Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Opracowanie strategii kampanii informacyjno-edukacyjnej w ramach projektu „Rybnik – w kierunku zielonej przyszłości”, jej wdrożenie i wsparcie w prowadzeniu

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIATOWA I MIEJSKA BIBLIOTEKA PUBLICZNA IM. KONSTANTEGO PRUSA W RYBNIKU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000840993

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. ks. Józefa Szafranka 7

1.5.2.) Miejscowość: Rybnik

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-200

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL227 - Rybnicki

1.5.7.) Numer telefonu: 32 4223541

1.5.8.) Numer faksu: 32 4226755

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: administracja@biblioteka.rybnik.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.biblioteka.rybnik.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-3e955461-933b-40e9-b1a3-d10743ca2761

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Opracowanie strategii kampanii informacyjno-edukacyjnej w ramach projektu „Rybnik – w kierunku zielonej przyszłości”, jej wdrożenie i wsparcie w prowadzeniu

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3e955461-933b-40e9-b1a3-d10743ca2761

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00612075

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-11-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00003220/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Opracowanie strategii kampanii informacyjno-edukacyjnej w ramach projektu „Rybnik – w kierunku zielonej przyszłości”, jej wdrożenie i wsparcie w prowadzeniu

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Zamówienie jest finansowane przez Unię Europejską w ramach Programu FE SL na lata 2021–2027 (Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji).

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00527393

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: AG-252/PBN/3/2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 132371,27 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie strategii kampanii informacyjno-edukacyjnej w ramach projektu „Rybnik – w kierunku zielonej przyszłości”, jej wdrożenie i wsparcie w prowadzeniu.
1.1. Wykonawca powoła zespół do opracowania strategii kampanii, jej wdrożenia i wsparcia w jej prowadzeniu składający się z co najmniej grafika, programisty, specjalisty ds. mediów społecznościowych oraz copywritera. Pracami zespołu będzie kierować wyznaczony przez Wykonawcę koordynator.
1.2. Etap I: warsztaty strategiczne i opracowanie strategii kampanii informacyjno-edukacyjnej
1.2.1. W ramach wypracowywania strategii wymagane jest zorganizowanie przez Wykonawcę w miejscu wskazanym przez Zamawiającego warsztatów z realizatorami
1.2.2. Warsztaty zostaną przeprowadzone w łącznej liczbie 9 godzin warsztatowych (liczonych w godzinach zegarowych) w postaci 3 spotkań prowadzonych w dni robocze między godziną 8.00 a 15.00. Wykonawca przeprowadzi je według następującego harmonogramu:
a) spotkanie inicjujące – minimum 2 godziny (zapoznanie się z dokumentacją, rozmowa z uczestnikami),
b) warsztaty strategiczne – minimum 5 godzin z jedną 15-minutową przerwą,
c) spotkanie podsumowujące – 2 godziny (zamknięcie wątków, dopracowanie wizji i celu warsztatów, dodatkowe zapytania, usystematyzowanie wiedzy o projekcie).
1.2.3. Wykonawca opracuje listę z 3 propozycjami nazwy kampanii oraz claimu (głównego hasła przygotowanego na etapie brandingu, komunikującego charakter kampanii), a także 3 propozycje loga i Key visual (głównego przekazu wizualnego kampanii). Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego propozycji nazwy i claimu, Wykonawca przystąpi do przygotowywania dokumentu strategicznego na podstawie informacji pozyskanych od uczestników warsztatów. Ustalenia w tej sprawie odbędą się drogą mailową.
1.2.4. Na podstawie zaakceptowanego loga kampanii Wykonawca wykona loga pozostałych elementów projektu: logo Urban Labu, logo Archiwum Rybniczanek i Rybniczan, logo Centrum Edukacji Regionalnej.
1.2.5. Bezpośrednim efektem warsztatów będzie przygotowany przez Wykonawcę dokument, przedstawiający strategię przeprowadzenia kampanii informacyjno-edukacyjnej. Wypracowana podczas warsztatów strategia powinna:
a) być jasna, spójna i komunikatywna,
b) sprawić, by projekt był widoczny na rynku lokalnym,
c) być zrozumiała dla odbiorców,
d) być ciekawa dla odbiorców,
e) być przekonująca dla odbiorców.
1.3. Etap II: przygotowanie systemu identyfikacji wizualnej dla różnych elementów projektu
1.3.1. Na podstawie wniosków z przeprowadzonych warsztatów strategicznych Wykonawca musi przygotować system identyfikacji wizualnej kampanii – bazując na zaakceptowanym przez Zamawiającego logo i key visual kampanii, a także logotypów .
1.3.2. System identyfikacji wizualnej projektu uwzględniać będzie:
a) opracowanie Księgi Znaku dla wszystkich zaakceptowanych projektów (logo projektu/kampanii, logo Urban Labu, logo Archiwum Rybniczanek i Rybniczan, logo Centrum Edukacji RegionalnejKsięga znaku ma zostać przedstawiona w formie pliku .pdf.
b) opracowanie szablonów do formatów wypracowanych podczas warsztatów strategicznych:
1.3.3. Wszystkie przedstawione projekty muszą nawiązywać do SIW miasta Rybnik (https://siw.rybnik.eu//)
1.3.4. Zakup wszystkich niezbędnych grafik i fontów i przekazanie do nich majątkowych praw autorskich Zamawiającemu, leżą po stronie Wykonawcy.
1.4. Etap III: budowa strony internetowej Archiwum Rybniczanek i Rybniczan
1.4.1. Strona internetowa Archiwum Rybniczanek i Rybniczan ma być miejscem przechowywania świadectw pamięci o przeszłości mieszkańców i mieszkanek miasta zapisanych w formie dźwięku, wideo (podcastów i videopodcastów), tekstów, zdjęć, skanów dokumentów. Strona ma pokazywać różnorodność miasta złożonego z 27 dzielnic.
1.4.2. Strona internetowa Archiwum Rybniczanek i Rybniczan będzie zawierać informacje o projekcie i prowadzącym go zespole, materiały dźwiękowe nagrane przez pracowników Zamawiającego, interaktywną mapę Rybnika, zestawienie materiałów prasowych o projekcie, a także dane kontaktowe pracowników Archiwum Rybniczanek i Rybniczan wraz z formularzem kontaktowym. Szczegółowa koncepcja budowy strony zostanie wypracowana podczas warsztatów strategicznych.
1.4.3. Integralną częścią strony Archiwum Rybniczanek i Rybniczan będzie interaktywna mapa Rybnika z podziałem na dzielnice, zawierająca dane kontaktowe do lokalnych archiwistów. Dane będą mogły być wprowadzane przez Zamawiającego za pośrednictwem systemu CMS.
1.4.4. Zakup niezbędnych grafik i fontów i przekazanie do nich praw autorskich Zamawiającemu leży po stronie Wykonawcy. Dostarczenie contentu merytorycznego strony www (teksty, fotografie, pliki dźwiękowe i wideo) leży po stronie Zamawiającego.
1.4.5. Strona internetowa Archiwum Rybniczanek i Rybniczan ma zostać oznakowana z uwzględnieniem znaku Funduszy Europejskich oraz znaku Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi zawartymi w „Zasadach promocji i oznakowania projektów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027”. Szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu umieszczania znaków oraz ich wzory z właściwymi oznaczeniami są dostępne na stronie internetowej: https://funduszeue.slaskie.pl/czytaj/zasady_promocji_oznakowania
1.5. Etap IV: prace wdrożeniowe kampanii
1.5.1. W ramach tego etapu Wykonawca będzie odpowiedzialny za wsparcie Zamawiającego w realizacji kampanii informacyjno-edukacyjnej, w tym do:
a) przygotowania szczegółowego planu wdrożenia kampanii oraz wypracowania szczegółowych haseł promocyjnych do poszczególnych etapów kampanii wyznaczonych na podstawie dokumentu strategicznego,
b) monitorowania sposobu komunikacji prowadzonej przez Zamawiającego oraz prowadzenia usług doradczych w tym zakresie (konsultacje: min. 3 godziny zegarowe, 1 raz na kwartał) w siedzibie Zamawiającego,
c) wykonywania grafik do mediów i mediów społecznościowych oraz na nośniki zewnętrzne, Wykonawca w trakcie trwania kampanii dokona zakupu mediów i tekstów eksperckich potrzebnych do realizacji projektu:
a) zakup i publikacja tekstów eksperckich dotyczących sprawiedliwej transformacji – minimum 5 tekstów napisanych przez ekspertów mających min. 5-letnie doświadczenie w tematyce transformacji energetycznej, publikowanych w mediach o zasięgu lokalnym,
b) zakup czasu antenowego: minimum 4 kampanie po 27 20-sekundowych spotów publikowanych w regionalnej rozgłośni radiowej między godz. 9.00 a 20.00
c) zakup kampanii reklamowych w mediach społecznościowych: minimum 2 kampanie na kwartał, realizowane w mediach społecznościowych, w sposób gwarantujący dotarcie do grupy docelowej,
d) druk materiałów promocyjnych, takich jak plansze na miejskie systemy reklamy zewnętrznej typu citylight: minimum 4 zestawy reklam. Na jeden zestaw składają się 72 wydruki 120x180 na papierze kredowym min. 170, nadającym się do wywieszenia na zewnątrz.
1.5.2. Plan wdrożenia kampanii zostanie przygotowany w formatach pdf i xls i zawierać będzie szczegółowy harmonogram emisji w podziale na poszczególne formaty reklamowe i media. Wykonawca opracuje dokładne, miesięczne plany działań reklamowych (mediaplany) wraz z rekomendacjami oraz podaniem wskaźników uzasadniających wybór danego medium odpowiedniego dla danego środka przekazu i grupy docelowej.
1.5.3. Wykonawca zaproponuje do akceptacji Zamawiającego dobór tytułów prasowych, anten telewizyjnych i mediów społecznościowych najlepiej dopasowanych do grupy docelowej i strategii realizacji kampanii. Zakup czasu antenowego i zamieszczenie informacji w tych mediach leży po stronie Wykonawcy.
1.5.4. Wybór poszczególnych mediów nastąpi na podstawie uzgodnień z Zamawiającym , a realizacja publikacji nastąpi każdorazowo w oparciu o mediaplany zaakceptowane przez Zamawiającego.
Szczegółowy zakres zamówienia precyzuje SWZ z załącznikami.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

72413000-8 - Usługi w zakresie projektowania stron WWW

92312210-6 - Usługi świadczone przez autorów

79341100-7 - Doradcze usługi reklamowe

79810000-5 - Usługi drukowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 5

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 5

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 118677,07 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 162180,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 128975,34 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: APLAN MEDIA sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7312045370

7.3.3) Ulica: Wróblewskiego 18

7.3.4) Miejscowość: Łódź

7.3.5) Kod pocztowy: 93-578

7.3.6.) Województwo: łódzkie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-11-18

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 128975,34 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2026-06-30