Ogłoszenie o wyniku postępowania
Dostawy
Zakup i dostawa licencji wraz z asystą techniczną do systemu zarządzania pracami Rady Miasta.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO RYBNIK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276255430

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Bolesława Chrobrego 2

1.5.2.) Miejscowość: Rybnik

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-200

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL227 - Rybnicki

1.5.7.) Numer telefonu: +32 43 92 302

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zam_pub@um.rybnik.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.rybnik.eu

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-f420b339-af94-4fc0-9e3a-984f32cb16b6

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup i dostawa licencji wraz z asystą techniczną do systemu zarządzania pracami Rady Miasta.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f420b339-af94-4fc0-9e3a-984f32cb16b6

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00532845

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-10-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00577643/23/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.17 Zakup i dostawa licencji wraz z asystą techniczną do systemu zarządzania pracami Rady Miasta

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00446265

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP.271.61.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 708500 PLN

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 194000 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup licencji oraz 24 miesięczna asysta techniczna do systemu zarządzania pracami Rady Miasta (stacjonarnymi i on-line), transmisja online, sporządzanie transkrypcji, audiodeskrypcji i tworzenie napisów z sesji Rady Miasta.
1. Opis oprogramowania do zarządzania pracami Rady Miasta.
1) oprogramowanie, zwane dalej Elektroniczną Platformą Radnego (EPR), ma umożliwiać prowadzenie spotkań w trybie stacjonarnym (w siedzibie Zamawiającego) i zdalnym.
2) EPR musi współdziałać z urządzeniami systemu konferencyjnego oraz oprogramowaniem będącego własnością Zamawiającego.
System konferencyjny składa się z jednostki centralnej Shure DIS-CCU, pulpitów Shure MXC605, kamer DH-SD40212T-HN oraz oprogramowania Vmix, służącego do przeprowadzenia transmisji online.
Wykonawca dostarczy licencje, wykona instalację i konfigurację programów
w siedzibie Zamawiającego niezbędnych do prawidłowego działania ERP.
3) EPR ma umożliwiać zarządzanie pracami Rady Miasta tj. posiadać funkcjonalność opisaną w tabeli zawartej w SWZ.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość wykorzystania oprogramowania do zorganizowania innych spotkań niż sesje Rady Miasta Rybnika, w zakresie automatycznego przydzielania głosu i sterowania kamerami. Wykonawca na życzenie Zamawiającego wygeneruje tymczasowe loginy i hasła do systemu.
2. Transmisja i publikacja obrad sesji Rady Miasta Rybnika.
1) Wykonawca wykona konfigurację oprogramowania do przeprowadzenia transmisji online z sesji Rady Miasta.
2) Wykonawca zapewni przechowywanie i publikację nagrań z przeprowadzonych transmisji i nagrań archiwalnych, które są w posiadaniu Zamawiającego. Wykonawca przeniesie obecne nagrania archiwalne
z systemu/serwerów z firmy Nefeni Sp. z o.o. (autora systemu Radni.info)
do swojego systemu, w terminie 30 dni od daty udostępnienia systemu.
3) Wykonawca dokona anonimizacji nagrań w przypadku naruszenia przepisów
o ochronie danych osobowych.
4) Minimalne wymagania techniczne transmisji online:
L.P. Funkcja Parametr
1. Format przesyłanego strumienia Protokół RTMP
2. Minimalna jakość transmisji 720p
3. Kodowanie wideo H.264
4. Minimalna liczba klatek/s 25
5. Przepustowość łącza internetowego Minimum 1 Gbps
6. Liczba oglądających dla pojedynczej transmisji Nielimitowana
7. Liczba transmisji w miesiącu Nielimitowana
5) Odtwarzanie transmisji on-line przez internautów ma działać w oparciu o najpopularniejsze i najnowsze wersje przeglądarek internetowych takich jak Chrome, FireFox, Opera, Safari.
6) Po zakończeniu transmisji cały materiał zawierający nagranie sesji pozostaje niedostępny dla Internautów, do czasu publikacji przez Zamawiającego. Po opublikowaniu nagranie jest dostępne dla Internautów w sposób nieprzerwalny przez cały okres obowiązywania umowy.
7) Zamawiający w każdym momencie ma mieć możliwość przeprowadzenia testu transmisji w celu weryfikacji poprawności działania usługi.
8) Minimalne wymagania dla modułu publikacji nagrań :
a) moduł zarządzający, który ma posiadać następujące funkcje:
 publikacja nagrań,
 cofanie publikacji nagrań,
 pobieranie, usuwanie oraz wysyłanie nagrań Zamawiającego na serwer Wykonawcy,
 minimum dwa konta administratora,
 odnośniki
 do transmisji na żywo,
 do nagrań archiwalnych, które zawsze będą miały stałe adresy URL. Zamawiający ma mieć możliwość ich osadzania na swoich stronach (m.in. bip.um.rybnik.eu, rybnik.eu).
b) moduł dostępny będzie dla Zamawiającego nieprzerwalnie przez okres obowiązywania umowy,
c) nagrania dostępne będą dla internautów nieprzerwalnie przez okres obowiązywania umowy,
d) w przypadku konieczności dokonania anonimizacji nagrania Wykonawca zrealizuje ją według wytycznych podanych przez Zamawiającego
na następny dzień roboczy od zlecenia oraz poinformuje o jej wykonaniu na adres mailowy: rada.miasta@um.rybnik.pl.
3. Transkrypcja i audiodeskrypcja oraz tworzenie napisów obrad Rady Miasta Rybnika.
1) Minimalne wymagania
a) transkrypcja i audiodeskrypcja powinna zostać wykonana zgodnie ze standardem WCAG 2.1 oraz obowiązującymi przepisami prawa,
b) opracowanie opisów słownych – tekstów zawierających opis warstwy wizualnej obrad (audiodeskrypcja) powinien być dostosowany do potrzeb osób niewidomych i słabowidzących w języku polskim z zachowaniem poprawności językowej wyrażonej poprzez zastosowanie środków językowych zgodnych z obowiązującymi normami leksykalnymi, słowotwórczymi, znaczeniowymi, fleksyjnymi, frazeologicznymi i normami wymowy języka polskiego,
c) audiodeskrypcja powinna dotyczyć opisów istotnych elementów wizualnych, które nie są objęte dialogiem, m. in. takich jak wygląd osób, wygląd sali, rozmieszczenie osób, wyrażenia twarzy, gesty,
d) tekst transkrypcji ma zawierać wszystkie słyszalne dźwięki na nagraniu, ma być dosłowny i może zawierać błędy (oryginalną wymowę) językowe oraz składniowe, słowa niepewne i niezrozumiałe mają być zapisane
w sposób w jaki zostały usłyszane opatrzone znakiem pytajnika (?), słowa niesłyszalne i niezrozumiałe np. z powodu zakłóceń ścieżki audio, mają być oznaczone jako: [niesłyszalne], [niezrozumiałe],
e) przerwanie wypowiedzi mają być zakończone wielokropkiem (np. Chciałbym zapytać o ….. Proszę mi nie przeszkadzać.),
f) elementy takie jak: śmiech, płacz, krzyk, które mają wpływ na zrozumienie treści mają być zapisane w nawiasach kwadratowych np. [śmiech], w nawiasach kwadratowych również zostaną zapisane niewerbalne dźwięki, istotne dla zrozumienia sytuacji np. [oklaski], [hymn],
g) edycja ma być wykonana zgodnie z zasadami języka polskiego, uwzględniając użycie interpunkcji, wielkich liter, itp.,
h) w przypadku nazw własnych, skróty stosuje się jeśli nazwa została wypowiedziana z zastosowaniem skrótu,
i) wypowiedzi zanonimizowane mają zostać oznaczone jako : [anonimizacja nagrania],
j) napisy mają być przygotowane w plikach w formacie srt oraz vtt
i przesłane Zamawiającemu drogą elektroniczną. Napisy muszą być zsynchronizowane z nagraniem,
k) procedura realizacji zlecenia
a) wykonawca niezwłocznie po zakończeniu obrad dokona transkrypcji oraz audiodeskrypcji na podstawie dostępnych wykonawcy nagrań,
b) po otrzymaniu plików dokonanej transkrypcji i audiodeskrypcji pracownik Referatu Obsługi Rady Miasta w ciągu 2 dni dokona sprawdzenia poprawności wykonania transkrypcji i audiodeskrypcji. Jeśli transkrypcja i audiodeskrypcja jest poprawna napisy zostaną dodane do nagrania przez pracownika Referatu Obsługi Rady Miasta, natomiast w przypadku wykrycia błędów Wykonawca otrzyma informację o konieczności jej poprawy wraz ze wskazaniem przedziałów czasowych zawierających błędy.
4. Wsparcie techniczne.
Wykonawca zobowiązuje się w ramach wsparcia technicznego do:
1) zapewnienia telefonicznego wsparcia technicznego podczas trwania spotkań
i sesji Rady Miasta,
2) usuwania awarii: do 1 godziny od zgłoszenia w czasie trwania sesji Rady Miasta, w innym przypadku w terminie do 2 dni roboczych. Za awarię uważa się wystąpienie błędów ograniczających funkcjonalność i uniemożliwiających przeprowadzenie obrad Rady Miasta z wyłączeniem sprzętowej awarii urządzeń,
3) usuwania usterek: do 7 dni roboczych od zgłoszenia. Za usterkę uważa się wystąpienie błędów nie ograniczających funkcjonalności udostępnianego oprogramowania, ale utrudniających przeprowadzenie spotkań Rady Miasta,
4) dostosowania do zmian w przepisach prawnych obowiązujących na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie
w EPR oraz w usłudze transmisji i publikacji nagrań: najpóźniej dzień przed wejściem przepisu w życie lub w innym terminie ustalonym z Zamawiającym,
5) zmiany konfiguracji modułów wg potrzeb Zamawiającego, w terminie 7 dni od daty zgłoszenia przez Zamawiającego,
6) podjęcia wszelkich działań zmierzających do jak najszybszego usunięcia zgłoszonego problemu wg ustaleń,
7) przyjmowanie zgłaszanych przez Zamawiającego usterek będzie odbywać się telefonicznie oraz drogą mailową. Usunięcie usterek Wykonawca potwierdzi Zamawiającemu pisemnie, wysyłając informację na adres mailowy: rada.miasta@um.rybnik.pl do wiadomości informatyka@um.rybnik.pl,
8) przyjmowanie zgłaszanych przez Zmawiającego awarii w dzień sesji Rady Miasta telefonicznie oraz drogą mailową. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego podjęcia działań naprawczych i usunięcia awarii. O terminach sesji Rady Miasta Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą mailową z minimum tygodniowym wyprzedzeniem. W przypadku sesji dodatkowych, zwołanych w trybie nadzwyczajnym Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie tej sesji w dniu jej zwołania.
5. Obowiązki Wykonawcy
1) Dostarczenie licencji, instalacja i konfiguracja oprogramowania w siedzibie Zamawiającego, niezbędnego do prawidłowej realizacji Zamówienia,
2) przeprowadzenie szkolenia użytkowników i operatorów udostępnianych aplikacji, w siedzibie Zamawiającego, w terminach i godzinach ustalonych przez Zamawiającego,
3) przekazanie Zamawiającemu, loginów i haseł dostępu do udostępnionego oprogramowania oraz odnośników do transmisji na żywo i nagrań archiwalnych,
4) przekazanie Zamawiającemu numerów telefonów do pomocy technicznej oraz adresu mailowy, na który zgłaszane będą awarie podczas transmisji,
5) zapewnienie obecności pracownika Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego na 4 sesjach wskazanych przez Zamawiającego,
6) świadczenie wsparcia technicznego podczas transmisji on-line sesji Rady Miasta,
7) informowanie Zamawiającego o pracach serwisowych i braku dostępu do udostępnionego oprogramowania oraz usługi transmisji i publikacji, w terminie minimum 4 dni przed tymi pracami, prace te nie mogą odbywać się w dniu sesji Rady Miasta i trwać dłuższej niż 24 godziny,
8) dokonywanie anonimizacji nagrań na życzenie Zamawiającego zgodnie
z otrzymanymi wytycznymi,
9) umożliwienie pobrania zgromadzonych i publikowanych na zasobach Wykonawcy nagrań, w jednym ze ustandaryzowanych formatów np. *.mp4
w terminie do 60 dni po zakończeniu umowy,
10) podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

4.5.3.) Główny kod CPV: 48700000-5 - Pakiety oprogramowania użytkowego

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 175890,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 243281,70 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 175890,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Mayeryn Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7010963117

7.3.3) Ulica: Aleja Grunwaldzka 309

7.3.4) Miejscowość: Gdańsk

7.3.5) Kod pocztowy: 80-309

7.3.6.) Województwo: pomorskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-09-27

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 175890,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące