Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w Polsce i za granicą.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowy Instytut Dziedzictwa

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015263890

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kopernika 36/40

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-924

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: nid@nid.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nid.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytucja kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w Polsce i za granicą.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-45aba956-0ba2-11ef-bfd2-32fa350b5bfc

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00311476

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-05-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00092479/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Usługa rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://nid.ezamawiajacy.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://nid.ezamawiajacy.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Instrukcja korzystania z Platformy:
1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie NID: https://nid.ezamawiajacy.pl
2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl,
gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując
kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje
regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.
3) Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom
uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej.
4) Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury
założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.
5) Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.
2. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy Zakupowej,
Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego , tel. +48 22 257 22 23 ,
email:oneplace@marketplanet.pl
3. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii
dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę Zakupową.
4. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:
− dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAdES,
− dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku
z tym, Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, oprócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.
5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
a) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
b) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ (lub nowszy), jeden z
systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
c) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji, a w przypadku Internet
Explorer minimalnie wersja 10.0;
d) Włączona obsługa JavaScript;
e) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
6. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps,
odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, png, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, zip, 7z, html, xhtml,
przy czym ze względów technicznych zaleca się stosowanie formatu .pdf, o wielkości plików do 100 MB.
7. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.:
- plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany - format
kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu
składania ofert.
8. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego
serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.
9. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji
elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/NID/7/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów w następującym zakresie: rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w
kraju i za granicą.
2. Szczegółowy zakres, warunki i sposób realizacji przedmiotu zamówienia określone zostały w projektowanych
postanowieniach umowy, określonych w Załączniku nr 2 do SWZ oraz w opisie przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 98340000-8 - Usługi miejsc noclegowych oraz biur

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-03-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena, czas reakcji oraz upust

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji – dla rezerwacji grupowych.

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Upust

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

a) Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności
jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje co najmniej
dwie usługi organizacji podróży służbowych polegające na rezerwacji i zakupie miejsc hotelowych/noclegowych w Polsce i
za granicą, o wartości co najmniej 250 000 zł brutto każda.
Przez wartość usługi należy rozumieć łączną wartość wykonanych lub wykonywanych usług w ramach jednej umowy. W
przypadku usług nadal wykonywanych Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli część zamówienia już faktycznie
wykonana spełni wymogi określone w warunku w zakresie wymaganej wartości.
W przypadku podania kwot w walutach obcych Zamawiający dokona ich przeliczenia według średniego kursu Narodowego
Banku Polskiego (NBP) z dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o
zamówieniu, NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń wg
średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje
b) Wykonawca dysponuje niezbędnym personelem do obsługi zamówienia, tj. co najmniej 1 osobą, posiadającą min. 2 lata
doświadczenia zawodowego w dokonywaniu rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych/noclegowych w Polsce i za granicą,
która będzie odpowiedzialna za obsługę zleceń Zamawiającego w ww. zakresie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1
Ustawy, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do
złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych
niezbędnych do przeprowadzenia postępowania potwierdzających brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w
postępowaniu.
2) wykonawca na wezwanie Zamawiającego winien złożyć za pośrednictwem Platformy następujące dokumenty w celu
potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
a) oświadczenie, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy
z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył
odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami
potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - Załącznik nr 4
do SWZ;
b) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa rozdziale XIV ust. 1 pkt 1, w
zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 Ustawy
– załącznik nr 5 do SWZ;
c) wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia – załącznik nr 5b do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a)
wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia – załącznik nr 5b do SWZ
b) wykaz usług wykonanych/wykonywanych (usługi ciągłe i powtarzające się) w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – z podaniem przedmiotu usługi, dat wykonania (od-do), podmiotów, na rzecz
których usługi zostały wykonane lub są wykonywane – opracowany wg druku dołączonego do specyfikacji – załącznik nr 5a do SWZ;

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

W związku z ograniczoną ilością miejsca, wszelkie informacje w tym zakresie zawarte są w SWZ. Zamawiający
jednocześnie wskazuje iż sposób sporządzania oraz sposób przekazywania dokumentów opisane zostały szczegółowo w
rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania
informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

10. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do
reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy.
11. Wykonawcy, którzy złożyli wspólną ofertę ponoszą, w razie wybrania ich oferty przez Zamawiającego, solidarną
odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie umowy
7. Oferta wraz z załącznikami powinna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do
reprezentowania Wykonawcy. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ofertę
podpisuje osoba umocowana do tej czynności, co powinno wynikać z dokumentów (pełnomocnictwa) załączonych do oferty.
2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z wykonawców
nie zachodzą przesłanki podstaw do wykluczenia z postępowania. b) W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie
o udzielenie zamówienia wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści
którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych wykonawców
należy załączyć do oferty. 2) jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia, Zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy
regulującej współpracę tych wykonawców, w której m.in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z
zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta
umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Działając na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień Umowy
w następujących przypadkach:
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu
zamówienia w ten sposób, że czynią wykonanie Umowy na dotychczasowych zasadach niecelowym, niezgodnym z
wymaganiami lub niemożliwym, przy czym zmiany Umowy dokonane mogą być tylko w zakresie niezbędnym do
dostosowania postanowień Umowy do wprowadzonych przepisów prawa;
2) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny
sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej
zapisów przez Strony, przy czym zmiana Umowy może polegać na wyeliminowaniu rozbieżności lub niejasności w Umowie
lub jednoznacznym sprecyzowaniu postanowień Umowy wywołujących wątpliwości pomiędzy Stronami;
3) zmiana terminów związanych z realizacją zlecenia:
a) gdy dochowanie terminu nie jest możliwe z uwagi na siłę wyższą, która ma bezpośredni wpływ na terminowość
wykonania zamówienia (termin może ulec przedłużeniu o czas trwania siły wyższej);
b) w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były
w stanie uniknąć lub przewidzieć (termin może zostać wydłużony o czas trwania tych okoliczności).
4) zmniejszenie zakresu przedmiotu zamówienia w granicach uzasadnionego interesu Zamawiającego;
5) zmiana sposobu wykonania Umowy w przypadku wystąpienia uzasadnionych przyczyn organizacyjnych lub technicznych;
6) zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za realizację Umowy:
a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT,
b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie
ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na
ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4
października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 46)
jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonywania zamówienia przez Wykonawcę, o wartość wzrostu tych kosztów,
przy czym wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie
nowych przepisów.
2. Ponadto, Zamawiający przewiduje waloryzację wynagrodzenia Wykonawcy w zakresie opłaty transakcyjnej, o której
mowa w § 8 ust. 3 Umowy, w przypadku zmiany cen usług, spowodowanych okolicznościami niezależnymi od Wykonawcy
na zasadach określonych w PPU.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-05-14 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://nid.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-14 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

WSZELKIE KWESTIE NIEOPISANE, LUB OPISANE W SPOSÓB NIEPEŁNY, W ZWIAZKU Z OGRANICZONA ILOŚĆIA
MIEJSC, ZNAJDUJĄ SIĘ W SWZ. W zakresie nieuregulowanym SWZ, zastosowanie mają przepisy Ustawy oraz
rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych
dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. 2020 r., poz. 2415.).