Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2025

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GDYŃSKIE CENTRUM SPORTU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191439845

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Olimpijska 5/9

1.5.2.) Miejscowość: Gdynia

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-538

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@gdyniasport.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdyniasport.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2025

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b28ad5a2-99da-4478-b002-d96c2e040e3b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00636419

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-12-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://portal.smartpzp.pl/gcs/public/postepowanie?postepowanie=77147781

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się za pośrednictwem Platformy Portal SmartPZP, która
jest dostępna pod adresem:
https://portal.smartpzp.pl/gcs/public/postepowanie?postepowanie=77147781

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert,
wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), https://portal.smartpzp.pl/gcs

Szczegóły wymagań technicznych i organizacyjnych zostały opisane w Rozdziale 11 SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gdyńskie Centrum Sportu jednostka budżetowa, 81-538 Gdynia, ul.
Olimpijska 5/9, tel./faks: 58 622-11-64,
622-35-74;
2) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych iod@gdyniasport.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 74 ustawy Pzp, podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty dostarczające rozwiązania
techniczne i organizacyjne na podstawie zawartych umów;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy,
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje
niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
2. Wykonawca, jest zobowiązany wypełnić obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych,
od których dane osobowe bezpośrednio

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: GCS.DZPI.2715.39.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej usługi w zakresie rejestracji uczestników, elektronicznego pomiaru czasu w systemie CHRONO TRACK oraz przetwarzania informacji podczas organizowania i trwania imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2025.
Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79560000-7 - Usługi w zakresie klasyfikowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72310000-1 - Usługi przetwarzania danych

79571000-7 - Usługi wysyłkowe

51211000-4 - Usługi instalowania urządzeń do pomiaru czasu

31711300-6 - Elektroniczne systemy rejestrowania czasu

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 Ustawy polegających na powtórzeniu podobnych usług stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienia mogą dotyczyć całości przedmiotu zamówienia.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: P = PK + GK
gdzie:
P = łączna liczba punktów przyznanych badanej ofercie,
PK - liczba punktów dla kryterium ceny brutto,
GK - liczba punktów dla kryterium dodatkowe doświadczenie osób/osoby skierowanych/ej do realizacji zamówienia.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/ koordynatora w imprezach biegowych w których uczestniczyło co najmniej 3500 zawodników ponad wymagane doświadczenie wskazane w Rozdziale 6 ust. 1 pkt. 1 lit b1) SWZ

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Wykonawca musi spełniać :
1) warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:
a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał co najmniej dwie usługi rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprezy biegowej na dystansie co najmniej 10 km, w której uczestniczyło łącznie co najmniej 3500 uczestników,
(usługa mogła być realizowana w ramach jednego zamówienia dotyczącego co najmniej dwóch niezależnych imprez biegowych lub kilku niezależnych zamówień)
b) dysponuje przynajmniej:
a) jedną osobą pełniącą funkcję opiekuna/koordynatora którą skieruje do obsługi 3 imprez biegowych Zamawiającego tj. Biegu Urodzinowego, Nocnego Biegu Świętojańskiego i Biegu Niepodległości, która posiada doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/koordynatora, w co najmniej 3 (trzech) imprezach biegowych w których uczestniczyło co najmniej 3500 zawodników w każdej z imprez,
b) jedną osobę pełniącą funkcję opiekuna/koordynatora którą skieruje do obsługi imprez Zamawiającego tj. 3x3 Gdynia i Siatkówka Plażowa Gdynia, która posiada doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/koordynatora, w co najmniej 1 (jednej) imprezie koszykarskiej lub siatkarskiej,
c) jedną osobą pełniącą funkcję opiekuna/koordynatora którą skieruje do obsługi imprez Zamawiającego w biegach dzielnicowych, która posiada doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/koordynatora, w co najmniej 1 (jednej) imprezie biegowej,
które/ą skieruje do realizacji niniejszego zamówienia publicznego.
Zamawiający uzna warunek za spełniony nawet jeśli Wykonawca wskaże jedną osobę pełniącą funkcję opiekuna/koordynatora do wszystkich powyższych imprez Zamawiającego.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) wykaz usług (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ), wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane usługi, zawierający co najmniej dwie usługi rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprezy biegowej na dystansie co najmniej 10 km, w której uczestniczyło łącznie co najmniej 3500 zawodników, (usługa mogła być realizowana w ramach jednego zamówienia lub kilku niezależnych zamówień)
2) dowody określające czy usługi wymienione w wykazie usług, o którym mowa w pkt 3), zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są:
a) referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane,
b) oświadczenie Wykonawcy, jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów o których mowa w lit. a),
3) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności pełniącą/ce funkcję opiekuna/koordynatora odpowiedzialnych za świadczenie usług, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ), tj. dane co najmniej:
a) jednej osoby pełniącej funkcję opiekuna/koordynatora którą skieruje do obsługi 3 imprez biegowych Zamawiającego tj. Biegu Urodzinowego, Nocnego Biegu Świętojańskiego i Biegu Niepodległości, która posiada doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/koordynatora, w co najmniej 3 (trzech) imprezach biegowych w których uczestniczyło co najmniej 3500 zawodników w każdej z imprez,
b) jednej osoby pełniącej funkcję opiekuna/koordynatora którą skieruje do obsługi imprez Zamawiającego tj. 3x3 Gdynia i Siatkówka Plażowa Gdynia, która posiada doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/koordynatora, w co najmniej 1 (jednej) imprezie koszykarskiej lub siatkarskiej,
c) jednej osoby pełniącej funkcję opiekuna/koordynatora którą skieruje do obsługi imprez Zamawiającego w biegach dzielnicowych, która posiada doświadczenie w pełnieniu funkcji opiekuna/koordynatora, w co najmniej 1 (jednej) imprezie biegowej,
które/ą skieruje do realizacji niniejszego zamówienia publicznego.
Zamawiający uzna warunek za spełniony nawet jeśli Wykonawca wskaże jedną osobę pełniącą funkcję opiekuna/koordynatora do wszystkich powyższych imprez Zamawiającego.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Oświadczenie
Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z
dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną
ofertę w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami
potwierdzającymi przygotowanie oferty w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy
kapitałowej – Załącznik nr 5 do SWZ;
2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w
zakresie art. 109 ust. 1 pkt. 4 Ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Informacja dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (Spółki cywilne / Konsorcja) znajduje się w
Rozdziale 10 SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje, że wprowadzenie zmian do zawartej umowy możliwe będzie w przypadkach określonych w art.
454 i art. 455 Ustawy, w sytuacjach, gdy Zamawiający uzna, że zmiany te są niezbędne celem zapewnienia prawidłowego
wykonania umowy przez strony, w szczególności w przypadkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3
do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-12-13 09:30

8.2.) Miejsce składania ofert: https://portal.smartpzp.pl/gcs/public/postepowanie?postepowanie=77147781

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-12-13 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-01-11

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2025 roku w tym:
Wykonawca będzie świadczył usługę dla potrzeb następujących imprez sportowych.
1) Impreza Bieg Urodzinowy – w terminie 09.02.2025 roku.
2) Impreza Nocny Bieg Świętojański– w terminie 20/21.06.2025 roku.
3) Impreza Bieg Niepodległości– w terminie 11.11.2025 roku.
4) Impreza 3x3 Gdynia w ramach – w terminie 06–08.06.2025 roku.
5) Impreza Siatkówka Plażowa Gdynia – w terminie 18-20.07.2025 roku.
6) Cykliczne zajęcia Indoor Cycling. Zajęcia odbywać się będą przez cały rok 2025.
– w terminie: dwa razy w tygodniu, z wyłączeniem dni świątecznych.
7) Cykliczne zajęcia „Dziecko i jego świat”. Zajęcia odbywać się będą przez cały rok 2025.
– w terminie: raz w tygodniu, z wyłączeniem dni świątecznych.
8) Biegi dzielnicowe - w terminie od stycznia do grudnia 2025 roku.
9) Impreza Dynia w Gdyni, która odbędzie się w terminie 25.10.2025 roku.
10) Bieg dzielnic Północnych jedna impreza w 2025 roku.
2. Miejsce realizacji zamówienia: teren Gdyni.
3. Terminy Imprez, o których mowa w ust. 1 pkt 1)-5) oraz pkt 9) mogą ulec zmianie lub zostać odwołane, w szczególności z powodu złych warunków atmosferycznych oraz wypadków i siły wyższej, w tym epidemii i wprowadzanych przepisów z nim związanych. Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o ewentualnej zmianie.