Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
„Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej na potrzeby Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział Kopalnie Węgla Kamiennego w Całkowitej Likwidacji”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Spółka Restrukturyzacji Kopalń S.A.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276902504

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Strzelców Bytomskich 207

1.5.2.) Miejscowość: Bytom

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-914

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL228 - Bytomski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: jkielbus@srk.com.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.srk.com.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

www.srk.com.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Jednoosobowa Spółka Skarbu Państwa

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej na potrzeby Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział Kopalnie Węgla Kamiennego w Całkowitej Likwidacji”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b4a6ec57-aa39-11ee-a06e-7a3efa199397

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00288315

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00006258

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP-KCL-0071/23

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zakres rzeczowy zamówienia:
1) kompleksowe przygotowanie dokumentacji w ilości 300 mb (kat. A, B5, B10, B25, BE) wytworzonej przez byłą Kompanię Węglową S.A. Oddział KWK Makoszowy i Spółkę Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział KWK Makoszowy celem przekazania do właściwego Archiwum Państwowego oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął;
2) uzgodnienie z władającym terenem, warunków korzystania z nieruchomości na czas wykonywania zadanych czynności, każdorazowe sprzątnięcie i uporządkowanie miejsca wykonywania prac;
3) prowadzenie archiwizacji według obowiązujących przepisów, dotyczących postępowania z dokumentami, zgodnie z przepisami wewnętrznymi SRK S.A. i uzgodnieniami oraz wytycznymi z właściwym Archiwum Państwowym;
4) przygotowanie dokumentacji polegające na:
- weryfikacji dokumentacji,
- rozpoznaniu przynależności zespołowej,
- segregacji dokumentów w obrębie zespołu,
- klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
- wydzieleniu dokumentów przeterminowanych (brakowanie), których okres przechowywania zakończył się,
- sporządzeniu ewidencji dokumentów (spisy zdawczo-odbiorcze) odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze),
- sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej,
- sporządzeniu spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania (zniszczenia),
- ewidencji archiwalnej dla przedmiotu umowy, tj. zbiorczego chronologicznego wykazu zarchiwizowanej dokumentacji zawierającej m.in. opis tej dokumentacji oraz ilość w mb. Zamawiający wymaga, aby ewidencja archiwalna była prowadzona w programie Excel,
- znakowaniu dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej) w porozumieniu
z Zamawiającym, jeśli znakowanie akt dotyczyć będzie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania,
- spakowaniu dokumentów we własne pudła archiwizacyjne, ułożeniu, ponumerowaniu i opisaniu akt na regałach według przyjętego układu, zgodnie ze spisem zdawczo –odbiorczym,
- ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 2

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 257931,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 1365300,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 331362,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Tak

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Z.U.P. POK-KOM Celina Buchwałdek

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 271931984

7.3.3) Ulica: Kopernika 4/8

7.3.4) Miejscowość: Tychy

7.3.5) Kod pocztowy: 43-100

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-04-17

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 331362,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 8 miesiące