Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
,,Świadczenie usługi zakwaterowania wraz z wyżywieniem i zapewnienia sal wykładowych na potrzeby szkoleń specjalistycznych dla uczestników projektu EURLO-Central Asia’’

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: CENTRUM OBSŁUGI PROJEKTÓW EUROPEJSKICH MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 147027812

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Zygmunta Modzelewskiego 77

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-679

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 022-5428430

1.5.8.) Numer faksu: 0225428444

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@copemswia.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.copemswia.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wdrażanie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, środków pochodzących z bezzwrotnej pomocy zagranicznej oraz środków pochodzących z innych programów.

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

,,Świadczenie usługi zakwaterowania wraz z wyżywieniem i zapewnienia sal wykładowych na potrzeby szkoleń specjalistycznych dla uczestników projektu EURLO-Central Asia’’

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ac4460b9-892d-11ee-b55a-a22b2d7f700e

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00505739

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-11-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00151683/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Usługi zakwaterowania wraz z wyżywieniem i wynajmem sal wykładowych na potrzeby szkoleń dla uczestników projektu „Enhancement of Immigration Liaison Officers’ activities in Central Asia’’

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Project: 101133698 — EURLO CENTRAL ASIA — BMVI-2022-TF1-AG-ENILO-VI-IBA„Enhancement of Immigration Liaison Officers’ activities in Central Asia / EURLO — Central Asia’’ (Wzmocnienie działań oficerów łącznikowych ds. imigracji w Azji Środkowej / EURLO - Central Asia)”.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-ac4460b9-892d-11ee-b55a-a22b2d7f700e

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem: https://ezamawiajacy.gov.pl/. Korzystanie z platformy jest bezpłatne.
Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami: Pani Luiza Moczko, tel. 022 5428430. email: zamowienia@copemswia.gov.pl
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto ,,Wykonawca'' na platformie e-zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont, zasady oraz warunki korzystania z platformy e-zamówienia określa Regulamin Platformy e-zamówienia, dostępny na stronie internetowej: https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce ,,Centrum Pomocy''.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały opisane w rozdziale 11 SWZ niniejszego postępowania.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegółowe określenie zasad w zakresie RODO znajduje się w rozdziale 22 SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe określenie zasad w zakresie RODO znajduje się w rozdziale 22 SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: COPE/78/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi zakwaterowania, wyżywienia i zapewnienia sal wykładowych wraz z niezbędnym sprzętem na potrzeby organizacji szkoleń specjalistycznych w Koszalinie w ramach projektu „Enhancement of Immigration Liaison Officers’ activities in Central Asia’’.

Szkolenia specjalistyczne odbywają się na terenie miasta Koszalin w trzech edycjach. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia dla uczestników w poniższych terminach:

I edycja 15.01-26.03.2024
II edycja 08.04.-21.06.2024
III edycja 02.09-14.11.2024

W każdej edycji będzie brało udział 10 osób.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55270000-3 - Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55100000-1 - Usługi hotelarskie

98341000-5 - Usługi miejsc noclegowych

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-01-15 do 2024-11-14

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert w sposób określony w rozdziale 17 SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenia o których mowa w pkt. 8.1 SWZ składa z ofertą każdy
z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

-zmniejszenie/zwiększenie liczby uczestników szkolenia o maksymalnie 20 % osób na poszczególne usługi: gastronomiczną i zakwaterowania. Będą miały zastosowanie stawki jednostkowe, zawarte w formularzu kalkulacji cenowej (załącznik nr 6 do umowy).
-strony mogą dokonać w formie pisemnej lub elektronicznej zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy na zasadach określonych w art. 439 ustawy Pzp, w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia na następujących zasadach:
1) Wykonawca może żądać zmiany wynagrodzenia, jeżeli wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalony na podstawie komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wydanego na podstawie art. 25 ust.11 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023r. poz. 1251 z późn. zm.) ulegnie zmianie o co najmniej 5 punktów procentowych w stosunku do wartości kwartalnego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych obowiązującego w kwartale poprzedzającym złożenie wniosku o waloryzację.
2) Wynagrodzenie będzie podlegało waloryzacji najwcześniej po sześciu miesiącach od dnia zawarcia Umowy;
3) Waloryzacja dotyczy niezrealizowanej wartości przedmiotu Umowy, ustalonej na dzień złożenia wniosku o waloryzację.
4) Waloryzacja będzie obliczana na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę wyliczeń, opartych na wartości niezrealizowanych ilości produktów określonych w Ofercie Wykonawcy – stanowiącej Załącznik nr 3 do Umowy, przeliczony przez wskaźnik o którym mowa w pkt. 1.
5) Wniosek o waloryzację wynagrodzenia musi zawierać uzasadnienie oraz wyliczenie zmiany wartości Umowy netto i brutto z uwzględnieniem zapisów określonych w pkt.4.
6) Łączna wartość korekt wynikająca z waloryzacji nie przekroczy 5 % łącznego wynagrodzenia umownego netto, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy.
7) Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedstawienia dodatkowych wyliczeń i dokumentów jeżeli przedstawione przez Wykonawcę uzna za niewystarczające.
8) W przypadku likwidacji wskaźnika, o którym mowa w pkt 1 lub zmiany podmiotu, który urzędowo go ustala, mechanizm o którym mowa powyżej, stosuje się do wskaźnika lub podmiotu, który zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa zastąpi dotychczasowy wskaźnik lub podmiot.

-Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach:
1) zmiany całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy na skutek waloryzacji wynagrodzenia w sposób określony w § 3 Umowy lub zwiększenia liczby uczestników, o której mowa w § 1 ust. 3 Umowy;
2) zmiany obowiązującej stawki podatku VAT; Jeśli zmiana stawki podatku VAT będzie powodować zwiększenie kosztów wykonania Umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiają-cy dopuszcza możliwość zwiększenia wynagrodzenia o kwotę równą różnicy w kwocie podatku zapłaconego przez Wykonawcę;
3) w zakresie zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji usługi w ramach po-szczególnych Edycji, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy:
a) w sytuacji zaistnienia zdarzeń losowych lub na skutek działania siły wyższej, o której mowa w § 10 Umowy przed bądź w trakcie realizacji usługi;
b) w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub w znacznym stopniu
opóźniających realizację usługi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, (np. odwołanie planowanego szkolenia, zmiana terminu szkolenia podyktowana potrzebami uczestników, przedłużająca się procedura postępowania o udzielenie zamówienia publicznego itp.);
4) w przypadku konieczności zmiany częstotliwości rozliczeń i płatności częściowych na wniosek Wykonawcy.




Szczegółowe informacje znajdują się w załączniku nr 2 do SWZ, stanowiącym Projekt umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-12-01 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-12-01 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-12-30

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia kwotę 309 303 PLN.