Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych dla Instytutu Książki w 2023 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Książki

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 356775805

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Zygmunta Wróblewskiego, 6

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-148

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@instytutksiazki.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://instytutksiazki.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa Instytucja Kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych dla Instytutu Książki w 2023 roku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2b46ac0a-6ef8-11ed-aea3-5a7c432eaced

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00465216

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-11-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00070897/12/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Świadczenie usług pocztowych dla IK na rok 2023

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://instytutksiazki.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://instytutksiazki.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1)W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej Marketplanet znajdującej się pod adresem: https://instytutksiazki.ezamawiajacy.pl. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy, w tym wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy jej użyciu dostępna jest w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem https://instytutksiazki.ezamawiajacy.pl.
2)Ogólne zasady korzystania z Platformy, w tym rejestracji Wykonawców, określa pkt XVI SWZ.
3)Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne
możliwiające pracę na Platformie Zakupowej zgodnie z pkt XVI SWZ;
4)Zamawiający zgodnie z §3 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji
elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452), określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB, w szczególności: pdf, xls, xlsx, doc, docx, txt, rtf, xps, odt, ods, odp, ppt, pptx, csv, jpg, jpeg png, zip, 7z, html, xhtml, xml, XMLsig, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
5)Zamawiający zgodnie z § 3 ust. 3 ww. Rozporządzenia określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych zgodnie z pkt XVI SWZ.
6)Dokumenty elektroniczne (inne niż oferta oraz załączniki do oferty) oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów składane są przez
Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.
7)Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, cyfrowych dwzorowań dokumentów oraz informacji musi być zgody z
wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu, o którym mowa powyżej.
8)Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
9)Szczegółowe informacje dotyczące wymagań technicznych i rganizacyjnych dotyczących korespondencji elektronicznej oraz formy składanych dokumentów zostały opisane w SWZ.
10)W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami
orzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa Instytutu Książki tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem danych osobowych jest: Instytut Książki, ul. Zygmunta Wróblewskiego 6, 31-148 Kraków;
2) W kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Instytucie Książki jest możliwy
pod adresem: iod@instytutksiazki.pl ;
3) Dane osobowe przekazane przez Wykonawcę będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, oraz Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, ze zm.), dalej „ustawa PZP”; w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego określonego w pkt III SWZ;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty upoważnione zgodnie
z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy PZP;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Instytut Książki, który zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) który został przygotowany w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych oraz zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, oraz instrukcji kancelaryjnej
przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, ale nie dłużej niż 10 lat;
6) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio lPani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) Wykonawca jak i osoby których dane Wykonawca przekazał w ramach obowiązku informacyjnego wskazanego w art. 13 i art. 14 RODO posiadają:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) wykonawcy jak i osobom których dane Wykonawca przekazał w ramach obowiązku informacyjnego wskazanego w art. 13 i 14 RODO nie przysługuje:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Wszystkie informacje zamieszczone zostały w poprzednim punkcie.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 261-30/22

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 140000 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Instytutu Książki w Krakowie i jego jednostek organizacyjnych. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą usługi w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek nie doręczonych w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 896 z późn. zm.), w tym w szczególności:
1) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek i paczek, które zostały szczegółowo określone w pkt II niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia (dalej: OPZ). Przesyłki i paczki będą doręczane na całym terytorium Polski i za granicę (wszystkie kontynenty).
2) Zwracanie do Zamawiającego przesyłek wszystkich rodzajów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy.
Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz projektowanymi postanowieniami Umowy, stanowiącymi odpowiednio załącznik nr 5 i 6 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

64111000-7 - Usługi pocztowe dotyczące gazet i czasopism

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-01-01 do 2023-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryteria: cena – 60 % oraz system śledzenia przesyłek – 40%.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: system śledzenia przesyłek

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca posiadający aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, upoważniający go do prowadzenia działalności pocztowej na terenie całej Polski, zgodne z art. 6 ustawy z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 z późn. zm.).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ.
2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z definicją zawartą w art. 7 pkt 17 ustawy Pzp, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy:
2) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 369), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 3 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ.
2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z definicją zawartą w art. 7 pkt 17 ustawy Pzp, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy:
1) Dokument potwierdzający dokonanie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. 0 Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2020 poz. 1041 z późn. zm), wydany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, potwierdzający, że Wykonawca jest uprawniony do świadczenia usług pocztowych na terenie całego kraju.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

nie dotyczy

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz oferty, sporządzony wg wzoru Formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu niż załącznik nr 1 do SWZ, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz oferty nie podlega uzupełnieniu.
2) Formularz cenowy – załącznik nr 4,
2. Wraz z ofertą powinny być złożone:
1) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający upoważnienie do podpisania oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza), – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio z rejestru dostępnego publicznie (np. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej),
2) w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, na zasadach określonych w art. 58 i 445 ustawy Pzp. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. Jeżeli Wykonawcy ubiegają się wspólnie o zamówienie, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, natomiast warunek określony w punkcie V.2.2 SWZ musi spełniać Wykonawca, który będzie realizował obowiązki operatora pocztowego.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt VII.1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-07 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego pod adresem https://instytutksiazki.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-07 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-05