Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Organizacja trzydniowej konferencji szkoleniowej w dniach 23-25 października 2024.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Transportu Samochodowego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000127692

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Jagiellońska 80

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-301

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 0

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@its.waw.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.its.waw.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://its.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Działalność badawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja trzydniowej konferencji szkoleniowej w dniach 23-25 października 2024.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-857a6314-1769-11ef-bfd3-e6cc5d6d04e5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00417218

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-07-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00333166

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: SZ-26.12/1.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Organizacja trzydniowej konferencji szkoleniowej w dniach 23-25 października 2024

Przedmiotem zamówienia jest organizacja trzydniowej konferencji szkoleniowej w dniach 23-25 października 2024, w tym zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali konferencyjnej, Sali wystawienniczej – zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia – załącznikiem nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 6 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Stwierdzono następujące "rażące wady":
1) cena oferty, na skutek wadliwych wytycznych zamawiającego w tym zakresie, nie obejmuje przewidywanego, maksymalnego zakresu zamówienia

W związku z tym, że cena oferty równa maksymalnemu wynagrodzeniu, które przysługuje wykonawcy na skutek realizacji świadczenia opisanego w umowie, powinna być obliczona adekwatnie do maksymalnego zakresu świadczenia, uznać należy, że w opisanej sytuacji, powinna obejmować koszt organizacji konferencji dla 250 osób, z możliwością ograniczenia tej liczby do 180 na podstawie art. 433 pkt 4 ustawy Pzp.
Zgodnie z wytycznymi zamawiającego określonymi w formularzu oferty, wykonawcy zaoferowali ceny obejmujące realizację konferencji dla 200 osób. Tak obliczona cena nie uwzględnia zakresu zamówienia opisanego przez zamawiającego i nie zabezpiecza możliwości realizacji zamówienia na warunkach określonych w OPZ i postanowieniach umowy. Co więcej, wykonawcy składając oferty zaoferowali realizację świadczenia w mniejszym zakresie niżeli było to wymagane w dokumentach zamówienia.

2) kryterium "strefa rekreacyjna" i jego opis naruszają dyspozycję art. 240 ustawy Pzp, tj. opis jest niejednoznaczny, niezrozumiały, pozostawia zamawiającemu swobodę w dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty

Podczas oceny ofert, zamawiający zdefiniował problem podważający możliwość dokonania rzetelnej oceny. Mianowicie, okazuje się, że wykonawcy wskazali inne dane w zakresie strefy rekreacyjnej aniżeli przedstawiają poszczególne hotele. Na skutek przeprowadzonej analizy okazało się, że opis sposobu oceny nie jest jednoznaczny - zamawiający nie wskazał, że informacje które ma przekazać wykonawca dotyczą minimalnej ilości osób dla których możliwy jest "jednoczesny dostęp" do strefy rekreacyjnej. Tym samym, wykonawcy mieli prawo udzielić informacji niezgodnej z faktyczną intencją zamawiającego, mając na uwadze np. ilość pokoi, których rezerwacja obejmuje dostęp do strefy rekreacyjnej, i które mogą być zarezerwowane jednocześnie (na tożsamy okres). Powyższa wada postępowania uniemożliwia porównanie ofert. Powyższe błędy zostały wygenerowane przez zamawiającego, a zatem, nie mogą one wywoływać negatywnych konsekwencji dla wykonawcy.
Wybór oferty w takich okolicznościach prowadziłby do naruszenia podstawowych zasad zamówień publicznych tj. zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Na podstawie opisanego stanu faktycznego, można stwierdzić istnienie wady niemożliwej do usunięcia - brak możliwości zmiany SWZ po upływie terminu składania ofert.
Co istotne, nie ma wątpliwości, że błąd powstały na skutek zaniedbań zamawiającego, nie może powodować negatywnych konsekwencji dla wykonawców, a zatem, nie jest możliwe ani odrzucenie złożonych ofert, ani też ich poprawienie w trybie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp.
Wybór w takich okolicznościach mógłby doprowadzić do unieważnienia umowy w trybie art. 611 pkt 2 ustawy Pzp.
Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 14 kwietnia 2023 r., o sygn. KIO 871/23 „Zamawiający zatem analizując każdorazowo przesłanki do unieważnienia postępowania w trybie art. 255 pkt 6 p.z.p. powinien mieć na względzie nie tylko nieusuwalność samej wady, którą obarczone zostało postępowanie, ale również, powinien przewidzieć, czy wada ta może w przyszłości skutkować unieważnieniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym na podstawie regulacji art.611 pkt 2 p.z.p. (…) W świetle obowiązującej p.z.p. umowa w sprawie zamówienia publicznego podlega unieważnieniu nie tylko na podstawie przesłanek z art. 457 ust. 1 i ust. 5 p.z.p. Zgodnie bowiem z art. 611 pkt 2 p.z.p. w przypadku ujawnienia naruszenia przepisów p.z.p. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych może wystąpić do sądu o unieważnienie umowy w całości lub części".