Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wykonywanie usług pocztowych na potrzeby Gminy i Miasta Witkowo w 2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina i Miasto Witkowo

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 311019467

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Gnieźnieńska

1.5.2.) Miejscowość: Witkowo

1.5.3.) Kod pocztowy: 62-230

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL414 - Koniński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@witkowo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.witkowo.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wykonywanie usług pocztowych na potrzeby Gminy i Miasta Witkowo w 2025 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c1b4f38d-99f9-46ce-b22a-270f1a54c9d5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00627350

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-12-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00070222/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 usługi pocztowe

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1027517

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1027517 , zgodnie z rozdziałem IX SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: https://platformazakupowa.pl/strona/45instrukcje, zgodnie z rozdziały IX SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Zamawiający dopuszcza dołączenie katalogu elektronicznego do oferty

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z rozdziałem XXI SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ITz.271.41.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usług pocztowych w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe świadczonych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania oraz ewentualnych zwrotów przesyłek i paczek pocztowych określonych w załączniku nr 4 do SWZ, od poniedziałku do piątku.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryteria oceny ofert.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowych

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.
Wykonawca musi posiadać wpis do rejestru operatorów pocztowych.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamwiający nie wymaga dodatkowych dokumentów, poza oświadczeniem z art. 125 ust. 1 Pzp.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, zamawiający żąda zezwolenia, licencji, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) Formularz oferty sporządzony wg wzoru Formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu niż załącznik nr 1 do SWZ, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz oferty nie podlega uzupełnieniu.
2) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw
do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2.1 i 2.2 do SWZ.
3) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – jeżeli dotyczy. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4) Pełnomocnictwo – jeżeli dotyczy (w przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba nieuprawniona; w przypadku, gdy ofertę składają wykonawcy wspólnie ubiegający się
o udzielenie zamówienia). Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale (tj. w formie elektronicznej - z podpisem kwalifikowanym lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – elektronicznym mocodawcy). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym - elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.
5) Formularz cenowy – zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo
do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2) Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 1 rozdziału VIII SWZ.
3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
4) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
5) W zakresie warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wymaga, by każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadał wpis do rejestru operatorów pocztowych.
6) Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo Podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Cały tekst warunków zmiany umowy określono w § 13 Projektowanych postanowień umowy, poniżej wprowadzono tylko część ww. warunków:
1. Zmiany postanowień Umowy są dopuszczalne – poza innymi przypadkami określonymi w przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych – w zakresie:
1) cen świadczonych usług - gdy ceny zawarte w formularzu cenowym, który będzie stanowić załącznik do Umowy ulegną zmniejszeniu w stosunku do cen usług pocztowych obowiązujących na rynku krajowym wskazanych w cenniku Wykonawcy;
2) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy itp.;
3) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług, polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów itp.
4) wprowadzenia przez Wykonawcę nowych usług, będących usługami pocztowymi niewykraczającymi poza przedmiot zamówienia, korzystnych dla Zamawiającego i nieistniejących w dniu zawarcia Umowy (np. przesyłka ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w formie elektronicznej, spełniającym wymogi zawarte w przepisach Kpa);
5) zmiany godzin urzędowania placówek nadawczych Wykonawcy;
6) zmiany placówki nadawczej Wykonawcy, o której mowa w formularzu ofertowym, ze względów organizacyjnych lub przyczyn losowych;
7) zmiany placówki pocztowej na inną, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, gdy nie będzie możliwości utrzymania placówki pocztowej w danej miejscowości, Wykonawca zgłosi pisemnie ten fakt Zamawiającemu, informując o terminie planowanego zamknięcia placówki. Zamawiający pozostanie w kontakcie z Wykonawcą w zakresie najbliższej placówki wyznaczonej do obsługi na czas pozyskania nowej placówki; w chwili pozyskania nowej placówki Zamawiający zostanie poinformowany przez Wykonawcę na piśmie. W przypadku, gdy nowa placówka będzie się znajdowała poza terenem miasta Witkowa, Wykonawca będzie zobowiązany odbierać i dostarczać przesyłki i paczki od i do Zamawiającego;
8) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy;
9) zmiany zakresu świadczenia lub sposobu realizacji Umowy, w przypadku zmian przepisów prawa lub pojawienia się nowych interpretacji, wytycznych dotyczących przepisów związanych z realizacją Umowy, w tym dotyczących ochrony danych osobowych;
10) zmiany lub powierzenie realizacji Umowy podwykonawcom, o których mowa w § 17;
11) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe po zatwierdzeniu przez Prezesa UKE, jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana cen jednostkowych poszczególnych usług, w wysokości obowiązującej na dzień wykonania usługi, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia.
12) Zmiany wynagrodzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1, jeżeli przed upływem okresu obowiązywania umowy, Zamawiający wykorzysta całą kwotę podaną w § 8 ust. 1, maksymalnie o 40 % wynagrodzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 umowy.
2. Zmiana wynagrodzenia:
1) może zostać dokonana w sytuacji, gdy w okresie obowiązywania umowy nastąpi zmiana kosztów związanych z realizacja umowy.
2) przy ustalaniu wysokości zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy Strony będą stosować półroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w ostatnim zakończonym półroczu w stosunku do roku poprzedzającego, ogłoszony przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w komunikacie wydanym na podstawie art. 94 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U z 2024 r. poz. 1631), zwany dalej „wskaźnikiem korygującym” – w zakresie wynagrodzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 umowy. W przypadku, gdyby wskaźnik korygujący przestał być dostępny, zastosowanie znajda inne, najbardziej zbliżone wskaźniki publikowane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-12-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1027517

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-12-10 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-01-02

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

cena oraz możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowych

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

C.d. warunków zmiany umowy
4) Początkowy termin ustalenia zmiany wynagrodzenia, który posłuży do oceny zaistnienia zmiany uprawniającej do modyfikacji wynagrodzenia, jak również do ustalenia, czy poziom tej zmiany przekracza wartość wskazaną w pkt 3): dzień zawarcia umowy. Jeżeli umowa została zawarta po upływie 180 dni od dnia upływu terminu składania ofert, początkowym terminem ustalenia zmiany wynagrodzenia jest dzień otwarcia ofert.
5) Żądanie zmiany wynagrodzenia może zostać złożone drugiej Stronie nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia, w którym Wykonawca rozpoczął świadczenie usług, o których mowa w § 1 umowy
6) Zmiana wynagrodzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 umowy, będzie miała zastosowanie od pierwszego półrocza, w którym limit określony w pkt 3) zostanie osiągnięty – z uwzględnieniem pkt 5), a kolejne zmiany wynagrodzenia będą się odbywać co najmniej po upływie 6 pełnych miesięcy od miesiąca, w którym poprzednio ustalono wskaźnik korygujący.
7) Waloryzacji podlegać będzie włącznie wynagrodzenie należne Wykonawcy za usługi pozostałe do wykonania w okresie podlegającym waloryzacji.
8) Sposób określenia wpływu zmiany kosztów na koszt wykonania zamówienia: Strona występująca z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia musi wykazać, że zmiana użytych do realizacji zamówienia kosztów względem kosztów przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie wynika ze zmiany wskaźnika korygującego i miała faktyczny wpływ na koszty wykonania zamówienia. Tym samym wniosek ten musi zawierać propozycję zmiany wysokości wynagrodzenia wraz z uzasadnieniem oraz dokumenty niezbędne do oceny, w szczególności:
a) szczegółową kalkulację proponowanej zmienionej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy oraz wykazanie adekwatności propozycji do zmiany wysokości kosztów wykonania zamówienia przez Wykonawcę, wraz z określeniem kategorii (rodzaju) i wartości kosztów, przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie lub ustalonego w wyniku poprzedniej waloryzacji, których zmiana może uzasadniać wystąpienie z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia oraz sposób obliczania ich zmian i prezentacji obliczeń. Przedstawiona kalkulacja musi w sposób niebudzący wątpliwości wykazywać wpływ zmiany wskaźnika korygującego na wysokość dotychczas stosowanych cen materiałów lub kosztów w rozliczeniach Stron;
b) dokumenty potwierdzające zasadność wystąpienia z wnioskiem (w szczególności, jego zgodność z zasadami zmiany wynagrodzenia określonymi w niniejszym ustępie) oraz prawidłowość obliczeń w zakresie zmian wysokości kosztów wykonania umowy oraz wnioskowanej zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy.
9) W przypadku wniosku złożonego przez którąkolwiek ze Stron, zgodnego z postanowieniami niniejszego ustępu, Strony podejmą działania w celu uzgodnienia i wprowadzenia do umowy zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi w formie aneksu podpisanego przez Strony.
10) Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień zawartych w § 13 ust. 2, nie może być wyższa niż 10% wartości wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 8 ust. 1 umowy.
11) Postanowień niniejszego ustępu w zakresie zmiany wysokości wynagrodzenia nie stosuje się od chwili osiągnięcia limitu, o którym mowa w pkt 10).
12) W przypadku, gdy Strony dokonają zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z zasadami określonymi w punktach od 1) do 11), Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wysokości wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
a) przedmiotem umowy są usługi stanowiące niewykonaną część zamówienia,
b) okres obowiązywania umowy z podwykonawcą przekracza 6 miesięcy.

C.d. w projektowanych postanowieniach umowy