Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 oraz usługi hotelarskiej.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.3.) Oddział zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141681456

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Domaniewska 39a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-672

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223783100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@cpe.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.cpe.gov.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://bip.cpe.gov.pl/p158/zamowienia-publiczne/ogloszenia-o-zamowieniach

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wsparcie w realizacji programów UE

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 oraz usługi hotelarskiej.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-676e6f8c-feb1-11ec-8000-d680d39e541a

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00317051

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-08-24

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00059880/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Organizacja spotkania inaugurującego nową perspektywę (2022)

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Interreg V-A Południowy Bałtyk 2014-2020

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00258117/01

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: WA.263.21.2022.BS

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego (zwanego dalej: „wydarzeniem”) Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 (zwanego dalej PB) oraz usługi hotelarskiej.

I. Lokalizacja.
a) Świadczenie usług gastronomicznych, wynajmu sal (1 sali plenarnej, która będzie pełnić również funkcję sali warsztatowej oraz 2 sal warsztatowych – łącznie 3 sal) i sprzętu konferencyjnego w obiekcie, który znajduje się w granicach administracyjnych miasta Gdynia lub miasta Sopot lub miasta Gdańsk i spełnia wymogi hotelu, co najmniej 4 gwiazdkowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017, poz. 2166) oraz w którym jest możliwość w ramach prowadzonej działalności, serwowania gościom całodziennego wyżywienia. Obiekt musi był położony nie dalej niż 340 m w linii prostej od linii brzegowej Zatoki Gdańskiej. Odległość, o której mowa powyżej będzie sprawdzana za pośrednictwem wyszukiwarki: maps.google.com.
b) Świadczenie usługi hotelarskiej:
- wynajem 25 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania wyłącznie przy zastosowaniu ceny jak za pokój jednoosobowy ze śniadaniem i WIFI (w tym 11 pokoi na dwie doby i 14 pokoi na jedną dobę) w obiekcie w którym będzie świadczona usługa gastronomiczna oraz wynajmu sali plenarnej
Zamawiający poda ostateczną liczbę pokoi wraz z informacją o terminach rezerwacji do 12.09.2022 r. W przypadku zmniejszenia wynajmu pokoi o 20%, , Wykonawca nie może żądać wynagrodzenia za zmniejszenie lub jakiegokolwiek odszkodowania, niezależnie od tytułu prawnego, z tego faktu wynikającego.

W przypadku, kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.

Przy obiekcie opisanym w punkcie I lit. a) musi znajdować się parking dla samochodów osobowych. miejsca parkingowe będą udostępnione Zamawiającemu w cenie usługi.
II. Termin.
Wydarzenie roczne zostanie zorganizowane w dniach 20-21.09.2022 r.
III. Liczba uczestników.
Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 120 uczestników korzystających z usług restauracyjnych opisanych w punkcie V. OPZ. Zamawiający dopuszcza ostateczną liczbę uczestników wydarzenia mniejszą o maksymalnie 30%. Zamawiający poda ostateczną liczbę uczestników do 12.09.2022 r. dla każdego z dni wydarzenia. Zamawiający poniesie koszt usług restauracyjnych i wynajmu sal odpowiednio do liczby osób zgłoszonych Wykonawcy.
IV. Wymagania wobec sal wraz z niezbędną infrastrukturą oraz obsługą techniczną i aranżacji pomieszczeń:
a. Wynajem sal (1 sali plenarnej, która będzie pełnić również funkcję sali warsztatowej oraz 2 sal warsztatowych – łącznie 3 sal) na potrzeby wydarzenia wraz z wyposażeniem technicznym oraz obsługą techniczną:
a) sali plenarnej która będzie pełnić również funkcję sali warsztatowej:
• ilość uczestników: nie więcej niż 120
• aranżacja sali: 120 krzeseł w ustawieniu kinowym. Wykonawca zapewni w sali plenarnej, na potrzeby prelegentów mównicę wyposażoną w mikrofon, komputer przenośny, wskaźnik, monitor, ekran, 7 jednakowych foteli tapicerowanych w kolorze granatowym, czarnym lub szarym oraz 3 niskie stoliki kawowe odpowiadające stylistyce i kolorystyce foteli. Wyposażenie, o którym mowa powyżej, nie przejdzie na własność Zamawiającego i powinno być zabrane przez Wykonawcę po zakończeniu konferencji. Ponadto Wykonawca dokona aranżacji sali plenarnej poprzez ustawienie przed pierwszym dniem wydarzenia modułowej ścianki prezentacyjnej typu pop-up, dostarczonej przez Zamawiającego.
Po zakończeniu sesji plenarnej 21.09.2022 r., w ciągu 15 minut Wykonawca przygotuje salę do warsztatów poprzez ustawienie nie mniej niż 40 krzeseł zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Ostateczną liczbę stołów Zamawiający uzgodni z Wykonawcą uwzględniając warunki lokalowe (Wykonawca musi zapewnić minimum 2 stoły na salę).
• dostępność: 2 dni
• wymagany sprzęt: mównica wyposażona w mikrofon, nie mniej niż 6 mikrofonów bezprzewodowych oraz 2 mikrofony bezprzewodowe nagłowne wraz z nagłośnieniem, 2 komputery przenośne współpracujące z projektorem multimedialnym dostępnym w sali i/lub możliwość podłączenia komputera dostarczonego przez Zamawiającego za pomocą kabla HDMI doprowadzonego do mównicy, wskaźnik, ekran, dostęp do Internetu wi-fi, co najmniej 4 przedłużacze elektryczne
b) 2 sal warsztatowych:
• ilość uczestników: w każdej sali nie mniej niż 40 osób
• aranżacja sal: w salach musi znajdować się odpowiednia do ilości osób liczba krzeseł. Ostateczną liczbę stołów Zamawiający uzgodni z Wykonawcą uwzględniając warunki lokalowe (Wykonawca musi zapewnić minimum 2 stoły na salę warsztatową).
• dostępność: każda sala będzie dostępna przez 2 dni
• wymagany sprzęt: w każdej sali 2 mikrofony wraz z nagłośnieniem, flipchart, flamastry – 4 kolory: czarny, czerwony, zielony, niebieski, komputer przenośny współpracujący z projektorem multimedialnym dostępnym na miejscu i/lub możliwość podłączenia komputera dostarczonego przez Zamawiającego za pomocą kabla HDMI, wskaźnik, ekran lub jasną ścianę umożliwiającą wyświetlanie obrazów, dostęp do Internetu wi-fi, co najmniej 2 przedłużacze elektryczne
c.d. w zał. nr 1 do umowy, która stanowi zał. nr 4 do SWZ

4.5.3.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 152964,49 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 154700 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 154700 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

6.7.) Wskazanie, czy najkorzystniejsza oferta wykonawcy, któremu udzielono zamówienia uwzględnia określone w kryteriach:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Deluxe Event Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5272613423

7.3.3) Ulica: Krasnobrodzka 5

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 03-214

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2022-08-23

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 154700 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2022-09-30