Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Konserwacja, naprawa, renowacja i archiwizacja ksiąg Urzędu Stanu Cywilnego oraz kopert dowodowych znajdujących się na stanie archiwum zakładowego UM Kościana zgodnie ze sztuką konserwatorską

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA MIEJSKA KOŚCIAN

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 411050600

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Al. Kościuszki 22

1.5.2.) Miejscowość: Kościan

1.5.3.) Kod pocztowy: 64-000

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL417 - Leszczyński

1.5.7.) Numer telefonu: 65 511 43 45

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: bzp@koscian.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.koscian.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

platformazakupowa.pl/pn/koscian

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Konserwacja, naprawa, renowacja i archiwizacja ksiąg Urzędu Stanu Cywilnego oraz kopert dowodowych znajdujących się na stanie archiwum zakładowego UM Kościana zgodnie ze sztuką konserwatorską

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-83b244bb-d4d0-43ed-bf93-af54f0d0e6f6

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00534234

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-10-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00047379/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Konserwacja, naprawa, renowacja i archiwizacja ksiąg Urzędu Stanu Cywilnego oraz kopert dowodowych znajdujących się na stanie archiwum zakładowego U.M. Kościana zgodnie ze sztuką konserwatorską

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00487085

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: BZP.271.1.7.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 201257,24 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest konserwacja, naprawa, renowacja i archiwizacja ksiąg Urzędu Stanu Cywilnego oraz kopert dowodowych znajdujących się na stanie archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego Kościana zgodnie ze sztuką konserwatorską.
2. Usługa winna być wykonana zgodnie z przepisami i wymogami określonymi w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 246).
3. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności :
1) Konserwację, naprawę, renowację i archiwizację 200 szt. ksiąg Urzędu Stanu Cywilnego.
Większość ksiąg ma oprawę twardą, półpółcienną lub półskórkową. W zbiorze znajdują się również nieliczne egzemplarze z oprawami miękkimi. Bloki wykonane są z papieru maszynowego, druk połączony z rękopisem. Szycie wykonane jest nićmi oraz metalowymi zszywkami. Woluminy mają zróżnicowane formaty, większość bloków ma wymiary:
37x25x0,5 do 3 [cm]
38x26x0,5 do 3 [cm]
40x25,5x0,5 do 3 [cm]
Prace mają polegać na:
a)oczyszczeniu mechanicznym,
b)dosuszeniu i wyprostowaniu kart,
c)usunięciu elementów metalowych, zabezpieczeniu i impregnacji pozostałości rdzy w papierach,
d)wzmocnieniu osłabionego papieru, szczególnie w miejscach porostu drobnoustrojów,
e)naprawie uszkodzeń mechanicznych metodami odwracalnymi z użyciem materiałów bezkwasowych,
f)prostowaniu i stabilizacji zdeformowanych bloków
g)oprawie woluminów z zachowaniem wszystkich historycznych elementów (etykiety, szyldziki, pieczęcie, itp.), szycie naturalnymi nićmi, wymiana oprawy na nową, nowe wyklejki muszą być wykonane z papieru bezkwasowego,
h)przygotowaniu opakowań z materiałów bezkwasowych, po uzgodnieniu ze zleceniodawcą,
i)wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt odbierze księgi z siedziby Urzędu Miejskiego Kościan al. Kościuszki 22 , 64-000 Kościan do swojej siedziby i po zakończeniu prac (wykonaniu przedmiotu zamówienia) dostarczy je własnym transportem i na własny koszt do siedziby Urzędu Miejskiego Kościana,
j)wykonaniu spisu zdawczo – odbiorczego dokumentacji.
2)Konserwację, naprawę, renowację i archiwizację 2760 szt. kopert dowodowych.
Prace maja polegać na:
a)oczyszczeniu mechanicznym,
b)usunięciu wszystkich elementów metalowych oraz zabezpieczeniu i impregnacji pozostałości rdzy w papierach,
c)naprawie uszkodzeń mechanicznych metodami odwracalnymi z użyciem materiałów bezkwasowych,
d)wzmocnieniu osłabionych papierów,
e)połączeniu dokumentów z kopert zgodnie z pierwotną kolejnością, połączeniu w grupy, bez użycia zszywek i spinaczy,
f)przygotowaniu opakowań z materiałów bezkwasowych, po uzgodnieniu ze zleceniodawcą,
g)wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt odbierze koperty dowodowe z siedziby Urzędu Miejskiego Kościana al. Kościuszki 22, 64-000 Kościan do swojej siedziby i po zakończeniu prac (wykonaniu przedmiotu zamówienia) dostarczy je własnym transportem i na własny koszt do siedziby Urzędu Miejskiego Kościana,
h)wykonaniu spisu zdawczo – odbiorczego dokumentacji.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79971000-1 - Usługi introligatorskie oraz wykańczalnicze

79971200-3 - Usługi zszywania książek

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 3 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Oferta nr 1 - Firma Handlowo – Usługowa ADIS Dariusz Sawicki Kąkolewo ul. Jabłonkowa 1 B, 64-113 Osieczna na kwotę 53 988,00 zł ( po poprawieniu błędu rachunkowego )
oferta nr 2 - INTROZAG Kamil Zagozdon ul. Władysława Kunickiego 41/17, 20-417 Lublin na kwotę 408 000,00 zł
Oferta nr 3 - INTROBOOK Mariusz Oprzała ul. Pomorska 121/1, 73-132 Suchań na kwotę 247 390,80 zł ( po poprawieniu błędu rachunkowego )

Zamawiający w toku badania ofert wezwał firmę ADIS Dariusz Sawicki do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Wykonawca przesłał pismo z informacją, że po ponownej analizie swoich możliwości nie będzie w stanie należycie wykonać zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego. Mając na uwadze powyższe odrzucono ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp.
Po ponownym badaniu i ocenie ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu wykonawców wybrano ofertę firmy INTROBOOK Mariusz Oprzała . W dniu 02.10.2024 r. firma INTROBOOK Mariusz Oprzała przesłała informację, że nie jest w stanie wykonać tego zamówienia z uwagi na krótki czas jaki pozostał aby ukończyć je w wyznaczonym terminie. Wykonawca odmówił podpisania umowy.
Trzecia w kolejności oferta opiewa na kwotę 408 000,00 zł.
Zamawiający przeznaczył na realizację usługi kwotę w wysokości 247 546,40 zł. W związku z powyższym proszę o zgodę na unieważnienie postępowania z uwagi na fakt, iż cena pozostałej oferty przewyższa kwotę którą przeznaczono na sfinansowanie zamówienia o 160.453,60 zł.

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 3

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 3

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 53988,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 408000,00 PLN