Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja cyklu wydarzeń pod nazwą „Lato na Madalinie 2025”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Poznań - Urząd Miasta Poznania

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631257822

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Kolegiacki 17

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-841

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zpb@um.poznan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.poznan.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja cyklu wydarzeń pod nazwą „Lato na Madalinie 2025”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3a3e6847-1455-4f6a-9e61-943737417670

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00211211

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00032267/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.22 Organizacja cyklu weekendowych imprez kulturalnych, sportowych i społecznych pt.: "Lato na Madalinie 2025" oraz tymczasowe zagospodarowanie terenu Zajezdni

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/poznan

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/poznan

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zawarto w pkt VIII. SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZPb-II.271.67.2025.KP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja cyklu wydarzeń kulturalnych, edukacyjnych, sportowo-rekreacyjnych i społecznych pod wspólną nazwą „Lato na Madalinie 2025” odbywających się na terenie zajezdni tramwajowej przy ul. Madalińskiego 17 w Poznaniu oraz tymczasowe zagospodarowanie terenu Zajezdni.
2) Udostępnienie terenu Zajezdni w celu realizacji Przedmiotu zamówienia, nastąpi na okres od 6 czerwca do 30 września 2025 r.
Wykonawca przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia zapewni organizację ogólnodostępnych działań aktywizujących mieszkańców, m.in. artystycznych, edukacyjnych, kulturalnych, rekreacyjnych, itp., skierowanych do różnego rodzaju odbiorców, np.: dzieci i młodzieży, seniorów, rodzin, w szczególności uwzględniając potrzeby osób z niepełnosprawnościami, oraz zapewni niezbędne do ich realizacji oraz funkcjonowania tymczasowe zagospodarowanie terenu, materiały i narzędzia.
3) Wydarzenia zaplanowane w ramach „Lata na Madalinie 2025” odbywać się będą przez okres 56 dni od 28 czerwca 2025 r. do 31 sierpnia 2025 r.:
a) w dni robocze od wtorku do piątku w godzinach 15:00-20:00,
b) w soboty, niedziele oraz święto przypadające w dniu 15 sierpnia 2025 r. w godzinach 11:00-20:00
4) Wykonawca zobowiązany jest do:
a) zapewnienia obecności co najmniej jednego animatora, w godzinach funkcjonowania strefy, który będzie zarządzał terenem, dbał o porządek, pełnił rolę informacyjną oraz będzie animować czas osób odwiedzających strefę;
b) zaproponowania zróżnicowanych tematycznie aktywności w formie warsztatów, koncertów, wydarzeń kulturalnych, zajęć artystycznych, sportowych itp., które będą uwzględniały wszystkie grupy wiekowe, tj. dzieci, młodzież, dorosłych oraz seniorów, w minimalnej liczbie godzin programu wynoszącej 40 h w całym okresie realizacji zamówienia przedstawionych w Harmonogramie aktywności „Lato na Madalinie 2025” stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ,
przy czym rekomenduje się, aby powyższe wydarzenia były zaplanowane w taki sposób, aby:
­ - w dni robocze od wtorku do piątku zakres działań był „węższy” np. ograniczony do działań animatorów przy zapewnieniu ogólnodostępności terenu w wyznaczonych godzinach oraz możliwości bezpłatnego wypożyczenia sprzętu do gier i zabaw do użytku na terenie strefy,
­ - w soboty, niedziele oraz święto, przypadające w dniu 15 sierpnia br., zapewnione zostały dodatkowe warsztaty, zajęcia sportowe, a także wydarzenia kulturalne,
c) niezależnie od zaproponowanych w Harmonogramie aktywności „Lato na Madalinie 2025” o którym mowa w punkcie b), dodatkowo należy zaplanować:
­ - w każdą sobotę, niedzielę oraz święto przypadające w dniu 15 sierpnia br. min. jedno wydarzenie artystyczne (np. koncert i/lub spektakl teatralny i/lub występ kabaretowy i/lub pokaz kuglarski i/lub pokaz akrobatyczny) trwających nie krócej niż 30 min - łącznie min. 21 wydarzeń;
­ - co najmniej raz w tygodniu - warsztaty edukacyjno-społeczne rozumiane jako warsztaty lub zajęcia praktyczne doskonalące jakąś umiejętność (np. warsztaty plastyczne i/lub warsztaty kreatywne i/lub zajęcia artystyczne i/lub nauka gry na instrumencie i/lub nauka szydełkowania/robienia na drutach i/lub lekcje majsterkowania) trwających nie krócej niż 45 min. – łącznie min. 10 wydarzeń,
­ - co najmniej raz w miesiącu - wydarzenie taneczne typu: letni przebierany balik dla dzieci i/lub taneczny podwieczorek dla seniorów i/lub potańcówka dla wszystkich grup wiekowych - trwających nie krócej niż 60 min - łącznie min. 2 zróżnicowane wydarzenia;
­ - co najmniej dwa razy w miesiącu - zajęcia integracyjne o charakterze inkluzywnym dla grup wymagających włączenia społecznego, tj.: zajęcia dla osób z niepełnosprawnościami, zajęcia międzykulturowe skierowane dla uchodźców, zajęcia integrujące seniorów + dzieci, zajęcia dla osób z niepełnosprawnościami + odpoczynek dla ich opiekunów (np. zajęcia sensoryczne i/lub zabawy dźwiękowe i/lub wspólne międzypokoleniowe warsztaty) trwających nie krócej niż 30 min. – łącznie min. 4 zróżnicowane wydarzenia;
­ - co najmniej trzy razy w miesiącu - zajęcia sportowo-rekreacyjne,
tj.: joga i/lub fitness i/lub gimnastyka dla seniora - trwających nie krócej niż 45 min - łącznie min. 6 wydarzeń;
Powyższe WYDARZENIA nie wliczają się do puli aktywności z pkt. b) oraz nie są dodatkowo punktowane w kryteriach oceny ofert.
d) wyposażenia strefy w sprzęt do gier i zabaw, który będzie dostępny do bezpłatnego wypożyczenia w strefie, składający się z co najmniej:
­ kręgli plażowych – 1 zestaw,
­ zestawów do badmintona – 1 zestaw,
­ gry typu bule – 1 szt.,
­ gry typu cornhole/rzut do celu – 1 zestaw,
­ skakanek – 3 szt.
­ piłek do gry – 3 szt.,
­ gum do skakania – 2 szt.
­ hula-hop – 2 szt.
e) przygotowania koncepcji zagospodarowania terenu Zajezdni (rysunek oraz opis koncepcji) wraz z krótkim opisem propozycji zabezpieczenia
i ogrodzenia terenu (zgodnie z załącznikiem nr 2 do umowy),
f) zaproponowania formy promocji wydarzenia „Lato na Madalinie 2025”;
g) nawiązania współpracy z działającymi na terenie osiedla Wilda podmiotami np.: Radą Osiedla, stowarzyszeniami, fundacjami, placówkami oświatowymi, klubami seniora, organizacjami pozarządowymi (NGO), itp.
5) Szczegółowy opis warunków realizacji przedmiotu zamówienia określony został we wzorze umowy wraz z załącznikami, stanowiącym załącznik nr 8 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

92000000-1 - Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-06 do 2025-09-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Różnorodność oferty programowej

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja zagospodarowania terenu

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja promocji

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowy personel Wykonawcy

4.3.6.) Waga: 5

Kryterium 6

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Współpraca ze społecznością lokalną i organizacjami pozarządowymi (NGO)

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że Wykonawca samodzielnie lub jeden z Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia, lub podmiot, na którego zdolnościach technicznych lub zawodowych polega Wykonawca, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał
należycie 2 usługi, polegające na organizacji wydarzeń edukacyjnych i/lub kulturalnych i/lub rekreacyjnych i/lub sportowych
o łącznej wartości minimum 90 000,00 zł brutto.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane należycie – załącznik nr 7 do SWZ.

Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn od niego niezależnych nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Na potwierdzenie, że oferowane usługi są zgodne z kryterium oceny ofert, pn.: „Współpraca ze społecznością lokalną i organizacjami pozarządowymi (NGO)”, o którym mowa w pkt XI. 6 SWZ, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą deklaracji podmiotów do współpracy, zawierających zakres współpracy i/lub opis formy deklarowanego zaangażowania.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Dokumenty/oświadczenia składające się na ofertę:
1) Formularz ofertowy – załącznik nr 1 do SWZ;
2) Harmonogram aktywności „Lata na Madalinie 2025” – załącznik nr 7 do SWZ;
3) Koncepcja zagospodarowania terenu Zajezdni wraz z opisem, o której mowa w § 1 załącznika nr 2 do Wzoru umowy – „Warunki realizacji umowy”;
4) Koncepcja promocji „Lata na Madalinie 2025” wraz z opisem, o której mowa w § 5 załącznika nr 2 do Wzoru umowy – „Warunki realizacji umowy”;
Inne dokumenty składane wraz z ofertą:
5) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2a do SWZ;
6) Oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2b do SWZ, jeśli dotyczy;
7) Oświadczenia Podmiotu udostępniającego zasoby – załącznik nr 3 do SWZ, jeśli dotyczy;
8) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – załącznik nr 4 do SWZ, jeśli dotyczy;
9) Zastrzeżenie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa – załącznik nr 5 do SWZ, jeśli dotyczy;
10) Przedmiotowe środki dowodowe (deklaracje do współpracy), o których mowa w pkt III. 2. 1) SWZ;
11) Pełnomocnictwo, jeśli dotyczy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt. VI. 1.
SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to musi potwierdzać brak
podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców
wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna):
1) ustalają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w
postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, składając stosowne pełnomocnictwo,
2) składają oświadczenie, z którego wynika, który zakres zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy – Załącznik nr 4
do SWZ.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przedmiotową usługę realizować będą ci
Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie niezbędne do realizacji przedmiotowego zamówienia – wskazać odpowiednio
w załączniku nr 4 do SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Informacja o zaliczce zawarta jest w § 6 Wzoru umowy.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy, na warunkach określonych w § 10 Wzoru umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-05-08 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/poznan

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-05-08 09:10

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu na podstawie
a) art. 108 ust. 1 ustawy;
b) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania
agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
2. Na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu z postępowania, Wykonawca złoży aktualne na dzień składania ofert
oświadczenie w zakresie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie
przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego - Załącznik nr 2a do
SWZ i jeżeli dotyczy załącznik nr 2b do SWZ.
3. Termin wykonania zamówienia:
Wykonawca zrealizuje zamówienie w terminie od 06.06.2025 r. lub jeżeli ze względów proceduralnych, nie będzie możliwe zachowanie ww. terminu –
od dnia zawarcia umowy do 30.09.2025 r.