Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
„Dostawa, wdrożenie i uruchomienie systemu CRM z elementami Marketing Automation”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 100522238

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Targowa 1/3

1.5.2.) Miejscowość: Łódź

1.5.3.) Kod pocztowy: 90-022

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ec1lodz.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ec1lodz.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytucja kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Dostawa, wdrożenie i uruchomienie systemu CRM z elementami Marketing Automation”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a5edc3e0-c88d-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00166064

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-04-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00020866/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Wdrożenie i utrzymanie systemu CRM z elementami Marketing Automation - 5 letnia licencja

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamawiający informuje, że zamówienie będzie współfinansowane w ramach zadania inwestycyjnego pn. Narodowe Centrum Kultury Filmowej – rozwój funkcji i usług oferowanych przez „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi (POIS.08.01.00-00-1013/16-00)

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/ec1lodz

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ec1lodz

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, zawarte zostały w dziale II SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): określono w dziale XIX.2 SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): określono w dziale XIX.2 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 0068/WMK/TP/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
dostawa, wdrożenie, uruchomienie i udzielenie 5 letniej niewyłącznej licencji na oprogramowanie systemu CRM (customer relationship management) i systemu zarządzania CRM, który zostanie wykorzystany dla budowania lojalności oraz pogłębiania relacji
z klientem, przy wykorzystaniu technik spersonalizowanej komunikacji, w tym:
1) wdrażany CRM będzie gromadził dane o kliencie do jednej bazy danych, budując
w ten sposób zaawansowaną bazę wiedzy o klientach;
2) System wykorzystując zgromadzone dane zaoferuje dostarczanie klientom informacji, których główną formą jest newsletter o atrakcjach dostępnych w EC1 Łódź;
3) definiowanie odbiorców newslettera powinno odbywać się na podstawie parametrów zawartych w dynamicznym profilu klienta lub na podstawie list wybranych użytkowników;
4) dane gromadzone w bazie będą pobierane oraz dostarczane przez inne systemy współpracujące z systemem CRM w ramach posiadanych obecnie danych o klientach takich jak: Iksoris – system sprzedażowy, dane gromadzone przez zespół obsługi kasowej, dane bazy newslettera, oraz zebrane informacje o klientach w systemie Google Analytics;
5) wdrażany CRM musi być rozwiązaniem składającym się z infrastruktury oprogramowania do instalacji na serwerach EC1 Łódź lub dzierżawionego oprogramowania na bezpiecznych serwerach zewnętrznych. CRM ma być narzędziem, dzięki któremu będzie można zastosować model indywidualnego podejścia do klienta i przekazywania mu dopasowanych informacji - zgodnych z jego preferencjami;
6) użytkownikami systemu będą pracownicy EC1 Łódź, w szczególności pracownicy obsługi kasowej, Call Center, a także pracownicy Wydziału Marketingu i Komunikacji.

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również przeprowadzenie instruktażu pracowników Zamawiającego.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji określają:
1) Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) – załącznik nr 1 do SWZ,
2) Projektowane postanowienia umowy (PPU) – załącznik nr 2 do SWZ.

Wszystkie wymagania określone w dokumentach wskazanych powyżej stanowią wymagania minimalne, a ich spełnienie jest obligatoryjne. Niespełnienie ww. wymagań minimalnych będzie skutkować odrzuceniem oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48445000-9 - Pakiety oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 60 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które będą ważne i nie będą podlegały odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 oraz art. 224 ust. 6 ustawy Pzp. Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin usunięcia błędu lub awarii systemu

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu, określone przez Zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu:
1) w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Opis warunku: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

2) w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej,
o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Opis warunku: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

3) w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Opis warunku: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

4) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej (doświadczenie):

Wykonawcy, którzy wykażą, że:
a) należycie wykonali (zakończyli) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (słownie: dwa) zamówienia (rozumiane, jako 2 odrębne umowy) polegające na dostawie i wdrożeniu systemu informatycznego klasy CRM/Marketing Automation o wartości nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto każda z dostaw, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których wskazane dostawy zostały wykonane oraz załączą dowody określające czy dostawy te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami,
o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;
b) dysponują lub będą dysponować, co najmniej, następującymi osobami, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia:
i) Kierownikiem Projektu, który będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadającym, co najmniej3-letnie doświadczenie na stanowisku Kierownika Projektu przy realizacji, co najmniej 2 (słownie: dwóch) projektów polegających na wdrożeniu systemu informatycznego klasy CRM/Marketing Automation;
ii) Analitykiem d/s wdrażania Systemów informatycznych klasy CRM/Marketing Automation, który będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, a który posiada:
• doświadczenie udziału, w co najmniej 2 (słownie: dwóch) zakończonych projektach przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej lub wdrożeń systemu informatycznego klasy CRM/Marketing Automation;
• umiejętność przygotowywania analiz systemowych;
• praktyczną wiedzę z zakresu analizy danych oraz modelowania procesów biznesowych.

oraz przedłożą Zamawiającemu informację na temat kwalifikacji zawodowych tych osób, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez te osoby czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Zamawiający wymaga, aby przedmiotowe zamówienie zostało wykonane przez osoby, które Wykonawca zgłosi w wykazie osób złożonym w przedmiotowym postępowaniu. W wypadku, gdy
w trakcie realizacji zamówienia, konieczna będzie zmiana którejś z osób wymienionych w ofercie, może ona zostać zastąpiona wyłącznie przez osobę posiadającą, co najmniej równorzędne doświadczenie i kwalifikacje do osoby wskazanej, po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.
UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza łączenia poszczególnych funkcji przez jednego członka Zespołu realizacyjnego, o którym mowa w załączniku Nr 2 do SWZ.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, Zamawiający dopuszcza wspólne wykazanie spełnienia warunków określonych w pkt. 4) lit. a) i lit. b).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: ODPISU LUB INFORMACJA z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (o ile nie można go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych).

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) WYKAZ WYKONANYCH DOSTAW określonych pkt. VI.1.4) lit. a) SWZ wraz
z załączeniem dowodów określających czy dostawy te zostały wykonane należycie.
Wzór stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
2) WYKAZ OSÓB skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, o których mowa w pkt VI.1.4) lit b) wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

OŚWIADCZENIE DOT. PRZEDMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH – oświadczenie dotyczące oferowanego przez Wykonawcę systemu.
Wykonawca zobowiązany jest podać w oświadczeniu , co najmniej nazwę oferowanego systemu producenta oraz oświadczyć, że oferowany system spełnia minimalne wymagania Zamawiającego, o których mowa w SOPZ. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3A do SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Oświadczenie dotyczące oferowanego przez Wykonawcę systemu.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3A do SWZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Treść oferty stanowią następujące dokumenty: Formularz oferty. Wzór Formularza oferty stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

Wraz z ofertą Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące oświadczenia/dokumenty:

1) PEŁNOMOCNICTWO (dokument elektroniczny) w oryginale w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub jako cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez mocodawcę lub przez notariusza, jeżeli osobą podpisującą ofertę nie będzie osoba upoważniona na podstawie dokumentu określającego status prawny Wykonawcy.
Zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tj. Dz.U. 2021 poz. 1923 ze zm.), dla pełnomocnictwa tego nie jest wymagane uiszczenie opłaty.
2) ZOBOWIĄZANIE PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (jeżeli dotyczy). Wzór zobowiązania stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
3) OŚWIADCZENIE Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodne z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (dotyczące udostępniania zasobów w ramach konsorcjum). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.
4) PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE – zgodnie z zapisami pkt. VII.1b SWZ .

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCY SIĘ O ZAMÓWIENIE:
1) Zgodnie z art. 58 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2) W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy załączyć do oferty.
3) Pełnomocnictwo (dokument elektroniczny) w oryginale w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub jako cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez mocodawców lub przez notariusza, powinno być załączone do oferty i zawierać w szczególności wskazanie:
a) postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczą,
b) wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,
c) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
4) Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
5) Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań dotyczących prac związanych z rozmieszczeniem i instalacją, w ramach zamówienia na dostawy (art. 60 ustawy Pzp)
6) W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy zobowiązani będą do złożenia, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
Zaleca się, aby umowa określała:
a) strony umowy,
b) cel działania,
c) sposób współdziałania,
d) zakres prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich,
e) solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia,
f) oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi),
g) wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia;
7) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Problematykę zobowiązań solidarnych, w zakresie nieuregulowanym przez umowę pomiędzy Wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia, regulują przepisy prawa cywilnego.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1) Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określają projektowane postanowienia umowy stanowiące Załącznik nr 2 do SWZ.
2) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją przez Wykonawcę projektowanych postanowień umowy.
3) Zakres zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, określa § 12 projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-04-18 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/ec1lodz

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-04-18 12:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-05-17

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Środki ochrony prawnej, zasady wnoszenia oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy, zostały określone w pkt. XVIII SWZ.