Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej 22 dorocznego spotkania organizacyjnego pracy polskiego FADN oraz 20-lecia polskiego FADN

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT EKONOMIKI ROLNICTWA I GOSPODARKI ŻYWNOŚCIOWEJ - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000080499

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Świętokrzyska 20

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-002

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: (22) 505 4518

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ierigz.waw.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ierigz.waw.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Działalność naukowo-badawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej 22 dorocznego spotkania organizacyjnego pracy polskiego FADN oraz 20-lecia polskiego FADN

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-28533a0e-1f37-11ef-a7c1-72acb4a2af8f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00346887

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-05-31

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W przedmiotowym postępowaniu:
przesyłania Zamawiającemu wniosków o wyjaśnienia treści SWZ;
przesyłania odpowiedzi, dokumentów i oświadczeń na wezwanie Zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych;
przesyłania odpowiedzi, dokumentów i oświadczeń na wezwanie Zamawiającego do złożenia/ poprawienia/ uzupełnienia
oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń
składanych w postępowaniu;
przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art.
125 ust. 1 Pzp lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w
postępowaniu;
przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z Pzp;
przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy;
przesyłania odwołania (wniesionego do KIO w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej) albo jego kopii/ inne
odbywa się za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/ i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/. Informacje dotyczące
odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na
https://platformazakupowa.pl/ w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest
konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/ do konkretnego Wykonawcy.
Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na
https://platformazakupowa.pl/ przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie
może trafić do folderu SPAM.
Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji
elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie zamieszcza wymagania dotyczące specyfikacji
połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych za pośrednictwem
platformazakupowa.pl, tj.:
stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa inna niż Internet Explorer,
włączona obsługa JavaScript,
zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
Szyfrowanie na https://platformazakupowa.pl/ działa według protokołu TLS 1.3.
Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
Oferta powinna być:
sporządzona na podstawie załączników SWZ w języku polskim,
złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/,
złożona w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Administratorem danych osobowych jest Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki
Żywnościowej – Państwowy Instytut Badawczy (IERiGZ-PIB) z siedzibą przy ul. Świętokrzyskiej 20, 00-002 Warszawa - w
odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w
niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu,
osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego
postępowania i udzielenia Zamówienia.
Szczegółowe informacje zawarto w SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 5/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla łącznie 140 uczestników 22 dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN oraz 20-lecia Polskiego FADN, w tym:
a) 35 pokoi 2-osobowych 1 nocleg (z czwartku na piątek);
b) 38 pokoi 1-osobywych 1 nocleg (z czwartku na piątek);

2. Pokoje, kuchnia i sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym obiekcie.

3. Planowany termin spotkania organizowanego przez Instytut powinien odbyć się w dniach 05 - 06.09. 2024 r.
Spotkanie rozpocznie się pierwszego dnia pobytu (5 września) i zakończy drugiego dnia pobytu (6 września) po podaniu śniadania.

Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem spotkania i nie będzie mniejsza niż 85 osób.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-09-05 do 2024-09-06

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej wedle wzoru wskazanego w Formularzu II.4.
2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

W przypadku gdy odpis jest dostępny bezpłatnie w publicznej bazie danych Zamawiający nie wymaga złożenia odpisu. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, dane umożliwiające dostęp do tych środków. W przypadku rejestrów zagranicznych Zamawiający wymaga złożenia tłumaczenia na język polski.

Jeżeli wykonawca, ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

Dokument lub dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy nie wydaje się dokumentów o których mowa powyżej lub gdy dokumenty nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 1, 2 lit. a i b oraz pkt 3 ustawy, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na miejsce zamieszkania wykonawcy. Dokument lub dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

3) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 – wzór oświadczenia stanowi Formularz II.6.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy występujący wspólnie ustawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Żaden z Wykonawców występujących wspólnie (członek konsorcjum) nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, na mocy podstaw wykluczenia określonych w pkt 8 . Spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do Wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane łącznie, z uwzględnieniem wymagań określonych w pkt 7.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców podmiotowe środki dowodowe składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te powinny potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez Wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust. 2 Pzp, każdy z Wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
W przypadkach o którym mowa w punkcie 9.6., Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie zgodnie z treścią wzoru Formularza II.5, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wszelkie zmiany, rozwiązanie i uzupełnienia treści Umowy mogą nastąpić za zgodą obu Stron w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Zmiana umowy może nastąpić z zastrzeżeniem treści ustawy z dnia 2 marca 2020 r.o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.).
3. Umowa może być zmieniona w stosunku do treści złożonej oferty w następujących przypadkach:
1) w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązujących, która wymusza zmianę treści Umowy;
2) w przypadku zmian istotnych przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, powodujących konieczność dostosowania Przedmiotu Umowy do zmian przepisów, które nastąpiły w trakcie realizacji Umowy;
3) w przypadku zmian wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w dniu zawarcia Umowy, a są one korzystne dla Zamawiającego.
4. Zmiana terminu wykonania Umowy może nastąpić, gdy z powodu działania siły wyższej nie jest możliwe wykonanie Umowy w określonym Umową terminie, bądź gdy niewykonanie Umowy w terminie wyniknie z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
5. W razie konieczności wprowadzenia zmiany do Umowy, Strona wnioskująca o zmianę zobowiązana jest do złożenia drugiej stronie propozycji zmiany w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zaistnienia okoliczności, będących podstawą zmiany.
6. Wniosek o zmianę umowy powinien zawierać co najmniej:
1) zakres proponowanej zmiany;
2) opis okoliczności faktycznych uprawniających do dokonania zmiany;
3) podstawę dokonania zmiany, to jest podstawę prawną wynikającą z przepisów ustawy lub postanowień Umowy;
4) informację i dowody potwierdzające, że zostały spełnione okoliczności uzasadniające dokonanie zmiany umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-06-11 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-06-11 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-07-10

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak