Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa usługa zakwaterowania z wyżywieniem i zapewnienia sali szkoleniowej oraz kinowej w Sokołowsku podczas wyjazdu szkoleniowego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 277620860

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Raciborska 37

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-074

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: asp@asp.katowice.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.asp.katowice.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa usługa zakwaterowania z wyżywieniem i zapewnienia sali szkoleniowej oraz kinowej w Sokołowsku podczas wyjazdu szkoleniowego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b7187bb7-4d63-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00387924

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-08

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00329866/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Hotelarskie usługi noclegowe

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://e-propublico.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://e-propublico.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl. 2.Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne. 3.Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: Kompleksowa usługa zakwaterowania z wyżywieniem i zapewnienia sali szkoleniowej oraz kinowej w Sokołowsku podczas wyjazdu szkoleniowego – znak sprawy: ASP-DA-ZP-09-2023. 4.Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący. 5.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. 6.Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. 7.Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
8. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
a) stały dostęp do sieci Internet;
b) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
c) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
d) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
e) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.
9. Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych: pliki w formatach określonych odpowiednimi przepisami prawa, tj. m.in.: .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .csv, .pdf, .jpg, .git, .png, .tif, .dwg, .ath, .kst, .zip, .rar, przy czym zaleca się wykorzystywanie plików w formacie .pdf, .doc, .docx., .xlsx, .xml. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 80 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.
10. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:
a) załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami, nie jest dostępny dla Zamawiającego i przechowywany jest na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;
b) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie ”Data przesłania”;
c) o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.
11. W postępowaniu, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy (karta ”Wiadomości”). Zamawiający przesyła za pomocą Platformy wszelkie pisma na adres E-MAIL, z które została przesłana oferta. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.
12. Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Akademia Sztuk Pięknych
w Katowicach, Raciborska 37 , 40-074 Katowice.
2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych drogą elektroniczną poprzez aplikację na stronie: https://www.asp.katowice.pl/uczelnia - zakładka polityka prywatności / kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
3) dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Kompleksowa usługa zakwaterowania z wyżywieniem i zapewnienia sali szkoleniowej oraz kinowej w Sokołowsku podczas wyjazdu szkoleniowego – znak sprawy:
ASP-DA-ZP-09-2023 oraz w celu archiwizacji dokumentacji dotyczącej tego postępowania;
4) odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp;
5) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ASP-DA-ZP-09-2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zamówienie obejmuje:

1. Usługi noclegowe:
a) zapewnienie noclegów dla 20 studentów w terminie 10-15.10.2023 r.

Szczegóły:
- rodzaj pokoi: 3 lub 4 osobowe z pełnym węzłem sanitarnym i WI-FI;
- minimalne wyposażenie pokoi oraz łazienek - łóżka z pościelą, szafa, toaleta, wanna lub prysznic, umywalka, papier toaletowy.

b) zapewnienie noclegów dla 12-16 osób z kadry pedagogicznej w terminie
10-15.10.2023. Minimalna ilość pedagogów to 12 osób.
Ostateczna ilość uczestników i termin pobytu każdego z nich zostanie potwierdzone najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem usługi, jednak nie wcześniej niż po podpisaniu umowy.

Szczegóły:
- rodzaj pokoi: 1, 2, 3 lub 4-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym i WI-FI;
- minimalne wyposażenie pokoi oraz łazienek: łóżka z pościelą, szafa, toaleta, wanna
lub prysznic, umywalka, ręczniki, papier toaletowy;
- w budynku winna znajdować się wspólna kuchnia z wyposażeniem do dyspozycji gości (stół, krzesła, możliwość samodzielnego zrobienia kawy/ herbaty).


Z uwagi na fakt, że część gości (dotyczy kadry pedagogicznej) może się zmieniać
w trakcie trwania usługi, konieczne będzie sprzątanie pokoi wraz z wymianą pościeli
i ręczników podczas każdej wymiany osób.

Szczegółowa lista gości i harmonogram ich pobytu zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem usługi, jednak nie wcześniej niż po podpisaniu umowy.


2. Wyżywienie:
Zapewnienie wyżywienia dla ok. 36 osób w terminie 10-15.10.2023 r.

a) ilość posiłków w ciągu dnia: śniadanie, obiad 2-daniowy z deserem, kolacja,
b) dieta – standardowa (bez wykluczeń), wegetariańska i wegańska
c) posiłki będą wydawane dla całej grupy jednocześnie:
• śniadanie w godz. 8:00- 10:00 w formie szwedzkiego stołu.
minimalna oferta śniadaniowa: pieczywo- różne rodzaje, ser- (minimum 3 rodzaje) wędlina (minimum 3 rodzaje), świeże warzywa i owoce (również w formie sałatki lub past warzywnych), masło, woda, sok, herbata, kawa, cukier, mleko- krowie i roślinne, cytryna;
• obiad z deserem 14:00-15:00 serwowany do stolików
- minimalna oferta obiadowa (porcja dla 1 osoby) – zupa min. 300 ml + drugie danie: porcja mięsa i/lub ryby i/lub warzyw grillowanych - min. 130g, ziemniaki/frytki/makaron/ryż/kasza- min. 150g, risotto/ kaszotto/ gulasz warzywny - min. 250 g; kompot lub sok owocowy (min. 250 ml), woda bez ograniczeń;
- minimalna oferta deseru: kawałek ciasta typu szarlotka, sernik lub inny rodzaj deseru - min. 120g/ osobę;

• kolacja 18:00-19:00 serwowana do stolików
minimalna oferta kolacyjna: jednogarnkowa potrawa ciepła typu gulasz, curry min. 250ml na osobę.

Zamawiający dopuszcza serwowanie posiłków przez firmę cateringową.

Posiłki winny być różnorodne każdego dnia i nie mogą być serwowane z wykorzystaniem jednorazowych/plastikowych naczyń i sztućców.

Ostateczna ilość uczestników oraz wybór diety zostanie potwierdzona najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem usługi jednak nie wcześniej niż po podpisaniu umowy.

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin wydania posiłków po wcześniejszym ustaleniu tego z Wykonawcą z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem.


Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyką podania; produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia.

Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych, norm, procedur
i zasad sanitarno-epidemicznych, w szczególności w zakresie przechowywania
i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. nr 171poz. 1125 z późn. zm.)


3. Zapewnienie:
a) sali szkoleniowej z wyposażeniem dla minimum 25 osób
w terminie 10-14.10.2023 r.
• minimalne wyposażanie sali: krzesła (minimum 25 szt), stoły (minimum 6 sztuk), projektor multimedialny, nagłośnienie, WIFI;
• sala będzie sprzątana przez Wykonawcę po każdym dniu szkoleniowym.
b) miejsca do zajęć plenerowych (np. ogród, łąka) w terminie 10-14.10.2023 r.

4. Zapewnienie profesjonalnego kina studyjnego z obsługą sprzętu
do projekcji/nagłośnienia dla minimum 35 osób w terminie 11.10, 12.10
i 13.10.2023 r. w godzinach 19:00-23:00:
• wyposażonego w fotele kinowe, projektor, duży ekran i nagłośnienie
z możliwością organizowania profesjonalnych projekcji filmowych,
• zapewniającego miejsce do prelekcji dotyczących wyświetlanych produkcji
Filmy do projekcji zapewnia Zamawiający.

5. Wymagania dodatkowe:
a) Zameldowanie w obiekcie noclegowym w dniu 10.10.2023 od godz. 11:00, wymeldowanie w dniu 15.10.2023 do godz. 11:00.
b) pierwszy posiłek- obiad w dniu 10.10.2023, ostatni posiłek- śniadanie w dniu 15.10.2023
c) obiekty noclegowe mogą być zlokalizowane w max. 2 rożnych budynkach, ale muszą znajdować się w miejscowości Sokołowsko i być oddalone od siebie nie więcej niż 1300 m na podstawie wskazań serwisu internetowego „Mapy Google”;
d) sala szkoleniowa, sala kinowa oraz punkt świadczący usługę wyżywienia mogą być zlokalizowane w różnych budynkach, ale wszystkie muszą znajdować się
w miejscowości Sokołowsko i być oddalone od siebie nie więcej niż 1300 m na podstawie wskazań serwisu internetowego „Mapy Google”

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

98341000-5 - Usługi miejsc noclegowych

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-10-10 do 2023-10-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny i kosztu

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający nie określa/nie konkretyzuje warunków udziału w postępowaniu dotyczących:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej
d) zdolności technicznej lub zawodowej
2. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą, aktualnego na dzień składania ofert, oświadczenia Wykonawcy stanowiącego wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia (wg wzoru określonego w załączniku nr 2 do SWZ).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia PEŁNOMOCNIKA do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2 Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać
w szczególności wskazanie:
1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
3 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o nie podleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, o którym mowa w SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-22 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem platformy https://e-ProPublico.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-22 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-21

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Usługa będzie realizowana w ramach projektu „Sztuka poza sztuką. Praktyki postartystyczne w XX i XXI wieku”, który korzysta z dofinansowania otrzymanego od Islandii, Liechtensteinu i Norwegii w ramach Funduszy EOG (umowa nr: EOG.430.149.2021).
2. Zamawiający, działając na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp, informuje
iż zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia Kompleksowa usługa zakwaterowania z wyżywieniem i zapewnienia sali szkoleniowej oraz kinowej w Sokołowsku podczas wyjazdu szkoleniowego kwotę 60 000,00 złotych.
3. W związku z tym, iż wykonywanie zamówienia wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, Wykonawca jest zobowiązany do zachowania poufności pozyskanych danych. Z Wykonawcą wybranym w drodze postępowania oprócz umowy podstawowej (na wykonywanie usług stanowiących przedmiot zamówienia) zostanie zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ
4. Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej
na zasadach przewidzianych w art. 505 – 590 ustawy Pzp.