Ogłoszenie o wyniku postępowania
Dostawy
Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Aplikacje Krytyczne Sp. z o.o.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 364760520

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Chmielna 132/134

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-805

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zakupy@akmf.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.akmf.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://przetargi.akmf.pl/open-preview-auction.html/341074

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Działalność związana z oprogramowaniem

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c293fb68-a77a-11ed-9236-36fed59ea7dd

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00292119

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-07-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00089518

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: PZP/2023/04/WNP-000640

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia w ramach
1.1. zamówienia podstawowego jest:
- dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) wraz z dostawą niezbędnych licencji na oprogramowanie w modelu subskrypcyjnym na okres 12 miesięcy od dnia podpisania przez strony bez zastrzeżeń Protokołu odbioru Systemu EOD, w tym udzielenie 12 miesięcznej gwarancji na wdrożony System EOD;
Zamówienie obejmuje przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, potwierdzonej przygotowaną przez dostawcę systemu dokumentacją z opracowanymi założeniami dotyczącymi działania systemu wraz z poszczególnymi etapami i harmonogramem wdrożenia i wdrożenie Systemu EOD. Należy przeprowadzić konfigurację aplikacji pod kątem ustawienia parametrów Spółki oraz uprawnień użytkowników i dostosowania jej do bieżących potrzeb, w szczególności należy zapewnić obsługę wymaganych procesów.
- wsparcie serwisowe na okres 12 miesięcy od dnia podpisania przez strony bez zastrzeżeń Protokołu odbioru Systemu EOD, w tym aktualizacje Systemu EOD;
- szkolenia pracowników Zamawiającego w wymiarze 56 godzin zegarowych;
- świadczenie usług asysty technicznej i rozwoju Systemu, tj. budowy i wdrażania procesów poza podstawowym wsparciem serwisowym, w wymiarze maksymalnie 240 roboczogodzin, przy czym Zamawiający gwarantuje wykorzystanie co najmniej 100 roboczogodzin usług asysty technicznej i rozwoju Systemu.

1.2. prawa opcji jest:
- wdrożenie dodatkowych procesów, opisanych szczegółowo w OPZ w pkt 4.3. OPZ (wszystkich lub niektórych) (dalej również jako: prawo Opcji nr 1 lub Opcja nr 1);
- zwiększenie liczby użytkowników w modelu subskrypcyjnym o 200 licencji (dostarczenie licencji może nastąpić w dwóch osobnych pakietach po 100 licencji) w modelu subskrypcyjnym (dalej również jako: prawo Opcji nr 2 lub Opcja nr 2).
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 48311100-2 - System zarządzania dokumentacją

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

48443000-5 - Pakiety oprogramowania do rachunkowości/księgowości

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 5 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Unieważnienie następuje na podstawie art. 255 pkt 5) ustawy Pzp:
„Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;”.

W pkt 3.2 Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazał, że:
1) „Zamawiający wymaga dostarczenia licencji dla 200 użytkowników aktywnych, posiadających m.in. możliwość akceptacji, odrzucenia, wprowadzania zmian i opisywania dokumentów, w tym 5 użytkowników administracyjnych (modelujących).
2) Licencje obowiązują od dnia podpisania bez zastrzeżeń przez strony Protokołu Odbioru Systemu, tj. wdrożenia całego Systemu EOD w modelu subskrypcyjnym na okres 12 miesięcy.
3) Zamawiający jest uprawniony do złożenia oświadczenia w przedmiocie skorzystania
z prawa opcji w zakresie prawa Opcji nr 2 dla dodatkowych 200 aktywnych użytkowników (dostarczenie licencji może nastąpić w dwóch osobnych pakietach po 100 licencji)
w modelu subskrypcyjnym w ciągu 11 miesięcy od dnia podpisania przez strony Protokołu Odbioru Systemu, tj. wdrożenia całego Systemu EOD.
4) W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa Opcji nr 2 w zakresie zwiększenia liczby użytkowników w modelu subskrypcyjnym o 200 licencji (dopuszcza się realizację
w osobnych pakietach po 100) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć i aktywować dodatkowe licencje w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia przez Zamawiającego w przedmiocie skorzystania z prawa Opcji nr 2. Dostarczenie i aktywacja dodatkowych licencji zostanie potwierdzona Protokołem Odbioru”.

Co więcej, w Rozdziale II pkt 16 SWZ Zamawiający wskazał, że nie przewiduje udzielania z wolnej ręki zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) i 8) w zw. z art. 305 pkt 1) ustawy Pzp.

Jak wynika z powyższego, maksymalna liczba licencji jaką Zamawiający może zamówić w ramach niniejszego zamówienia wynosi 400 szt. Zawarcie umowy w sprawie wykonania takiego zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, co odpowiada treści art. 255 pkt 5) ustawy Pzp.
Na etapie planowania i przygotowywania niniejszego postępowania na koniec roku 2022, Spółka zatrudniała 315 pracowników. Z powyższego powodu Zamawiający objął zakresem zamówienia zakup maksymalnie 400 licencji (200 + 200 opcja). Powyższa ilość była adekwatna do ówczesnych, rzetelnie ustalonych potrzeb Zamawiającego, bowiem został uwzględniony ewentualny przyrost zatrudnienia. Na dzień sporządzania niniejszego pisma, Spółka zatrudnia 507 osób i przewiduje dalszy, dynamiczny jego wzrost. Planuje się, że do końca roku 2023 spółka Aplikacje Krytyczne sp. z o.o. zatrudniać będzie 647 pracowników, a do końca roku 2024 nawet 800 pracowników. Tak intensywnego wzrostu Spółka nie notowała od jej powstania w 2016 roku.
Tym samym, znacznie wzrosła liczba pracowników, którzy z uwagi na realizowane zadania potrzebują dostępu do EOD, czego Zamawiający nie mógł przewidzieć na etapie wszczynania postępowania, z uwagi na istotne decyzje, które zapadły na szczeblu rządowym, a mające wpływ na nienotowaną wcześniej dynamikę rozwoju Spółki. Decyzją Ministra Finansów, z dniem 01.01.2023r. spółka Aplikacje Krytyczne sp. z o.o. przejęła zorganizowaną część przedsiębiorstwa Centrum Informatyki Resortu Finansów, tj. zadań z zakresu dostarczania Ministerstwu Finansów oraz jednostkom Krajowej Administracji Skarbowej usług informatycznych z obszaru rozwoju oraz realizujących je pracowników. Na powyższym etapie, a także na etapie wszczynania przedmiotowego postępowania, Zamawiający nie wiedział na ile powyższa zmiana wpłynie na zwiększenie ilości i pracochłonności powierzonych jej zadań, a co za tym idzie – ile dodatkowo osób (pracowników) powinno uzyskać licencję EOD celem realizowania zadań.