Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Kramsk

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA KRAMSK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 311019177

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Fryderyka Chopina 12

1.5.2.) Miejscowość: Kramsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 62-511

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL414 - Koniński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: gmina.kramsk@kramsk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.kramsk.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Kramsk

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ec8e4ed9-180f-11ef-bfd3-e6cc5d6d04e5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00343455

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-05-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00001124/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Kramsk

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Nie

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Na podstawie art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust.1 pkt 7ustawy Pzp, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych jeżeli takie zamówienie było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z jego przedmiotem oraz całkowita wartość tego zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu jego wartości. Zamawiający w ramach postępowania IGP.271.1.5.2023.MK przewidział w SWZ oraz w ogłoszeniu o zamówieniu nr 2023/BZP 00171547 z dnia 11.04.2022 r możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi. Zamówienia będą polegać na powtórzeniu tego samego rodzaju i zakresu usług, zgodnych z przedmiotem zamówienia podstawowego do wielkości 100% zakresu.

3.1.2.) Identyfikator wcześniejszego postępowania: ocds-148610-3802de6d-d862-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: IGP.271.1.9.2024.MK

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Urzędu Gminy Kramsk.
1.1. Przesyłki listowe (miejscowe i zamiejscowe):
a) przesyłka listowa zwykła (nierejestrowana), o wadze do 2000 g, nadana i doręczana bez pokwitowania, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii;
b) przesyłka listowa priorytetowa (nierejestrowana), o wadze do 2000 g, nadana i doręczana bez pokwitowania, będąca przesyłką najszybszej kategorii;
c) przesyłka listowa polecona (rejestrowana), o wadze do 2000 g, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;
d) przesyłka listowa polecona priorytetowa (rejestrowana), o wadze do 2000 g, będąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;
e) przesyłka listowa polecona z elektronicznym potwierdzeniem odbioru (EPO), o wadze do 2000 g, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru;
f) przesyłka listowa polecona priorytetowa z elektronicznym potwierdzeniem odbioru (EPO), o wadze do 2000 g, będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru;

1.2. Wymiary przesyłek listowych:
a) minimum - wymiary strony adresowej nie będą mniejsze niż 90 x 140 mm;
b) maksimum – dla przesyłek o masie do 500 g – nie przekroczą: wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 160 mm;
c) maksimum – dla dla przesyłek o masie od 500 g do 1000 g – nie przekroczą: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm;
d) maksimum – dla przesyłek o masie od 1000 g do 2000 g – suma długości, szerokości i wysokości nie przekroczy 900 mm, przy czym najdłuższy z tych wymiarów nie przekroczy 600 mm.

1.3. Przesyłki miejscowe to przesyłki nadawane do adresatów z obszaru obejmującego granice administracyjne Gminy Kramsk.

1.4. Usługa Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO)
a) usługa Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) polega na udostępnieniu Nadawcy danych elektronicznych o doręczeniu albo zwrocie przesyłki, w formacie xml, stanowiący dowód doręczenia albo informację o zwrocie przesyłki;
b) usługa EPO będzie świadczona przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Wykonawcy;
c) system teleinformatyczny dla usługi EPO musi zostać zsynchronizowany i w pełni współpracować
z systemem informatycznym Zamawiającego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) – program użytkowany przez Zamawiającego – SIDAS EZD od firmy MADKOM S.A;
d) usługa EPO będzie świadczona w obrocie krajowym i zagranicznym;
e) realizacja EPO polega na doręczeniu przesyłki na podstawie zapisu przesyłki w systemie teleinformatycznym oraz złożeniu przez odbiorcę na urządzeniu mobilnym, w które wyposażona powinna być osoba doręczająca albo złożeniu podpisu na urządzeniu elektronicznym w siedzibie Wykonawcy (w przypadku odbierania przesyłki awizowanej);
f) udostępnienie EPO powinno nastąpić poprzez pobierania informacji o EPO dla danej przesyłki za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Wykonawcy do systemu informatycznego Zamawiającego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD);
g) usługa EPO musi mieć funkcjonalność pozyskania obrazu podpisu oraz wydruku raportu w formacie PDF, umożliwiającego pozyskanie danych z systemu śledzenia o historii i atrybutach procesu doręczania przesyłki;

1.5. Zamawiający wymaga dokonania zwrotu przesyłki listowej poleconej do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia lub wydania odbiorcy.

1.6. Przesyłki listowe zagraniczne:

a) przesyłka listowa nierejestrowana priorytetowa – o wadze do 500g, będąca przesyłką najszybszej kategorii;
b) przesyłka listowa polecona priorytetowa – o wadze do 500 g, będąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;
c) przesyłka listowa polecona priorytetowa z elektronicznym poświadczeniem odbioru (EPO), o wadze do 500 g, będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru;
d) realizacja usługi EPO zgodnie z opisem z pkt 1.4.
e) wymiary przesyłek minimum - wymiary strony adresowej nie będą mniejsze niż 90 x 140 mm
f) wymiary przesyłek maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie przekroczy 900 mm, przy czym najdłuższy z tych wymiarów nie przekroczy 600 mm

1.7. Paczki pocztowe - przesyłka rejestrowana o wadze do 10 kg, przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, niebędąca przesyłką listową;
a) wymiary przesyłki minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż
90 x 140 mm;
b) wymiary przesyłki maksimum nie przekroczy długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm

1.8. Zwroty przesyłek listowych – zwroty przesyłek listowych rejestrowanych do nadawcy, po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy.
1.9. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.
1.10. Przesyłki pocztowe będą dostarczane do siedziby Wykonawcy pod warunkiem posiadania siedziby/placówki/oddziału Wykonawcy w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Zamawiającego, w innym przypadku przesyłki pocztowe będą odbierane z siedziby Zamawiającego: ul. Chopina 12, 62-511 Kramsk raz dziennie, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub ustanowionych jako wolne od pracy dla Zamawiającego, pomiędzy godz. 14:30 a godz. 15:00. Zamawiający będzie przygotowywał przesyłki do odbioru najwcześniej na godzinę 14:30. Odbiór przesyłek od Zamawiającego w celu ich nadania będzie potwierdzać upoważniony przedstawiciel.
1.11. Przesyłki nadane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju (pod wszystkie kody pocztowe) i za granicą, objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
1.12. Korespondencja, zwroty przesyłek i inne materiały (np. ulotki, materiały reklamowe, książki nadawcze) będą doręczane do siedzib Zamawiającego: ul. Chopina 12, 62-511 Kramsk, raz dziennie, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub ustanowionych jako wolne od pracy dla Zamawiającego, do godz. 12:00.
1.13. W przypadku niedostarczenia przesyłki Zamawiającemu w godzinach otwarcia Urzędu Gminy w dniu wydania korespondencji do doręczenia, Wykonawca dostarczy w/w przesyłki w następnym dniu roboczym obowiązującym u Zamawiającego.
1.14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia to z Zamawiającym. Przy braku możliwości wyjaśnienia z Zamawiającym lub usunięcia nieprawidłowości w dniu odbioru od Zamawiającego korespondencji, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.
1.15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadawania niektórych przesyłek pocztowych rejestrowanych wymagających zastosowania przepisów szczególnych, m.in. Kodeksu postepowania cywilnego, Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania karnego, Ordynacji podatkowej lub innych podobnych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania sądowego lub administracyjnego,
w placówce pocztowej operatora wyznaczonego.
1.16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do samodzielnego nadawania pilnych przesyłek pocztowych sporządzonych po godzinie odbioru, w placówce pocztowej Wykonawcy lub w placówce pocztowej operatora wyznaczonego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. W przypadku nadania przesyłki w placówce pocztowej Wykonawcy, Wykonawca będzie zobowiązany doliczyć te przesyłki do ogólnego rachunku miesięcznego (Zamawiający nie będzie opłacał przesyłki gotówką w chwili nadania w placówce pocztowej).
1.17. Zamawiający będzie odpowiednio przygotowywał przesyłki do odbioru przez Wykonawcę, będzie je prawidłowo adresował (w sposób czytelny i zgodny ze standardami obowiązującymi w tym zakresie), określając rodzaj przesyłki (priorytet, polecona, ze elektronicznym poświadczeniem odbioru – EPO) oraz umieszczając nadruk (pieczątkę) określającą pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki.
1.18. Na przesyłkach pocztowych Zamawiający umieszczać będzie oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści:
OPŁATA POBRANA
umowa z …. z dnia …………….r.
1.19. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek
w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego
z adresem przeznaczenia.
1.20. Do przesyłek Zamawiający będzie używał własnych kopert, nie wyklucza jednak umieszczania przesyłek pocztowych w kopertach, opakowaniach stosowanych przez Wykonawcę, dostarczonych Zamawiającemu bez dodatkowej opłaty. Jeśli Wykonawca stosuje specjalne opakowania na pewne rodzaje przesyłek czy dokleja blankiety, Zamawiający będzie ich używać.

4.5.3.) Główny kod CPV: 64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

64121200-2 - Usługi dostarczania paczek

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Poczta Polska Spółka Akcyjna

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5250007313

7.3.3) Ulica: Rodziny Hiszpańskich

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 00-940

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-05-28

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 130000,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2024-06-01 do 2025-05-31