Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych i systemu do zarządzania drukowaniem dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631284322

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Nowowiejskiego

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-731

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: rops@rops.poznan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://rops.poznan.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Polityka społeczna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych i systemu do zarządzania drukowaniem dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c1aeaeca-77c4-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00473717

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-11-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00040945/16/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.29 Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych i systemu do zarządzania drukowaniem

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

www.e-propublico.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: www.-e-propublico.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 13.1. W niniejszym postępowaniu
komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem
Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl.
13.2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
13.3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: ”Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych i systemu do zarządzania drukowaniem dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu” – znak sprawy: ROPS.XII.3612.33.2023.
13.4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy
określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący.
13.5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.
13.6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego
kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
13.7. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:
1) podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023r. poz. 57);
2) podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o
dowodach osobistych (t.j. Dz.U. z 2022r. poz. 67).
13.8. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
1) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie
PAdES;
2) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać
kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
3) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
13.9. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
1) stały dostęp do sieci Internet;
2) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
3) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
4) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich
głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
5) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.
Ze względu na ograniczenie ilości znaków dalsza cześć znajduje się w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): W związku z otrzymaną korespondencją, Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w
Poznaniu przetwarzać będzie Państwa dane osobowe. Na podstawie art. 13 tzw. Rozporządzenia RODO, (czyli Rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycz¬nych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE)
informujemy:
Administratorem Państwa danych osobowych jest Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu z siedzibą ul.
Nowowiejskiego 11, 61-731 Poznań, tel. (61) 85 67 300, fax (61) 85 15 635, e-mail: rops@rops.poznan.pl, www.rops.poznan.pl.
Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest załatwienie wniesionej korespondencyjnie Państwa sprawy, w tym również
archiwizacja. Przetwarzanie odbywa się:
1) Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – w zakresie
spraw administracyjnych, w tym też przekazania sprawy do innego organu właściwego miejscowo lub rzeczowo;
2) Zgodnie z art. 6 ust 1 lit. b i c RODO oraz ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, lub ustawą z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych – w zakresie czynności zawierania umów cywilnoprawnych, postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, w tym też o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy (zamówienie o
wartości niższej niż 130 000 złotych netto);
3) Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO – w zakresie pozostałej korespondencji

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Państwa dane osobowe mogą być przekazywane innym organom publicznym w zakresie
niezbędnym do wykonania naszych obowiązków. Państwa dane osobowe mogą być powierzane również podmiotom wspierającym
nas w zakresie obsługi teleinformatycznej, technicznej, szkoleniowej, ubezpieczeniowej oraz nadzorującym nas (np. audyty, kontrole,
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego).
Nie przekazujemy Państwa danych osobowych do krajów trzecich (poza EOG) lub organizacji międzynarodowych. Nigdy nie
podejmujemy działań, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Państwa danych.
W ramach ochrony swoich praw, mają Państwo prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, lub
ograniczenia przetwarzania. Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
(www.uodo.gov.pl).
Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa w zakresie instrukcji
kancelaryjnej i jednolitych rzeczowych wykazów akt.
Wyznaczyliśmy Inspektora ochrony danych, z którym możecie Państwo kontaktować się telefonicznie - (61) 85 67 340 lub e-mailowo
– iod@rops.poznan.pl w sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ROPS.XII.3612.33.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem umowy jest usługa wydruku oraz skanowania wraz z systemem wydruku podążającego i systemem zarządzania i monitorowania wydruków na okres 24 miesięcy, oraz świadczenie usług serwisowo-eksploatacyjnych zapewniających utrzymanie dzierżawionych urządzeń w stanie pełnej gotowości. W/w usługa obejmuje swym zakresem:

1. udostępnienie 15 urządzeń monochromatycznych MFP A4 oraz 5 urządzeń kolorowych MFP A3 wraz z dostawą oryginalnych materiałów eksploatacyjnych i serwisowych pochodzących od producenta oferowanego sprzętu,

2. wdrożenie Systemu realizującego funkcjonalności:
• rozliczania kosztów,
• wydruku podążającego
• monitoringu stanu urządzeń.

3. Pod pojęciem Systemu należy rozumieć rozwiązanie informatyczne składające się z jednego serwera fizycznego z wirtualnymi serwerem/mi realizującym/mi wszystkie wymagane przez Zamawiającego funkcjonalności.

4. Serwis wymienionych wyżej urządzeń i systemu,

5. Dostawę materiałów eksploatacyjnych do urządzeń. Wymiana materiałów eksploatacyjnych dokonywana jest przez Wykonawcę lub Zamawiającego po wcześniejszym uzgodnieniu takiej procedury przez obie strony.

6. Utylizacja wszystkich materiałów eksploatacyjnych jest po stronie Wykonawcy. Materiały wymieniane przez Wykonawcę zostaną zabrane bezpośrednio po wymianie, a materiały wymienione przez Zamawiającego przy najbliższej wizycie Wykonawcy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 51620000-4 - Usługi instalowania urządzeń biurowych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-01-01 do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zdolność techniczna lub zawodowa
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje (przez okres minimum 12 miesięcy) co najmniej 1 usługę dzierżawy drukarek o podobnym charakterze, o wartości nie mniejszej niż 100 000 zł brutto. Przez usługę o podobnym charakterze należy rozumieć usługi dzierżawy, najmu lub leasingu urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem do zarządzania wydrukiem oraz serwisem i dostawą materiałów eksploatacyjnych.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: brak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz dostaw lub usług
Wykaz dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat , a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw lub usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy dostaw lub usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

brak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

12.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do
ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w
postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
12.2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
12.3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu
wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, o którym mowa w pkt. 9.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie
ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału
w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z art. 455 ustawy PZP, dopuszcza się możliwość zmian postanowień zawartej umowy, w następujących przypadkach:
1) zmiany terminu wykonania usługi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
2) ustawowej zmiany stawki podatku VAT,
3) zmiany przepisów prawa związanych z przedmiotem zamówienia,
4) gdy konieczność zmiany spowodowana jest okolicznościami pozostającymi poza kontrolą Stron, których działając z należytą starannością Strony nie mogły przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-11-13 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: www.e-propublico.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-11-13 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni