Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych w Krakowie podczas trwania XXXIV konferencji z cyklu: „Szkoła Eksploatacji Podziemnej” w dniach 24-26 lutego 2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT GOSPODARKI SUROWCAMI MINERALNYMI I ENERGIĄ PAN

1.3.) Oddział zamawiającego: IGSMiE PAN

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 001238650

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Józefa Wybickiego 7A

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-261

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: centrum@min-pan.krakow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://min-pan.krakow.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych w Krakowie podczas trwania XXXIV konferencji z cyklu: „Szkoła Eksploatacji Podziemnej” w dniach 24-26 lutego 2025 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5fcdf587-5391-452c-8cf5-80a2157231ab

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00417777

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-07-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/minpankrakow

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/minpankrakow

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej zostały zawarte w rozdziale XIII SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
2. Zamawiający informuje, na podstawie art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), że:
1) Administratorem przekazanych przez Państwa danych osobowych jest Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią PAN, ul. J. Wybickiego 7A, 31-261 Kraków, tel./fax: (+48) 12 632-33-00/(+48) 12 632-35-24 adres email: centrum@minpan.krakow.pl, reprezentowany przez p. o. Dyrektora Instytutu – dr hab. inż. Magdalenę Wdowin. Inspektorem ochrony danych osobowych jest Pani Maria Grala, kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem: inspektorODO@minpan.krakow.pl tel.: (+48 12) 617- 16-25;
2) Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
3) Państwa dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym, bankom, operatorom pocztowym, podmiotom
świadczącym dla Administratora usługi prawne, doradcze, podatkowe oraz podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne oraz innym podmiotom uprawnionym na mocy ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 74) przez określony czas (art. 78);
4) Dane osobowe przechowywane są przez Administratora dla celów archiwizacyjnych, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami, jak
również do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub obrony przez ewentualnymi roszczeniami;
5) Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia
przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu z zastrzeżeniem, że:
a. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą;
6) W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1
rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
7) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn. zm.)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w SWZ, do upływu terminu na ich wniesienie,
8) W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo
do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
9) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
10) Decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Administrator nie
profiluje danych osobowych.
11) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: AO-271-2/24

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych w Krakowie podczas trwania XXXIV konferencji z cyklu: „Szkoła Eksploatacji Podziemnej” w dniach 24-26 lutego 2025 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-02-24 do 2025-02-26

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie niżej podane kryteria:
1) cena oferty
2) liczba hoteli, w których zostaną zakwaterowani uczestnicy
3) odległość głównego hotelu od Rynku Głównego w Krakowie

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: liczba hoteli, w których zostaną zakwaterowani uczestnicy

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: odległość głównego hotelu od Rynku Głównego w Krakowie

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w art. 112 ustawy Pzp, dotyczące:
a. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie określa warunku udziału w tym zakresie;
b. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający nie określa warunku udziału w tym zakresie;
c. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie określa warunku udziału w tym zakresie;
d. Zdolności technicznej lub zawodowej, tj. Wykonawca spełni warunek, jeżeli:
wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie wykonał lub wykonuje należycie przynajmniej dwa zamówienia (umowy), których przedmiotem były lub są usługi
odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi niniejszego zamówienia. Za usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia uważa się usługi polegające na świadczeniu usługi wynajmu miejsc noclegowych oraz usługi restauracyjnej podczas gali, konferencji, bankietu lub imprezy kulturalno-rozrywkowej dla przynajmniej 400 osób jednocześnie każda.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od
dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie
oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; Załącznik nr 5 do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od
dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) Wykaz usług – w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykaz usług stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy zobowiązani się do
ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w
postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
a. postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
b. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
c. ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Kierowane między Stronami oświadczenia woli i wiedzy dla swojej ważności wymagają zachowania formy pisemnej.
Oświadczenia między Stronami mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty tradycyjnej wysłanej na adres Stron
wskazany w komparycji Umowy lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Strony zobowiązane są do powiadomienia o każdorazowej zmianie adresu do doręczeń.
2. Strony przewidują możliwość dokonania w Umowie następujących zmian:
1) zmniejszenia lub zwiększenia wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu okoliczności określonych w ust.
2;
2) modyfikację zakresu Przedmiotu Umowy wraz z ograniczeniem należnego Wykonawcy wynagrodzenia w związku z okolicznościami, o których mowa w ust. 2.
2. Strony przewidują możliwość zmiany, o której mowa w ust. 1 w następujących przypadkach:
1) siły wyższej, to znaczy niezależnego od Stron losowego zdarzenia zewnętrznego, które było niemożliwe do przewidzenia
w momencie zawarcia Umowy i któremu nie można było zapobiec mimo dochowania należytej staranności;
2) zmiany przepisów prawa istotnie wpływającego na zakres lub termin realizacji Umowy;
3) okoliczności wskazanych w art. 455 ust. 1 pkt 3), art. 455 ust. 1 pkt 5) oraz art. 455 ust. 2 ustawy Pzp.
3. W przypadkach określonych w ust. 1 i 2 Wykonawca lub Zamawiający są zobowiązani do powiadomienia drugiej Strony w
terminie 14 dni o zaistnieniu w/w sytuacji i jej wpływie na termin i/lub koszt realizacji Przedmiotu Umowy. Strona jest
zobowiązana do przedstawienia stanowiska w przedmiotowej sprawie w terminie 21 dni roboczych od otrzymania powiadomienia od Zamawiającego lub Wykonawcy.
4. Zmiany Umowy, wymagają dla swej ważności formy pisemnej lub w formie elektronicznej poprzez złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-07-25 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/minpankrakow

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-07-25 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni