Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Organizacja i przeprowadzenie wydarzenia promocyjnego typu misja gospodarcza i wizyta studyjna (…) w ramach projektu: Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego (…) - etap drugi

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Uniejów

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 311019579

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Błogosławionego Bogumiła 13

1.5.2.) Miejscowość: Uniejów

1.5.3.) Kod pocztowy: 99-210

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL714 - Sieradzki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: urzad@uniejow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uniejow.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://gminauniejow.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja i przeprowadzenie wydarzenia promocyjnego typu misja gospodarcza i wizyta studyjna (…) w ramach projektu: Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego (…) - etap drugi

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3611a668-261c-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00406233

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00047827/12/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Organizacja i przeprowadzenie wydarzenia promocyjnego typu misja gospodarcza i wizyta studyjna (…) w ramach projektu: Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego (…) - etap drugi

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Projekt współfinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 OŚ PRIORYTETOWA II. INNOWACYJNA I KONKURENCYJNA GOSPODARKA, DZIAŁANIE II 2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, PODDZIAŁANIE II.2.2 Promocja gospodarcza regionu

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00315733

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP.271.16.2023 EL

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie wydarzenia promocyjnego typu misja gospodarcza i wizyta studyjna w Uniejowie w ramach projektu: "Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów- etap drugi"
Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na lata 2014-2020.
ZAKRES ZAMÓWIENIA:
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację:
- 6- dniowej (5 dób hotelowych) misji gospodarczej i wizyty studyjnej pod hasłem- „Misja gospodarcza i wizyta studyjna. Promocja potencjału gospodarczego regionu łódzkiego na przykładzie uzdrowiskowego charakteru Gminy Uniejów” w terminie 23-28 sierpnia 2023 r. Głównym tematami misji gospodarczej i wizyty studyjnej będą promocja regionalnych usług uzdrowiskowych i ekologicznych rozwiązań na rynkach zagranicznych, promocja potencjału uzdrowiskowego regionu łódzkiego na przykładzie Gminy Uniejów, nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych, zaprezentowanie wykorzystania wód geotermalnych w zakresie lecznictwa uzdrowiskowego, wymiana doświadczeń związanych z branżą uzdrowiskową w Europie. Przewidywana liczba osób została wskazana w opisie przedmiotu zamówienia oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SWZ.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację misji i wizyty w zakresie: zakwaterowania i wyżywienia uczestników, organizacja jednego dnia konferencyjnego w związku z prezentacją oferty uzdrowiskowej i wymiany doświadczeń pomiędzy uczestnikami, , transportu „lokalnego” – transfery między atrakcjami w regionie, ubezpieczenia uczestników, transfery z lotniska w dniu przyjazdu gości i na lotnisko w dniu wyjazdu, zapewnienia koordynatora oraz tłumaczy, zapewnieniu dokumentacji zdjęciowej z misji, nagraniu filmu promocyjnego (minimum 4 minuty).
Wykonawca niniejszego zadania będzie odpowiedzialny za przygotowanie, sprawny przebieg oraz wsparcie organizacyjne dla przedstawicieli Zamawiającego całości wydarzenia od momentu przybycia gości do Uniejowa do momentu ich pożegnania. Ważne, by każda delegacja miała swojego przypisanego opiekuna od samego początku wizyty do końca.
Zamawiający wskazuje wstępny harmonogram planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń stanowiącym załącznik do niniejszej SWZ. Po stronie Wykonawcy będzie wzbogacenie programu o wizyty u przedsiębiorców z branż wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia w punkcie Elementy dodatkowe.
 Liczba uczestników:
Przewidywana ilość osób w ramach każdego z wydarzeń tj. uczestników personalnie wskazanych przez Zamawiającego na etapie realizacji umowy wynosi:
- uczestnicy których udział stały należy przewidzieć – 60 osób, pobyt stały należy przewidzieć jako 6 dni programowych każdego wydarzenia (5 dób hotelowych)
- uczestnicy, których udział czasowo należy przewidzieć- 40 osób bez noclegu- uczestnicy konferencji- eksperci branżowi;
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych i branżowych uczestników konferencji w terminie do 5 dni po dniu zawarcia umowy, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
- dla uczestników stałych wyłącznie do 10% In minus i In plus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
- dla uczestników branżowych wyłącznie in minus do 20% i 10% In plus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania umowy w zakresie wynikającym z podanej ilości uczestników pomimo uprzedniego wskazania personalnie ilości osób, w przypadku niestawiennictwa uczestników pomimo potwierdzenia przybycia ze względu na zdarzenia losowe.
W takim przypadku, za uczestników nieobecnych Zamawiający wypłaci wykonawcy wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktu odwołania ewentualnych rezerwacji
Czas trwania misji i wizyty: 6 dni (5 dób hotelowych)
Misja gospodarcza i wizyta studyjna – inauguracja 23 sierpnia 2023 (środa) zakończenie 28 sierpnia (poniedziałek)
Uczestnicy: delegacje z: Węgier; Finlandii; Łotwy; Ukrainy; Gruzji; Włoch; Islandii; Litwy; Azerbejdżanu; Szczyrku; Turku; Ujazdu; Kalisza. Razem ok. 60 uczestników.
Przedstawiciele branżowi bez noclegów, przewidziani na dzień konferencyjny:
- branża naukowa z dziedzin będących przedmiotem misji i wizyty studyjnej
- przedstawiciele gmin uzdrowiskowych
- przedsiębiorcy z regionu z branż odpowiadających przedmiotowi misji i wizyty z potencjalną możliwością nawiązania współpracy handlowej pomiędzy polskimi a zagranicznymi uczestnikami.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla wszystkich zagranicznych osób i krajowych przedstawicieli miast partnerskich uczestniczących w misji i wizycie podczas całego wydarzenia;
Wszystkie zaoferowane pokoje winny być w standardzie odpowiadającym minimum 3-gwiazdkom w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. 2006 Nr 22 poz. 169) oraz który zapewnia, w ramach prowadzonej działalności: serwowanie gościom śniadania (w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda).
Warunki zakwaterowania: pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe ale do pojedynczego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym; wyposażone w telewizor; śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda); dostęp do WIFI.
Ze względu na charakter wydarzenia zaleca się, aby noclegi były w strefie uzdrowiskowej A. Zaleca się, aby goście zagraniczni byli zakwaterowani w maksymalnie 2 obiektach, wyjątkowo, jeżeli nie będzie możliwe zakwaterowania gości w dwóch obiektach, można gości zakwaterować w maksymalnie trzech obiektach hotelowych, ale wszystkie obiekty nie mogą być od siebie oddalone bardziej niż 500 m. Zamawiający zastrzega, że podzielone mogą być tylko noclegi, część konferencyjna musi zostać zorganizowana w jednym obiekcie.
Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, organizacji oraz przeprowadzenia jednodniowej konferencji i prezentacji przedsiębiorców w ramach wydarzenia. Rozmowy i prezentacje winny trwać nie więcej niż 6 godzin włącznie z obiadem dla uczestników.
Do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności zapewnienie: zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla maksimum 100 osób; tłumaczenia symultanicznego (kabinowego); recepcji rozmów i prezentacji; usługi cateringowej podczas konferencji i prezentacji partnerów; koordynatora konferencji- prowadzącego, moderatora, który będzie czuwał nad sprawnym przebiegiem prezentacji.
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w zakresie wskazanym w SWZ
Zapewnienie uczestnikom takich samych długopisów, notesów B 5 min. 32 kartki, identyfikatorów, etui na identyfikatory wraz ze smyczami oraz programów spotkań branżowych
Wykonawca zapewnia transfer wszystkich uczestników z lotniska do Uniejowa w dniu przyjazdu i z Uniejowa na lotnisko w dniu wyjazdu (delegacje, których transfer należy przewidzieć to Włochy, Finlandia, Islandia, Gruzja, Azerbejdżan) Razem 28 osób oraz transport wszystkich uczestników na terenie Uniejowa oraz regionu tj. wszędzie tam, gdzie odbywać się będą atrakcje misji gospodarczej i wizyty studyjnej;
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił minimum 3 tłumaczy posiadających wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i angielskiego oraz 3 tłumaczy posiadających wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i rosyjskiego, którzy będą towarzyszyć uczestnikom zagranicznym podczas każdego dnia wydarzenia. Tłumacze odpowiedzialni będą za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych, konsekutywnych z języka polskiego na język angielski (i odwrotnie), z języka polskiego na język rosyjski (i odwrotnie), w trakcie realizacji atrakcji, spotkań, rozmów etc. podczas całego trwania wydarzenia.
Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wszystkich uczestników wydarzenia na cały okres realizacji wydarzenia.
Wykonawca powinien zapewnić Zamawiającemu dokumentację fotograficzną z wszystkich elementów misji i wizyty oraz 4- minutowy film promocyjny.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia.
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi gastronomicznej dla osób uczestniczących w misji gospodarczej i wizycie studyjnej.
Wykonawca zapewnia uzyskanie ewentualnych pozwoleń, uzgodnień itp. od zewnętrznych jednostek na organizację imprezy turystycznej, zwiedzania, pokazów, atrakcji itd. w zakresie wynikającym ze złożonej koncepcji jak również do uzyskania zezwolenia od gestorów, użytkowników etc. obiektów które Zamawiający wskazał jako atrakcje obligatoryjne wraz ze wszelkimi kosztami związanymi z uzyskaniem takich zezwoleń.
Wykonawca zobowiązany jest opracować (i załączyć do oferty) scenariusz – koncepcję wydarzenia sporządzony zgodnie z wymaganiami zawartymi w rozdziale XV SWZ.
Ze względu na ograniczoną liczbę znaków, w niniejszym miejscu ogłoszenia został zawarty skrócony opis przedmiotu zamówienia; pełen opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w SWZ rozdział III – Opis przedmiotu zamówienia.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

22462000-6 - Materiały reklamowe

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 615000,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 615000,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 615000,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Termy Uniejów Sp. z o. o. w Uniejowie

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6680010086

7.3.3) Ulica: ul. Polna 37

7.3.4) Miejscowość: Uniejów

7.3.5) Kod pocztowy: 99-210

7.3.6.) Województwo: łódzkie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak

7.4.1.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:

koordynacja organizacji Smartlink Sp. z o. o.

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-08-23

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 615000,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2023-08-28