Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
OBSŁUGA HOTELARSKA, RESTAURACYJNA I CATERINGOWA
ŚWIADCZONA W RAMACH KOMPLEKSU HOTELOWEGO NA POTRZEBY ZORGANIZOWANIA KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNEJ „EKSPLOBALIS” 2023”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJSKOWY INSTYTUT TECHNIKI PANCERNEJ I SAMOCHODOWEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 011561862

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okuniewska 1

1.5.2.) Miejscowość: Sulejówek

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-070

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: jolanta.taborska@witpis.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.witpis.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytut naukowo-badawczy

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

ndziałalność naukowo-badawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

OBSŁUGA HOTELARSKA, RESTAURACYJNA I CATERINGOWA
ŚWIADCZONA W RAMACH KOMPLEKSU HOTELOWEGO NA POTRZEBY ZORGANIZOWANIA KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNEJ „EKSPLOBALIS” 2023”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2e9ae8be-8297-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00513668

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00021799/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Obsługa hotelarska, restauracyjna i cateringowa na potrzeby zorganizowania konferencji „EKSPLOBALIS” 2023”

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://witpis.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://witpis.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawcy w celu bezproblemowej
komunikacji z Zamawiającym na Platformie powinni
przed upływem terminu składania ofert przystąpić do postępowania na Platformie poprzez funkcję
„Przystąp do postępowania” oraz posiadać założone konto w aplikacji Marketplanet OnePlace.
2. W celu bezproblemowej pracy z Platformą, Wykonawca powinien posiadać co najmniej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż
56 KB/s;
2) komputer klasy PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows XP/Vista/Windows
7/ Windows 10; w przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows 7/ Windows 8
przeglądarka MS Internet Explorer 10.0 (lub nowsza) z obsługą Active X lub dla systemów
operacyjnych XP/Vista/Windows 7/Windows 8 przeglądarka Firefox z obsługą Javy, siła szyfrowania:
128bit; w przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows 10 przeglądarka MS
Internet Explorer 11 z obsługą Active X lub Firefox
z obsługą Javy, siła szyfrowania: 128bit;
3) zainstalowaną dowolną przeglądarkę internetową: Chrome; Mozilla Firefox;
4) włączoną obsługę JavaScript;
5) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę
certyfikatu używanego przez Wykonawcę.
3. Dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
1) dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAdES,
2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy
należy użyć formatu XAdES. W takiej sytuacji należy załączyć oddzielny plik
z podpisem (w takiej sytuacji Wykonawca winien upewnić się, że załącza oba
pliki, tj. plik z treścią dokumentu oraz plik z podpisem elektronicznym).
3) Zamawiający zaleca, aby kwalifikowany podpis elektroniczny, którym posługuje
się Wykonawca był podpisem wydanym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej,
bądź innych krajów należących do Unii Europejskiej.
4. Obsługiwane przez Platformę formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości
do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx,
csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4,
ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES,
PAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
5. Każdy plik załączony i zapisany przez Wykonawcę na Platformie, widoczny jest
w Systemie jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero
po automatycznym odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
6. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego
datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data "-
czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
7. Format kodowania treści w obrębie platformy - UTF8.
8. Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem Systemu a serwerem jest wykonywana przy użyciu
bezpiecznego protokołu HTTPS (szyfrowanie TLS

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 7. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Wojskowy Instytut Techniki Pancernej i Samochodowej w Sulejówku zwany dalej „WITPiS” ul. Okuniewska 1, 05-070 Sulejówek
8. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@witpis.eu.
9. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust.1 lit. c RODO w związku z ustawą Prawo zamówień publicznych i rozporządzeniem Ministra Rozwoju
w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy
w postępowaniu i udzielenie zamówienia.
10. Dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny, wynikający
z przepisów, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
11. Dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 12. Ograniczenie dostępu do danych osobowych może wystąpić tylko w przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
13. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
14. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo:
- dostępu do danych osobowych przy czym w przypadku gdy wykonanie obowiązków,
o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby dużego wysiłku zamawiający może żądać od osoby której dane dotyczą dodatkowych informacji,
- żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania w przypadkach wymienionych w RODO przy czym żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
15. Osobie której dane dotyczą nie przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych, ich usunięcia ani prawo wniesienia sprzeciwu, ponieważ przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO.
16. W trakcie przetwarzania danych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani do profilowania.
17. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych (adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2).
18. Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe ale niezbędne do wzięcia w nim udziału. Zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PP 03/2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnianie obsługi hotelarskiej, restauracyjnej
i cateringowej wraz z usługami dodatkowymi świadczonymi w ramach kompleksu hotelowego mieszczącego się w obrębie województw mazowieckiego i podlaskiego na potrzeby zorganizowania 3 - dniowej Konferencji Naukowo – Technicznej „EKSPLOBALIS 2023” dla 150 uczestników w dniach 15-17 maja 2023 r. na rzecz Wojskowego Instytutu Techniki Pancernej i Samochodowej.
W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewnia:
1) 2 noclegi w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem dla maksymalnie 150 uczestników konferencji;
2) 3 obiady dwudaniowe z napojami bezalkoholowymi;
3) uroczystą kolację w pierwszego dnia
4) kolację grillową drugiego dnia,
5) 3 przerwy kawowe; podczas konferencji zgodnie z harmonogramem konferencji;
6) salę konferencyjnej w układzie teatralnym na min 150 osób z zachowaniem reżimu sanitarnego
7) obsługę techniczną i organizacyjną;
8) miejsce na ekspozycje pojazdów i wyrobów ( około 100 m2);
9) miejsca parkingowe;

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz sposób realizacji usługi zawiera Załącznik Nr 1 do umowy – Opis przedmiotu i Załącznik Nr 8 „Wzór umowy”.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 3 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: doświadczenie w realizacji szkoleń, konferencji

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej,
o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że jest wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich lub innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, prowadzonych przez właściwy ze względu na miejsce położenia obiektu, oraz rodzaj prowadzonej działalności organ administracyjny (Marszałka województwa, wójta, burmistrza, prezydenta miasta).
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał lub wykonuje należycie co najmniej dwie usługi polegające na organizacji szkoleń lub konferencji obejmujących swoim zakresem usługi hotelowe, gastronomiczne i wynajem sal konferencyjnych dla co najmniej 100 osób z podaniem ilości osób, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączy dowody, że usługi te zostały wykonane należycie. Wykaz należy sporządzić zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: - oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia
16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r.
poz. 369), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia
o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 4 do SWZ;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) dokument potwierdzający, że Wykonawca jest wpisany:
do ewidencji obiektów hotelarskich lub innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, organ administracyjny (rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 259 poz. 1553);
2) Wykaz usług wykonanych/wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat prze terminem otwarcia ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie
podaniem ilości osób, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączy dowody, że usługi te zostały wykonane należycie. – załącznik nr 5 do SWZ,;

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

4. Oferta powinna składać się z:
1) formularza ofertowego – zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ;
2) w przypadku, gdy oferta zawiera tajemnice przedsiębiorstwa – dowodów – zgodnie
z zapisami ust. 6;
3) pełnomocnictwa złożonego w formie opisanej w pkt. 8 (jeżeli dotyczy);
4) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku składania oferty przez spółkę cywilną zamiast pełnomocnictwa Wykonawca może złożyć umowę spółki cywilnej z której w sposób jednoznaczny wynikać będzie sposób reprezentacji spółki cywilnej.
5) oświadczenia Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z wykonawców.
6) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ;
7) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą:
a) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji
niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny
podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując
zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór
oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
Zobowiązanie podmiotu udostepniającego zasoby musi być podpisane
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym;
b) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby aktualne na dzień składania
ofert o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu zgodnie z Załącznikiem nr 2a i 3a do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

16. Oferta wspólna.
1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenia zamówienie (konsorcja i spółki cywilne) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Podpisy na pełnomocnictwie, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i ust. 8 muszą być złożone przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji wykonawców. Dokument pełnomocnictwa winien zostać złożony w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Podpisy
i poświadczenie ze zgodność z oryginałem złożone muszą być za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Zamawiający udzieli Wykonawcy zaliczki na poczet wydatków związanych z należytym przygotowaniem konferencji w wysokości 15%, wartości zamówienia, Zaliczka zostanie wpłacona w terminie 14 dni od daty podpisania umowy na rachunek bankowy Wykonawcy . Wykonawca potwierdzi otrzymanie zaliczki fakturą zaliczkową. Zaliczka podlega rozliczeniu w fakturze końcowej.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany terminu realizacji zamówienia, lub terminów dokonywania poszczególnych czynności w następujących przypadkach:
1) w razie wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy,
2) zmiany okoliczności wymagającej przesunięcia terminów poszczególnych czynności lub płatności,
3) zmiany obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na warunki wykonywania umowy,
4) jeżeli zmiany są niezbędne dla prawidłowej realizacji umowy.
3. Strona wnioskująca o zmianę umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-01-09 14:45

8.2.) Miejsce składania ofert: https://witpis.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-01-09 15:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-02-07