Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2025 roku w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Warecka 1a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-034

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: pism@pism.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2025 roku w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-222bb923-08a5-4afd-8580-440065babd88

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00188342

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00083286/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługi w zakresie organizacji imprez (scenotechnika i scenografia) - przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna wydarzenia PISM Strategic Ark 2025

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-222bb923-08a5-4afd-8580-440065babd88

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektroniczne

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat zasad i warunków korzystania z platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce "Centrum Pomocy", na stronie https://ezamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania.
2. Ponadto w związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania Zamawiający poniżej zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.
3. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:
a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, tel. +48 225568000;
b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@pism.pl.
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2025 roku w Warszawie”; znak sprawy BO.26.2.2025, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
h) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BO.26.2.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 22-23 maja 2025 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienie i multimediów na sali plenarnej zgodnie z projektem technicznym załączonym do oferty.
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer.
3) Produkcja elementów brandingu.
4) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
5) Realizację prób scenicznych w dniu 22 maja od godziny 6.00, albo 7.00, albo 8.00 – zależnie od oferty Wykonawcy.
6) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
7) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia.
8) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany w broadcastowym systemie VizRT,
9) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.

Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 24 maja 2025 r, przy czym konferencja, której obsługa stanowi przedmiot zamówienia odbędzie się w dniach 22-23 maja 2025 r.

Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania przez cały okres realizacji zamówienia ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, na kwotę nie mniejszą niż 750.000,00 zł.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

31527260-6 - Systemy oświetleniowe

32322000-6 - Urządzenia multimedialne

44210000-5 - Konstrukcje i części konstrukcji

39298900-6 - Różne wyroby dekoracyjne

79931000-9 - Usługi dekoracji wnętrz

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-05-24

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający porówna i oceni oferty w następujący sposób:
a) kryterium - Cena
Do oceny poszczególnych ofert w zakresie kryterium „cena” zostanie zastosowana metoda polegająca na porównaniu całkowitej ceny brutto badanej oferty z najtańszą spośród cen brutto przedstawionych przez Wykonawców, których oferty nie podlegają odrzuceniu.
Jako cenę służącą do oceny ofert w tym kryterium przyjmuje się cenę (brutto) podaną przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym za wykonanie całkowitego zakresu przedmiotu zamówienia.
W tym kryterium liczba punktów ocenianej oferty będzie wyliczana według następującego wzoru:

Cp = (Cmin/Cb)x 40

Cp – liczba otrzymanych punktów za kryterium „cena”
Cmin – najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych
Cb – cena za wykonanie zamówienia oferty badanej
Ocena w tym kryterium nastąpi w skali punktowej od 0 do 40 punktów.

b) kryterium - Bitowa głębia koloru zaoferowanego ekranu diodowego
W przypadku zaoferowania realizacji przedmiotu zamówienia z wykorzystaniem ekranu diodowego o:
• standardowej 8-bitowej skali - 0 punktów,
• 10-bitowej skali HDR (High Dynamic Range) – 20 punktów.
c) kryterium - Godzina pełnej gotowości sali plenarnej i foyer oraz do rozpoczęcia prób scenicznych
Przez godzinę pełnej gotowości sali plenarnej i foyer oraz do rozpoczęcia prób scenicznych (dalej jako: godzina pełnej gotowości) Zamawiający rozumie godzinę ukończenia dnia 22 maja 2025 r. wszystkich prac wchodzących w zakres prac przygotowawczych i montażowych, od której to godziny Zamawiający może rozpocząć przeprowadzenie pełnych prób scenicznych.
Zamawiający przyzna punkty za zaoferowanie godziny pełnej gotowości 22 maja 2025 r. o:
• godzinie 6:00 – 40 punktów;
• godzinie 7:00 – 20 punktów;
• godzinie 8:00 – 0 punktów.
Wskazanie godziny wcześniejszej niż 6:00 będzie punktowane tak jak wskazanie godziny 6:00. W przypadku wskazania godziny wraz z minutami Zamawiający nie weźmie ich pod uwagę i oceni ofertę zgodnie z poprzedzającą minuty podaną przez Wykonawcę pełną godziną – jeśli oferta nie będzie podlegać odrzuceniu ta pełna godzina zostanie potraktowana jako godzina pełnej gotowości i w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej zostanie wprowadzona do treści umowy. Wskazanie godziny późniejszej niż 8:00 będzie niezgodne z wymaganiami SWZ i będzie prowadzić do odrzucenia oferty.
W tym kryterium oferta Wykonawcy może zdobyć maksymalnie 40 punktów.

3. Oferta może zdobyć maksymalnie 100 punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Bitowa głębia koloru zaoferowanego ekranu diodowego

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Godzina pełnej gotowości sali plenarnej i foyer oraz do rozpoczęcia prób scenicznych

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają niżej określone warunki udziału w postępowaniu

Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże się:
a) posiadaniem odpowiedniego doświadczenia, tj.
w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi realizacji techniki scenicznej konferencji, z zaplanowaną obecnością co najmniej 250 uczestników oraz o wartości każdej z tych zrealizowanych usług nie mniejszej niż 450.000,00 zł brutto. Każda z tych usług musiała obejmować swoim zakresem co najmniej: przygotowanie projektu techniki scenicznej, a także montaż, demontaż i obsługę sprzętu techniki scenicznej w trakcie realizacji usługi.
b) dysponowaniem odpowiednimi osobami, tj.
b1) jedną osobą na stanowisku Głównego Producenta, który ciągu ostatnich 10 lat koordynował co najmniej 8 wydarzeń o charakterze estradowym lub telewizyjnym z zaplanowaną obecnością co najmniej 250 uczestników oraz o wartości każdego z tych wydarzeń nie mniejszej niż 450.000,00 zł brutto.
b2) jedną osobą na stanowisku Realizatora światła, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję realizatora światła podczas co najmniej 3 wydarzeń scenicznych, z zaplanowaną obecnością co najmniej 250 uczestników oraz o wartości każdego z tych wydarzeń nie mniejszej niż 450.000,00 zł brutto.
b3) jedną osobą na stanowisku Realizatora multimediów, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję realizatora multimediów podczas co najmniej 3 wydarzeń scenicznych, z zaplanowaną obecnością co najmniej 250 uczestników oraz o wartości każdego z tych wydarzeń nie mniejszej niż 450.000,00 zł brutto.
b4) jedną osobą na stanowisku Realizatora nagłośnienia/akustyka, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję realizatora nagłośnienia/akustyka podczas co najmniej 3 wydarzeń scenicznych, z zaplanowaną obecnością co najmniej 250 uczestników oraz o wartości każdego z tych wydarzeń nie mniejszej niż 450.000,00 zł brutto.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ
2. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 7 do SWZ
3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie
podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia
lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi
zasobami tych podmiotów.
4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie
ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji
których te zdolności są wymagane.
W tym przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się
o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą Projektu techniki scenicznej (oświetlenia, multimediów, nagłośnienia) Sali Plenarnej (zwany dalej również Projektem) w celu potwierdzenia wymagań minimalnych przewidzianych w OPZ
2. W zakresie wymagań minimalnych (ust.1) Zamawiający wymaga pod rygorem odrzucenia oferty jako niezgodnej z treścią SWZ, aby Projekt zawierał:
a) informacje na temat rodzaju i ilości oświetlenia Sali Plenarnej wraz z listą urządzeń wykorzystanych do realizacji techniki scenicznej oraz projekt z oznaczeniem miejsca montażu tych urządzeń na konstrukcji aluminiowej, zapewniających spełnianie wymagań OPZ zawartych w pkt I sala plenarna System oświetleniowy
b) pięć grafik będących wizualizacjami wykonanymi w kolorze, w programie graficznym (nie odręcznie), przedstawiającymi całość sali plenarnej wraz ze sceną i widownią (należy ująć ekran diodowy oraz scenografię zgodnie z OPZ).
3. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Projekt techniki scenicznej (oświetlenia, multimediów, nagłośnienia) Sali Plenarnej (zwany dalej również Projektem) w celu potwierdzenia wymagań minimalnych przewidzianych w OPZ

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy, w tym podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony;
Pełnomocnictwo sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia –
w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
W przypadku gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu (skan) opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, dokonuje mocodawca lub notariusz
2. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Jeżeli oferta wykonawców, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 wykonawcy wspólnie ubiegający się
o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają odrębnie oświadczenia potwierdzające brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zmiana postanowień zawartej Umowy jest możliwa w przypadku wystąpienia któregokolwiek z następujących przypadków:
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy – w takim wypadku Strony uzgodnią zmiany Umowy wymuszone nowymi przepisami;
2) gdy nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku VAT, która będzie powodowała zmianę wysokości wynagrodzenia, określonego w § 5 umowy. Cena netto nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów;
3) w przypadku konieczności zmiany sposobu realizacji przedmiotu Umowy, jeżeli zmiana ta wynika z nieprzewidzianych i niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy okoliczności, które ujawniły się w trakcie realizacji przedmiotu Umowy;
4) zaistnieją zdarzenia o charakterze siły wyższej, niezależne od Stron, które uniemożliwiają terminowe wykonanie zobowiązań, w szczególności zagrożenie epidemiczne. W takim przypadku Strony ustalą zasadność i możliwość wydłużenia terminu realizacji przedmiotu Umowy, bądź poszczególnych jego elementów o czas faktycznego wstrzymania realizacji ze względu na zaistnienie zdarzeń o charakterze siły wyższej.
2. Zmiany Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron, zawierający uzasadnienie konieczności wprowadzenia tych zmian.
3. Dokonanie zmian Umowy wymaga zawarcia aneksu do Umowy, podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron, pod rygorem nieważności, albo aneksu w postaci elektronicznej – opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.
4. Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane siłą wyższą. Przez siłę wyższą rozumie się wszelkie nieprzewidziane zdarzenia powstałe poza kontrolą Stron, których nie mogły przewidzieć ani im zapobiec, pomimo dołożenia wszelkich starań, takie jak: katastrofalne działanie sił przyrody, wojna, strajki generalne, ataki terrorystyczne, akty władzy publicznej, którym nie może przeciwstawić się jednostka itp. W przypadku siły wyższej Strona dotknięta jej działaniem niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę i Strony, uzgodnią tryb dalszego postępowania.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-04-22 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-04-22 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-05-21

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Oferta powinna zawierać:
1) Formularz oferty - wygenerowany z systemu e-Zamówienia zawierający dane niezbędne do oceny oferty, o których mowa w Rozdziale XX SWZ;
2) Przedmiotowe środki dowodowe: Projekt techniki scenicznej (oświetlenia, multimediów, nagłośnienia) Sali Plenarnej – zgodnie z wymogami określonymi w Rozdz. V SWZ.
Przedmiotowe środki dowodowe należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (przy użyciu dowodu osobistego z warstwą elektroniczną)
3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy pzp, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załączniki nr 4 i 5 do SWZ, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (przy użyciu dowodu osobistego z warstwą elektroniczną)
4) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (lub inne podmiotowy środek dowodowy), o którym mowa w Rozdz. IX ust. 5, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (przy użyciu dowodu osobistego z warstwą elektroniczną) – jeżeli dotyczy
5) Oświadczenie, o którym mowa w Rozdz. IX ust. 13, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (przy użyciu dowodu osobistego z warstwą elektroniczną) – jeżeli dotyczy
6) Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy, w tym podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony.