Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa kompleksowej organizacji i obsługi jednodniowej konferencji dla maksymalnie 200 uczestników na terenie Warszawy dotyczącej promocji wdrażanych działań w ramach programu FEM 2021- 2027.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016362050

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Chłodna 52

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-872

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: +48 22 578 44 00

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wup@wup.mazowsze.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wupwarszawa.praca.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa kompleksowej organizacji i obsługi jednodniowej konferencji dla maksymalnie 200 uczestników na terenie Warszawy dotyczącej promocji wdrażanych działań w ramach programu FEM 2021- 2027.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8de8747e-76d7-4ca5-b9dc-ff0edcf82a52

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00547357

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-10-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Pomoc techniczna programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021- 2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/wupwarszawa

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/wupwarszawa

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej, o której mowa w § 1 SWZ i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego” dostępnego na stronie Platformy dotyczącej danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy Zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.
2.Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
Informacje dotyczące przedmiotowego postępowania Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego wykonawcy.
3.Zamawiający, zgodnie z art. 67 uPzp, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
6) Szyfrowanie na Platformie Zakupowej odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;
7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
4.Wykonawca za pośrednictwem Platformy Zakupowej składa ofertę, przygotowaną w języku polskim, sporządzoną pod rygorem
nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Administrator Danych Osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie, ul. Chłodna 52, 00-872 Warszawa, z którym można się skontaktować poprzez adres mailowy: wup@wup.mazowsze.pl, telefonicznie (22) 578 44 00 lub pisemnie na w/w adres siedziby administratora.
Inspektor Ochrony Danych We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres mailowy: iod@wup.mazowsze.pl
Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
1) udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji;
2) zawarcia, wykonania i rozliczenia wykonania umowy w przypadku wybrania Pani/Pana oferty jako Wykonawcy zamówienia publicznego.
Podstawami prawnych przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są:
1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej
zawarciem.
2) art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, który wynika z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
Okres przechowywania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
Okresy wskazane powyżej mogą zostać przedłużone do czasu, upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeśli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia lub obrony przed takimi roszczeniami lub jeżeli przetwarzanie jest niezbędne na podstawie innych przepisów prawa.
Ponadto dane osobowe będą przechowywane w archiwum zakładowym zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt którystosowany jest w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie na mocy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez okres 5 lat licząc od dnia 1 stycznia roku następującego od daty zakończenia sprawy.
W przypadku zamówień współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego okresy przechowywania dokumentacji wynikają dodatkowo z wytycznych/instrukcji dotyczących realizacji poszczególnych programów operacyjnych.
Odbiorcy danych osobowych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o jawność postępowania (m.in. art. 18, art. 74, art. 118, art. 252 art. 260 ustawy PZP). Prawa osób, których dane dotyczą W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa przysługuje Pani/Panu prawo żądania od administratora:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania danych osobowych (korzystanie z tego prawa nie będzie skutkowało zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego), 3) usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (szczegóły na stronie internetowej https://uodo.gov.pl/).
Informacje o zbieranych danych osobowych Podanie danych osobowych w związku prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego jest niezbędne, aby wziąć w nim udział. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZZP.262.91.2024.NU

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje: Usługę kompleksowej organizacji i obsługi jednodniowej konferencji dla maksymalnie 200 uczestników na terenie Warszawy dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie (dalej: WUP lub Zamawiający), dotyczącej promocji działań wdrażanych przez WUP w ramach programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021- 2027 (dalej: FEM 2021- 2027) na rzecz aktywizacji i rozwoju zawodowego mieszkańców Mazowsza i zwiększania potencjału regionalnego rynku pracy (dalej: Konferencja lub Wydarzenie). Konferencja będzie zrealizowana w trybie stacjonarnym. W ramach konferencji odbędą się obchody Jubileuszu 20-lecia wstąpienia Polski do Unii Europejskiej. Do zadań Wykonawcy w ramach usługi należy:
1) zapewnienie przestrzeni konferencyjnej wraz z wyposażeniem,
2) zapewnienie usługi gastronomicznej i obsługi cateringowej,
3) zapewnienie usługi zaproszenia i obsługi uczestników Konferencji,
4) zapewnienie organizacji merytorycznej części Konferencji,
5) zapewnienie krótkiego nagrania (filmu) z Konferencji,
6) zapewnienie kompleksowej obsługi osobowej Wydarzenia (zapewnienie personelu).

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-12-17

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 70

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba miejsc parkingowych

4.3.6.) Waga: 30

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
1) Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 (trzy) usługi - konferencje, każdą z udziałem co najmniej 150 uczestników, każdą o wartości minimum 80 000,00 zł brutto, obejmujące zakresem usług, zakres podobny do przedmiotu zamówienia Zamawiającego, w szczególności zapewnienie przestrzeni konferencyjnej wraz z wyposażeniem, zapewnienie usługi gastronomicznej i obsługi cateringowej.
2) Wykonawca dysponuje/ będzie dysponował na etapie realizacji wykwalifikowanym personelem, w tym :
a) Osobą Koordynatora która posiada doświadczenie w koordynowaniu kompleksową organizacją konferencji i koordynowała minimum 3 konferencje każda dla minimum 100 uczestników;
b) Osobą która będzie odpowiedzialna za realizację filmu podsumowującego, doświadczoną w przygotowywaniu i realizacji nagrań krótkich filmów oraz w obróbce i montażu filmów. Wymagane jest doświadczenie w kompleksowej realizacji (nagraniu i montażu) minimum 3 krótkich filmów – filmów o długości od 0,5 do 3 minut.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 2,
potwierdzających brak podstaw do wykluczenia.
2. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 108 ust.1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp Wykonawca będzie żądał złożenia:
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 uPzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę,
ofertę częściową albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.
2) Oświadczenia, Wykonawcy:
- w zakresie art. 108 ust. 1;
- w zakresie 109 ust. 1 pkt 4 uPzp wraz ze wskazaniem ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych gdzie znajdują się dokumenty na potwierdzenie tych faktów. ( https://ems.ms.gov.pl /https://prod.ceidg.gov.pl).

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający będzie żądał od Wykonawcy złożenia następujących dokumentów:

1) Wykaz wykonanych usług z podaniem nazw, dat wykonania i odbiorców, wartości, zakresu wykonanych czynności oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie. (Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 2b do SWZ.)
Wykonawca załączy dowody określające, czy wykazane usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz, którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie.
2) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia wraz ze wskazaniem nazwy usługi, dat wykonania i odbiorców, zakresu wykonanych czynności. Wykaz będzie zawierał informacje o:
a) Osobie Koordynatora która posiada doświadczenie w koordynowaniu kompleksową organizacją konferencji.(koordynowała minimum 3 konferencje każda dla minimum 100 uczestników);
b) Osobie która będzie odpowiedzialna za realizację filmu podsumowującego, doświadczona w przygotowywaniu i realizacji nagrań krótkich filmów, oraz w obróbce i montażu filmów. (Wymagane jest doświadczenie w kompleksowej realizacji (nagraniu i montażu) minimum 3 krótkich filmów- filmów o długości od 0,5 do 3 minut.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. Wykonawca na potwierdzenie, że oferowany obiekt (hotel) spełnia wymagania postawione w zamówieniu złoży wraz z ofertą oświadczenie, w którym wskaże: nazwę obiektu, dokładny adres oraz liczbę gwiazdek przyznaną obiektowi wraz z możliwym lub możliwymi terminami realizacji Wydarzenia. Wykonawca w ramach oferty może zaproponować więcej niż jedną propozycję konkretnego miejsca realizacji Konferencji do wyboru wraz z możliwymi datami realizacji Wydarzenia. (Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2a do SWZ)
2. Wykonawca złoży wraz z ofertą deklarację potwierdzającą możliwość realizacji konferencji na terenie oferowanego obiektu podpisaną przez upoważnionych przedstawicieli tegoż obiektu w terminach wskazanych w ofercie. Jeśli Wykonawca zaproponuje więcej niż jeden obiekt, dla każdego z nich analogicznie składa taką deklarację.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Wszystkie wymienione przedmiotowe środki dowodowe podlegają uzupełnieniu.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. W przypadku oferty składanej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oferta musi być opatrzona nazwami wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia.
3. W przypadku udziału w postępowaniu wykonawców występujących wspólnie, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, składa każdy z Wykonawców.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółki cywilne), zgodnie z art. 117 ust. 4 uPzp dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi w trakcie realizacji zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy. Oświadczenie stanowi załącznik nr 5 do SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Oprócz zmian dopuszczalnych w ustawie PZP (art. 455 Pzp) zamawiający przewiduje zmiany wskazane w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 3a do SWZ)

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-10-24 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma Zakupowa: https://platformazakupowa.pl/pn/wupwarszawa

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-10-24 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-11-22