Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługi tłumaczenia z języka polskiego na język angielski i odwrotnie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Związek Miast Polskich

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 630183731

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Robocza 42

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-517

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@zmp.poznan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.miasta.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-466e9a53-d307-43b7-8a75-62c21f35d1b3

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Stowarzyszenie

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Stowarzyszenie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi tłumaczenia z języka polskiego na język angielski i odwrotnie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-466e9a53-d307-43b7-8a75-62c21f35d1b3

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00178201

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00114276

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: 17/CH2/2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Zamawiający jest partnerem wiodącym w projekcie „Wsparcie Miast w efektywnym wykorzystaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy (SoT)” będącego częścią „Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast (DoT) realizowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) finansowanego ze środków „Polsko-Szwajcarskiego Programu Współpracy.
2. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie realizacji usługi tłumaczenia symultanicznego w kabinie wraz z wypożyczeniem kabiny i odbiorników IR oraz tłumaczenia symultanicznego przy wykorzystaniu wewnętrznego mechanizmu platformy do organizacji konferencji w trybie online z j. polskiego na j. angielski i odwrotnie.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, obejmuje poniżej wymienione zakresy:
a. tłumaczenie symultaniczne kabinowe z j. polskiego na j. angielski i odwrotnie (2 tłumaczy) podczas jednodniowej konferencji w Polsce, łącznie 2 bloki tłumaczeniowe, w tym: zapewnienie kabiny do tłumaczenia oraz odbiorników IR dla średnio 150 osób.
b. tłumaczenie symultaniczne konferencji z j. polskiego na j. angielski i odwrotnie (2 tłumaczy) przy wykorzystaniu wewnętrznego mechanizmu danej platformy do organizacji konferencji w trybie online – łącznie 4 bloki tłumaczeniowe.
4. Zamawiający nie określa wymagania zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia – wykonywanie czynności objętych przedmiotem zamówienia nie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w przepisie art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość zamówienia dodatkowych odbiorników IR podczas planowanego spotkania, w przypadku większej liczby uczestników, w pakietach po 10 sztuk. Nie więcej niż 3 pakiety.
6. Podana liczba godzin/dni, jest liczbą szacowaną. Zamawiający gwarantuje Wykonawcy, że wykorzysta nie mniej niż 65% wartości umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian szacowanych ilości tłumaczeń w ramach poszczególnych zakresów, w tym pomiędzy nimi, stosownie do swoich potrzeb, w ramach wartości progowej umowy, po uzgodnieniu z Wykonawcą.
7. Wymogi szczegółowe:
1) Przez tłumaczenia konferencyjne symultaniczne (równoczesne) zamawiający rozumie tłumaczenie w dźwiękoszczelnej kabinie, przez którą zazwyczaj widać przemawiającego prelegenta. Tłumacz nie ma kontaktu z mówcą i w razie jakichkolwiek trudności nie może go poprosić o powtórzenie komunikatu. Za pomocą słuchawek tłumacz odbiera nadchodzące wiadomości w języku źródłowym i jednocześnie, mówiąc do mikrofonu, tłumaczy usłyszany komunikat na język docelowy, dzięki czemu uczestnicy konferencji słyszą tłumaczenie w swoich słuchawkach (odbiornikach IR).
2) Przez tłumaczenie symultaniczne online Zamawiający rozumie proces tłumaczenia wypowiedzi mówcy na inny język w czasie rzeczywistym, podczas gdy wydarzenie odbywa się na platformie komunikacyjnej. Tłumacze pracują zdalnie, używając specjalistycznego sprzętu i oprogramowania oferowanego na danej platformie, tj. funkcji wspierających tłumaczenie symultaniczne, takich jak kanały audio dla różnych języków, co pozwala uczestnikom na wybór preferowanego języka tłumaczenia. Platforma (typu Clickmeeting, Zoom, MS Teams) dostarczana jest przez Zamawiającego.
3) Przez dzień tłumaczeniowy zamawiający rozumie: dzień tłumaczeniowy o długości 8 godzin zegarowych (nie dłuższy niż 8 godzin), przy czym minimalną jednostkę rozliczeniową stanowi blok o długości 4 godzin zegarowych. Każdy rozpoczęty blok liczony jest jako cały. Dwa bloki o łącznej długości 8 godzin dają stawkę dzienną.
4) Tematyka tłumaczeń obejmuje zagadnienia ogólne, prawne, polityczne, społeczne, gospodarcze, międzynarodowe, Unii Europejskiej, administracji publicznej oraz inne zagadnienia znajdujące się w obszarze działań jednostek samorządu terytorialnego. Wykonawca jest zobowiązany do posługiwania się w tłumaczeniach terminologią używaną w oficjalnych dokumentach Unii Europejskiej, obszaru EOG oraz administracji rządowej i samorządowej, ewentualnie terminami powszechnie używanymi przez doktrynę danej dziedziny, której tłumaczenie dotyczy.
5) Zamawiający ma możliwość odwołania zlecenia w danym terminie co najmniej na 48 godzin przed rozpoczęciem pracy tłumacza, w przypadku zdarzeń losowych, niezależnych od zamawiającego. W takim przypadku Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości ½ stawki przewidzianej za wykonanie usługi.
8. W przypadku, gdy tłumacz nie radzi sobie z tłumaczeniem, Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie. Wykonawca jest zobowiązany wówczas do niezwłocznej zmiany tłumacza na nowego – spełniającego wymogi stawiane przez Zamawiającego – przy czym stawki za tłumaczenie pozostają bez zmian. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów związanych ze zmianą tłumacza w trakcie wykonywania tłumaczenia;
9. W przypadku wszystkich tłumaczeń ustnych, Wykonawca potwierdzi realizację usługi poprzez przekazanie Zamawiającemu danych tłumacza (imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail) przed rozpoczęciem wykonywania usługi co najmniej na: - 4 dni robocze.

10. Wymagania wobec tłumaczy konferencyjnych, wykonujących tłumaczenie w kabinie oraz poprzez platformę komunikacyjną:
1) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował tłumaczami, którzy spełniają łącznie poniższe warunki:
a) tłumacz posiada dyplom ukończenia studiów wyższych w zakresie filologii lub innych uznanych studiów wyższych lub podyplomowych, w zakresie kształcenia językowego,
b) tłumacz posiada kwalifikacje językowe na poziomie C2 (zgodnie ze skalą biegłości językowej według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego.
Europejski System Opisu Kształcenia Językowego (ESOKJ, ang. Common European Framework of Reference for Languages, CEFR) – stopień znajomości języka obcego w określonej klasyfikacji, a więc umiejętności w mówieniu, słuchaniu, czytaniu i pisaniu. Klasyfikację przyjęła Rada Europy, wprowadzając sześć poziomów oznaczonych wielką literą i dodatkowo cyfrą: A1 – początkujący, A2 – niższy średnio zaawansowany, B1 – średnio zaawansowany, B2 – wyższy średnio zaawansowany, C1 – zaawansowany, C2 – profesjonalny. Poziom A1 odpowiada najmniejszej biegłości, a poziom C2 – największej.
c) posiada co najmniej 3 letnie doświadczenie oraz wykonał w ciągu ostatnich 12 miesięcy zlecenia trwające łącznie co najmniej 30 dni tłumaczeniowych symultanicznych szeptanych lub w kabinie.

d) W przypadku tłumaczenia spotkania prowadzonego za pomocą platformy komunikacyjnej, Zamawiający wymaga by tłumacze obsługujący dane tłumaczenie obowiązkowo wzięli udział w sesji przygotowawczej do spotkania, w celu zdobycia podstawowych umiejętności obsługi oprogramowania do tłumaczenia. Dokładny termin przeprowadzenia takiego spotkania zostanie uzgodniony z Wykonawcą, jednak nie może on przypadać później niż 3 dni przed planowanym dniem spotkania.
11. Zasady rozliczeń pracy tłumaczy: stawka liczona jest za czas od rozpoczęcia tłumaczenia do jego zakończenia., wliczając czas podróży. Podstawową jednostką obliczeniową dla tłumaczeń jest blok tłumaczeniowy – 4 godziny. Każdy rozpoczęty blok, traktuje się jako cały, przy czym za dzień podróży, jeżeli nie obejmuje on godzin tłumaczenia, tłumacz otrzyma wynagrodzenie jak za 1 blok tj. 4 h.
12. W przypadku konferencji stacjonarnej, Zamawiający zapewni wyżywienie zgodnie z programem wydarzenia oraz nocleg w pokojach jednoosobowych. Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu na miejsce spotkania / konferencji.
13. Wynajęcie kabin do tłumaczenia symultanicznego: Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć sprzęt do tłumaczenia symultanicznego na miejsce wskazane przez Zamawiającego i doprowadzić go do pełnej funkcjonalności i użyteczności na co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji, tj. podłączyć sprzęt, sprawdzić jego działanie oraz przygotować stanowisko do wydawania i odbierania słuchawek; - przez zestaw do tłumaczenia symultanicznego Zamawiający rozumie sprzęt umożliwiający wykonywanie tłumaczeń ustnych symultanicznych, tj. kabiny do tłumaczeń dla dwóch tłumaczy z całą infrastrukturą, tj. słuchawki, nagłośnienie sali oraz dowóz, instalację i obsługę sprzętu dla wskazanej w zamówieniu liczby osób. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić przez cały czas wynajmu sprzętu do tłumaczeń symultanicznych odpowiednio wykwalifikowanego pracownika obsługującego sprzęt od strony technicznej, jak również personel w odpowiedniej liczbie, do wydawania i późniejszego odebrania od uczestników wydawanych słuchawek. Odpowiedzialność za wydane nadajniki i słuchawki spoczywa po stronie Wykonawcy.
14. Tłumaczenia będą wykonywane głównie w dni robocze w godzinach od 8.00 do 22.00, jednakże Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zlecenia również w niedziele i święta w godzinach od 8:00 do 22:00. Przy czym dojazd na miejsce konferencji może odbyć się również w dni wolne, niedziele, święta.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 9

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 9

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 13456,20 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 23935,80 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 13456,20 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: BIURO TŁUMACZEŃ JACEK ŁUCZAK

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 154898780

7.3.3) Ulica: Ul. Marii Świątkiewicz 31

7.3.4) Miejscowość: Mroków

7.3.5) Kod pocztowy: 05-552

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-03-13

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 13456,20 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2025-03-20 do 2025-09-30