Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
"Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy w Chełmie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 110259460

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: pl. Niepodległości 1

1.5.2.) Miejscowość: Chełm

1.5.3.) Kod pocztowy: 22-100

1.5.4.) Województwo: lubelskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL812 - Chełmsko-zamojski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: luch@praca.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://chelm.praca.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

"Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-99bb59ec-83b7-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00495924

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-11-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00053873/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.9 Usługi pocztowe

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-99bb59ec-83b7-11ee-9aa3-96d3b4440790

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, przy użyciu Platformy e-Zamówienia, dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/, za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze”, „Formularze do komunikacji” oraz ePUAPu dostępnego pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl/ oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy” Korzystanie z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. Konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Zamawiający przekazuje w załączniku nr 7 do SWZ link oraz ID postępowania. Dane postępowania można wyszukać na Liście wszystkich postępowań na Platformie e-Zamówienia, klikając opcję „Dla Wykonawców” lub ze strony głównej z zakładki Postępowania

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OA.381.3.12.2023.EJu

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych, w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie”. Kod CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe, 64.11.20.00-4 Usługi pocztowe dotyczące listów. Przedmiot zamówienia obejmuje: przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym we wszystkich kategoriach wagowych w oparciu o przepisy prawa międzynarodowego; doręczanie zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) i zwrotów do Zamawiającego rejestrowych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy; świadczenie usług odbioru przesyłek z siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek, ich ewentualny zwrot oraz świadczenie usługi odbioru przesyłek a także reklamacje, będą wykonywane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W przypadku gdy Wykonawca jest podmiotem innym niż podmiot publiczny, Innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy wydanych na podstawie ustaw i rozporządzeń. W ramach zamówienia Zamawiający informuje, iż ze względu na charakter prowadzonych spraw jak i wykonywanych zadań zachodzi konieczność nadawania przesyłek wymagających zastosowania art. 57 §5 pkt 2 KPA oraz art. 12 §6 pkt 2 Ordynacji Podatkowej. Ponadto w kontekście w/w przepisów zachodzi konieczność uwzględniania przez Zamawiającego w praktyce brzmienia art. 17 ustawy Prawo pocztowe, który stanowi, że potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego. Fakt nadania mocy urzędowej potwierdzeniom nadanych przesyłek rejestrowanych jest dla zamawiającego bardzo istotn. Przypisanie mocy urzędowej potwierdzeniom nadania ma zagwarantować pewność obrotu pocztowego w sferze przesyłek rejestrowanych, których fakt doręczenia w określonym przez prawo terminie może wpłynąć na sytuację prawną nadawcy. Przez przesyłki będące przedmiotem zamówienia rozumie się niżej wymienione typy przesyłek: Przesyłki w obrocie krajowym: przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe, będące przesyłkami najszybszej kategorii, przesyłki polecone ekonomiczne, przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania, przesyłki polecone priorytetowe, przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania, przesyłki polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Przesyłki w obrocie zagranicznym: przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe, będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania, przesyłki polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Wymiary przesyłek będących przedmiotem zamówienia: Format S to przesyłki listowe do 500 g o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maximum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 16 mm. Format M – to przesyłki listowe do 1000 g o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Maximum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Format L – to przesyłki listowe do 2000 g o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maximum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Szczegółowy wykaz przesyłek został określony w Formularzu ofertowym stanowiący załącznik nr 9 do SWZ. Przesyłki, niewyszczególnione w załączniku nr 9 do SWZ, będą szacowane w oparciu o obowiązujący cennik Wykonawcy. Podane przez Zamawiającego w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ ilości poszczególnych przesyłek mają charakter szacunkowy, przyjęte zostały wyłącznie w celu wyliczenia ceny oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach w okresie trwania umowy. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku usług pocztowych w obrocie krajowym usługa obejmuje obszar całego kraju. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza przesyłki do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” ponownie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka pocztowa niepodjęta w terminie, zostanie zwracana niezwłocznie Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której przesyłki pocztowe wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia lub ich części zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz lub w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych Adresowych przesyłek ani otwierania ich. Wykonawca przekaże bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca1974r. Kodeks pracy osób wykonujących działalność operacyjną (doręczycieli). Przez działalność operacyjną osób realizujących przedmiotowe zamówienie Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek pocztowych w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. Zatrudnienie osób wskazanych w ofercie winno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania na każde żądanie Zamawiającego listy osób wskazanych w ofercie. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić Zamawiającemu, na jego wniosek (od daty wskazanej w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych) doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Zmiana Cennika usług uwzględniająca doręczenia elektroniczne i usługi hybrydowe zostanie uzgodniona między stronami. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2025 r. Zamawiający zobowiązuje się do: adresowania, opakowania i oznakowania przesyłek listowych zgodnie z warunkami wykonania i korzystania z usług pocztowych określonych przez Wykonawcę. Przekazywania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. dla przesyłek rejestrowych – wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, dla przesyłek zwykłych – nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii gabarytowych.
Umieszczenia oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci nadruku, napisu lub odcisku pieczęci, wg wzoru przedstawionego przez Wykonawcę w dniu podpisania umowy. Wykonawca zapewnia możliwość nadawania wszystkich przesyłek objętych przedmiotem umowy codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia odebranych od Zamawiającego przesyłek do placówki nadawczo – odbiorczej celem ich nadania. Odebranie przesyłek pocztowych, przygotowanych do wysyłki, z siedziby Zamawiającego (Pl. Niepodległości 1, 22-100 Chełm, parter pokój nr 44) odbywać się będzie codziennie, od poniedziałku do piątku w godzinach 1400 – 1500. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia przesyłek pocztowych oraz ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) i zwrotów do siedziby Zamawiającego codziennie od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach 800 – 1100. Szczegółowe warunki współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą zawarte zostały w dokumencie „Projekt umowy”, który stanowi załącznik nr 3 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 70

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba pracowników na dzień 30września 2023

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: liczba placówek obsługi klienta na terenie działalności PUP

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1), pkt 4) ustawy. Spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie: Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie. Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający określa warunki: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej oraz zagranicą, czyli: posiadają aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający określa warunek w tym zakresie. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca miał na terenie miasta Chełm co najmniej jedną placówkę nadawczą (nie punkt awizacyjny) czynną od poniedziałku do piątku do godziny 2000. Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy osób wykonujących działalność operacyjną (doręczycieli). Przez działalność operacyjną osób realizujących przedmiotowe zamówienie Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek pocztowych w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. Zatrudnienie w/w osób winno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia. Wykonawca winien zrealizować przedmiotową usługę dostosowując się do wymagań ustawy z dnia 19 lipca 2019 r., o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (art. 4 ust. 3 i art. 5 ust. 2 ustawy).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający zawrze umowę według projektowych postanowień umowy zawartych w SWZ z Wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Zmiana do umowy może nastąpić w formie pisemnej aneksu pod rygorem nieważności. Zmiana umowy może nastąpić w przypadkach określonych w projektowych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 3 do SWZ. Strona występująca o zmianę postanowienia umowy zobowiązana jest udokumentować zaistnienia okoliczności zmiany. Wniosek o zmianę postanowienia umowy musi być wyrażony na piśmie. Zmiany umowy nie mogą naruszać postanowień zawartych w art.454 ustawy Pzp

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-11-22 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-11-22 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-12-21