Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
KOMPLEKSOWA USŁUGA ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW DLA SZPITALA KLINICZNEGO IM. KS. ANNY MAZOWIECKIEJ W WARSZAWIE

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SZPITAL KLINICZNY IM. KS ANNY MAZOWIECKIEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 001372229

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Karowa 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-315

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zam.pub@szpitalkarowa.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.szpitalkarowa.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://szpitalkarowa.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

KOMPLEKSOWA USŁUGA ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW DLA SZPITALA KLINICZNEGO IM. KS. ANNY MAZOWIECKIEJ W WARSZAWIE

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-36c3574a-7fba-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00204638

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00025731/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Usługi archiwizacji dokumentów

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00488114

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: 03/11/23

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 364892,88 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla Szpitala Klinicznego im. ks. Anny Mazowieckiej w Warszawie.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. Przejęcie dokumentacji zdeponowanej w archiwum obecnego Wykonawcy. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) Odbiór dokumentacji z archiwum Obecnego Wykonawcy znajdującego się w Ożarowie Mazowieckim,
ul. Ceramiczna 7 i transport do nowego archiwum wskazanego przez Wykonawcę w formularzu oferty,
2) Odległość pomiędzy siedzibą Szpitala a obecnym archiwum wynosi około 30 km,
3) Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego odbieranej dokumentacji
4) Pojemniki, w których zgromadzona jest dokumentacja są własnością obecnego Przechowawcy
i dokumentację należy przepakować w pojemniki nowego Wykonawcy udostępnione Zamawiającemu nieodpłatnie,
5) Ilość dokumentacji do przejęcia to 7843 pudeł dokumentacji medycznej 13 pudeł dokumentacji Działu Kadr Szpitala w stosunku do której Zamawiający wymaga:
a) Dokumentacja medyczna posiada elektroniczną bazę danych, która zostanie Wykonawcy udostępniona,
b) Podstawą przejęcia dokumentacji jest ilość pudeł przeliczona i wskazana w Protokole Przekazania, który zostanie podpisany pomiędzy Wykonawcami przy udziale Zamawiającego,
c) Wykonawca sam dokonuje przepakowania dokumentacji do pudeł archiwizacyjnych,
d) Po przyjęciu dokumentacji należy dokonać weryfikacji / sprawdzenia przejętej dokumentacji na podstawie przekazanych spisów lub – w przypadku ich braku do nr Księgi Głównej,
e) Po weryfikacji Wykonawca sporządza i przedstawia Zamawiającemu w terminie 1 miesiąca raport,
w którym wskaże ewentualne braki
2. Przechowywanie dokumentacji. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) cykliczne, całoroczne przyjmowanie nowej dokumentacji,
2) przechowywanie przejętej dokumentacji, o której mowa w pkt 1 oraz przyjmowanej nowej dokumentacji:
a) Ilość przejętej dokumentacji: 7843 pudeł dokumentacji medycznej 13 pudeł dokumentacji Działu Kadr Szpitala,
b) Szacunkowa ilość nowej dokumentacji, którą Zamawiający przekaże w trakcie obowiązywania umowy 800 pudeł.
3. Obsługa dokumentacji. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) wyszukanie oryginału dokumentacji ze składu w trybie standard i na cito
1a) przesłanie skanu dokumentacji wyszukanej ze składu w trybie standard
2) Transport dokumentów do siedziby Zamawiającego
3) Odbiór udostępnionej dokumentacji z siedziby Zamawiającego i uzupełnienie zasobu akt o zwrócone oryginały dokumentacji
4) Usługa realizowana w trybie standard 24 godz.
5) Usługa realizowana w trybie na „CITO” max 3 godz. od zamówienia do 12.00
4. Brakowanie i niszczenie dokumentacji zdeponowanej u Wykonawcy. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) Wykonawca opracowuje spisy dokumentacji do wybrakowania wraz z wnioskiem i przekazuje je do Zamawiającego,
2) Po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego– na podstawie pisemnego zlecenia Zamawiającego dokumentacja jest niszczona w sposób nie możliwy do odtworzenia
5. Odbiór i niszczenie akt - Dokumentacja niearchiwalna. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) Zapakowanie w worki i zaplombowanie,
2) Worki i plomby dostarcza Wykonawca,
3) Po zniszczeniu dokumentacji Zamawiający otrzymuje Certyfikat Niszczenia,

4.5.3.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 3

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 3

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 309258,07 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 908291,19 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 309258,07 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: IRON MOUNTAIN POLSKA Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5251419704

7.3.3) Ulica: ul. Regulska 2, Reguły

7.3.4) Miejscowość: Piastów

7.3.5) Kod pocztowy: 05-820

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak

7.4.1.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:

IRON MOUNTAIN POLSKA SERVICES Sp. z o.o.

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-02-15

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 309258,07 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące