Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT ADAMA MICKIEWICZA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 528511890

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Mokotowska 25

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-560

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniap@iam.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://iam.pl/pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9618e206-553f-4b09-8183-46334e53c01c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00189763

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00083343/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.32 Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://iam.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://iam.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 z poźn. zm.).
2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują poprzez Platformę, dostępną pod adresem: https://iam.ezamawiajacy.pl ;
4. Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, wymaga założenia konta.
5. Rejestracja i korzystanie z Platformy zostały szczegółowo opisane w Instrukcji dla Wykonawcy, która jest dostępna na Platformie w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego/Plan zamówień publicznych.
6. Zgodnie z 67 ustawy Pzp., Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy:
stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż
512 kb/s;
komputer klasy PC lub PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Osx10,4, Linux, lub ich nowsze wersje;
zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w tym: Chrome; Mozilla Firefox; Internet Explorer minimalna wersja 10.0, zaleca się jej aktualną wersję;
włączona obsługa JavScript;
zainstalowany program Acrobat Reader lub inny odczytujący pliki .pdf.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 3/IAM/II/2025/3

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

98340000-8 - Usługi miejsc noclegowych oraz biur

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający przy realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji.
2. Zamówienie objęte prawem opcji dotyczy zwiększenia zakresu usługi będącej przedmiotem zamówienia podstawowego, zgodnie z OPZ, za cenę wskazaną w Ofercie, a w konsekwencji zwiększenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy o wartość nie większą niż 50% wartości zamówienia podstawowego (§ 6 ust. 1), w terminie do 15 miesięcy od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub zamówienie objęte prawem opcji dotyczy zwiększenia wartości usługi będącej przedmiotem zamówienia podstawowego, zgodnie z OPZ, za cenę wskazaną w Ofercie, a w konsekwencji zwiększenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy o wartość nie większą niż 50% wartości zamówienia podstawowego (§ 6 ust. 1), w przypadku wykorzystania podstawowego maksymalnego wynagrodzenia.
3. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Nie skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.
4. Zamówienie objęte opcją Wykonawca będzie zobowiązany wykonać w okresie do 15 miesięcy od dnia zakończenia świadczenia usługi w ramach zamówienia podstawowego lub od dnia wyczerpania środków wartości zamówienia podstawowego, o którym mowa w § 6 ust. 1
5. Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji, w tym zasady realizacji zleceń, terminy szczegółowe, a także odpowiedzialności, w tym kar umownych, będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego.
6. Zamawiający nie później niż do 15 dni od dnia zakończenia umowy dotyczącej zamówienia podstawowego złoży zawiadomienie o skorzystaniu z prawa opcji lub Zamawiający nie później niż do 80% wykorzystania maksymalnej wartości zamówienia podstawowego złoży zawiadomienie o skorzystaniu z prawa opcji. Zawiadomienie zostanie złożone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi reprezentantów Zamawiającego.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 30 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny i kosztu

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu (rozdział VI SWZ) oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu (poniżej).
2. O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: „Nie dotyczy”
2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w kwocie nie mniejszej niż 1 000 000,00 PLN (jeden milion złotych) na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia i zobowiązują się do utrzymania ochrony ubezpieczeniowej co najmniej na tym samym poziomie w okresie obowiązywania umowy.
2.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
2.4.1. dotyczącej Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – wykonał co najmniej trzy (3) usługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w hotelach krajowych i zagranicznych w ramach umów trwających nieprzerwanie przez co najmniej 24 miesiące o wartości min. 1 000 000,00 zł brutto każda (całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące usługę rezerwacji miejsc hotelowych oraz ceny noclegów). Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jeden/ą kontrakt/umowę. Za jedną umowę będzie uważana także umowa ramowa lub wiele zleceń realizowanych na rzecz jednego podmiotu, pod warunkiem zgodności z treścią warunku co do ich przedmiotu, okresu realizacji (wszystkie zlecenia muszą być zrealizowane w okresie nie dłuższym niż 24 miesięcy) i wartości zamówienia.
2.4.2. dotyczy personelu Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia co najmniej trzy osoby odpowiedzialne za realizację zamówienia, w tym jedną pełniącą rolę opiekuna Zamawiającego, posiadające co najmniej roczne doświadczenie w obsłudze zamówień dotyczących rezerwacji hoteli w kraju i za granicą
2.4.3. dotyczy potencjału technicznego Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje własnym systemem rezerwacyjnym typu on – line, za pomocą którego możliwe będzie dokonywanie oraz modyfikacja rezerwacji przez upoważnionych pracowników IAM, o funkcjonalnościach co najmniej:
- sprawnie działa we wszystkich przeglądarkach internetowych,
- zawiera listę ofert wszystkich hoteli dostępnych u operatora,
- zawiera sprawnie działające filtry: standard, cena, lokalizacja, śniadania, internet (minimum),
- umożliwia wyszukiwanie hoteli z poziomu mapy,
- zawiera informację o limitach diet zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,
- umożliwia generowanie potwierdzeń oraz voucherów w językach polskim i angielskim.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
 warunek określony w pkt 2.3. musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie,
 warunek określony w pkt 2.4.1 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie.
 warunek określony w pkt 2.4.2 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie
 warunek określony w pkt 2.4.3 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zmiany umowy wskazane w § 14 Załącznika nr 2 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-04-23 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://iam.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-04-23 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni