnych za dodatkowym wynagrodzeniem;
13) dostosowywania Systemu w celu wymiany danych z systemami, z którymi wymiana danych już funkcjonuje i w zakresie, w jakim taka wymiana danych funkcjonuje - w terminie co najmniej 10 dni roboczych od zaistnienia w Systemie zmian, wymagających takiego dostosowania, nie dotyczy to zmian wynikających ze zmian i modyfikacji systemów, z którymi dane wymienia System.

Część II - Asysta techniczna systemu KSAT2000i w zakresie modułów: ASA, CKK, DOM, EGZ, EDG, EK, EWD, FA, GMK, GMM, GOP, IA, KG, MAJ, NZ, ORG, BUD, BUD-SPRVAT7, BUD-APF, PL, PPEK, POD, ADH, RS, PLIP

Świadczenie przez okres 12 miesięcy, począwszy od dnia 01.05.2022r. asysty technicznej wdrożonego u Zamawiającego systemu KSAT2000i (wraz z uruchomionym webservice'em) w zakresie modułów: ASA, CKK, DOM, EGZ, EDG, EK, EWD, FA, GMK, GMM, GOP, IA, KG, MAJ, NZ, ORG, BUD, BUD-SPRVAT7,BUD- APF, PL, PPEK, POD, ADH, RS, PLIP (wraz z submodułami). W ramach usługi asysty technicznej Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemu KSAT2000i w zakresie ww. modułów, tj.:
1. dostosowywania Systemu do zmian prawnych wynikających ze zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa z terminem realizacji prac ustalonym na :
a). co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie przepisu, dla którego ustalono vacatio legis,
b). co najmniej 14 dni od daty ogłoszenia zmiany przepisów prawa w przypadku przepisów, dla których nie ustalono vacatio legis;
2. informowania Zamawiającego, z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem o terminach i zakresie prac, związanych z dostosowaniem Systemu do zmian prawnych opisanych powyżej;
3. usuwania zgłoszonych błędów Systemu w terminie:
a) dla błędów kategorii krytyczny - interwencje serwisowe podejmowane będą z czasem reakcji do 24 godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia, zaś przywrócenie przez Wykonawcę ciągłości funkcjonowania systemu winno nastąpić w terminie 48 godzin od przyjęcia zgłoszenia, w przypadku utraty ciągłości działania z winy systemu będącego przedmiotem tej umowy;
b) dla błędów kategorii wysoki - realizacja zgłoszeń nastąpi w terminie do 10 dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia;
c) dla błędów kategorii średni - realizacja zgłoszeń nastąpi w terminie do 60 dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia.
4. szkolenia w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy liderów wydziałowych i administratorów lub przekazywania drogą elektroniczną materiałów szkoleniowych oraz dokumentacji stosownie do wprowadzanych zmianami prawa
5. udzielania Użytkownikom Systemu telefonicznej pomocy konsultacyjnej i doradczej w trybie „hot-line” związanej z funkcjonowaniem Systemu w związku z uprzednio przesłanymi zgłoszeniami serwisowymi lub błędami Systemu w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 16:00 przy zastrzeżeniu, że Użytkownik zapoznał się z dostarczoną przy zakupie dokumentacją, posiada podstawową wiedzę dotyczącą obsługi komputera oraz posiada wiedzę na temat Systemu i wiedzę merytoryczną;
6. aktualizacji Systemu/Modułu do najnowszej wersji, zgodnie z przyjętą przez Wykonawcę polityką wersjonowania. O możliwości aktualizacji Systemu/Modułu Zamawiający zostanie poinformowany z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem;
7. pomocy w formie konsultacji, w usuwaniu problemów w funkcjonowaniu systemu, jako zdarzeń niezależnych od systemu oraz błędów spowodowanych przez algorytmy Systemu.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 423612,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 423612,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 423612,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: COIG SPÓŁKA AKCYJNA

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6340134205

7.3.3) Ulica: Mikołowska

7.3.4) Miejscowość: Katowice

7.3.5) Kod pocztowy: 40-065

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2022-04-27

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 423612,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2023-04-30