Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 10-12 stycznia 2024 r. podczas X Konferencji Naukowej „Ł2B Łukasiewicz to Business/Building Chemistry”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ - INSTYTUT CERAMIKI I MATERIAŁÓW BUDOWLANYCH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000056377

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Cementowa 8

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-983

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: info@icimb.lukasiewicz.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.icimb.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych i wdrożenie wyników badań naukowych i prac rozwojowych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 10-12 stycznia 2024 r. podczas X Konferencji Naukowej „Ł2B Łukasiewicz to Business/Building Chemistry”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-10e2a0ed-3ce1-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00379049

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00073190/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.10 Organizacja konferencji naukowej "Ł2B czyli Łukasiewicz to Business/Building"

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualne-postepowania/11,Przetargiponizejprogow- unijnych.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualne-postepowania/11,Przetargiponizejprogow- unijnych.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się w formie elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej – zwanej dalej „Platformą” – pod
adresem: https://icimb.bipe.pl/icm/zamowieniapubliczne/
aktualnepostepowania/11,Przetargiponizejprogowunijnych.html
2. Korzystanie z Platformy jest nieodpłatne. Instrukcja korzystania z Platformy znajduje się pod adresem https://icimb.bipe.
pl/icm/zamowienia-publiczne/instrukcje-dla-wykonawc/13950,Instrukcjadla-Wykonawcow-dla-Platformy-Zakupowej.html
3. Korzystanie z Platformy nie wymaga zarejestrowania konta na Platformie.
4. Dokumenty związane z postępowaniem Zamawiający zamieszcza na Platformie w zakładce z przedmiotowym postępowaniem.
5. Zamawiający zaleca sporządzenie korespondencji w następujących formatach: .doc., .docx, .rtf,.pdf,.xls.
6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy wynosi 150 MB.
7. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za
pośrednictwem Platformy jako załączniki.
8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa
Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie
elektronicznych oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać
zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
9. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, wskazanych w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych, ul. Cementowa 8, 31-983 Kraków.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (IOD): Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych, ul. Cementowa 8, 31-983 Kraków;
e-mail: iod@icimb.lukasiewicz.gov.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach:
Dane osobowe przetwarzamy w celu:
• realizacji umowy (w tym w celach kontaktowych, realizacji rozliczeń i płatności niezbędnych do jej realizacji) lub podjęcia działań na Państwa żądanie w celu jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeśli kontaktuje się z nami pracownik kontrahenta). Podanie danych jest wymogiem umownym i/lub warunkiem zawarcia umowy, podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy,
• archiwizacji danych po realizacji umowy (na podst. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa oraz na podst. art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla danych przechowywanych w archiwach i kopiach bezpieczeństwa – prawnie uzasadnionym interesem jest dochodzenie roszczeń lub ochrona przed takimi roszczeniami oraz zapewnienie integralności danych),
• realizacji zobowiązań prawnych wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego, cywilnego czy transportowego, np. w zakresie rachunkowości i podatków, transportu, handlu zagranicznego i cła (art. 6 ust. 1 lit. c),
• w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – w celach każdorazowo określonych w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a),
Państwa dane osobowe są lub mogą być przetwarzane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO jeśli przetwarzanie jest niezbędne do następujących celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora:
• rozpatrywanie i realizacja roszczeń, prowadzenie procesu windykacji (prawnie uzasadnionym interesem jest dochodzenie i obrona przed roszczeniami),
• wewnętrzna administracja i organizacja pracy, w tym prowadzenie wewnętrznego nadzoru i sprawozdawczości (prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie optymalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa),
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i procesów IT (prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona osób i mienia),
4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom zewnętrznym w ramach podpisanych z Instytutem umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
w szczególności podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne oraz prawne, firmie zajmującej się ochroną osób i mienia, firmom kurierskim i pocztowym, a także innym podmiotom jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.
5. Posiada Pani/Pan prawo:
a) dostępu do swoich danych osobowych,
b) sprostowania swoich danych osobowych,
c) usunięcia swoich danych osobowych,
d) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
e) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych– jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę, jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
f) przenoszenia swoich danych osobowych,
g) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.
6. Przysługuje Pani/Panu również prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Przechowujemy Państwa dane osobowe wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, do jakich dane zostały zgromadzone lub przez okres określony prawem. W stosunku do danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania. W przypadku przetwarzania w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie – przez 1 rok od zakończenia korespondencji. W pozostałych przypadkach będzie to okres przedawnienia roszczeń lub inne okresy przewidziane prawem.
8. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FL.271.31.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 10-12 stycznia 2024 r. podczas X Konferencji Naukowej „Ł2B Łukasiewicz to Business/Building Chemistry”

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-01-10 do 2024-01-12

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przyznanie ilości punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Warunek dot. zdolności technicznej lub zawodowej.
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać, że:

a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, prawidłowo zrealizował lub realizuje co najmniej 2 usługi odpowiadające przedmiotowi zamówienia o wartości nie mniejszej niż 150 000,00 zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) brutto każda.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: w celu potwierdzenia warunku dotyczącego zdolności technicznej i zawodowej Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Uwaga: Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest wstanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Okres, o którym wyżej mowa liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie, w formie aneksu do umowy, pod rygorem nieważności. Zmiany nie mogą naruszać postanowień zawartych w art. 454 i 455 ust. 1 p. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w trakcie jej realizacji w zakresie zmiany osoby lub osób odpowiedzialnych za realizację umowy lub wymienionych w załącznikach umowy.
3. Strony zobowiązują się, iż każdorazowo dokonają (w formie pisemnego aneksu) zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy na mocy umowy, w przypadku wystąpienia jednej ze zmian przepisów wskazanych w art. 436 p. b ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, tj. zmiany:
a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,
b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. poz. 2215 oraz z 2019 r. poz. 1074 i 1572)
‒ jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
4. Aneks, o którym mowa w pkt. 3 powyżej, wchodzić będzie każdorazowo w życie z dniem wejścia w życie zmian przepisów, o których mowa w pkt. 3 lit. a) - d).
5. W wypadku zmiany, o której mowa w pkt. 3 lit. a) powyżej, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy (tj. bez podatku od towarów i usług) nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona z uwzględnieniem stawki podatku od towarów i usług, wynikającej ze zmienionych przepisów.
6. W przypadku zmiany, o której mowa w pkt. 3 lit. b) i d) powyżej, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie podwyższone o wartość, o jaką wzrosną całkowite koszty wykonania umowy ponoszone przez Wykonawcę, wynikającą ze zmian wynagrodzeń, ubezpieczenia społecznego lub ubezpieczenia zdrowotnego osób fizycznych bezpośrednio wykonujących czynności na rzecz Nabywcy zgodnie z postanowieniami umowy, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych związanych z wynagrodzeniami osób zatrudnionych na terenie Polski przy wykonaniu umowy.
7. W przypadkach, o których mowa w pkt. 3 lit. b) - d), przed zawarciem aneksu, o którym mowa w pkt. 3, Wykonawca winien złożyć Nabywcy pisemne oświadczenie o wysokości dodatkowych kosztów wynikających z wprowadzenia zmian, o których mowa w pkt. 3 lit b) - d). Do oświadczenia Wykonawca winien dołączyć księgowe dokumenty źródłowe, w zakresie niezbędnym do oceny zasadności zmiany umowy. Badanie ww. dokumentów źródłowych nie będzie trwać dłużej niż 14 dni.
8. Aneks, o którym mowa w pkt. 3, zostanie zawarty przez Strony w terminie 30 dni od daty złożenia Nabywcy powyższego oświadczenia i dokumentów źródłowych przez Wykonawcę, przed wejściem w życie zmian, o których mowa w pkt. 3 lit. b) - d).
9. Strony zobowiązują się, iż dokonają (w formie pisemnego aneksu) waloryzacji wysokości umowy o wskaźnik inflacji towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez Prezesa GUS za 2022 r . W tym przypadku wynagrodzenie ulegnie podwyższeniu o wskaźnik inflacji.
10. Strony zobowiązują się, iż dokonają (w formie pisemnego aneksu) zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy na mocy umowy, w przypadku wzrostu u Wykonawcy kosztów energii elektrycznej, gazu, żywności lub wynagrodzenia pracowników o co najmniej 10% porównując koszty z miesiąca podpisania umowy do marca 2023 r. W tym przypadku zapisy ust. 6-8 mają odpowiednie zastosowanie.
11. W przypadku podwyższenia wynagrodzenia na podstawie ust. 10, podwyższenie wynagrodzenia na podstawie ust. 9 nie przysługuje.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-12 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualnepostepowania/ 11,Przetargi-ponizej-progow-unijnych.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-12 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-12