Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa polegająca na kompleksowej organizacji imprezy zamkniętej – Gali „Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Stołeczne Warszawa - Dzielnica Bielany

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 01525964000041

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: S. Żeromskiego 29

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-882

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 224434817

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: bielany.zamowienia@um.warszawa.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.um.warszawa.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa polegająca na kompleksowej organizacji imprezy zamkniętej – Gali „Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a10b150c-e81f-4051-90e7-6f2dcf563b38

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00431014

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-07-25

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00030972/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.23 Kompleksowa organizacja Gali Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia.um.warszawa.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia.um.warszawa.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1 Przekazywanie ofert:
1.1. Niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne, które musi spełniać komputer Wykonawcy:
• Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s na komputer;
• Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
• Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
• Włączona obsługa JavaScript;
• Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;
1.2. Dopuszczalne wielkości i formaty przesyłanych danych:
• Wielkość pojedynczego pliku zamieszczanego w Systemie nieprzekraczająca 2 GB;
• Dopuszczalne formaty plików: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
1.3. Kodowanie i czas odbioru danych:
• Plik załączony i zapisany przez Wykonawcę, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;
• Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.
1.4. Wymagania sprzętowo-aplikacyjne w zakresie podpisywania ofert:
1) W przypadku składania oferty w formie elektronicznej (podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym), Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
• Przeglądarka internetowa Microsoft Edge, Chrome, Firefox w wersji wspieranej przez producenta. Rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty podpisanej Kwalifikowanym Podpisem Elektronicznym jest Firefox w wersji wpieranej przez producenta.
• Uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java (licencja EPL) w wersji OpenJDK 8 lub Java (licencja Oracle) w wersji 1.8.0_202 32 bitowej oraz 64 bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze.
• Zainstalowanie dedykowanego komponentu Szafir SDK oraz aplikację Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie eZamawiający (aplikacja dostępna do pobrania z poziomu Systemu).
• Przed uruchomieniem platformy eZamawiający, w pierwszej kolejności podłącz czytnik z kartą kryptograficzną do komputera.
Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska znajdują się na stronie:
https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pc-wykonujac-ponizsze-kroki
Prawidłowość konfiguracji stanowiska do złożenia oferty zaleca się zweryfikować po zalogowaniu do OnePlace, po kliknięciu przycisku „SPRAWDŹ PODPIS”.
2) W przypadku składania oferty w postaci elektronicznej (podpisywania dokumentów podpisem osobistym), Wykonawca musi posiadać:
• E-dowód osobisty osoby składającej wniosek lub ofertę w Systemie;
• Włączona w przeglądarce opcja obsługi JavaScript;
• Zainstalowane na komputerze środowisko uruchomieniowe ORACLE JAVA (dla systemu Windows - w wersji 32 oraz 64 bitowej – do pobrania ze strony producenta w sekcji Java SE Runtime Environment 8u202 - Windows x86 Offline oraz Windowsx64, dla systemu Mac - do pobrania ze strony producenta w sekcji Java SE Development Kit 8u202 - (...)
Z uwagi na ograniczoną ilość znaków pozostałe informacje pkt 21 SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
(NA PODSTAWIE PRZEPISU PRAWA)
Będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, by mogła/mógł Pani/Pan załatwić sprawę w Urzędzie m.st. Warszawy. Mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ale nie będą profilowane.
Kto administruje moimi danymi?
• Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie m.st. Warszawy jest Prezydent m.st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie (00-950), Pl. Bankowy 3/5.
• Na pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych, a także o przysługujące Pani/Panu prawa odpowie Inspektor Ochrony Danych w Urzędzie m.st. Warszawy. Proszę je wysłać na adres: iod@um.warszawa.pl.
Dlaczego moje dane są przetwarzane?
• Wynika to bezpośrednio z konkretnego przepisu prawa, tj. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do niej wydanych; ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, lub jest niezbędne do wykonania zadania w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach: ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego.
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe. Jeśli Pani/Pan tego nie zrobi, nie będziemy mogli zrealizować Pana/Pani sprawy .
Jak długo będą przechowywane moje dane?
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa, tj. czas prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Potem, zgodnie z przepisami, dokumenty trafią do archiwum zakładowego.
Kto może mieć dostęp do moich danych?
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) podmioty, którym Administrator powierzy przetwarzanie danych osobowych, w szczególności:
• podmioty świadczące na rzecz Urzędu m.st. Warszawy usługi informatyczne, pocztowe;
• podmiot Platforma Aukcyjna Marketplanet;
b) organy publiczne i inne podmioty, którym Administrator udostępni dane osobowe na podstawie przepisów prawa;
Jakie mam prawa w związku z przetwarzaniem moich danych?
• Ma Pani/Pan prawo do:
1. dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii tych danych;
2. żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
3. żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:
• dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane, lub w inny sposób przetwarzane;
• nie ma podstawy prawnej do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
• wniosła Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
• Pani/Pana dane przetwarzane są niezgodnie z prawem;
• Pani/Pana dane muszą być usunięte, by wywiązać się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa.
4. żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5. sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
• zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją;
• dane przetwarzane są w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, z wyjątkiem sytuacji, w której Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzanie danych osobowych, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
6. Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Urzędzie m.st. Warszawy Pani/Pana danych osobowych.
• Nie przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: UD-III-WZP.271.27.2024.AGO

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zakres zamówienia
I. Program imprezy:
1) część oficjalna (powitanie, przemówienia, wręczenie statuetek wyróżnionym);
2) oprawa muzyczna uroczystości – koncert;
3) poczęstunek.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1. Przygotowanie i koordynację całości wydarzenia, w tym:
1) przygotowanie całego scenariusza (z uwzględnieniem programu imprezy) z podziałem na konkretne etapy imprezy, godziny w których mają się odbyć. Scenariusz musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego najpóźniej 14 dni przed wydarzeniem. Wykonawca w tym czasie zobowiązany jest do bieżącego uwzględniania uwag wniesionych przez Zamawiającego;
2) zapewnienie obsługi technicznej, nagłośnienia i oświetlenia wraz ze sprzętem, montażem i demontażem urządzeń, w tym:
a) Nagłośnienie:
Aktywny system liniowy w ilości min. 6 szt. na stronę, oparty o przetwornik min. 12” + driver. Skuteczność jednego modułu nie mniejsza niż 135db (mierzone z 1m). System liniowy powinien być oparty o dodatkowe subbasy 2x18” tego samego producenta w ilości min. 4szt. Całość systemu powinna być zarządzana poprzez dedykowany procesor audio. Mikser FOH: Cyfrowy mikser audio wraz ze stageboxem, który będzie w stanie przetworzyć min. 48 sygnałów wejściowych oraz 24 sygnały wyjściowe,
b) Monitory:
Min. 6 sztuk jednakowych aktywnych odsłuchów scenicznych opartych na przetworniku min.12”,
c) Mikrofony:
4szt. mikrofonów bezprzewodowych wraz z antenami kierunkowymi,
d) W części artystycznej programu: wg ridera technicznego artysty,
e) Oświetlenie:
Min. 4 głowy typu Pointe, Min. 20 led barów oświetlających salę, 2 lampy w stylu retro PATT, żarówki ozdobne typu girlanda, 2 lampy typu wash,
f) Montaż nagłośnienia i oświetlenia po wcześniejszym ustaleniu dokładnego terminu i godzin z Zamawiającym;
3) zapewnienie konferansjera, który poprowadzi część oficjalną gali;
4) oprawę muzyczną gali, na którą składa się:
a) występ muzyczny na żywo – repertuar muzyki popularnej na żywo dostosowanej do grupy odbiorców (grupa wiekowa 60+),
b) pokrycie ewentualnych kosztów ZAiKS.
2. Wykonanie dekoracji sceny, według następujących parametrów: przygotowanie i wykonanie scenografii podestu scenicznego (w tym zakup i transport materiałów dekoracyjnych i żywych kwiatów).
3. Przygotowanie poczęstunku dla gości (220 osób) w formie szwedzkiego stołu we foyer, na który składać się będą:
1) Menu w postaci:
a) Zupa krem z pomidorów z grzankami (zupa na bazie warzywnego bulionu, dekorowana śmietaną 18% oraz grzankami) - (150 ml./os.);
b) Pieczona pierś kurczaka z sosem grzybowym (pieczony filet z piersi kurczaka podany z sosem z grzybów leśnych np. borowików, podgrzybków, kurek) – (120 g./os.);
c) Kopytka ziemniaczane - (80 g./os.);
d) Bukiet surówek: marchewka z jabłkiem (3 x 50 g./os.)
e) Owoce (banany, mandarynki, jabłka) - (150 g./os.);
f) Soki owocowe podane w 1,5 l dzbankach (soki owocowe 100 % - pomarańczowy, jabłkowy, podane w dzbankach)- (300 ml./os.);
g) Ciasta domowe x 3 (sernik, szarlotka, ciasto czekoladowe) - (3 x 30 g./os.);
h) Kawa, herbata (różne rodzaje) z dodatkami: mleko, cytryna, cukier - (bez ograniczeń), z zastrzeżeniem, iż Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć kawę zaparzoną w termosach, oraz wodę do zaparzenia herbaty w termosach, bądź w odniesieniu do kawy zapewnienia wystarczającej liczby ekspresów do kawy;
i) Woda mineralna z cytryną podana w dzbankach - (500 ml./os.);
2) Podanie wody w 1,5 l dzbankach w ilości adekwatnej do ilości osób;
3) Dostarczenie 10 okrągłych stołów koktajlowych oraz prostokątnych stołów bufetowych w liczbie niezbędnej do ustawienia poczęstunku, stoły koktajlowe muszą być jednakowej wysokości i szerokości;
4) Rozstawienie stołów, nakrycie ich jednakowymi, materiałowymi obrusami naciąganymi, zasłaniającymi nogi stołów;
5) Zapewnienie jednakowej, kompletnej zastawy stołowej ceramicznej lub porcelanowej z użyciem sztućców metalowych oraz szklanek (do realizacji usługi wyklucza się użycie jednorazowych obrusów, zastawy i sztućców);
6) Dekoracji wszystkich stołów, w tym: np. kompozycja z kwiatów żywych, stroik, świecznik elektryczny;
7) Zapewnienie wykwalifikowanej obsługi kelnerskiej w trakcie spotkania w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników spotkania, jednak nie mniejszej niż 2 osób (stosowny ubiór kelnerów/kelnerek podczas świadczenia usługi) oraz zapewnienie osoby do obsługi technicznej spotkania (wypakowanie sprzętu, posiłków, napojów, uprzątnięcie miejsc przeznaczonych na wykonanie usługi po jej realizacji w terminie 2 godzin po zakończeniu spotkania). Przez usługę sprzątania Zamawiający rozumie doprowadzenie pomieszczenia, w którym odbyła się usługa cateringowa do pierwotnego stanu. Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację odpadów i śmieci;
8) W trakcie trwania cateringu obsługa sprawnie, na bieżąco zbiera zużyte naczynia zarówno bezpośrednio od gości jak i ze stołów, dbając o estetyczny wygląd stołów, uzupełniając wg potrzeb brakujące naczynia oraz potrawy;
9) Zapewnienia parawanów eventowych (min. 1,5 m. wysokości) do odgrodzenia sali o szer. 11 m;
10) przygotowanie w garderobie dla artystów poczęstunku w dniu wydarzenia - kawy, herbaty (z dodatkami: mleko do kawy, cukier, cytryna), wody mineralnej, napojów, owoce, talerz z ciastem w ilości adekwatnej do liczby artystów, z zastrzeżeniem, iż Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć kawę zaparzoną w termosach, oraz wodę do zaparzenia herbaty w termosach, bądź w odniesieniu do kawy zapewnienia wystarczającej liczby ekspresów do kawy;
11) ustawienie stołów oraz ich przygotowanie tzn. nakrycia ich obrusami, rozstawienia naczyń i ustalonych produktów menu oraz dekoracji - przed rozpoczęciem oficjalnej części uroczystości, w dniu wydarzenia;
12) posiłek będzie realizowany w zaadoptowanym na ten cel holu przed salą widowiskową w Urzędzie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, przy ul. S. Żeromskiego 29 (parter, wejście C i dojazd od ul. A. Jarzębskiego), bez zaplecza kuchennego z pomieszczeniem umożliwiającym umieszczenie sprzętów i żywności potrzebnych do realizacji usługi (z dostępem do wody bieżącej - umywalka);
13) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2023, poz. 1448 z późn. zm.) jak również świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych;
14) produkty użyte do przygotowania posiłku i napoje muszą być sporządzone zgodnie z wymogami sztuki kulinarnej dla żywienia zbiorowego oraz muszą być wykonane ze świeżych artykułów spożywczych posiadających aktualne terminy przydatności do spożycia;
15) Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego.
4. Projekt certyfikatu (dwie propozycje do wyboru przez Zamawiającego) zostanie przedstawiony do akceptacji Zamawiającego nie później niż na 21 dni przed planowanym wydarzeniem, a wydruk zaakceptowanego przez Zamawiającego w ilości 5 szt. i dostawa do siedziby Zamawiającego nastąpi nie później niż 3 dni przed planowanym wydarzeniem.
5. Projekt i wizualizacja drewnianej statuetki (figurka anioła) – każda o wysokości min. 50 cm. max 60 cm. w naturalnej kolorystyce i z plakietką z miejscem na dane laureata umieszczoną na podstawie zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego nie później niż 21 dni przed planowanym wydarzeniem.
6. Dostarczenie 5 szt. jednakowych drewnianych statuetek (figurka anioła) – każda o wysokości min. 50 cm. max 60 cm. w naturalnej kolorystyce i z plakietką z danymi laureata umieszczoną na podstawie zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego nie później niż 3 dni przed planowanym wydarzeniem.
Podczas wydarzenia rozdane zostaną statuetki w maksymalnie 5 kategoriach.
7. Dostarczenie 12 szt. świeżych bukietów dla laureatów i występujących artystów, składających się z kilkunastu sztuk (nie mniej niż 11 szt.) różnego rodzaju żywych kwiatów typu: peonia, lilia, santini, goździk, róża, eustoma, irys etc., wraz z dekoracją w postaci wstążki oraz zapewnienie ich odpowiedniego przechowania do momentu wręczenia na gali;
8. Obsługę, w tym:
1) Dwie hostessy lub hości do przyjmowania i wydawania okryć wierzchnich w szatni.

II. Gala odbędzie się 3 października 2024 r. w godz. 12:00 – 15:00. Dane laureatów do plakietek na statuetkach zostaną ustalone i przekazane Wykonawcy w późniejszym terminie, jednak nie później niż 14 dni przed planowanym wydarzeniem.
Wydarzenie ma charakter zamknięty dla maksymalnie 220 osób, podczas którego zostaną wręczone wyróżnienia podmiotom/instytucjom, działającym na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, wyłonionym w przeprowadzonej przez Radę Seniorów Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy ankiecie pn. „Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom”.
Dane techniczne pomieszczeń:
a) foyer – prostokątny hol o powierzchni 240 m2,
b) sala widowiskowa – prostokątna sala o powierzchni 304 m2, wyposażona w podest sceniczny o wymiarach 5 m x 10 m i miejsca siedzące dla 195 osób, z dostępem do prądu - III fazy, o zabezpieczeniu 16 amper.

III. Dostępność dla osób niepełnosprawnych – teren na którym będzie odbywała się Gala jest terenem ogólnodostępnym zapewniającym możliwość uczestnictwa osobom o ograniczonej mobilności.
IV . Klauzule społeczne
Zamawiający przewiduje wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Prawo zamówień publicznych, które zostały zawarte w Projektowanych postanowieniach umowy – stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

V. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia poza opisem w pkt 5.4 SWZ określają także
1. Projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do jej treści – stanowiące Załącznik nr 2 do SWZ;
2. Układ Sali widowiskowej Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy – stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-10-03

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Oceniane będą wyłącznie oferty nie odrzucone.
2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie stosował kryterium: Cena - 100 %
3. Przy ocenie ofert wartość wagowa wyrażona w procentach będzie wyrażona w punktach (1% = 1 pkt). Punkty w ramach kryterium
oceny ofert przyznane zostaną do 2 miejsca po przecinku (według zasad matematyki, to znaczy z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku).

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1. Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie dookreśla warunku udziału w postępowaniu.
2. Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie dookreśla warunku udziału w postępowaniu.
3. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie dookreśla warunku udziału w postępowaniu.
4. Zdolności technicznej lub zawodowej
dotyczącej doświadczenia Wykonawcy:
Wykonawca musi wykazać, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (zakończył ) co najmniej trzy (3) usługi polegające na zorganizowaniu imprezy¹ zamkniętej dla co najmniej 150 osób każda obejmującej w swym zakresie co najmniej: przygotowanie cateringu oraz oprawy technicznej (oświetlenia oraz nagłośnienia).
¹Pod pojęciem imprezy Zamawiający rozumie wydarzenie o różnorodnej treści i formie, przeznaczone dla publiczności.
5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art.58 ustawy. UWAGA! Warunek określony w pkt 5.4) 4. Ogłoszenia zostanie spełniony wyłącznie, jeżeli jego spełnienie w CAŁOŚCI wykaże (tj. wykonanie co najmniej TRZECH (3) usług, o których mowa w ww. warunku udziału w postępowaniu) jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem brzmienia art.117 ust. 3 ustawy Pzp, tj. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tego z Wykonawcy, który wykona usługi (w odniesieniu do spełnienia warunku w zakresie doświadczenia), do realizacji których te zdolności są wymagane.
Zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z ofertą oświadczenie z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
6. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach zawodowych podmiotu udostępniającego zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca składa wraz z Ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnego zasobu na potrzeby realizacji danego zamówienia (sporządzone wg wzoru określonego w Załączniku nr 5 do SWZ) lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnym zasobem tego podmiotu.
UWAGA!
W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach zawodowych podmiotu udostępniającego zasoby – warunek określony w pkt 5.4) 4. Ogłoszenia zostanie spełniony wyłącznie, jeżeli jego spełnienie w CAŁOŚCI wykaże (tj. wykonanie co najmniej TRZECH (3) usług, o których mowa w ww. warunku udziału w postępowaniu) podmiot udostępniający zasoby.
Zatem, Zamawiający nie dopuszcza możliwości, aby np. jedna usługa określona w ww. warunku została wykonana przez Wykonawcę, a dwie pozostałe przez podmiot udostępniający zasoby. Wszystkie trzy (3) usługi muszą zostać wykonane przez jeden podmiot.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający – przed wyborem najkorzystniejszej oferty – z zastrzeżeniem art.274 ust. 4 ustawy, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych wskazanych w Załączniku nr 1 do SWZ (pozycje „na wezwanie”):
Oświadczenie (sporządzone wg wzoru określonego w Załączniku nr 6 do SWZ) – o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa
w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych w pkt 15.1, 15.2, 15.3 SWZ.
a. składa Wykonawca;
b. w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z tych Wykonawców;
c. w przypadku polegania na zdolnościach zawodowych podmiotu udostępniającego zasoby, Wykonawca przedstawia wraz z własnym oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający – przed wyborem najkorzystniejszej oferty – z zastrzeżeniem art.274 ust. 4 ustawy, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych wskazanych w Załączniku nr 1 do SWZ (pozycje „na wezwanie”):
a) Wykaz usług (sporządzony wg wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ) wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem, przedmiotu, daty wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art.58 ustawy. UWAGA! Warunek określony w pkt 5.4) 4. Ogłoszenia zostanie spełniony wyłącznie, jeżeli jego spełnienie w CAŁOŚCI wykaże (tj. wykonanie co najmniej TRZECH (3) usług, o których mowa w ww. warunku udziału w postępowaniu) jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem brzmienia art.117 ust. 3 ustawy Pzp, tj. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tego z Wykonawcy, który wykona usługi (w odniesieniu do spełnienia warunku w zakresie doświadczenia), do realizacji których te zdolności są wymagane.
Zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z ofertą oświadczenie z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać
wykluczeniu na podstawie okoliczności, o których mowa w pkt 15.1, 15.2, 15.3 SWZ.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w pkt
5.5) Ogłoszenia składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza wstępnie
brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z tych
Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający dopuszcza następujące zmiany postanowień umowy oraz określa warunki zmian:
1) zmiana osób, o których mowa w § 15 umowy;
2) zmiana numeru rachunku bankowego Wykonawcy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-08-02 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia.um.warszawa.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-08-02 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-08-31

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. c.d. informacji do SEKCJI V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW:
Dodatkowo Zamawiający wykluczy Wykonawcę:
- w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2024 poz. 507).
2. Osoby uprawnione do komunikowania się z Wykonawcami:
• Aneta Gołębiewska - Główny specjalista w Wydziale Zamówień Publicznych, tel.: 22 443 48 17
3. Gala odbędzie się 3 października 2024 r. w godz. 12:00 – 15:00